Системы электронного документооборота
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот — это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов.
На сегодняшний день для структуризации и систематизации накопленной информации, а также успешного ведения бизнеса организации вынуждены использовать современные информационные технологии и системы.
Одной из таких систем, ускоряющих делопроизводство и повышающих эффективность бизнеса, является система электронного документооборота.Внедрение таких систем позволяет повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности.
Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают такие системы включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.
|
|
|
Главной целью внедрения систем электронного документооборота (СЭД) является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.
Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия — документ.Именно документ является «единицей информации» в СЭД. Система документооборота обеспечиваетфундаментальные операциис документами:
- хранение
- аудит
- движение по исполнителям в организации
- выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение
В организации, где внедрен электронный документооборот и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления.Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.
|
|
|
Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой»,на подобии, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса.
Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов— это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих.
Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации.
Любой документ может быть найден по его атрибутамили, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск).
Таким образом организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 272; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!