Обработка входящих документов
Документы в Службу судебных приставов доставляются курьером, средствами почтовой (письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания), фельдъегерской (срочная корреспонденция государственных органов, телефонной связи (факсимильные сообщения) и электронной почтой (электронные сообщения).
Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции осуществляются отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства: в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. - в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются оперативным дежурным Службы и в рабочее время (с 09
час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) передаются им в отдел документационного обеспечения.
Вся входящая корреспонденция (за исключением по содержанию не относящейся к компетенции Федеральной службы судебных приставов, обращений граждан, факсимильных сообщений, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной централизованной регистрации в Управлении делопроизводства отделом документационного обеспечения в электронной базе данных "Служебная корреспонденция", в которую включаются основные реквизиты поступивших документов: дата документа; исходящий регистрационный номер документа; корреспондент; краткое содержание (заголовок к тексту); почтовый адрес для ответа (если не содержится в тексте или реквизитах документа). Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа Службы, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа и его регистрационный номер в электронной базе данных "Служебная корреспонденция".
|
|
|
Проекты резолюций (поручений) оформляются соответственно помощниками Директора или его заместителей. Тексты подписанных Директором резолюций (поручений) вносятся отделом документационного обеспечения в электронные регистрационные карточки базы "Служебная корреспонденция". Тексты подписанных заместителями Директора резолюций (поручений) вносятся секретарями заместителей Директора в электронные регистрационные карточки базы "Служебная корреспонденция".
На исполнение в структурные подразделения документы направляются только через отдел документационного обеспечения, при этом подлинник получает ответственный исполнитель, а всем соисполнителям направляются копии. Документы, содержащие информацию о преступлениях, с резолюциями Директора, а также заместителя Директора, курирующего работу Управления организации дознания и административной практики, передаются в Управление организации дознания и административной практики через отдел документационного обеспечения немедленно.
|
|
|
Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения в другое через отдел документационного обеспечения не позднее одних суток с момента его поступления. Документ передается на основании мотивированной служебной записки руководителя структурного подразделения, согласованной с заместителем Директора, если деятельность обоих структурных подразделений координирует один заместитель Директора. Если деятельность структурных подразделений координируется разными заместителями Директора, передача документа между ними осуществляется по решению Директора;
Обработка исходящих документов
Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются структурными подразделениями в соответствии с правилами, установленными разделом II Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов. После подписания исходящие документы централизованно регистрируются в отделе документационного обеспечения.
|
|
|
Доверенности на право совершения действий от имени Службы, представления ее интересов в государственных, общественных и судебных органах и иных организациях, оформленные в соответствии с п. 39 - 43 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения в журнале регистрации доверенностей в порядке, предусмотренном пунктами 4 и 36 Инструкции по делопроизводству. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю, а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело в отделе документационного обеспечения.
Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:
1) служебные письма за подписью Директора и его заместителей, организационно-распорядительные документы Службы рассылаются фельдсвязью по реестру. Копии служебных писем за подписью Директора (его заместителей), подлежащих массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, содержащих поручения о представлении к указанному сроку оперативной
информации о деятельности, могут дополнительно направляться адресатам с использованием информационных систем общего пользования или факсимильной связи. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556);
|
|
|
3) в реквизите "адресат" служебных писем с подписями руководителей
структурных подразделений и их заместителей, переданных на отправку, должен
содержаться почтовый адрес. Документы, оформленные с нарушением требований
Инструкции, возвращаются исполнителю;
4) документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются адресат, его
почтовый адрес и индекс. В один конверт могут помещаться несколько документов.
Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов;
5) заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются
документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их
рассылки и (или) получения адресатом.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 163; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!