Унифицированная система организационно-распорядительной документации

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЭКЗАМЕНУ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ»

 

 

1. Понятие информации, информационного общества. Барьеры на пути информатизации общества.

Информация-сведения, независимо от формы их представления. Информационное общество — общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей ее формы — знаний.

Наступает информационный кризис, который имеет следующие проявления:

· появляются противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими мощными потоками и массивами хранящейся информации.

· существует большое количество избыточной информации, которая затрудняет восприятие полезной для потребителя информации;

· возникают определенные экономические, политические и другие социальные барьеры, которые препятствуют распространению информации.

Эти причины породили весьма парадоксальную ситуацию – в мире накоплен громадный информационный потенциал, но люди не могут им воспользоваться вполном объеме в силу ограниченности своих возможностей. Информационный кризис поставил общество перед необходимостью поиска путей выхода из создавшегося положения. Внедрение ЭВМ, современных средств переработки и передачи информации в различные сферы деятельности послужило началом нового эволюционного процесса, называемогоинформатизацией, в развитии человеческого общества, находящегося на этапе индустриального развития.

 

 

2. Основные черты информационного общества. Роль информации в обществе.

Ряд ученых выделяют характерные черты информационного общества:

· решена проблема информационного кризиса, т.е. разрешено противоречие между информационной лавиной и информационным голодом;

· обеспечен приоритет информации по сравнению с другими ресурсами;

· главной формой развития станет информационная экономика;

· в основу общества будут заложены автоматизированные генерация, хранение, обработка и использование знаний с помощью новейшей информационной техники и технологии;

· информационная технология приобретет глобальный характер, охватывая все сферы социальной деятельности человека;

· формируется информационное единство всей человеческой цивилизации;

· с помощью средств информатики реализован свободный доступ каждого человека к информационным ресурсам всей цивилизации;

· реализованы гуманистические принципы управления обществом и воздействия на окружающую среду.

 

Познавая окружающий мир, человек постоянно имеет дело с информацией. Она помогает человеку правильно оценить происходящие события, принять обдуманное решение, найти наиболее удачный вариант своих действий. Интуитивно мы понимаем, что информация – это то, чем каждый из нас пополняет собственный багаж знаний. Информация также является сильнейшим средством воздействия на личность и общество в целом. Кто владеет наибольшим объемом информации по какому-либо вопросу, тот всегда находится в более выигрышном положении по сравнению с остальными.

Информация стала одним из важнейших стратегических, управленческих ресурсов, наряду с ресурсами – человеческим, финансовым, материальным. Ее производство и потребление составляют необходимую основу эффективного функционирования и развития различных сфер общественной жизни, и, прежде всего экономики. А это означает, что не только каждому человеку становятся доступными источники информации в любой части нашей планеты, но и генерируемая им новая информация становится достоянием всего человечества. В современных условиях право на информацию и доступ к ней имеют жизненную ценность для всех членов общества.

Мы являемся свидетелями существенного повышения роли и места информации в жизни личности, общества, государства, воздействия информации на развитие личности, общества, государства. Информация сегодня превратилась в мощный реально ощутимый ресурс, имеющий даже большую ценность, чем природные финансовые, трудовые и иные ресурсы. Информация стала товаром, который продается и покупается. Информация превратилась в оружие, возникают и прекращаются информационные войны. Активнейшим образом развивается и входит в нашу жизнь трансграничная информационная сеть Интернет.

Все это серьезно трансформирует жизнь личности, общества, государства. Цивилизация в целом и каждый из нас, в частности, находимся в стадии формирования общества нового типа – информационного общества. Это общество все еще непонятно для многих. Социальная система и право как один из основных регуляторов этой системы существенно отстают от темпов развития информационного общества, от непостижимых скоростей наступления на нас новых информационных технологий и всемирной паутины Интернет — «строительного материала» информационного общества.

 

 

3. Формы существования информации, адекватность информации.

по форме представления:

· Текстовая — передаваемая в виде символов, предназначенных обозначать лексемы языка.

· Числовая — в виде цифр и знаков, обозначающих математические действия.

· Графическая — в виде изображений, предметов, графиков.

· Звуковая — устная или в виде записи и передачи лексем языка аудиальным путём.

 

Адекватность информации — это уровень соответствия образа, создаваемого с помощью информации, реальному объекту, процессу, явлению. От степени адекватности информации зависит правильность принятия решения.

Адекватность информации может выражаться в трех формах: синтаксической, семантической и прагматической.

Синтаксическая адекватность отображает формально-структурные характеристики информации, не затрагивая ее смыслового содержания. На синтаксическом уровне учитываются тип носителя и способ представления информации, скорость ее передачи и обработки, размеры кодов представления информации, надежность и Точность преобразования этих кодов и т. д. Информацию, рассматриваемую с таких позиций, обычно называют данными.

Семантическая адекватность определяет степень соответствия образа объекта самому объекту. Здесь учитывается смысловое содержание информации. На этом уровне анализируются сведения, отражаемые информацией, рассматриваются смысловые связи. Таким образом, семантическая адекватность проявляется при наличии единства информации и пользователя. Эта форма служит для формирования понятий и представлений, выявления смысла, содержания информации и ее обобщения.

Прагматическая адекватность отражает соответствие информации цели управления, реализуемой на ее основе. Прагматические свойства информации проявляются при наличии единcтва информации, пользователя и цели управления. На этом уровне анализируются потребительские свойства информации, связанные с практическим использованием информации, с соответствием ее целевой функции деятельности системы.

 

4. Меры информации. Качество информации и его характеристики.

Синтаксическая мера информации это объем. Объем данных в сообщении измеряется количеством символов (разрядов) принятого алфавита в этом сообщении. Определение количества информации на синтаксическом уровне невозможно без рассмотрения понятия неопределенности состояния (энтропии) системы. Действительно, получение информации связано с изменением степени неосведомленности получателя о состоянии системы.

Семантические меры количества информации в общем случае не могут быть непосредственно использованы для измерения смыслового содержания, ибо имеют дело с обезличенной информацией, не выражающей смыслового отношения к объекту. Для измерения смыслового содержания информации, то есть ее количества на семантическом уровне, наибольшее признание получила тезаурусная мера информации (предложенная Ю. И. Шнейдером), которая связывает семантические свойства информации со способностью пользователя воспринимать поступившее сообщение. Используется понятие тезаурус пользователя.

Прагматическая мера информации — это полезность информации, ее ценность для пользователя. Эта мера также является величиной относительной, обусловленной особенностями использования информации в той или иной системе управления.

 

Применительно к трем группам характеристик геоинформационных данных: время, место, тема - можно ввести характеристики качества информации. При этом следует различать первичную информацию, унифицированную информацию и выходную информацию.

Первичная информация применительно к трем группам «время», «место», «тема» имеет следующие характеристики качества: актуальность, точность позиционирования, точность классификации, полноту, репрезентативность [50].

Влияние цифрования карт на качество геоинформационных данных. Карта передает две основные группы характеристик - изобразительную и метрическую. Изобразительные характеристики показывают, «что изображено на карте», метрические показывают, «где и с какой точностью расположен объект».

При составлении карт необходимость передачи этих групп характеристик может создать противоречие при высокой плотности объектов на карте. Для передачи изобразительных свойств объектов жертвуют метрическими свойствами, искусственно «раздвигая» близко расположенные объекты. Это обстоятельство необходимо учитывать при цифровании карт и прибегать к помощи опытного картографа для интерпретации содержания цифруемой карты. Поэтому при оценке качества информации, получаемой при использовании картографических данных, необходимо принимать во внимание следующее:

1. Уровень ошибок в базе данных ГИС непосредственно связан с уровнем ошибок исходных карт.

2. Карты не всегда адекватно отображают информацию и не всегда точно передают данные о местоположении.

Поэтому для повышения качества информации в ГИС после ввода картографической информации необходимы ее последующий анализ и корректировка.

 

5. Управление и информация.

Преобразование, целенаправленная обработка информации — важнейший из информационных процессов.

Преобразование информации о состоянии окружающей среды, выбор на основе этой информации

наиболее целесообразного поведения — постоянная функция мозга и нервной системы человека или животного. Решение задачи, встающей перед человеком в любом виде его деятельности, — также процесс преобразования исходной информации в информацию, отражающую результат решения этой задачи. Преобразование, анализ информации — основа выбора решений, процессов управления в любой области.

В основе любого процесса управления лежат информационные процессы.

В любом процессе управления всегда происходит взаимодействие двух систем — управляющей и управляемой. Если они соединены каналами прямой и обратной связи, то такую систему называют замкнутой или системой с обратной связью.

 

6. Основания для классификации информации. Виды классификации информации. Кодирование информации.

Информацию можно разделить на виды по различным критериям:

по способу восприятия:

· Визуальная — воспринимаемая органами зрения.

· Аудиальная — воспринимаемая органами слуха.

· Тактильная — воспринимаемая тактильными рецепторами.

· Обонятельная — воспринимаемая обонятельными рецепторами.

· Вкусовая — воспринимаемая вкусовыми рецепторами.

по форме представления:

· Текстовая — передаваемая в виде символов, предназначенных обозначать лексемы языка.

· Числовая — в виде цифр и знаков, обозначающих математические действия.

· Графическая — в виде изображений, предметов, графиков.

· Звуковая — устная или в виде записи и передачи лексем языка аудиальным путём.

по назначению:

· Массовая — содержит тривиальные сведения и оперирует набором понятий, понятным большей части социума.

· Специальная — содержит специфический набор понятий, при использовании происходит передача сведений, которые могут быть не понятны основной массе социума, но необходимы и понятны в рамках узкой социальной группы, где используется данная информация.

· Секретная — передаваемая узкому кругу лиц и по закрытым (защищённым) каналам.

· Личная (приватная) — набор сведений о какой-либо личности, определяющий социальное положение и типы социальных взаимодействий внутри популяции.

по значению:

· Актуальная — информация, ценная в данный момент времени.

· Достоверная — информация, полученная без искажений.

· Понятная — информация, выраженная на языке, понятном тому, кому она предназначена.

· Полная — информация, достаточная для принятия правильного решения или понимания.

· Полезная — полезность информации определяется субъектом, получившим информацию в зависимости от объёма возможностей её использования.

по истинности:

· истинная

· ложная

Кодирование информации – это процесс формирования определенного представления информации. В более узком смысле под термином «кодирование» часто понимают переход от одной формы представления информации к другой, более удобной для хранения, передачи или обработки.

 

Обычно каждый образ при кодировании (иногда говорят — шифровке) представлении отдельным знаком.

Знак - это элемент конечного множества отличных друг от друга элементов.

Знак вместе с его смыслом называют символом.

 

Набор знаков, в котором определен их порядок, называется алфавитом. Существует множество алфавитов:

· алфавит кириллических букв {А, Б, В, Г, Д, Е, ...}

· алфавит латинских букв {А, В, С, D, Е, F,...}

· алфавит десятичных цифр{0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9}

· алфавит знаков зодиака {картинки знаков зодиака} и др.

Особенно большое значение имеют наборы, состоящие всего из двух знаков:

· пара знаков {+, -}

· пара цифр {0, 1}

· пара ответов {да, нет}

Алфавит, состоящий из двух знаков, называется двоичным алфавитом. Двоичный знак (англ. binary digit) получил название «бит».

Шифрование - кодирование сообщения отправителя, но такое чтобы оно было не понятно несанкционированному пользователю.

Длиной кода называется такое количество знаков, которое используется при кодировании.

Количество символов в алфавите кодирования и длина кода - совершенно разные вещи. Например, в русском алфавите 33 буквы, а слова могут быть длиной в 1, 2, 3 и т.д. буквы.

Код может быть постоянной и непостоянной длины. Коды различной (непостоянной) длины в технике используются довольно редко. Исключением является лишь троичный код Морзе. В вычислительной технике в настоящее время широко используется двоичное кодирование с алфавитом (0, 1). Наиболее распространенными кодами являются ASCII (American standart code for information interchange - американский стандартный код для обмена информацией) и КОИ-8 (код обмена информации длиной 8 бит).

 

 

7. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности.

Автоматизация управления необходима в случаях, когда:

* физиологических и психологических возможностей персонала

недостаточно для управления данным процессом;

* система управления находится в среде, опасной для жизни и здо­ровья человека;

* участие человека в управлении процессом требует от него слиш­ком специализированной квалификации.

Автоматическую систему можно определить как совокупность управ­ляемого объекта управляющих устройств, функционирующую самостоятельно, без участия человека.

Автоматизированная система — это совокупность управляемого объекта и управляющих устройств, в которых часть функций управ­ления выполняет человек.

Разнообразие технических и программных средств обусловило по­явление понятия «платформа». Говорят: «аппаратная платформа», «Программная платформа». Платформа определяет тип аппаратного и программного обеспечения, на основе которых функционирует используемая информационная технология. Зачастую (но не всегда) программной платформой называют операционную систему. _ Достаточно часто встречается термин « интерфейс».

 

Интерфейс — это технология взаимодействия подсистем в системе человек—компьютер. Например, аппаратный интерфейс — технология взаимодействия устройств компьютера, программный интерфейс — тех­нология взаимодействия компьютерных программ, интерфейс пользо­вателя (пользовательский интерфейс) — чаще всего — взаимодействие пользователя и компьютерной программы

Техническое обеспечение АИТ состоит из следующих компонентов:

1)       компьютеры:

• персональные;

• корпоративные;

• суперкомпьютеры;

2)       офисная техника:

• средства создания документов;

• копировально-множительная техника;

 

· средства обработки документов

· средства уничтожения

3) техническое обеспечение компьютерных сетей

Можно выделить несколько уровней программного обеспечения. Самым низким является уровень базового ПО. Базовые программные средства (BIOS) непосредственно входят в состав оборудования и хранятся в специальных микросхемах, называемых постоянными запоминающими устройствами (ПЗУ). Существуют программы системного уровня, которые обеспечивают взаимодействие прочих программ компьютерной системы с программами базового уровня и непосредственно с аппаратным обеспечением.

Наиболее многочислен класс прикладных программ.

Пакеты прикладных программ (ППП) можно разделить на 2 группы:

· проблемно-ориентированные

· функционально-ориентированные

Проблемно-ориентированные ППП предназначены для формирования информационной и аналитической среды для пользователя. Назначение проблемно-ориентированных ППП сводится к формиро­ванию и организации информации в виде электронных текстовых, гра­фических документов и баз данных, выполнению аналитического пре­образования информации и т. д.

Функционально-ориентированные ППП обеспечивают реализацию тех или иных конкретных функций управления предприятием.

Тестовые и диагностические программы (утилиты) предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера, ком­понентов программно-файловых систем и устранения выявленных неисправностей.

Антивирусные программы предназначены для выявления и устра­нения компьютерных вирусов.

 Операционные системы относятся к классу системных программ.

Операционная система(ОС) — это комплекс специальных про­граммных средств, предназначенных для управления загрузкой, за­пуском и выполнением других (пользовательских) программ, а также для управления вычислительными ресурсами ЭВМ.

ОС опирается на базовое программное обеспечение компьютера, входящее в ВIOS, и в то же время является опорой для программного обеспечения более высоких уровней — служебного и прикладного.

 К основным функциям ОС относятся:

 

* посредническая, заключающаяся в обеспечении нескольких ви­дов интерфейсов:

• между пользователем и программно-аппаратными средствами
(интерфейс пользователя);

• между программным и аппаратным обеспечением (аппаратно-
программный интерфейс);

• между разными видами программного обеспечения (программ­ный интерфейс).

* создание автономной среды для функционирования программ;

* распределение ресурсов компьютера между конкурирующими процессами. В рамках выполнения этой функции ОС решает сле­дующие задачи:

• планирование ресурса — определение, какому процессу, когда
и в каком количестве необходимо выделить данный ресурс;

• отслеживание состояния ресурса — поддержание оперативной
информации о том, занят или не занят ресурс, а для делимых
ресурсов — какое количество ресурса уже распределено, а ка­кое свободно.

 

ОС классифицируются по следующим признакам:

* количество процессов, которые могут одновременно выполнять­ся под управлением ОС;

* количество пользователей, одновременно обслуживаемых сис­темой.

В соответствии с первым признаком различают однозадачные и мно­гозадачные ОС.

Однозадачные ОС передают все ресурсы компьютера одному ис­полняемому приложению и не допускают ни параллельного выполне­ния другого приложения, ни его приостановки и запуска другого при­ложения.

Многозадачные ОС обеспечивают возможность:

* одновременной или поочередной работы нескольких прило­жений;

* обмена данными между приложениями;

* совместного использования программных, аппаратных, сетевых ресурсов несколькими приложениями.

 

Второй признак делит ОС на однопользовательские (МS DOS) и мно­гопользовательские (Windows).

Командно-файловые оболочки предназначены для организации об­легченного взаимодействия пользователя с вычислительной системой в оконном диалоговом режиме.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для из­готовления различных информационных материалов текстового ха­рактера.

Системы обработки финансово-экономической информации пред­назначены для обработки числовых данных, характеризующих раз­личные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и для составления информационно-аналитических материа­лов. Они включают в себя универсальные табличные процессоры, бухгалтерские программы, специализированные программы финансо­во-экономического анализа и планирования.

Системы управления базами данных предназначены для создания,

хранения и обработки структурированных данных.

 

Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых для демонстра­ции на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления использованием ресурсов различных видов (материаль­ными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных проектов.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для информационного обеспечения управления на ос­нове экономико-математического моделирования и принципов искус­ственного интеллекта.

 

 

8. Основные свойства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности.

 

 

9. Информационные системы управления, их свойства и классификация.

Информационная система (ИС) представляет собой совокупность коммуникацион-

ных средств по сбору, хранению, передаче, переработке информации об объекте. Внед-

рение информационных систем производится с целью повышения эффективности произ-

водственно-хозяйственной деятельности предприятий и фирм за счет:

· обработки и хранения рутинной информации;

· автоматизации конторских (офисных) работ;

· применения принципиально новых методов управления, основанных на моделировании действий специалистов фирмы при принятии решений (методов искусственного интеллекта, экспертных систем и т. д.);

· использования современных средств телекоммуникаций (электронной почты, телеконференций), глобальных и локальных вычислительных сетей и т.д.

·

КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПО ПРИЗНАКУ СТРУКТУРИРОВАННОСТИ ЗАДАЧ:

· Для структурированных задач;

· Для частично структурированных или неструктурированных задач: 1. Создающие управленческие отчеты; 2. Разрабатывающие альтернативные решения (модельные и экспертные).

 

ПО ФУНКЦИОНАЛЬНОМУ ПРИЗНАКУ И УРОВНЯМ УПРАВЛЕНИЯ:

· производственные системы;

· системы маркетинга;

· финансовые и учетные системы;

· системы кадров (человеческих ресурсов);

· прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

по степени автоматизации:

· Ручные

· Автоматические

· автоматизированные

по характеру использования информации:

· Информационно-поисковые системы

· Информационно-решающие системы

· Управляющие ИС

· Советующие ИС

По сфере применения

· Информационные системы организационного управления

· ИС управления технологическими процессами (ТП)

· ИС автоматизированного проектирования (САПР)

· Интегрированные (корпоративные) ИС

 

10.  Компьютерные технологии подготовки текстовых документов.

Каков состав и функциональные возможности компьютерных систем подготовки текстовых документов?

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге являются программами, поскольку текст программы не требует форматирования, то есть автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяется особенностями построчной записи текстов на языках программирования, хотя набор этот и весьма широк.

Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кодовой таблицы ASCII и не содержит знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, все они в том или ином виде позволяют:

набирать текст на экране, используя до 200 символов;

исправлять ошибочные символы в режиме замены;

вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя не изменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;

удалять одну или несколько строк, увеличивать их число или перемещать в другое место текста;

раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

вставлять группы строк из других текстов;

обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

заменять один конте кст др угим, возможно, разной длины;

сохранять набранный те кст дл я последующих коррекций;

печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Из множества имеющихся экранных редакторов можно выделить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фирма Borland), Brief (фирма Solution Systems), многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit, разработанный фирмой American Cybernetics Inc.

Для подготовки текстов на естественных языках и их печати набор операций редактора существенно расширяется, а программный продукт переходит в новое качество — систему подготовки текстов, которой соответствует англоязычный термин word processor. Программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, которые имеют относительно размытые границы: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательские системы.

Форматер не использует для внутреннего представления текста никаких дополнительных кодов, кроме стандартных ASCII символов (конец строки, перевод каретки, конец страницы и т. п.).

Текстовый процессор во внутреннем представлении снабжает собственно те кст сп ециальными кодами — разметкой. В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые предназначены для подготовки текстов и последующей печати на бумаге. Форма представления текста имеет большое значение.

Текстовые процессоры имеют специальные функции для ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие :

ввод текста с одновременным форматированием, обеспечивающим вид страницы текста на экране и расположение слов на ней, давая представление о расположении текста на бумаге в напечатанном виде;

предварительное описание структуры будущего документа с помощью специальных команд; в этом описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, межстрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и тому подобное. Чтобы воспользоваться этим описанием при вводе текста, обычно нужно последовательно нажать на определенные клавиши или экранные кнопки, чтобы сообщить текстовому процессору, какой элемент текста вы вводите (заголовок, стандартный параграф или сноску). Комбинацию клавишей для указания каждого элемента текста выбирает пользователь;

автоматическая проверка орфографии и получение подсказки пр и- выборе синонимов;

ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста. Каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, не может быть прочитан другими текстовыми процессорами и, следовательно, не может быть отредактирован и напечатан. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в среду другого существует особый вид программного обеспечения — конвертеры, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора — получателя документа. Программа-конвертер на входе получает информацию в одном файловом формате, а выдает информацию в виде файла в требуемом формате. Усовершенствование систем обработки текстов привело к тому, что автономные программы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня программы текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации.

Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, а также степенью сложности для пользователя. Достаточно условно они могут быть разделены на две категории.

К первой категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. В список текстовых процессоров этой группы можно включить WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, Т. К данной категории текстовых процессоров можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Подобно тому как текстовые процессоры не являются развитием форматеров, настольные издательства не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область.

Пакеты программ настольной издательской системы (desktop publishing, DTP, или НИС) по сути являются инструментом верстальщика, дизайнера, технического редактора. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Программа настольного издательства позволяет легко менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты.

Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе можно также предложить деление на две подгруппы: настольные издательства профессионального уровня и издательские системы начального уровня. Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой или типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Системы второй группы обычно не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, применяют другие программы, а НИС используют эпизодически, например, при создании информационного бюллетеня или формирования поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фирме. Все пакеты данной категории ориентируются на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. Наиболее распространены в этой группе Microsoft Publisher, Pageplus for Windows.

 

 

11.  Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров.

При решении различных экономических, финансовых и других за­дач в управленческой деятельности часто приходится обрабатывать информацию в табличной форме. В связи с этим диапазон возможных применений табличных процессоров весьма широк: от сложного фи­нансово-экономического анализа до бухгалтерского учета.

Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного пакета или офисной системы.

Перечислим основные функции табличных процессоров.

1. Создание совокупности электронных таблиц, расположенных на независимых рабочих листах. Такая совокупность называется рабочей КНИГОЙ (Workbook). Электронные таблицы в книге могут быть неза­висимы, а могут быть и связаны между собой. Такой способ группи­ровки электронных таблиц удобен для пользователя.

2. Оформление таблиц. Обрисовка ячеек электронной таблицы ли­ниями позволяет изобразить таблицу любой сложности. Предоставля­ются также широкие возможности по выбору шрифта, стиля, выравни­ванию данных внутри ячейки, выбора цвета фона ячейки, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, возможность задания формата данных внутри ячейки (например, числовой, текстовый, фи­нансовый, лага и т. Д.).

3. Оформление печатаемой таблицы.

4. Создание шаблонов. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются создания бланков писем, факсов, расчетных таблиц. Имеются возможности защиты ячеек шаблона от редактирования,

5. Связывание таблиц.

6. Ввод формул. В электронных таблицах при изменении данных, с которыми связаны формулы, последние автоматически пересчитываются. В формулах может использоваться широкий спектр встроен­ных функций - математических, статистических, финансовых, функ­ций латы и времени, логических и др.

7. Создание деловой графики — построение диаграмм различного типа: двумерных, трехмерных, смешанных.

8. Функции системы управления базами данных (СУБД). Обеспе­чивается заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, т. е. через экранную форму, защита данных, сортировка по ключу, обра­ботка запросов к базе данных, создание (водных таблиц.

9. Моделирование. Подбор параметров и моделирование - одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения ДЛЯ многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-парамефов изменяются так, чтобы число в целе­вой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимиза­ции со многими переменными и ограничениями,

10. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макро-
функции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные форму­лы и функции, расширив, таким образом, набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная после­довательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками
мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как маг­нитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по-своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от существу­ющих в системе.

 

 

12. Компьютерные технологии использования систем управления базами данных (СУБД).

 Систе́ма управле́ния ба́зами да́нных (СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.

Основные функции СУБД

· управление данными во внешней памяти (на дисках);

· управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;

· журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев;

· поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Обычно современная СУБД содержит следующие компоненты:

ядро, которое отвечает за управление данными во внешней и оперативной памяти, и журнализацию,

процессор языка базы данных, обеспечивающий оптимизацию запросов на извлечение и изменение данных и создание, как правило, машинно-независимого исполняемого внутреннего кода,

подсистему поддержки времени исполнения, которая интерпретирует программы манипуляции данными, создающие пользовательский интерфейс с СУБД

а также сервисные программы (внешние утилиты), обеспечивающие ряд дополнительных возможностей по обслуживанию информационной системы.

Классификации СУБД

· По модели данных

Примеры:

1. Иерархические

2. Сетевые

3. Реляционные

4. Объектно-ориентированные

5. Объектно-реляционные

· По степени распределённости

1. Локальные СУБД (все части локальной СУБД размещаются на одном компьютере)

2. Распределённые СУБД (части СУБД могут размещаться на двух и более компьютерах).

· По способу доступа к БД

1. Файл-серверные

В файл-серверных СУБД файлы данных располагаются централизованно на файл-сервере. СУБД располагается на каждом клиентском компьютере (рабочей станции). Доступ СУБД к данным осуществляется через локальную сеть. Синхронизация чтений и обновлений осуществляется посредством файловых блокировок. Преимуществом этой архитектуры является низкая нагрузка на процессор файлового сервера. Недостатки: потенциально высокая загрузка локальной сети; затруднённость или невозможность централизованного управления; затруднённость или невозможность обеспечения таких важных характеристик как высокая надёжность, высокая доступность и высокая безопасность. Применяются чаще всего в локальных приложениях, которые используют функции управления БД; в системах с низкой интенсивностью обработки данных и низкими пиковыми нагрузками на БД.

На данный момент файл-серверная технология считается устаревшей, а её использование в крупных информационных системах — недостатком[2].

Примеры: Microsoft Access, Paradox, dBase, FoxPro, Visual FoxPro.

2. Клиент-серверные

Клиент-серверная СУБД располагается на сервере вместе с БД и осуществляет доступ к БД непосредственно, в монопольном режиме. Все клиентские запросы на обработку данных обрабатываются клиент-серверной СУБД централизованно. Недостаток клиент-серверных СУБД состоит в повышенных требованиях к серверу. Достоинства: потенциально более низкая загрузка локальной сети; удобство централизованного управления; удобство обеспечения таких важных характеристик как высокая надёжность, высокая доступность и высокаябезопасность.

Примеры: Oracle, Firebird, Interbase, IBM DB2, Informix, MS SQL Server, Sybase Adaptive Server Enterprise, PostgreSQL, MySQL, Caché, ЛИНТЕР.

3. Встраиваемые

Встраиваемая СУБД — СУБД, которая может поставляться как составная часть некоторого программного продукта, не требуя процедуры самостоятельной установки. Встраиваемая СУБД предназначена для локального хранения данных своего приложения и не рассчитана на коллективное использование в сети. Физически встраиваемая СУБД чаще всего реализована в виде подключаемой библиотеки. Доступ к данным со стороны приложения может происходить через SQL либо через специальные программные интерфейсы.

Примеры: OpenEdge, SQLite, BerkeleyDB, Firebird Embedded, Microsoft SQL Server Compact, ЛИНТЕР.

 

13.  Компьютерные технологии интегрированных программных пакетов.

Интегрированные информационные технологии представляют собой взаимосвязанную совокупность отдельных технологий, то есть объединение частей какой - либо системы с развитым информационным взаимодействием между ними.

Интеграция технологий, создавая единую информационную среду, позволяет расширить границы управления, повысить качество информации о состоянии хозяйственной деятельности. Следующая ее цель - обеспечить руководителям возможность оперативного воздействия на производственную деятельность, то есть повысить эффективность управления.

Примеры технологий:

- оперативная обработка текущих данных;

- оперативная обработка аналитических данных;

- промышленные системы управления документами.

Одной из разновидностью интегрированных информационных технологий является интегрированный офисный пакет. Электронным офисом называется программно - аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления

В состав электронного офиса входят:

- персональные компьютеры объединенные в сеть;

- печатающие устройства;

- средства копирования;

- сканер;

- проекционное оборудование для проведения презентаций.

К появлению электронных офисов привела необходимость работы с документами, базами данных предприятий, в домашних условиях и др.

 

Интегрированные программные пакеты представляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент. Наиболее развитые из них включают в себя текстовый редактор, органайзер, электронную таблицу, СУБД, средства поддержки электронной почты, программу создания презентационной графики.

Результаты, полученные отдельными подпрограммами, могут быть объединены в окончательный документ, содержащий табличный, графический и текстовый материал.

Интегрированные пакеты, как правило, содержат некоторое ядро, обеспечивающее возможность тесного взаимодействия между составляющими.

В профессиональный пакет Microsoft Office вошли такие необходимые программы, как текстовый редактор WinWord , электронная таблица Excel, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access, средство поддержки электронной почты Mail. Все части этого пакета составляют единое целое, и даже внешне все программы выглядят единообразно, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.

Пример: интегрированный пакет для написания книг, содержащих иллюстрации. Он содержит:

- текстовый редактор;

- орфографический корректор на 80000 слов (программу обнаружения орфографических ошибок);

- программу слияния текстов;

- программу формирования оглавлений и составления указателей;

- автоматический поиск и замену слов и фраз;

- средства телекоммуникации;

- электронную таблицу;

- систему управления базами данных;

- модули графического оформления;

- графический редактор;

- возможность печати сотнями разных шрифтов и т.д.

Microsoft Works ? это очень простой и удобный пакет, объединяющий в себе текстовый редактор, электронные таблицы и базы данных, а также телекоммуникационные средства для соединения с другими компьютерами по телефонным линиям. Пакет ориентирован на людей, не имеющих времени осваивать сложные продукты, на начинающих пользователей, а также на домашних пользователей.

Интегрированные пакеты обеспечивают одновременное использование нескольких функциональных и типовых пакетов в конкретной области применения.

Интегрированные пакеты удобны для пользователей. Они имеют единый интерфейс, не требуют стыковки входящих в них программных средств, обладают достаточно высокой скоростью решения задач.

Интегрированные пакеты представляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент, что отмечалось выше.

Интегрированный пакет, как правило, стоит столько же, сколько и отдельная программа, и поэтому деньги тратятся на него не зря.

Интегрированные пакеты программ - по количеству наименований продуктов немногочисленная, но в вычислительном плане довольно мощная и активно развивающаяся часть программного обеспечения (ПО).

Существует интегрированный пакет для анализа ценных бумаг с фиксированным доходом, состоящий из калькулятора доходностей, инструментария анализа портфеля и облигационных своп-контрактов. Программа выполняет вычисления доходности для любых типов ценных бумаг с фиксированным доходом; данные могут сохраняться в файлах или использоваться в модулях анализа портфеля или своп-контрактов.

Также есть и специальные интегрированные пакеты для офиса, в который входят взаимодействующие между собой программные продукты. Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета.

В рамках интегрированного пакета обеспечивается связь между данными, однако при этом сужаются возможности каждой компоненты по сравнению с аналогичным специализированным пакетом.

Интерфейс более ранних программ был перегружен различными средствами обмена данными и описаниями среды работы, что требовало от пользователя определенных навыков и знаний в части переключения режимов пакета, форматов данных, принципов хранения и манипулирования различными типами данных, что в конечном счете снижало привлекательность пакетов. В современных пакетах (например, Microsoft Works) этот недостаток изжит: простота интерфейса позволяет применять его без предварительного обучения персонала.

В состав не менее известных интегрированных пакетов Турбо-Паскаль 6, 7 входит библиотека модулей tvision. Turbo-Vision, содержащая объекты, процедуры и функции (методы объектов), позволяющие создавать с их помощью удобный интерфейс пользовательских программ.

В основу интегрированного пакета программ Works положены принципы, которые существенно облегчают его освоение и работу с ним, предопределяют его относительную компактность и вместе с тем достаточную мощность как универсального инструментального средства.

Анализ областей применений приводит к необходимости разработки нескольких интегрированных пакетов. Целесообразна разработка нескольких интегрированных пакетов, включающих следующий набор функций, которые полностью располагались бы в памяти при работе: табличная обработка, графика, файловая система, статистика, простая база данных, межмашинная связь.

Еще одна причина в том, что круг потенциальных пользователей интегрированных пакетов хоть и велик, но все, же ограничен. Когда же большинство из тех, кому такие пакеты действительно необходимы, будут их иметь (а это случится уже очень скоро), шансы на успех будут иметь лишь выдающиеся продукты. Следует также учитывать высокую степень коммерческого риска при выпуске такого сложного и дорогого продукта.

 

 

14. Компьютерные технологии распределенной обработки информации.

Одной из важнейших сетевых технологий в экономических информационных сис­темах являетсяраспределенная обработка данных. То, что персональные компьютеры стоят на рабочих местах, то есть на местах возникновения и использования информации, дало возможность распределить их ресурсы по отдельным функциональным сферам дея­тельности и изменить технологию обработки данных в направлении децентрализации. Распределенная обработка данных позволяет повысить эффективность удовлетворения изменяющейся информационной потребности информационного работника и, тем самым, обеспечить гибкость принимаемых им решений. Преимущества распределенной обработ­ки данных выражаются в:

• увеличении числа удаленных взаимодействующих пользователей, выполняющих
функции сбора, обработки, хранения, передачи информации;

• снятии пиковых нагрузок с централизованной базы путем распределения обра­ботки и хранения локальных баз данных на разных ЭВМ;.

• обеспечении доступа информационному работнику к вычислительным ресурсам сети ЭВМ;

• обеспечении обмена данными между удаленными пользователями.

Формализация концептуальной схемы данных повлекла за собой возможность классификации моделей представления данных на иерархические, сетевые и реляционные. Это отразилось в понятии архитектуры систем управления базами данных (СУБД) и тех­нологии обработки. Для обработки данных, размещенных на удаленных компьютерах, разработаны сетевые СУБД, а сама база данных называется распределенной.

 

 

15. Организация компьютерных информационных систем.

 

 

16. Компьютерные технологии интеллектуальной    поддержки управленческих решений.

 

 

17. Информационные технологии представления бизнес-плана.

Важность бизнес-планирования переоценить невозможно, как невозможно переоценить важность самого главного результата бизнес-планирования – бизнес-плана. Правильно составленный бизнес-план является важнейшим документом, который используется при принятии решений о запуске нового проекта, выделении финансирования на его осуществление, возможных последствиях его реализации. Дадим ключевое определение бизнес-плана.

 

Бизнес-план – это общее описание направлений деятельности или конкретный проект и его технические характеристики за определенный период времени, включая поддерживающие (имеющиеся) допущения.

Бизнес-план может создаваться для:

Внутреннего использования – он позволяет спланировать осуществление проекта и распределение ресурсов, а также воплотить общую стратегию и мобилизовать усилия персонала предприятия для работы над проектом.

Внешнего использования – он позволяет привлечь дополнительный капитал, привлечь партнеров или финансирование для конкретного проекта.

Все многообразие форм представления бизнес-планов можно представить комбинациями двух популярных подходов:

текстового изложения проекта, иллюстрированного определенным количеством как взаимосвязанных, так и не связанных между собой статистических и расчетных таблиц. По существу, это технико-экономическое обоснование целесообразности расходования ресурсов на планируемые мероприятия и возвратности привлекаемых средств;

построения финансовой модели предприятия в его существующем и ожидаемом в результате внедрения проекта состоянии. Финансовая модель представляется в виде алгоритмически жестко связанных таблиц, текстового пояснения к ним, а также иллюстративных приложений по истории предприятия и результатам необходимых маркетинговых исследований. Практически это не технико-экономическое обоснование, а стратегический план развития предприятия.

Информация в бизнес-плане по желанию разработчиков группируется в рубрики по-разному. Отнесение каких-либо данных к соответствующему разделу определяется целями проекта, глубиной проработки и внутренней логикой представления информации для инвесторов.

Следует отметить, что бизнес-план – документ перспективный и составлять его рекомендуется на 2-3 года, то есть именно на период реализации стратегического проекта. При этом для первого года основные показатели рекомендуется представлять в помесячной разбивке, для второго – в квартальной, и лишь начиная с третьего года можно ограничиваться годовыми показателями.

Прежде чем заниматься составлением бизнес-плана, необходимо собрать всю исходную информацию. Имея необходимую информацию, руководитель бизнес-проекта еще до составления делового плана должен составить концепцию нового проекта и предварительно оценить ее жизнеспособность. Если идея проекта представляется перспективной для ее воплощения, то необходимо выполнить начальную постановку задачи.

 

 

18.  Классификация информационных технологий.

· степень централизации технологического процесса;

· тип предметной области;

· степень охвата задач управления;

· класс реализуемых технологических операций;

· тип пользовательского интерфейса;

· способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии.
Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономических объектов производится в центре обработки ИТ - центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.
Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалистов. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.
Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной ИТ. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и т.д.

По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления выделяют:

автоматизированная обработка данных;

автоматизация функций управления;

поддержка принятия решений, предусматривающая применение экономико-математических методов, моделей и специальных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов;

электронный офис, как программно-аппаратный комплекс для автоматизации и решения офисных задач;

экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.

По классам реализуемых технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера:

работа с текстовыми редакторами;

работа с табличными процессорами;

работа с СУБД;

работа с графическими объектами;

мультимедийные системы;

гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса:

пакетные (в этом случае пользователь не влияет на обработку данных);

диалоговые (пользователь взаимодействует с вычислительной системой в интерактивном режиме);

сетевые предоставляют пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам.

Способ построения сети:

локальные;

многоуровневые (иерархические);

распределенные.

 

19.  Типы информационных систем.

Диалоговая система обработки запросов

( Transaction Processing System ) - для реализации текущих, краткосрочных, тактического характера, часто рутинных и жестко структурируемых и формализуемых процедур, например, обработка накладных, ведомостей, бухгалтерских счётов, складских документов и т.д.

Система информационного обеспечения

( Information Provision System ) - для подготовки информационных сообщений краткосрочного (обычно) использования тактического или стратегического характера, например, с использованием данных из базы данных и структурированных, формализованных процедур.

Система поддержки принятия решений

( Decision Support System ) - для анализа (моделирования) реальной формализуемой ситуации, в которой менеджер должен принять некоторое решение, возможно, просчитав различные варианты потенциального поведения системы (варьируя параметры системы); такие системы используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического или стратегического характера в автоматизированном режиме.

Интегрированная, программируемая система принятия решения

( Programmed Decision System ) , предназначена для автоматического, в соответствии с программно реализованными в системе структурированными и формализованными критериями оценки и отбора (выбора) решений; используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического (стратегического) характера.

Экспертные системы

( Expert System ) - информационные консультирующие и\или принимающие решения системы, основанные на структурированных, часто плохо формализуемых процедурах, использующих опыт, интуицию т.е. поддерживающие или моделирующие работу экспертов, интеллектуальные особенности; системы используются как в долгосрочном, так и в краткосрочном оперативном прогнозировании, управлении;

Интеллектуальные системы или системы, основанные на знаниях

( Knowleadge Based System ) - системы поддержки задач принятия решения в сложных системах, где необходимо использование знаний в достаточно широком диапазоне, особенно, в плохо формализуемых и плохо структурируемых системах, нечетких системах и при нечетких критериях принятия решения; эти системы наиболее эффективны и используемы для сведения проблем долгосрочного, стратегического управления к проблемам тактического и краткосрочного характера, повышения управляемости, особенно, в условиях многокритериальности. В отличие от экспертных систем, в системах основанных на знаниях следует чаще избегать экспертных и эвристических процедур и прибегать к когнитивным процедурам для минимизации риска. Здесь более существенно влияние профессионализма персонала, ибо при разработке таких систем необходимо сотрудничество и взаимопонимание не только разработчиков, но и пользователей, менеджеров, а сам процесс разработки, как правило, происходит итерационно, итерационными улучшениями, постепенным преобразованием (переходом) процедурных знаний (как делать) в непроцедурные, декларативные (что делать).

 

 

20.   Эволюция информационных систем.

Эволюция информационных систем, связанная с характером развития технических средств обработки информации и достоинств информационных систем:

1-й этап (до конца 60-х годов) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2-й этап (до конца 70-х годов) связывается с распространением ЭВМ серии 1ВМ/360. Проблема этого этапа - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств. 1-й и 2-й этапы характеризуются довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая - плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались информационные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы - создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

3-й этап (с начала 80-х годов) - компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные системы - средством поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде. Изменился подход к созданию информационных систем - ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для 1-го этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

4-й этап (с начала 90-х годов) -.создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем. Этот этап связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие информационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;

организация доступа к стратегической информации;

организация защиты и безопасности информации.

 

 

21.    Планирование информационной системы.

Для того чтобы иметь хорошую информационную систему необходимо планировать ее создание. Именно поэтому вопрос планирования информационных систем рассматривается здесь отдельно. Процесс планирования должен начинаться с оценки текущей ситуации, определения миссии информационной системы, интенсивности использования информации, пользователей, оценки среды организации, места на рынке, ее сильных и слабых сторон, выработки стратегии, которая должна лечь в основу бизнес-плана по созданию информационной системы.

Подход, описанный здесь, к планированию информационных систем предложен Д.P. Трутневым (см.: Trutnev О. Information Systems Management. IMISP, МВА Program. St. Petersburg, 1998.) (См. также модули "Стратегическое управление"; "Управление программами и проектами".)

Планирование позволяет:

создавать планы информационных систем, поддерживающие бизнес-направление фирмы;

ориентировать разработчиков на конечные бизнес-результаты, а не на окончание проектов информационных систем;

эффективнее использовать ресурсы информационной системы;

закладывать большую управляемость и лучшую интеграцию существующих и будущих систем;

быть уверенным в том, что ИС будет соответствовать общему направлению развития организации;

учесть мнение конечных пользователей;

создавать условия для правильного реагирования на непредвиденные ситуации.

Самая простая идея планирования - придерживаться прагматичной стратегии (в зависимости от событий и идей): обращаться с информационными проектами как с "проектами делового развития". Вы всего лишь осуществляете проект по развитию бизнеса, и все вовлеченные в него должны это понимать, а не руководствоваться вводящим в заблуждение энтузиазмом по поводу самой информационной системы или технологии. При таком подходе информационные системы должны рассматриваться как технические части проектов общего усиления организации, а не как отдельные проекты.

 

22. Стадии и этапы создания информационных систем и информационных технологий с позиций руководства организации.

Взгляд руководства организации и ее персонала, не говоря уже о разработчиках, на создание информационной системы различен. Здесь мы попытаемся, не вдаваясь в технические проблемы, построить модель процесса создания информационной системы для менеджеров и показать, в чем их задачи. Существует две различных стадии осуществления проекта построения информационных систем и технологий - разработка и внедрение и эксплуатация.

Стадия разработки и внедрения обычно всегда осуществляется полностью. Ей не мешает ни слабое развитие технологии, ни отсутствие компетенции персонала или пользователей, ни отсутствие хороших консультантов.

Если на этой стадии возникают проблемы, то они связаны со следующими тремя основными причинами:

недостаток поддержки основного персонала, особенно когда надо уделить достаточно времени и энергии на критических стадиях;

слишком амбициозные планы вместо пошагового, мудрого подхода;

неудача при .получении достаточного количества советов от практиков с настоящим опытом использования похожих систем в похожем бизнесе.

В рамках группового обсуждения в работе R.Hanage (Ма-naging Information for Profit and Growth), были получены следующие ответы на вопрос о том, какие проблемы возникали с проектами информационных технологий?

консультанты по информационным технологиям не понимали наших мыслей;

трудно найти нужный совет;

сложно подобрать прикладное обеспечение для деловых процессов;

неподходящее время для установки системы;

плохая техническая и программная поддержка.
Как правило, проект информационных технологий всегда занимает больше времени, чем предполагалось. Необходимо быть готовым к тому, чтобы вложить больше ресурсов, чем требуется, для того чтобы быть уверенным, что он не остановится;

участвующие в осуществлении проекта люди всегда думают, что их работа сделана, когда аппаратура и программы работают успешно. Фактически проект завершен только тогда, когда достигнуты ожидаемые преимущества для бизнеса. Если проект связан с деловыми целями по улучшению отдельных сторон функционирования организации, и все это знают, он более успешен.

 

 

23.  Жизненный цикл информационных систем.

Жизненный цикл информационных систем – это период их создания и использования, охватывающий различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в такой системе и заканчивая моментом ее полного выхода из употребления у пользователей.
Жизненный цикл информационных систем включает в себя четыре стадии: предпроектную, проектировочную, внедрение, функционирование. От качества проектировочных работ зависит эффективность функционирования системы, поэтому каждая стадия разделяется на ряд этапов и предусматривает составление документации, отражающей результаты работ.
На предпроектной стадии можно выделить следующие этапы:
1) Сбор материалов для проектирования – предусматривает разработку и выбор варианта концепции системы, выявление всех характеристик объекта и управленческой деятельности, потоков внутренних и внешних информационных связей, состава задач и специалистов, которые будут работать в новых технологических условиях, уровень их подготовки, как будущих пользователей системы.
2) анализ материалов и формирование документации – составление задания на проектирование, утверждение технико-экономического обоснования.
Для успешного создания управленческой информационной системы всесторонне изучаются пути прохождения информационных потоков, как внутри предприятия, так и во внешней среде.
Стадия проектирования делится на:
1) Этап технического проектирования – формируются проектные решения по обеспечивающей и функциональной частям информационной системы, моделирование производственных, хозяйственных, финансовых ситуаций, осуществляется постановка задачи и блок-схемы и их решение.
2) Этап рабочего проектирования – осуществляется разработка и доводка системы, корректировка структуры, создание различной документации: на поставку, на установку технических средств, инструкции по эксплуатации, должностные инструкции.
Стадия внедрения информационной системы предполагает:
1) Подготовку к вводу в эксплуатацию – на этом этапе производится установка технически средств, настройка системы, обучение персонала, пробное использование.
2) Проведение опытных испытаний всех компонентов системы перед запуском.
3) Сдача в промышленную эксплуатацию, которая оформляется актом сдачи-приемки работ.
На этапе функционирования информационной системы в рабочем режиме не исключается корректировка функций и управляющих параметров. Также осуществляется оперативное обслуживание и администрирование.
Создание информационной системы управления организацией - довольно сложный и трудоемкий процесс. Наиболее типичной и простой формой изменения компании является автоматизация. Более глубокая форма изменения организации – получившая свое развитие из автоматизации – это рационализация процедур. Более глубоким изменением компании является реинжиниринг бизнес - процессов. Его суть состоит в анализе, упрощении и модернизации бизнес процессов. Новые информационные системы могут в корне изменить структуру всей организации, изменяя способы функционирования компании, или даже направления ее деятельности. Такая более радикальная форма изменения деятельности компании называется сменой парадигмы. Смена парадигмы подразумевает пересмотр характера деятельности не отдельных процедур и процессов, а самой компании.

 

24. Позиция разработчика информационных систем.

 

 

25.  Роль заказчика в создании информационных систем.

Независимо от способа создания информационной системы главным действующим лицом в этом процессе является заказчик, который после разработки информационной системы превратится в ее владельца и пользователя.

Одна из основных задач руководства организаций — заказчика и разработчика — активное обучение будущих пользователей, повышение их уровня квалификации как пользователей, но прежде всего как постановщиков, разработчиков.

Пользователь — специалист в своей области, он знает, чего он хочет. Но кроме профессиональных знаний в предметной области, пользователь должен обладать знаниями в области информационных технологий для правильной постановки задачи.

Пользователя необходимо заранее ознакомить с методикой проведения обследования организации и порядком обобщения результатов, что поможет ему определить и выделить подлежащие автоматизированной обработке задачи и функции, квалифицированно оформить постановку задачи. Постановка задачи — составленное по определенным правилам описание задачи, которое дает исчерпывающее представление о сущности, логике преобразования информации для получения результата [3].

 

План постановки задачи заказчиком по автоматизации обработки информации:

 

1. Организационно-экономическая сущность задачи (наименование, место, цель, потребители и способ доставки решения, периодичность, источники информации, связь с другими задачами).

2. Описание входной информации (перечень исходной информации, формы представления, примеры документов, частота поступления информации, формы ее контроля и т.д.).

3. Описание выходной информации (перечень результативной информации, формы представления, периодичность и сроки представления, перечень пользователей итоговой информации, перечень запросной информации, способы контроля итоговой информации и т.д.).

4. Описание алгоритма решения задачи (описание способов формирования итоговой информации, описание последовательности действий с переменной и условно-постоянной информацией и т.п.).

5. Описание условно-постоянной информации (перечень классификаторов, справочников, таблиц, описание формы их представления, способов использования условно-постоянной информации и т.п.).

 

 

26. Использование типовых проектных решений.

 

 

27.  Использование автоматизированных систем проектирования.

Детализированная разработка проекта системы, содержащего полный комплект ее организационной, конструкторской, технологической и эксплуатационной документации. В соответствии с ГОСТ 34.601-90. [3] проектирование автоматизированных систем предполагает выполнение ряда стадий, в том числе: формирование требований к АС, разработку концепции АС, разработку технического задания, эскизное проектирование, техническое проектирование и разработку рабочей документации. Стадии создания АС помимо проектирования включают также: ввод в действие и сопровождение АС. Каждая стадия подразделяется на этапы. В приложениях к данному стандарту также определены:

Содержание работ по стадиям и этапам проектирования;

Перечень видов организаций, участвующих в работах.

В зависимости от характера объекта проектирования и конкретных его условий ГОСТ 34.601-90 допускает исключение отдельных стадий, а также их объединение. С учётом сложившейся в России многолетней практики при создании автоматизированных информационных систем ( “ АИС ” ) обычно выполняются следующие сдадии проектирования: предпроектное обследование, концептуальное проектирование, эскизное проектирование, техническое проектирование и рабочее проектирование. Другие государственные стандарты, регламентирующие различные аспекты проектирования АС:

ГОСТ 34.602-89 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. Введ. 01.01.90.

Стандарт 34.603-92 Информационная технология. Виды испытаний АС.

Стандарты 34.(971, 972,973, 974, 981) – 91 Информационная технология. Взаимосвязь открытых систем.

Стандарт 34.91. Информационная технология. Локальные вычислительные сети и др. [3, 18, 19].

Предпроектное обследование [predesign inspection ]- Сбор и обработка сведений об организации и особенностях функционирования объекта автоматизации, включая данных о его взаимодействии с внешней средой и другими объектами, а также выполнение системного анализа, разработка технико-экономического обоснования целесообразности автоматизации и выработка общих требований на разработку автоматизированной системы. Содержание работ при предпроектном обследовании объекта автоматизации соответствует стадии “Формирование требований к АС” ГОСТ 34.601-90, этапы: “ Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС”, “Формирование требований пользователя к АС”, “Оформление отчёта о выполненной работе и заявки на разработку АС - тактико-технического задания” [3, 18, 19, 38].

Концептуальное проектирование [conceptual design ] – Соответствует стадиям проектирования по ГОСТ 34.601-90 – “ Разработка концепции АС” (этапы: “Разработка вариантов концепции АС и выбор варианта концепции АС, удовлетворяющей пользователя”, “Оформление отчёта о выполненной работе”) и “Разработка технического задания”. Видами итоговых документов работ на данной стадии являются аванпроект (также используются наименования - “Концептуальный проект ”, “ Пилотный проект ” ) или Программа создания системы, которые включают:

Краткую характеристику исходного состояния объекта автоматизации и среды, в которой он функционирует;

Указание основных целей и перечень задач автоматизации;

Описание укрупнённой организационно-функциональной структуры выбранного варианта (или вариантов) построения создаваемой системы;

Технико-экономическое обоснование;

Укрупнённое описание и основные требования к средствам информационного и лингвистического обеспечения;

Общие требования к средствам программно-аппаратного обеспечения;

Перечень и укрупнённую характеристику этапов создания системы, сроки их выполнения, состав исполнителей и ожидаемые результаты их выполнения;

Исходную оценку стоимостных показателей выполнения работ;

Техническое задание на систему в целом и/или её основные составные части (подсистемы, программно-технические комплексы и средства, отдельные задачи и т.д.) , утверждаемое Заказчиком работ [3, 18, 19, 38].

Эскизное проектирование [draft design ] - Разработка предварительных проектных решений по системе и её частям. Итоговым документом выполнения работ на данной стадии проектирования является эскизный проект, который содержит принципиальные конструкторские и схемные решения объекта разработки, а также данные, определяющие его назначение и основные параметры (при проектировании программного обеспечения системы эскизный проект должен содержать полную спецификацию разрабатываемых программ ) [3, 18, 19, 38].

Техническое проектирование [preliminary design ] – Стадия работ по проектированию АС, которая включает:

Разработку проектных решений по системе и её частям;

Разработку документации на АС и её части;

Разработку и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и/или технических требований (технических заданий) на их разработку;

Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации.

Итоговым документом данной стадии проектирования является технический проект, содержащий помимо перечисленных материалов принципиальные электрические схемы и конструкторскую документацию объекта разработки и составных его частей, перечень выбранных готовых средств программного и технического обеспечения (в том числе - ЭВМ,операционной системы , прикладных программ и т.д.), а также алгоритмы решения задач для разработки новых средств программного обеспечения и др. [3, 18, 19, 38].

Рабочее проектирование [detailed design ] – Заключительная стадия проектирования, которая помимо требуемой ГОСТ 34.601-90 разработки рабочей документации на систему и её части в общем случае предусматривает уточнение и детализацию результатов предыдущих этапов, создание и испытания опытного и/или опытно-промышленного образца объекта автоматизации, разработку и отработку программных продуктов, технологической и эксплуатационной документации. Результаты излагаются в рабочем или технорабочем проекте. В современной практике проектирования автоматизированных информационных систем (например, АБИС , АСНТИ , АСУ и др.) он является начальным этапом их внедрения в работу фирмы, организации или службы, являющейся заказчиком проекта, или головной в ряде других автоматизируемых фирм, организаций, служб и т.д.[3, 18, 19, 38].

Цикл разработки ( проектирования ) программного обеспечения [software project lifecycle ] - Совокупность стадий разработки программного обеспечения начиная от системного анализа и разработки исходных требований до её внедрения.

Принципы проектирования АИС – Набор закреплённых многолетним и разносторонним опытом создания и эксплуатации АИС правил или требований

 

 

28. Ключевые вопросы построения информационных систем.

 

 

29. Оценка стоимости информационной системы.

Стоимость создания информационной системы определяется фактическими затратами, Стоимость владения эксплуатации) ею посчитать не так просто. Однако менеджерам необходимо анализировать и управлять плановыми и внеплановыми затратами, связанными с владением и использованием каждого компонента информационной системы на протяжении всего срока его службы. Существует ряд подходов к определению такой стоимости (достаточно поискать в Internet информацию на тему "total cost of ownership", чтобы найти с десяток источников). Для получения представления о способе расчета стоимости эксплуатации информационной системы рассмотрим один из подходов, предлагаемых фирмами Microsoft и Interpose.

Исходные положения при определении стоимости информационной системы:

решения об инвестициях в информационные технологии принимаются исходя из экономической целесообразности, определяемой выгодой, риском и расходами;

рост затрат ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников и гибкости;

чрезмерная экономия ведет к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой;

обычно оцениваются средние затраты организации для конкретной среды по сравнению со среднеотраслевыми на одного клиента.

 

 

30. Эффективность информационных систем.

 

 

31. Проблемы качества информационных систем и информационных технологий. 

 

 

32. Требования к корпоративной информационной системе.

Комплексная корпоративная информационная система охватывает все бизнес-функции и все управленческие процессы корпорации. В условиях крупных предприятий и корпораций она может быть более эффективна, поскольку обеспечивает взаимодействие массовых и хорошо организованных процессов быстродействующими средствами современных информационных и телекоммуникационных технологий высокого научно-технического уровня.

Характерными особенностями крупных корпораций по сравнению с небольшими или средними предприятиями является то, что корпорации имеют более высокий уровень организации и специализации производственной и административной деятельности, значительную рассредоточенность подразделений, бóльшую массовость данных, высокий уровень регламентации не только форм исходящей внешней документации, но и внутренних управленческих документов и процессов, т.е. в целом более развитую информационно-технологическую инфраструктуру и традиции.

Таким образом, основными особенностями корпоративных информационных систем являются:

· комплексность охвата функций управления;

· повышенная упорядоченность деловых процессов;

· массовость операций;

· эффективность использования компьютерно-телекоммуникационного оборудования и программного обеспечения;

· возможность локальной установки и внедрения отдельных частей системы;

· адаптивность функциональной и инструментальной структуры системы к особенностям управляемого объекта;

· возможность развития системы после ее внедрения на объекте.

 

 

33.  Воздействие организации на информационную систему.

Информационные системы и организации имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны, информационные системы должны присоединиться к организации, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри организации. В то же время организация должна сознавать и открывать себя влияниям информационных систем, чтобы извлечь выгоду из новых технологий.

Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления (Рис. 3.3.1.). Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т. д. Однако иногда эти результаты - чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

 

 

34. Влияние информационной системы на организационную структуру.

 

 

35. Человеческий фактор в управлении информационными ресурсами.

 

 

36.  Практика применения автоматизированных информационных систем и информационных технологий в организации.

 

 

37. Методологические вопросы развития информационных систем и информационных технологий.

До сих пор в специализированных источниках допускаются разночтения некоторых фундаментальных понятий таких, как информационная система, информационная технология, информация и ее виды, что нарушает системность и приведет к невозможности организации компетентностного обучения согласно стандартам третьего поколения.

Так, Федеральным государственным образовательным стандартом ВПО по направлению подготовки 080200 «Менеджмент» (квалификация (степень) «Бакалавр» предусмотрена дисциплина «Информационные технологии в менеджменте».

Между тем, в требованиях к результатам освоения данной дисциплины прописаны компетенции, которыми должен обладать бакалавр, обучающийся по данному направлению:

обладать способностью работать с информацией в глобальных компьютерных сетях и корпоративных информационных системах (ОК–18);

владеть методами и программными средствами обработки деловой информации, способностью взаимодействовать со службами информационных технологий и эффективно использовать корпоративные информационные системы (ПК34).

Наблюдается несоответствие в названии дисциплины и ее наполнении, а также в использовании некоторых терминов.

На наш взгляд, следует, прежде всего, уточнить понятия «информационная технология» и «информационная система».

Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в дальнейшем Закон) уже даны понятия информационной технологии и информационной системы.

Известно, что любая технология состоит из процессов и реализуется с помощью методов и средств. Процесс же состоит из совокупности последовательных действий.

Законом определено понятие информационной технологии – это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

Согласно вышеприведенному понятию информационной технологии уточняется перечень информационных процессов по сравнению с Федеральным законом от 20.02.1995 N 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации».

С нашей точки зрения, информационная технология, как процесс, изменяет первоначальное состояние информации и реализуется с помощью инструментария, к которому относятся технические и программные средства.

Понятие информационной технологии тесно связано с определением информационной системы.

Система – одно из фундаментальных понятий кибернетики. Слово «система» в современном мире используется в самых разных целях.

В любой системе выделяют четыре компонента: структура системы; функции каждого элемента системы; вход и выход каждого элемента и системы в целом; цели и ограничения системы и каждого ее элемента.

Итак, система — это относительно обособленная и упорядоченная совокупность связанных и целенаправленно взаимодействующих элементов для реализации определенных функций.

Согласно Закону, информационная система – это совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Кроме того, в Законе прописана необходимость наличия персонала в качестве составляющей информационной системы: «оператор информационной системы - гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных».

 

 

38. Оценка деятельности организации в управлении информационными ресурсами.

Главным критерием является успешность функционирования организации. Если любой менеджер в Вашей организации на любом уровне управления может получить требуемую информацию для эффективной работы с такой же простотой, как сделать звонок по телефону, – Вы великолепно справляетесь с проблемами информационного менеджмента. Если у Вас нет проблем с информацией сегодня, и Вы доказательно уверены, что их не будет завтра – все хорошо. Вы умеете организовать информационную систему и планировать информационные ресурсы организации. Это так, потому что информационная система всегда интегрирована в бизнес, характер ее работы отражается на клиентах и заказах, а значит, и на прибыли.

Скорость прохождения накладной, скорость отгрузки товара, информация о жалобах клиентов и быстрота их удовлетворения и т д.

Другими косвенными критериями успешности информационного менеджмента являются обычные оценки Вашей фирмы в части уровня культуры фирмы и расстановки кадров, управления рынком, управления технологиями, управления в сфере производства, финансов и права и т.п. Никакая из этих оценок не будет высокой, если у Вас проблемы с информационной системой.

Другими оценками деятельности организации в управлении информационными ресурсами являются потраченные на информационную систему деньги и ее научно-технический уровень. Это тоже косвенная оценка, так как можно потратить очень много денег и не знать, что же делать с построенной системой. Но характер системотехнических решений, предлагаемых в настоящее время, таков, что само их применение подтягивает организацию к определенному уровню. В этом смысле можно различать организации использующие:

• отдельные компьютеры или компьютеры, соединенные в сеть без сервера;

• сеть компьютеров с сервером, работающем в режиме «файл-сервер»;

• сеть компьютеров с сервером, работающем в режиме «клиент–сервер»;

• высокопроизводительные большие вычислительные системы;

• глобальные сети и т.п.

Процессы разработки информационной системы и информационных технологий требуют больших материальных и трудовых затрат. Не менее значительными бывают затраты и при их полном или частичном приобретении. Некачественность всей информационной системы и информационных технологий или их элементов приводит к значительным потерям, иногда – к катастрофе.

 

39. Контроль и администрирование информационных систем.

Известно, что многие системы рушатся из-за небольших проблем с аппаратурой и программами, что является главным разочарованием для пользователей.

Часто такие проблемы быстро решаются знающим человеком, но полностью сбивают с толку новичков. У любой системы должен быть кто-то рядом, кто будет уделять ей внимание. Предпочтительней, чтобы этим человеком был один из Ваших собственных служащих, если же нет, то местная фирма, которая очень быстро работает.

Выбирая аппаратуру и программное обеспечение, Вы должны ориентироваться на хорошее обслуживание как один из критериев выбора.

^ Расхождение системы с деловыми целями

Как аппаратуре и программам важно постоянное внимание, так оно необходимо и системе в целом. Это правильно и для неавтоматизированных систем, так как пользователи более привержены их изменениям по мере изменения потребностей фирмы.* У любой информационной системы должен быть менеджер, ответственный за ее функционирование и обновление.

*См.: [8]

По мере изменения Вашего бизнеса благодаря потребностям новых покупателей система, которая была идеальной два года назад, может быть не соответствующей потребностям персонала. Без изменения системы Вы не сможете развивать свое дело так, как Вы желаете.

В конце концов, Ваша потребность в информации из системы будет меняться по мере решения разных деловых проблем. Стандартные месячные отчеты о продажах всех продуктов в регионе не особенно полезны, если Вы реорганизовали работу своего персонала на секторную базу. Должен быть кто-то, кто будет создавать новые отчеты для Вас.

Ключевые вопросы по работе с информационной системой и информационными технологиями:

• Есть ли у каждой Вашей системы информационных технологий менеджер, который отвечает за ее функционирование?

• Есть ли у Вас необходимая поддержка?

• Вы уверены, что никто из персонала, работающего с системой, не относится к ней негативно?

• Вы уверены в том, что действующая система еще не устарела?

• Вы уверены, что персонал, вводящий данные в систему, достаточно мотивирован, тренирован и работает тщательно?

• Есть ли у Вас хороший персонал, способный получать новую и полезную для управлению информацию из информационной системы?
^

 

40.  Организация компьютерных информационных систем.

 

41.  Характеристика и классификация технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.

Характеристика и классификация технических средств обеспечения управления информационными ресурсами. Компьютерная техника. Коммуникационная техника. Организационная техника. Особенности выбора технических средств.

Для большинства видов коммуникационной техники и соответствующих коммуникационных технологий (личное общение, общение на совещаниях, телефонная, телеграфная и телексная связь, почтовая и фельдегерская связь) перечисленные вопросы достаточно проработаны. К средствам коммуникационной техники относятся: · средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; · средства и системы телеграфной связи; · средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи; · средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связь.

Современные средства компьютерной техники могут быть классифицированы следующим образом: · персональные компьютеры;· корпоративные компьютеры;· суперкомпьютеры.

Особенности выбора.

Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:· объем документооборота;· временные характеристики документопотоков;· объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;· объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;· фирма-производитель оборудования;· стоимость оборудования;· стоимость расходных материалов, частота их замены;· технические и эксплуатационные характеристики оборудования;· способ эксплуатации технических средств;· стоимость эксплуатации;· эргономические характеристики оборудования;· степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

 

 

42.  Компьютерная техника.

Компьютерная техника — комплексное понятие, описывающее весь спектр производимых компьютерных систем, от небольшого наладонника до сверхмощного суперкомпьютера. В последнее время часто этим понятием обобщают также периферийное и офисное оборудование, а иногда даже комплектующие для различных типов компьютеров, описываемые иначе, как аппаратное обеспечение. Тем не менее, чаще всего, говоря о компьютерной технике, подразумевают сами компьютеры или отдельно стоящее оборудование, которое работает совместно с компьютерами и обеспечивает некоторую дополнительную функциональность (печать или сканирование документов, доступ к Сети, защиту от сбоев питанияи т. п.).

Понятие компьютерной техники вбирает в себя не только аппаратное, но также и программное обеспечение, устанавливаемое на данного типа устройствах и обеспечивающее поддержку выполнения их базовых функций. Практически, сами устройства и работающие на них программы рассматриваются в рамках него, как составляющие единого аппаратно-программного комплекса.

Аппаратно-программный комплекс — совокупность технических и программных средств, позволяющая автоматизировать выполнение комплекса задач и обеспечивающая функционирование электронных информационных ресурсов и информационных систем.

[править]Виды компьютерной техники

Компьютеры (суперкомпьюты, мейнфреймы, кластеры, серверы, рабочие станции, персональные компьютеры, ноутбуки, КПК и т. п.);

Компьютерная периферия (терминалы, принтеры, сканеры, плоттеры, источники бесперебойного питания);

Сетевое оборудование (маршрутизаторы, коммутаторы, модемы и прочее).

 

 

43.  Коммуникационная техника.

Коммуникационная техника. Коммуникационная техника на современном этапе обусловлена развитием компьютерных технологий: использование компьютеров внесло революционные преобразования в информационные и коммуникационные технологии, так как обеспечило сохранение больших объемов информации, а также их быструю обработку и передачу. Информационные системы существенно улучшили гласность туристского рынка и облегчили принятие решений, касающихся выбора путешествия и подготовки к нему.

Примеры:
системы компьютерного резервирования с применением Интернета в течение нескольких секунд дают информацию о свободных местах в гостиницах, о транспортных компаниях мира и позволяют сразу же сделать заказ на множество различных услуг; информация о движении транспортных средств и тарифах запрашивается электронным способом; автоматизировано оформление билетов на проезд.

Таким образом, развитие транспортных средств предоставило туристам большую свободу передвижения. Гостиничная и ресторанная техника упростила и стандартизировала работу в гостиницах и ресторанах, частично сэкономила рабочую силу. Для развития коммуникационной техники большое значение имеют разработки компьютерных технологий, так как компьютеры позволили быстро передавать и обрабатывать большие объемы информации, необходимые отдельным туристским предприятиям и учреждениям.

 

 

44.  Организационная техника.

Офисная техника — техническое оборудование офиса, облегчающее и ускоряющее бумажное делопроизводство и административно-управленческую деятельность. Офисная техника стала существенным источником технических инноваций и до сих пор претерпевает стремительное развитие.

Современную электронную офисную технику обычно называют оргтехникой (от организационная техника)

Напечатать документ офисным работникам помогают:

· Персональный компьютер, заменивший печатную машинку

· Принтер

· Копировальный аппарат

· Дупликатор

· Многофункциональное устройство

Уничтожение документов

· Шредер

Связь:

· Факс

· Телеграф

· Офисная АТС

 

 

45.  Особенности выбора технических средств.

 

 

46.  Состав нормативно-методической базы подготовки управленческих документов.

Нормативно-методическая база подготовки управленческих документов – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.

Нормативно-методическая база включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреждений, организаций и предприятий;

• государственные стандарты на документацию;

• унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• Государственную систему документацию иного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

 

47.  Государственные стандарты на документацию.

Стандартизация в соответствии с законом РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 года – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества (например, детские игрушки, содержащие вредные для ребенка вещества);
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции (отечественные и импортные электрические розетки);
• качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; а также единства измерения (качество пива);
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций (трагедия Нефтегорска);
• обороноспособности и мобилизационной готовности страны (конверсия).

К нормативным документам по стандартизации в РФ относятся:

• государственные стандарты РФ (ГОСТ), применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• стандарты отраслей, предприятий, научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Все государственные стандарты, действующие на территории РФ, объединены в единуюГосударственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др. Например, ГОСТ 1 РО-92. Государственная система стандартизации РФ: основные положения.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

• ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
• ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
• ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;
• ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;
• ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
• ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (У ГОСТа сохранен номер 1970 года).

Создание унифицированных систем документации осуществляется в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения затрат на их подготовку и обработку, информационную совместимость автоматизированных баз данных в народном хозяйстве. Классификаторы технико-экономической и социальной информации обеспечивают интегрированную автоматизированную обработку данных.

Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное предоставление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

В настоящее время действует 8 УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
• унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа и которые вносят необходимые дополнения и изменения.

 

 

48.  Унифицированные системы документов.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация — это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

§ документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;

§ документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий,
организаций;

§ документация по распорядительной деятельности организации;

§ документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

§ документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;

§ документация по приему на работу;

§ документация по переводу на другую работу;

§ документация по увольнению с работы;

§ документация по оформлению отпусков;

§ документация по оформлению поощрений;

§ документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

---

Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 186; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!