Подлинники, дубликаты, копии документа на машинном носителе и машинограммы

3.1. Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными програм­мными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответст­вии с требованиями настоящего стандарта.

3.2. Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на машинном носителе, со­держащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени на-печа-танный средствами вычислительной техники экземпляр до­кумента на бумажном носителе и содержащий указание, что этот

документ является подлинником.

3.3. Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти

документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по

времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

276

Приложение 3. ГОСТ 6.10.4—84

3.4. Копиями документа на машинном носителе или машиног­раммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

На машинограмме, являющейся копией документа на машин­ном носителе, дополнительно должны быть штамп или печать организации, осуществившей преобразование документа в чело-векочитаемую форму, удостоверительную надпись и соответству­ющие подписи.

Порядок внесения изменений в документ на машинном носителе и машинограмму

4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация-создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за производственные изменения.

Регистрацию изменений осуществляет организация-создатель записи документа.

4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.

4.3. Организация-создатель подлинника документа на машин­ном носителе или машинограммы обязана известить организации-пользователи документа о всех изменениях направлением сопро­водительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов со­гласно п. 2.1 следующие сведения:

содержание изменений;

указание на основание изменений;

время внесения изменений;

подпись должностного лица.

При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп-мли печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.

277

Компьютерные технологии в юридической деятельности

4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машин] носителе или машинограммы, находящиеся у пользователя, в сят только на основании извещения организации-создателя до мента на машинном носителе или машинограммы.

4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и koi измененного документа сохраняют юридическую силу, если из1 нения внесены с соблюдением требований настоящего станда?

Приложе! Образец сопроводительного письма

Справо¹

Реквизиты организации-создателя

Гриф ограничения документа на машинном носителе доступ документу или машинограммы

Заголовок к тексту

Адресат

В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам докуме ты на машинных носителях, включающие следующие сведени

№	Заводской номер	Серийный номер тома	Содержание toi
1	95	15734559 У67890	Выпуск продукции
2	95	12356789 Р01231	Реализация
3	95	14567385 Т15168	Транспортировке

 

Приложение: магнитная лента — 3 Наименование должности Личная подпись Расшифровка подписи

Примечание.

Сопроводительное письмо оформляют на бланке организации соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

278

---

Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 285; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!