Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя
Краткая характеристика
Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение "Новотроицкий политехнический колледж" является одним из базовых учебных заведений металлургической компании «Уральская Сталь».
Учредителем ГАПОУ "НПК" является Министерство образования Оренбургской области.
Высокий уровень квалификации преподавательского состава (более 60 преподавателей имеют высшую или первую категории), наличие лабораторий, оснащенных современным оборудованием, современных компьютерных классов, трудоустройство выпускников – позволяют колледжу занимать достойное место среди образовательных учреждений города. Отличники и участники корпоративных программ систематически получают от базового предприятия ценные призы и подарки.
В настоящее время колледж осуществляет подготовку специалистов базового и повышенного уровня среднего профессионального образования.
Колледж готовит специалистов по следующим специальностям/профессиям:
по программам подготовки специалистов среднего звена:
очная форма обучения
компьютерные системы и комплексы
техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования (по отраслям);
техническая эксплуатация гидравлических машин, гидроприводов и гидропневмоавтоматики;
монтаж и техническая эксплуатация промышленного оборудования (по отраслям);
|
|
|
организация перевозок и управление на транспорте (по видам)(на железнодорожном транспорте);
право и организация социального обеспечения (на базе 11 кл.);
документационное обеспечение управления и архивоведение;
теплоснабжение и теплотехническое оборудование;
металлургия черных металлов;
обработка металлов давлением;
коксохимическое производство;
заочная форма обучения
монтаж и техническая эксплуатация промышленного оборудования (по отраслям);
техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования (по отраслям);
теплоснабжение и теплотехническое оборудование;
право и организация социального обеспечения (на базе 11 кл.);
документационное обеспечение управления и архивоведение.
по программам подготовки квалифицированных рабочих:
машинист крана металлургического производства;
машинист локомотива;
сварщик (электросварочные и газосварочные работы);
электромонтёр по ремонту и обслуживанию электрооборудования (по отраслям);
повар, кондитер.
Нормативно-методическое регулирование документирования управленческой деятельности
Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.
|
|
|
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. При этом с термином «документирование» непосредственно связано понятие «документ», определение которого было сначала закреплено в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а потом уже и в ГОСТе Р 51141-98.
Документ является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.
|
|
|
При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Однако кроме данного стандарта существуют другие правовые акты и нормативные документы, положения которых должны соблюдаться при создании и оформлении документов.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
|
|
|
законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.);
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
-инструкции по делопроизводству
-положения о службе по делопроизводству
-должностные инструкции
-табель унифицированных форм
-перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов
-перечень утверждаемых документов и документов на которых ставится печать
Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.
Правильная организация работы с документами в МБОУ СОШ № 35 зависит от секретаря, который выступает координатором и организатором работы с документами в общеобразовательном учреждении.
В его обязанности в плане работы с документами входит:
а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;
в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
г) оформление протоколов рассылок выписок из них;
д) анализ справок и докладов сотрудников с заключениями и предложениями по ним;
е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;
ё) прием и регистрация заявлений от граждан;
ж) организация приемов посетителей;
з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;
и) ведение, оформление и хранение специальной школьной документации: алфавитной книги записи учащихся, книга движения; личное дело учащихся; классные журналы; журналы факультативных занятий; журналы групп продленного дня; книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании; книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании; книга учета выдачи золотых и серебряных медалей; книги протоколов педагогического совета школы; книги приказов;
книги учета личного состава педагогических работников; журнал пропущенных и замещенных уроков.
В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:
а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) - распорядительная, справочно-информационная документация;
б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;
в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка.
Секретарь принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляет в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на:
а) направляемые на рассмотрение руководителю;
б) направляемые непосредственно конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные конкретным лицам. Это позволяет освободить руководителя от рассмотрения мелких текущих вопросов.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности учреждения.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря.
Как видим, информационно-документационное обеспечение - главная составляющая секретарской деятельности.
Но профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется. Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит не только работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.
К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.
Секретарем выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д.
Одним из важных моментов в деятельности секретаря являются взаимоотношения руководитель - секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.
Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать, стенографировать.
На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С годами взаимоотношения будет укрепляться и совершенствоваться.
Для того чтобы взаимоотношения руководитель - секретарь успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонденции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.
Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени. От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда, как секретаря, так и руководителя.
Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.
Одна из главных задач секретаря - умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.
В обязанности секретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки. Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности.
Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также вышестоящей организацией и организациями-партнерами.
Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции.
Особую группу функций секретаря составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся: просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности организации; поиск и обработка необходимой руководителю информации; знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация. Объем референтских функций в достаточно большой, следовательно секретарь должен обладать определенными навыками референтской работы. Секретарь должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках своей организации (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).
Таким образом, на первый взгляд скромная профессия секретаря требует не только профессиональных знаний, обеспечивающих качественную работу с документами, но и определенных психологических характеристик, которые помогут найти нужный контакт с руководителем, посетителями и сотрудниками организации. Только постоянное самосовершенствование деловых и личностных качеств поможет успешно справиться с задачами по обслуживанию руководителя.
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 1217; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!