Отчетность по сотрудникам, налогам и взносам
Nbsp;
Расчеты с сотрудниками: какие документы нельзя хранить в электронном виде
В современном мире большая часть бухгалтерских документов создается с помощью специальных программ. Возникает закономерный вопрос: а можно ли хранить все документы в электронном виде и не распечатывать? В данной статье рассмотрим документы по расчетам с сотрудниками и разберемся, какие из них можно не выводить на печать.
Каждый документ проходит свой жизненный цикл. Условно можно выделить четыре этапа жизни бухгалтерского документа:
1. Создание.
2. Работа с документом (ведение, внесение дополнений).
3. Хранение.
4. Уничтожение.
Чаще всего способ хранения документа (на бумаге или в электронном виде) будет зависеть от процесса его оформления. Если документ предусматривает наличие подписи работника, его придется распечатать и далее хранить в бумажном виде. Например, заявление о приеме на работу хранится исключительно в распечатанном виде. То же самое правило касается различных заявлений о предоставлении пособий, имущественных вычетов и т. п. Несмотря на то что для таких заявлений бухгалтерия предприятия нередко готовит шаблоны, печатать их все равно необходимо, чтобы работник поставил личную подпись.
Рассмотрим, как хранить самые основные первичные документы, регистры и отчетность по учету работников и расчетам с ними.
Расчетный листок
Для крупных компаний наиболее удобный способ выдачи расчетных листков — это направление их на электронную почту работников. Небольшие компании чаще всего выдают работникам бумажный расчетный лист.
|
|
|
Законодательство не запрещает пересылать квитки в электронном виде. Статья 136 ТК РФ гласит, что работодатель должен извещать работника о составных частях выдаваемой зарплаты в письменной форме. Таким образом, расчетный листок может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде.
Если работодатель направляет квитки в электронном виде, нужно закрепить способ выдачи расчетных листков в трудовом или коллективном договоре (или ином локальном акте предприятия). Данную позицию подтвердил и Минтруд РФ в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.
Таким образом, расчетные листки можно хранить и пересылать в электронном виде. В этих документах содержатся персональные данные работников, поэтому нужно организовать электронный документооборот так, чтобы информация не попала к другим лицам.
Зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера
Если зарплата выдается из кассы, в ведомости на выдачу зарплаты должны стоять подписи работников. Если деньги выдаются на основании расходного ордера (РКО), подпись получателя также необходима.
|
|
|
Исходя из этого, можно сделать вывод, что зарплатная ведомость и РКО должны быть распечатаны на бумаге. Действительно, это наиболее удобный способ учета. Однако ЦБ РФ разрешает вести указанные документы в электронном виде (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210). Теоретически работодатель может организовать такой учет. Для этого понадобится снабдить всех ответственных лиц (кассира, главбуха) и работников, получающих зарплату в кассе, электронной подписью.
Чаще всего зарплата направляется безналичным путем и составлять кассовые документы нет необходимости. А при редких случаях выдачи зарплаты из кассы проще распечатать документ и получить личную подпись сотрудника, который уже пришел в кассу за своими деньгами.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени ведут обычно в специальных программах. По окончании отчетного периода его распечатывают и передают в бухгалтерию.
Унифицированная форма табеля содержит три подписи: ответственного лица, руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы. Если все эти лица имеют собственную электронную подпись и с помощью нее подпишут табель, электронный документ будет равносилен бумажному (ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ). В таком случае табель можно составлять, передавать и хранить в электронном виде. Если подписи в табеле отсутствуют, проверяющие могут не принять расходы на оплату труда.
|
|
|
Отчетность по сотрудникам, налогам и взносам
При численности до 25 человек законодательство разрешает сдавать некоторые отчеты на бумаге. В этом случае вопрос о способе хранения этой отчетности не возникает.
Как же быть с отчетностью, которую организация направляет чрез интернет? Можно ли не распечатывать 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, расчет по страховым взносам, СЗВ-М? Компания имеет право хранить перечисленную отчетность в электронном виде. То есть дублировать на бумаге отчетность по взносам и НДФЛ не обязательно. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Данную позицию также подтвердил Минфин РФ в письме от 05.05.2015 № 07-01-06/25701.
НК РФ не содержит разъяснений по хранению регистров. Значит, налоговые регистры по учету взносов и НДФЛ можно вести как на бумаге, так и электронно. Если регистры учета запросят налоговики для проверки, их нужно распечатать.
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 128; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!