Система управления данными Microsoft Access



Оглавление

 

Введение. 1

1. Введение в базы данных. 3

1.1. История развития БД.. 3

1.2. Теоретические данные по БД.. 6

2. Система управления данными Microsoft Access. 11

2.1. Описание Microsoft Access. 11

2.2. Объекты в MS Access. 15

2.3. Дополнительные объекты.. 18

3. Практическая работа с СУБД MS Access. 21

3.1. Начало работы с СУБД.. 21

3.2. Создание таблиц. 23

3.3. Построение запросов. 24

3.4. Разработка форм. 27

Заключение. 29

Список использованной литературы.. 31

 

 

 

Введение

 

Базы данных появились около лет назад и заняли прочное место в сфере информационных технологий. С приходом баз данных на рынок вошли системы управления. Это некоторые системы, которые несут в себе функции по управлению работой с базами. Они бывают с пользовательским интерфейсом или программной оболочкой, с встроенным языком запросов и другими интересными механизмами для работы.

С каждым годом направление баз данных развивается и приносит новые продукты. Одни СУБД сменяются другими более эффективными. Одни технологии, заменяют другие.

На сегодня известно около двухсот названий различных СУБД, они классифицируются по многим признакам: однопользовательские, локальные, распределённые, реляционные и т.д. Изучение каждой базы данных несёт в себе разбор характеристик и свойств.

В представленной курсовой работе объект исследования - «Базы данных», а предмет исследования – «Система управления базами данных MS Access».

Microsoft Access является известным представителем реляционной СУБД. По способу размещения – это локальная СУБД, которая функционирует на одном компьютере. Известна она за счет производителя – это компания Microsoft. Многие функции Access предлагает именно для обычных пользователей. Простая в управлении, небольшая по размеру данных, легкая в усвоении – это одни из преимуществ представленной БД.

Актуальность курсовой работы заключается в возможности использования Access для разработки простейших баз данных: начиная от домашних до небольших фирм.

Объектом исследования курсовой работы являются «Базы данных», а предметом исследования – «Система управления базами данных MS Access».

Целью курсовой работы – выполнить работу по глубокому изучению и закреплению на практике систему управления данными MS Access.

Для того, чтобы выполнить поставленную цель в курсовой работе необходимо решить следующие задачи:

1) изучить вопросы истории развития БД;

2) привести теоретические данные по БД;

3) изучить основные понятия и характерные черты MS Access;

4) выделить и рассмотреть объекты СУБД MS Access;

5) создать базу данных в СУБД MS Access.

Чтобы выполнить написание курсовой работы использовались научные труды следующих авторов: Баканов М.В., Романова В.В., Крюкова Т.П., Бессарабов Н.В., Бычков А.В., Гвоздева Т.В., Баллод Б.А., Гринченко Н.Н., Гусев Е.В., Макаров Н.,., Гребешков А.Ю., Голицина О.Л., Партыка Т.Л., Попов И.И., Домбровская Г.В., Коннолли Т., Бегг К. и другие.

Работа будет выполнена в виде трех разделов:

1) Первый раздел – это изучение всех пвопросов о теории БД и СУБД.

2) Второй раздел – это изучение всех характеристик и возможностей Access.

3) Третий раздел – это выполнение работы по созданию базы данных в Access.

 

Введение в базы данных

История развития БД

Древняя история: данные не хранятся на диске; программист определяет как структуру логических данных, так и физическую структуру, такую ​​как структура хранилища, методы доступа, режимы ввода-вывода и т. д. Один набор данных для каждой программы: высокая избыточность данных. Нет настойчивости; Оперативная память (ОЗУ) является дорогостоящей и ограничена, производительность программиста низкая.

В 1968 году база данных была основана на файлах. Характеристики обработки определяются общим использованием магнитной ленточной среды[5].

Данные хранятся в файлах с интерфейсом между программами и файлами. Отображение происходит между логическими файлами и физическим файлом, один файл соответствует одной или нескольким программам. Различные методы доступа завершаются, например, последовательные, индексированные, случайные. Требуется обширное программирование на языке третьего поколения, таком как COBOL, BASIC[4].

Ограничения:

1) Разделение и изоляция: каждая программа поддерживает свой собственный набор данных, пользователи одной программы могут не знать об удержании или блокировании другими программами.

2) Дублирование: одни и те же данные хранятся разными программами, поэтому они теряют пространство и ресурсы.

3) Высокие затраты на обслуживание, такие как последовательная согласованность данных и контроль доступа

4) Совместная гранулярность очень грубая

5) Слабая безопасность

Период 1968-1980 гг. – это время нереляционной базы данных. База данных обеспечивает интегрированный и структурированный сбор хранимых операционных данных, которые могут использоваться или совместно использоваться прикладными системами. Важной иерархической моделью базы данных была первая СУБД IBM, называемая IMS. Важной моделью сетевой базы данных была модель CODASYL DBTG; IDMS была самой популярной сетевой СУБД.

В середине 1960-х годов партнер Rockwell с IBM для создания информационной системы управления (IMS), IMS DB / DC ведет рынок баз данных мейнфреймов в 70-х и начале 80-х годов. На основе двоичных деревьев. Логически представлено перевернутым деревом, отношение «один-много» между родительскими и дочерними записями[3].

Плюсы:

· Эффективный поиск;

· Меньше избыточных данных;

· Независимость данных;

· Безопасность и целостность базы данных.

Недостатки:

· Комплексная реализация

· Трудно управлять и отсутствовать стандартов, таких как проблема добавления пустых узлов и может легко обрабатывать многие отношения.

· Отсутствует структурная независимость, такие как сложное программирование приложений и сложность использования.

В начале 1960-х Чарльз Бахманн разработал первую СУБД в Honeywell, Integrated Data Store (IDS).

Она была стандартизована в 1971 году группой CODASYL (Конференция по языкам систем данных).

Направлена на ациклический граф с узлами и рёбрами, идентифицировано 3 компонента базы данных: организация сети; организация базы данных; Имеется структурная модель базы данных для каждого пользователя; Язык управления данными - на низком уровне и процедурный[12].

Основная проблема: сложность системы и сложность проектирования и обслуживания; Отсутствие структурной независимости

В конце 1970-х годов модель реляционной базы данных, которая возникла в научном сообществе, стала доступна в коммерческих реализациях, таких как IBM DB2 и Oracle. Модель реляционных данных задает данные, хранящиеся в отношениях, которые имеют некоторые отношения между ними (отсюда и название реляционное).

На рисунке 1 представлена реляционная структура БД.

Рисунок 1 – Реляционная структура БД

В реляционных базах данных, таких как Sybase, mySQL, Oracle, IBM DB2, MS SQL Server и MS Access, данные хранятся в таблицах, состоящих из одного или нескольких столбцов (Access вызывает поле столбца a). Данные, хранящиеся в каждом столбце, должны быть одного типа данных, такого как символ (иногда называемый «строка»), «номер» или «дата». Сбор значений из каждого столбца таблицы называется записью или строкой в ​​таблице[8].

Различные таблицы могут иметь одинаковый столбец. Эта функция используется для явного указания отношения между двумя таблицами. Значения, отображаемые в столбце A в одной таблице, совместно используются другой таблицей.

Теоретические данные по БД

Данные являются необработанными фактами, которые составляют составные части информации.

На рисунке 2 представлены виды описания структур данных.

Рисунок 2 – Виды описания структур данных

База данных представляет собой набор информации и средство для эффективного использования данных, которое должно обеспечивать надлежащее хранение больших объемов данных, легкий и быстрый доступ и облегчение обработки данных[10].

Система управления базами данных (СУБД) представляет собой набор программ, который используется для определения, хранения, управления и контроля данных в базе данных. Начиная с предустановленной плоской файловой системы, до реляционных и объектно-реляционных систем технология баз данных прошла через несколько поколений и свою 40-летнюю историю.

На рисунке 3 представлена схема работы с СУБД.

Рисунок 3 – Схема работы с СУБД

 

В любом приложении базы данных каждая из таблиц требует средства для получения данных в них и для получения и изменения данных позднее. Основной способ получить данные в таблицах - использовать формы ввода данных. Основными способами возврата данных из таблиц или отображения данных в таблицах являются использование запросов или отчетов. В полном приложении базы данных все формы и отчеты связаны между собой в форме навигации - единственной странице, которая будет иметь ссылки на каждую из частей приложения. Большое приложение базы данных может иметь десятки форм ввода и отчётов[7].

В основном данные представляют собой записываемые факты. Данные помогают в создании информации, основанной на фактах. Например, если у нас есть данные о методах, полученных всеми учащимися, мы можем заключить о верхних и средних знаках[1].

Система управления базами данных хранит данные таким образом, что становится легче получать, обрабатывать и создавать информацию.

Традиционно данные были организованы в форматах файлов. Тогда СУБД была новой концепцией, и все исследования были проведены, чтобы преодолеть недостатки в традиционном стиле управления данными. Современная СУБД имеет следующие характеристики[15]:

1. Объект реального мира. Современная СУБД более реалистична и использует объекты реального мира для разработки своей архитектуры. Он также использует поведение и атрибуты. Например, школьная база данных может использовать учащихся как сущность и их возраст в качестве атрибута.

2. Базисные таблицы - СУБД позволяет сущности и отношения между ними формировать таблицы. Пользователь может понять архитектуру базы данных, просто взглянув на имена таблиц.

3. Изоляция данных и приложений. Система баз данных полностью отличается от данных. База данных является активным объектом, тогда как данные считаются пассивными, по которым база данных работает и организуется. СУБД также хранит метаданные, являющиеся данными о данных, для облегчения собственного процесса.

4. Меньшая избыточность - СУБД следует правилам нормализации, которые разделяют отношение, когда любой из его атрибутов имеет избыточность в значениях. Нормализация - это математически богатый и научный процесс, который уменьшает избыточность данных.

5. Согласованность - согласованность - это состояние, при котором каждое отношение в базе данных остается согласованным. Существуют методы и методы, которые могут обнаружить попытку оставить базу данных в несовместимом состоянии. СУБД может обеспечить большую согласованность по сравнению с более ранними формами хранения данных, такими как системы обработки файлов.

6. Язык запросов - СУБД оснащена языком запросов, что делает его более эффективным для извлечения и обработки данных. Пользователь может применять столько же, сколько и различные параметры фильтрации, необходимые для извлечения набора данных. Традиционно невозможно было использовать систему обработки файлов.

7. Свойства ACID - СУБД следует концепциям Atomicity, Consistency, Isolation и Durability (обычно сокращается как ACID). Эти понятия применяются к транзакциям, которые манипулируют данными в базе данных. Свойства ACID помогают базе данных оставаться здоровыми в многопроцессорных средах и в случае сбоя.

8. Многопользовательский и параллельный доступ. СУБД поддерживает многопользовательскую среду и позволяет им параллельно и параллельно обращаться к данным. Хотя существуют ограничения на транзакции, когда пользователи пытаются обрабатывать один и тот же элемент данных, но пользователи всегда не знают о них.

9. Несколько представлений - СУБД предлагает несколько видов для разных пользователей. Пользователь, который находится в отделе продаж, будет иметь другое представление о базе данных, чем лицо, работающее в отделе производства. Эта функция позволяет пользователям просматривать концентрацию в базе данных в соответствии с их требованиями.

10. Безопасность. Такие функции, как множественные представления, обеспечивают определенную степень безопасности, когда пользователи не могут получить доступ к данным других пользователей и отделов. СУБД предлагает методы для наложения ограничений при вводе данных в базу данных и получении их на более позднем этапе. СУБД предлагает множество различных уровней функций безопасности, что позволяет нескольким пользователям иметь разные виды с различными функциями. Например, пользователь в отделе продаж не может видеть данные, принадлежащие отделу покупки. Кроме того, также можно управлять тем, сколько данных отдела продаж должно отображаться пользователю. Поскольку СУБД не сохраняется на диске в качестве традиционных файловых систем, злоумышленникам очень сложно разбить код.

Конструкция СУБД зависит от ее архитектуры. Он может быть централизованным или децентрализованным или иерархическим. Архитектура СУБД может рассматриваться как одноуровневая или многоуровневая. N-ярусная архитектура делит всю систему на связанные, но независимые n модулей, которые могут быть независимо изменены, изменены, изменены или заменены.

В 1-уровневой архитектуре СУБД является единственным объектом, в котором пользователь непосредственно находится в СУБД и использует ее. Любые сделанные здесь изменения будут непосредственно выполняться в самой СУБД. Он не предоставляет удобные инструменты для конечных пользователей. Разработчики баз данных и программисты обычно предпочитают использовать одноуровневую архитектуру[3].

Если архитектура СУБД является двухуровневой, то она должна иметь приложение, через которое можно получить доступ к СУБД. Программисты используют двухуровневую архитектуру, где они получают доступ к СУБД с помощью приложения. Здесь уровень приложения полностью не зависит от базы данных с точки зрения работы, проектирования и программирования.

Можно сделать вывод, что с данным разделом были изучены такие понятия как база данных, СУБД, характеристики и свойства СУБД, а также как развивалась история БД.

 

Система управления данными Microsoft Access

 

Описание Microsoft Access

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД) от Microsoft, которая объединяет реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом и инструментами разработки программного обеспечения. Он входит в набор приложений Microsoft Office, входящих в состав профессиональных и более высоких изданий. Это вводное учебное пособие, которое охватывает основы MS Access[2].

Microsoft Access является лишь частью общей стратегии Microsoft по управлению данными. Она хранит данные в своем собственном формате на основе механизма базы данных Access Jet[5].

Подобно реляционным базам данных, Microsoft Access также позволяет легко связать связанную информацию. Например, данные клиента и заказа. Однако Access 2013 также дополняет другие продукты баз данных, поскольку имеет несколько мощных возможностей подключения.

На рисунке 5 представлен логотип программы Microsoft Access.

Рисунок 5 – Логотип программы Microsoft Access

Microsoft Access также может импортировать или напрямую связываться с данными, хранящимися в других приложениях и базах данных[14].

Как следует из его названия, Access может работать непосредственно с данными из других источников, включая многие популярные программы баз данных для ПК, со многими базами данных SQL (структурированный запрос) на рабочем столе, на серверах, на мини-компьютерах или на мэйнфреймах и с данными, хранящимися на Интернет или интранет-серверы.

Доступ также может понимать и использовать широкий спектр других форматов данных, включая многие другие структуры файлов базы данных.

Пользователь может напрямую экспортировать данные и импортировать данные из текстовых файлов, таблиц или файлов баз данных.

Доступ может работать с большинством популярных баз данных, поддерживающих стандарт Open Database Connectivity (ODBC), включая SQL Server, Oracle и DB2[4].

Разработчики программного обеспечения могут использовать Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения[8].

Microsoft Access хранит информацию, которая называется базой данных. Чтобы использовать MS Access, вам необходимо выполнить следующие четыре шага[9]:

· Создание базы данных. Создайте базу данных Microsoft Access и укажите, какие данные вы будете хранить.

· Ввод данных. После создания базы данных данные каждого рабочего дня могут быть введены в базу данных Access.

· Запрос - это модный термин, чтобы в основном описать процесс извлечения информации из базы данных.

· Отчет (необязательно). Информация из базы данных организована в приятной презентации, которая может быть напечатана в отчете о доступе.

Доступ вызывает все, что может иметь имя объекта. В базе данных Access Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, макросы данных и модули.

Если вы работали с другими системами баз данных на настольных компьютерах, вы могли бы увидеть, что термин база данных используется для обозначения только тех файлов, в которых вы храните данные[12].

В Access база данных рабочего стола (.accdb) также включает в себя все основные объекты, связанные с сохранёнными данными, включая объекты, которые вы определяете для автоматизации использования ваших данных.

Microsoft Access имеет внешний вид других продуктов Microsoft Office с точки зрения его макета и навигационных аспектов. MS Access - это реляционная база данных.

До MS Access 2007 расширение файла было «* .mdb», но в MS Access 2007 расширение было изменено на «* .accdb».

Ранние версии Access не могут читать расширения «addb», но MS Access 2007 и более поздние версии могут читать и изменять более ранние версии Access[13].

База данных Access Access (.accdb или .mdb) является полностью функциональной СУБД.

Она предоставляет все функции определения данных, управления данными и управления данными, которые необходимы для управления большими объемами данных.

Пользователь может использовать базу данных Access Access (.accdb или .mdb) либо как автономные РСУБД на одной рабочей станции, либо в режиме общего доступа к клиенту / серверу через сеть.

База данных настольных компьютеров также может выступать в качестве источника данных для данных, отображаемых на веб-страницах в корпоративной интрасети.

В документе или электронной таблице пользователь обычно имеет полную свободу определять содержимое документа или каждую ячейку в электронной таблице.

В документе можно включить абзацы текста, таблицу, диаграмму или несколько столбцов данных, отображаемых с несколькими шрифтами.

В электронной таблице пользователь может иметь текстовые данные вверху, чтобы определить заголовок столбца для печати или отображения, и может иметь различные числовые форматы в одном столбце, в зависимости от функции строки.

РСУБД позволяет определить тип данных, которые есть у пользователя, и как данные должны храниться.

Пользователь может обычно определять правила, которые СУБД может использовать для обеспечения целостности данных.

Работа с данными в РСУБД очень отличается от работы с данными в текстовой редакторе или программе электронных таблиц.

В документе обработки текста пользователь может включать табличные данные и выполнять ограниченный набор функций для данных в документе.

Пользователь также может искать текстовые строки в исходном документе и с помощью элементов управления ActiveX включать таблицы, диаграммы или изображения из других приложений[17].

В электронной таблице некоторые ячейки содержат функции, которые определяют нужный результат, а в других ячейках вы вводите данные, которые предоставляют исходную информацию для функций.

Access использует мощный язык базы данных SQL для обработки данных в таблицах. Используя SQL, Пользователь может определить набор информации, необходимый для решения конкретной проблемы, включая данные из, возможно, многих таблиц.

Таблицы и документы для обработки текстов отлично подходят для решения однопользовательских проблем, но их сложно использовать, когда более чем одному человеку необходимо разделить данные[7].

РСУБД, предназначенная для совместного использования данных, также обеспечивает функции, гарантирующие, что ни один из двух человек не сможет одновременно изменять одни и те же данные.

Лучшие системы также позволяют группировать изменения (которые также называются транзакциями), чтобы либо все изменения, либо ни одно из изменений не появлялось в данных пользователя[18].

Поскольку пользователь может делиться данными Access с другими пользователями, то может потребоваться установить некоторые ограничения на то, какие различные пользователи могут видеть или обновлять.

Объекты в MS Access

MS Access использует «объекты», чтобы помочь пользователю перечислить и организовать информацию, а также подготовить специально разработанные отчеты. Когда пользователь создаёт базу данных, Access предлагает вам таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы и модули. из многих объектов, но следующие основные объекты[2]:

· Таблицы.

· Запросы.

· Формы.

· Отчёты.

Вместе эти объекты позволяют вам вводить, хранить, анализировать и компилировать данные.

Таблица - это объект, который используется для определения и хранения данных. Когда пользователь создает новую таблицу, Access просит указать поля, которые также называются заголовками столбцов.

Каждое поле должно иметь уникальное имя и тип данных[20].

Таблицы содержат поля или столбцы, в которых хранятся различные типы данных, такие как имя или адрес, а также записи или строки, которые собирают всю информацию о конкретном экземпляре объекта, например, всю информацию о клиенте или сотруднике и т. д (рисунок 6).

Рисунок 6 – Таблица в Microsoft Access

Пользователь может определить первичный ключ, один или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи, и один или несколько индексов в каждой таблице, чтобы быстрее получить данные.

Запрос - объект, который предоставляет настраиваемый вид данных из одной или нескольких таблиц. Запросы - это способ поиска и компиляции данных из одной или нескольких таблиц[20].

Запуск запроса похож на запрос подробного вопроса о базе данных.

Когда пользователь создаёт запрос в Access, он определяет конкретные условия поиска, чтобы точно найти нужные данные (рисунок 7).

Рисунок 7 – Запрос в Microsoft Access

В Access пользователь может использовать графический запрос в качестве примера или может написать инструкции структурированного запроса (SQL) для создания своих запросов[19].

Можно определить запросы для выбора, обновления, вставки или удаления данных.

Также можно определить запросы, которые создают новые таблицы из данных в одной или нескольких существующих таблицах.

Форма - это объект в базе данных настольных компьютеров, предназначенный в основном для ввода или отображения данных или для управления выполнением приложения. Вы используете формы для настройки представления данных, которые ваши приложения извлекают из запросов или таблиц.

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей.

Формы причин используются так часто, так это то, что они - простой способ правильно ориентировать людей на ввод данных (рисунок 8).

Рисунок 8 – Форма в Microsoft Access

Когда пользователь вводит информацию в форму в Access, данные идут именно там, где разработчик базы данных хочет, чтобы она включалась в одну или несколько связанных таблиц.

Отчёт представляет собой объект в настольных базах данных, предназначенных для форматирования, вычисления, печати и обобщения выбранных данных.

Перед печатью можно просмотреть отчет на своем экране.

Если формы предназначены для ввода, то отчеты выводятся.

Все, что пользователь планирует печатать, заслуживает отчета, будь то список имен и адресов, сводка финансовых отчётов за период или набор почтовых меток (рисунок 9).

Рисунок 9 – Отчёт в Microsoft Access

Отчёты полезны, поскольку они позволяют вам представить компоненты базы данных в удобном для чтения формате.

Пользователь даже может настроить внешний вид отчёта, чтобы сделать его визуально привлекательным.

Access предлагает вам возможность создавать отчёт из любой таблицы или запроса[5].

Дополнительные объекты

Существуют также более сложные другие объекты MS Access[8]:

1. Макрос - это объект, который является структурированным определением одного или нескольких действий, которые вы хотите, чтобы Access выполнял в ответ на определённое событие. Макрос Access - это сценарий для выполнения определённой работы. Например, чтобы создать кнопку, открывающую отчёт, вы можете использовать макрос, который будет запускать действие OpenReport.

Пользователь может включить простые условия в макросы, чтобы указать, когда одно или несколько действий в макросе должны выполняться или пропускаться.

Пользователь может использовать макросы для открытия и выполнения запросов, для открытия таблиц или для печати или просмотра отчётов.

Пользователь также может запускать другие макросы или процедуры Visual Basic из макроса.

Макросы данных могут быть напрямую привязаны к событиям таблицы, таким как вставка новых записей, редактирование существующих записей или удаление записей.

Макросы данных в веб-приложениях также могут быть автономными объектами, которые можно вызывать из других макросов или макросов[4].

2. Модуль является объектом в настольных базах данных, содержащих пользовательские процедуры, которые вы кодируете с помощью Visual Basic. Модули обеспечивают более дискретный поток действий и позволяют улавливать ошибки[7].

Все, что можно сделать в макросе, также можно выполнить в модуле, но вы не получите интерфейс макроса, который подскажет вам, что необходимо для каждого действия.

Модули гораздо более мощные и необходимы, если пользователь планирует писать код для многопользовательской среды, поскольку макросы не могут включать обработку ошибок[8].

Модули могут быть автономными объектами, содержащими функции, которые могут быть вызваны из любого места приложения, или они могут быть напрямую связаны с формой или отчётом, чтобы отвечать на события в связанной форме или отчёте.

В результате этого раздела было выполнено изучение системы управления MS Access. Приведены характерные черты системы, выделены объекты СУБД – таблицы, запросы, формы, отчеты, а также модули и макросы.

 


Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 1744; Мы поможем в написании вашей работы!






Мы поможем в написании ваших работ!