Контроль за исполнением документов
Инструкция по делопроизводству
Даннаяинструкция разработаны в целях рациональной организациислужбы документационного обеспечения управления, а также строгогособлюдения действующих нормативных и методических документов.
Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству устанавливает единуюсистему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения,контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием итиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе:
- постановления ПравительстваРФот 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- приказа Минобрнауки Россииот 30.12.2011 № 2917 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации».
1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в образовательной организации осуществляет структурное подразделение, уполномоченное руководителем.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное икачественное исполнение документов, их сохранность возлагается наруководителей структурных подразделений образовательной организации. Руководители структурныхподразделений должны обеспечивать правильное и рациональноеиспользование средств оргтехники, расходование служебных бланков ибумаги.
1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурныхподразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными заэту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов вустановленные сроки и информируют руководство о состоянии ихисполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными иметодическими документами по делопроизводству.
1.5. Сотрудники структурных подразделений несут ответственность завыполнение требований настоящего Положения, за сохранностьнаходящихся у них служебных документов. Об утрате документовнемедленно докладывают руководителю подразделения. Передача документов, их копий, сведений о сотрудниках и обучающихся образовательной организации работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя образовательной организации и по официальным запросамправоохранительных органов.
1.6. При уходе сотрудника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся унего документы по указанию руководителя структурного подразделенияпередаются другому сотруднику, который обязан принять меры к ихсвоевременному исполнению. При увольнении или перемещенииответственного за ведение делопроизводства производится передача дел идокументов, о чем составляется приемно-сдаточный акт, которыйутверждается руководителем структурного подразделения. Копия актапередается в соответствующее структурное подразделение образовательной организации для хранения.
1.7. Ведение переписки от имени образовательной организации с другими организациямиосуществляется руководителем образовательной организации или по его поручению руководителямиструктурных подразделений.
1.8. Выполнение даннойинструкции обязательно для каждого сотрудника образовательной организации, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены подрасписку.
Документы образовательной организации
2.1. Образовательная организация издает следующие документы: приказы, распоряжения,инструкции, положения.
2.2. В образовательной организацииустанавливаются единые правила оформления документов,могут разрабатываться унифицированные формы документов.
Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельностью. Документированиеосуществляется в форме рукописных, машинописных документов, в томчисле телеграммы, телефонограммы и т.д., а также с использованиемэлектронных носителей. При подготовке документа и оформлениидокументов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическуюсилу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск,возможность обработки документов с помощью средств электроннойтехники. Документ должен содержать необходимые реквизиты:
· наименование образовательной организации (полное или сокращенное согласно Уставу);
· название документа;
· дата;
· заголовок к тексту;
· текст;
· визы;
· подпись (подписи);
· другие реквизиты, если того требует назначение документа и егообработка.
3.2. Бланки документов.Документы оформляются на бланках образовательной организации и должны иметьустановленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок ихрасположения. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А3(297х420мм), А4 (210х297мм) и А5(148х210мм). Употребление бланковпроизвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланковпроизводится через соответствующее структурное подразделение образовательной организации. Употребление бланков и порядокрасположение реквизитов приведены в приложении.
3.3.1.Наименование организации. Наименование образовательной организации указывается вточном соответствии с Уставом в полном или сокращенном варианте.
3.3.2. Наименование вида документа должно соответствовать егосодержанию, табелю унифицированных форм образовательной организации.
3.3.3.Дата документа. Датой документа является дата его подписания;для документа, принимаемого коллегиальным органом,дата его принятия;для документа, требующего его утверждения, дата его утверждения.
Дата документа подписывается должностным лицом, подписывающимили утверждающим документ. Дата подписания, утверждения, согласованиядокумента должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число,месяц, год. Например: 08.03.2003г. или 08 марта 2003г.
3.3.4. Подпись документа. Документы, направляемые в вышестоящие органыуправления, подписываются руководителем образовательной организации или лицом,назначенным исполняющим обязанности руководителя на момент подписания, атакже лицами по поручению руководителя образовательной организации. Документы, направляемые образовательной организацией в адрес других организаций, могут подписыватьсяруководителями структурных подразделений.
В состав подписи входят:наименование должности, подписывающего документ;личная подпись; расшифровка подписи.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должностиподписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписаниидокумента несколькими должностными лицами их подписи располагаютсяодна под другой в последовательности, соответствующей занимаемойдолжности.
3.3.5. Согласование документа.Согласование документа может проводится внутри образовательной организации(подразделениями и должностными лицами) и вне его (с различнымиорганизациями). Внутреннее согласование визируется должностным лицом.
Виза включает: личную подпись, расшифровку подписи, дату визирования,должность визируемого. Внешнее согласование оформляетсясоответствующим грифом: СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименованиедолжности лица, с которым согласовывается документ (включаянаименование организации) личную подпись, расшифровку подписи и дату.
3.3.6.Утверждение документа. Документы утверждаются руководителем образовательной организации, вышестоящими или межведомственными органами,общественными организациями, в компетенцию которых входит решениевопросов, изложенных в документах. Утверждение документа производитсяпроставлением грифа УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности, наименованияорганизации, даты, подписи и расшифровки подписи. Положения о созданииструктурных подразделений и проч. подлежат утверждению руководителем образовательной организации и приобретают юридическую силу только с момента ихподписания.
3.3.7. Адресование документа.Документы адресуют в организации, их подразделения или конкретномудолжностному лицу. При адресовании документа в организацию без указаниядолжностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Приадресовании документа должностному лицу, наименование организациипишут в именительном падеже, а должность и фамилию в дательном. Приадресовании документа в несколько организаций каждый экземпляр долженбыть подписан.
3.3.8. Резолюция.В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя;содержание поручений;срок исполнения;дата;подпись.
3.3.9. Оформление приложений к документу.Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о нихоформляется по следующей форме: Приложение: на 10л. в 3 экз. Приналичии нескольких приложений они нумеруются.
3.4.Оформление отдельных видов документов.
3.4.1. Приказ.Приказ – правовой документ, издаваемый руководителем образовательной организации длярешения основных и оперативных задач стоящих перед образовательной организацией. Приказыоформляются на бланке образовательной организации, передача приказов и их копий сторонниморганизациям допускается только с разрешения руководителя образовательной организации.
Приказы подразделяются на 4 вида:
· по основному составу, которые включают вопросы хозяйственной ифинансовой деятельности, движения основного состава.
· пообучающимся, которые включают вопросы о движении контингента,предоставлении академических отпусков, отчисления, назначении стипендий, материальной помощи и проч.
· по основной деятельности (учебному процессу), которые включаютвопросы учебно-воспитательной работы, педагогической нагрузки,закреплениируководства и проч.
· по совместителям – прием и увольнение совместителей.
Приказ должен иметь следующие реквизиты:наименование образовательной организации;название документа;номер приказа;дату приказа;заголовок;текст;подпись;визы, согласование.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Приказы регистрируются в книге регистрации приказов по вышеуказаннымразделам.
3.4.2.Распоряжение.Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем образовательной организации по вопросам информационно-методического характера, а также повопросам оперативного управления деятельностью образовательной организации (совещания,конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний,носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряженийпроводится по тем же правилам, что и приказ.
3.4.3. Протокол.Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов, предложений; принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях изаседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты; «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня». На бланкепротокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основнаячасть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повесткидня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ,ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов ивыступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему;постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемыйколлегиальным органом, прилагается к протоколу, содержание особогомнения записывается в протоколе после соответствующего протокольногорешения. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределахкалендарного года Протоколы совместных совещаний (собраний) должныиметь составные номера включающие порядковые номера протоколоворганизаций, принимавших участие работе совещания.
3.5. Служебное письмо.Все деловые письма делятся на констатирующие (свершившийсяфакт) и предваряющие (возможность свершения факта). Это письма-подтверждения, письма напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическоезначение. Письма, которые сопровождают материальные ценности илидругие документы, так называемые сопроводительные.
Все письма можноразделить по функциональному признаку на две группы:
· письма, требующие письма-ответа;
· письма, не требующие письма-ответа.
Для составления служебных писем используются бланки образовательной организацииформатов А4, А5 .
3.6. Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь.
3.6.1. Телеграммы составляются согласно образцу и передаются для отправкив соответствующее структурное подразделение.
3.6.2. Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК,ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные втелеграммах рекомендуется писать словами.
3.6.3. Текст печатается на одной стороне листа через два интервалапрописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двухэкземплярах, первый из которых передается в соответствующее структурное подразделение, второйподшивается в дело структурного подразделения, направившее телеграмму.
3.6.4. В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенноенаименование образовательной организации, должность лица, подписавшего телеграмму, егоинициалы, фамилия и дата.
3.6.5. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны бытьоговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и завереныисполнителем.
3.6.6. Правительственные телеграммы подписываются только руководителем образовательной организации.
3.6.7. Перед адресом указываются категории телеграммы: «Правительственная», «Молния», «Срочная».
3.6.8. В телеграмме обязательно указываются полный почтовый адрес иполучатель.
3.6.9. В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделенияих оформление производится отдельно по каждому адресу.
3.6.10. Телеграмма должна быть завизирована заместителем руководителя образовательной организации, кроме телеграмм, подписанных руководителем образовательной организации.
3.6.11. Передача корреспонденции по факсимильной связи в другиеорганизации осуществляется только по указанию или с разрешенияруководства образовательной организации.
3.6.12. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи,подшиваются в дело и хранятся как исходящая документация.
3.7. Порядок снятия и выдачи копий с документов.
3.7.1. Копии с документов выдаются с разрешения руководителей структурныхподразделений и только с тех документов, которые были изданы в образовательной организации и которые касаются служебной деятельности данного структурногоподразделения.
3.7.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланкобразовательной организации, номер, дата, содержание и т.д.). В правом верхнем углу копиипишется слово «Копия». При выдаче копии с копии следует писать «Копия скопии».
3.7.3. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведениятекста пишется «Копия верна», ставится должность, подпись лица,заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. При пересылкекопии в другие организации или выдаче на руки отдельным лицам на нейследует проставлять гербовую печать.
3.7.4. На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.
3.8. Автоматизация документирования. Для подготовки документов могут применяться автоматизированныетехнологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, формдокументов, текстов и текстовых заготовок), машинные редакторскиепрограммы и др. Порядок разработки, эксплуатации и пользования такимисистемами определяется стандартами в области автоматизированныхинформационных технологий.
Контроль за исполнением документов
4.1.Организация контроля.
4.1.1. Все поступающие на имя руководителя образовательной организации и в адрес образовательной организациидокументы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежатконтролю.
4.1.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целяхобеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышенияуровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.
4.1.3. Контролю подлежат приказы, решения советов, также документы,поступающие на имя руководителя образовательной организации,
4.1.4. Ответственность за обеспечение контроля в управлении деламиобразовательной организации возлагается на руководителей структурных подразделений.
4.1.5. Руководители структурных подразделений обязаны рассматриватьсостояние исполнительской дисциплины по документам с поручениямируководства образовательной организации, а также документы, поступившие в адресструктурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.
4.1.6. Документ считается исполненным, когда решены окончательно всепоставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
Если вдокументе поставлен срок исполнения – в указанный срок, документы безуказания срока исполнения – в месячный срок, если в документе имеетсяпометка «срочно» – в трехдневный срок. Срок исчисляется вкалендарных днях с даты подписания документа.
4.1.7. Если документ исполнен в оперативном порядке, исполнитель долженсделать краткую запись об исполнении.
4.2. Порядок снятия документов с контроля.
4.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в нихвопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равнокак и запрос по исполняемому документу или частичное исполнениепоручения, не является основанием для признания документа исполненным.
4.2.2. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.
4.2.3. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства образовательной организации является документ-ответ, подписанный руководителем либосправка об исполнении документа за подписью начальника структурногоподразделения.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 52; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!