IV. Документування управлінської інформації в електронній формі
Загальні вимоги до створення документів
74. Документування управлінської інформації в електронній формі полягає у створенні електронних документів, в яких фіксується інформація про управлінські рішення з дотриманням установлених цією Інструкцією правил.
75. Реквізити, визначені цією Інструкцією, вносяться в реєстраційно-моніторингову картку.
Бланки документів
76. Організаційно-розпорядчі документи установи оформлюються на бланках, що створюються в електронній формі згідно з вимогами цієї Інструкції.
77. Бланки генеруються системою електронного документообігу установи в автоматичному режимі на підставі обраних автором проекту критеріїв типового бланка для обраного виду електронного документа.
Для генерації типового бланка застосовуються критерії: вид, тип документа, підписувач тощо.
78. Бланки кожного виду генеруються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів).
79. Для підготовки документів в електронній формі система електронного документообігу установи генерує такі види бланків документів:
загальний бланк для створення документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2);
спеціалізований бланк для створення різних видів документів для листування іноземними мовами (додаток 3);
|
|
|
бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 4).
80. Документ у разі необхідності друкується разом із бланком, згенерованим системою електронного документообігу без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.
81. Бланки документів, створених у електронній формі, не нумеруються та не потребують обліку.
Дата підписання, засвідчення та реєстрації
82. Дата підписання визначається електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з електронним цифровим підписом.
83. Дата засвідчення визначається електронною позначкою часу, що невід’ємно пов’язана з електронною печаткою.
84. Дата реєстрації вихідного документа автоматично формується системою електронного документообігу установи (веб-модулем системи взаємодії) у реєстраційно-моніторинговій картці під час його підписання.
85. Обов’язковому датуванню у реєстраційно-моніторинговій картці підлягають усі службові відмітки, пов’язані з проходженням та виконанням документа (резолюції, відмітки про виконання документа, надсилання його до справи тощо).
Відмітки про наявність додатків
86. На додатках, що затверджуються відповідними актами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 92 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається)”.
|
|
|
87. На додатках до наказу, положення, правил, інструкції тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, наприклад:
| Додаток 5 до Правил виробництва (виготовлення) та контролю якості лікарських засобів в аптеках |
Реєстраційний індекс документів
88. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного виконавця.
89. Під час візуалізації документа місце розташування реєстраційного індексу визначається згідно з формою згенерованого бланка.
90. Під час візуалізації документа система електронного документообігу установи відтворює та візуалізує разом із документом образ штрих-коду або QR-коду (для актів лише QR-код), який обов’язково містить:
дату реєстрації та реєстраційний індекс документа;
реквізит підписувача (підписувачів) та дату підписання з електронної позначки часу (лише для QR-коду);
дані про погодження (лише для актів).
|
|
|
91. Під час реєстрації паперових документів використовується штрих-код або QR-код, а під час реєстрації актів - лише QR-код.
Гриф затвердження документа
92. У разі коли електронний документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви (у родовому відмінку) виду документа, яким затверджується створений документ, із зазначенням його дати і номера, наприклад:
| ЗАТВЕРДЖЕНО Наказом Міністерства фінансів від 12 березня 2017 р. № 298 |
Гриф затвердження візуалізується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.
Дані про виконання документів
93. Відмітка про закінчення виконання документа містить автоматично згенеровані системою електронного документообігу слова “До справи”, номер справи, а також короткі відомості про його виконання, наприклад:
| До справи № 03-10 Лист-відповідь від 20.05.2017 № 03-10/01/802 |
або
| До справи № 05-19 Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2017 |
Особливості оформлення деяких видів документів
Протоколи
94. Протоколи складаються в електронній формі відповідно до інструкції з діловодства установи або рішення колегіального органу.
95. У разі ведення аудіовізуальної фіксації засідання відповідний запис підписується електронним цифровим підписом секретаря колегіального органу (далі - секретар) або уповноваженої особи та додається до протоколу.
|
|
|
96. Протоколи та витяги з них засвідчуються електронною печаткою установи, яку накладає служба діловодства, і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Перелік розсилки складає секретар.
Службові листи
97. Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, автоматично згенерованому системою електронного документообігу установи.
98. Датою листа є дата його реєстрації у службі діловодства.
Документи про службові відрядження
99. Для реєстрації відряджень ведеться окремий електронний журнал (додаток 5), під час внесення запису про відрядження до якого система електронного документообігу установи здійснює автоматичне делегування повноважень в системі від однієї посадової особи до іншої на час такого відрядження.
Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 372; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!