Задание 7. «Мысли вслух» менеджера, начинающего свой типовой рабочий день

Стр 1 из 2Следующая ⇒

Nbsp;

Программа MBA Start

Модуль «Навыки личной

Эффективности менеджера»

Тема: «Управление временем»

Рабочая тетрадь

Управление временем

РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ

Задание 1. Наш капитал времени

Заполните таблицу

1	Мой возраст
2	Оценка «времени завершения» (приблизительно)
3	Мой капитал времени в годах («2» минус «1»)
4	Мой капитал времени в сутках («3» умножить на 365)
5	Кол-во часов в сутки, которое я трачу на сон
6	Кол-во активных часов в сутках (24 часа минус «5»)
7	Мой капитал времени в часах(«4»умножить на«6»)

Задание 2. «Пирог времени»

В этом круге 70 секторов – средняя продолжительность жизни человека.

А) Отметьте произвольную «точку отсчета» на окружности.

Б) Отсчитайте от отмеченной точки количество секторов в соответствии с вашим возрастом и заштрихуйте их.

В) Отметьте то время ваших будущих лет, которое вы потратите на сон. Г) Оцените оставшийся кусок «пирога времени».

Управление временем

РАЗДЕЛ 2. ХРОНОМЕТРАЖ

Задание 3. «Фотография дня»

1. В колонке «Дела»

выпишите задачи

Фотография рабочего дня

(длительностью от 10-15

минут), которые вы

Хронокарта П.М.Керженцева:

выполняли в течение

рабочего дня.

П Д

12 13

2. «Привяжите»

вспомнившиеся задачи к

Неучтенное время

времени

Письмо В.М.

горизонтальными

Совещание

линиями вдоль оси

тлф. Н.П.

времени (как показано в

примере).

Интернет: данные по МРК

Время, которое не было

заполнено

вспомнившимися

задачами, выделите

горизонтальными

линиями в колонке

«Неучтенное время».

ДЕЛА

П Д 8 9 10

18 19 20 21 22 23

Пример

задачи

Неучтенное

время

Анализ результатов

1. В колонке «П» отметьте приоритетные, долгосрочные задачи, «работающие» на ключевые цели подразделения и компании. Подсчитайте количество потраченного на них времени, занесите в таблицу.

2. В колонке «Д» отметьте задачи, которые вы решали сами, хотя, в принципе,

их можно было бы делегировать. Количество времени занесите в таблицу.

Управление временем

3. Просуммируйте неучтенное время и занесите его в таблицу.

1 Время, потраченное на долгосрочные, приоритетные задачи

2 Время на задачи, которые в принципе мог бы делегировать

3 Неучтенное время

Управление временем

РАЗДЕЛ 3. ПОГЛОТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ

Задание 4. Анализ поглотителей времени

1. Проанализируйте «фотографию дня»,

сделанную менеджером.

2. Выявите основные поглотители времени.

3. Предложите улучшения в организацию его работы.

4. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.

Время	Сколько	Что делал	Анализ
6:00	0:07	подъем
6:07	0:13	умывался, одевался
6:20	0:19	завтрак
6:39	0:26	проверил e-mail «на бегу»
7:05	1:40	дорога на работу
8:45	0:33	на рабочем месте (поднялся, сел, устроился)
9:18	0:25	электронная почта
9:43	0:17	забегала Лиля, мелкие орг.вопросы
10:00	0:36	разбирал бумаги на столе (подготовка к презентации)
10:36	0:19	зашел Костя, инструктировал его к презентации
10:55	0:16	электронная почта, ответил на пару писем
11:11	0:34	звонил Ирине – забронировать время для презентации, не
		дозв.
11:45	0:18	вызвал к себе шеф, обсуждение проекта
12:03	0:04	электронная почта
12:07	0:32	звонил Ирине, утвердил время для презентации
12:39	0:17	готовился к презентации
12:56	0:36	инструктировал Романа к презентации (забежал)
13:32	0:16	электронная почта
13:48	0:27	телефонный разговор с клиентом Р.
14:15	0:27	подготовка к презентации
14:42	0:28	инструктировал Лилю к презентации
15:10	0:17	электронная почта
15:27	0:33	телефонный разговор с клиентом Ф-вой
16:00	0:24	подготовка к презентации
16:24	0:36	разговор с клиентом А.
17:00	0:27	дорога до демонстрационного зала
17:27	1:33	финальный инструктаж команды
19:00	1:00	презентация
20:00	0:49	путь домой
20:49	0:18	ужин
21:07	1:53	электронная почта (то, что не успел на работе)
23:00	0:47	разбор документации по клиентам
23:47	0:13	душ
00:00	0:37	чтение на ночь
00:37	-	отбой

Управление временем

РАЗДЕЛ 4. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ

	Управление временем
Мои личные контексты	Задание 5. Мои старые и новые контексты
Сделайте первый шаг к созданию	Задание 5. Мои старые и новые контексты
вашей личной системы	1.	Выявите типовые личные кайросы
контекстного планирования!		(колонка 1).
	2.	Сформулируйте задачи, привязанные к
		этим кайросам (колонка 2).
	3.	Определите способы организации
		контекстного планирования (колонка 3).

Пример.

Контекст	Привязанные задачи		Как организовано контекстное
			планирование
Когда удастся	1.	получить подпись на	Контрольный список вопросов в
переговорить с		документы	папке (с вариантами решений)
директором	2.	согласовать	+
		информацию в каталог	Перечень документов на
	3.	утвердить программу	подпись и согласование
		конференции
Когда буду на даче,
не забыть

Если дождь во
время отпуска

Заполните таблицу
Контекст	Привязанные задачи		Как организовано контекстное
			планирование

Уже учитывал при
планировании

Буду учитывать при

планировании

Управление временем

Результато-ориентированность
	и конкретизированность
Результато-
ориентиро-	Проект А:	Проект А: дать
ванность	Проект А:	Проект А: дать
	дать пинок	пинок. Совещ,
		16.00, перег. 215,
		В. и И.
	Совещание	Совещание по
		проекту А, 16.00,
		переговорная 215,
		Васин и Иванов
		Конкретизированность

Задание 6. Результато-ориентированное планирование

1. Найдите формулировки, которые не являются результато-ориентированными.

2. Переформулируйте их в результато-ориентированный вид.

1. Сдать пальто в химчистку

2. Позвонить Петрову

3. Добиться подписания договора с «ОТК»

4. Перевести 15000 на счет поставщика А.

5. Встретиться с Константином

6. Совещание: 15.00, сотрудники

7. 13.00 – пообедать

8. Составить план действий на завтра

9. Сходить в кино вечером

10. Созвониться с клиентом Т. – выяснить, в чем проблема

11. Объект Р.: что с ним делать?

12. Выспаться!!!

13. Побыть с детьми

14. Встреча: Иванов, договор

15. 16.00 – собрание совета директоров

16. Выбить деньги из АР-Медиа

17. Звонки: Летаев, Пронина

18. Напомнить о себе Р.К.

19. Откосить от мероприятия в «Вязах» (придумать причину!)

20. Выставка: проект В и проект С.

Управление временем

РАЗДЕЛ 5. ЖЕСТКО-ГИБКИЙ АЛГОРИТМ ПЛАНИРОВАНИЯ ДНЯ

Задание 7. «Мысли вслух» менеджера, начинающего свой типовой рабочий день

День сегодня загруженный.

Только-только утро начинается, а уже кажется, что времени не хватит катастрофически.

Уже прибегала Катерина: на подпись накопилось огромное количество документов, которые необходимо отправить по почте сегодня же нашим клиентам.

Основной поставщик задерживает поставки – надо ехать лично и разбираться, что к чему.

Проект А не стартует уже неделю: не даны все необходимые указания, Васин и Иванова тормозят процесс , требуют совещания, чтобы выяснить все вопросы. Но ведь не меньше часа потратим, а то и больше!

Надо не забыть позвонить в головной офис: на носу ежемесячный отчет .

Через неделю выставка, на которой «кровь из носу» должна быть наша продукция, а никто еще не приходил с отчетом о нашей готовности! Что это значит? Понятно, что это значит…

А так хотелось сегодня сходить в бассейн и просто поплавать…

Нет, вряд ли получится.

И эти постоянные звонки, которые отвлекают и не дают сосредоточиться! Все, конечно, важно, но у меня же не три головы и не десять рук!

Так, а на какое число у меня назначена презентация??? На сегодня. А к ней надо еще подготовиться. И кстати, уточнить, куда ехать.

На столе где-то лежит недоправленная программа – надо бы

ее перекинуть в отдел поддержки клиентов. Но сначала закончить правки. Только где она именно? На столе, мягко скажем, не идеальный порядок…

- Да? Да, да, буду через полчаса…

Ну, вот. Еще и начальство вызывает на ковер. Что делать?

Управление временем

Алгоритм ежедневного планирования

Заполните страницу ежедневника:

1. На сетке времени отметьте «жесткие» встречи, для которых уже известно точное время.Планируя встречи,закладывайте резервы на непредвиденныеобстоятельства.

2. Составьте список «гибких» задач, т.е. не имеющих жесткого времени исполнения.Используйте результато-ориентированные формулировки:не«созвониться с Ивановым», а «дожать до заказа», «выбить информацию», и т.д.

3. Выделите ярким цветом те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь.А именно:значимые для исполнения других задач(«узнать времясегодняшней презентации, дать поручение на подготовку материалов»); неприятные, давно откладываемые; «работающие» на ключевые стратегические цели.

4. «Забюджетируйте» время на крупные приоритетные «гибкие» задачи -

подпишите к ним примерное количество времени на исполнение. Помните: планировать и бюджетировать более 60-70% рабочего дня – не реалистично!

5. В ходе дня аккуратно вычеркивайте выполненное.Невыполненное помечайтезначком к переносу на следующий день.

Страница ежедневника

ЖЕСТКИЕ и БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ ГИБКИЕ

Управление временем

РАЗДЕЛ 6.САМОМОТИВАЦИЯ И ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО

ОТДЫХА
	Рабочая нагрузка:
	типичные ошибки
1.	Отдых происходит стихийно, не
	планируется и не организуется
	сознательно
2.	Отдых не ритмичен, нет четких
	правил – с какой частотой и сколько
	времени отдыхаем
3.	Нет продуманных грамотных
	сценариев отдыха
	«ТМ-меню»: слон

Принципы эффективного отдыха
1.	Ритмичность: 5 минут в час
2.	Максимальное переключение
3.	Максимальная смена контекста

Нарезка слона
НЕПРАВИЛЬНО	ПРАВИЛЬНО
Прочитать страницу	Прочитать одну
правил дорожного	экзаменационную
движения	карточку
Изучить новое	Пообщаться 15 минут
грамматическое	Пообщаться 15 минут
грамматическое	с носителем языка
правило	с носителем языка
правило
Прочитать новую	Сделать 50
статью о фитнесе	отжиманий

«ТМ-меню»: лягушка

Управление временем

РАЗДЕЛ 7. ТМ-МЕНЮ

Задание 8. Неприятные задачи

1. Напишите в левой колонке список из пяти мелких рутинных дел,

выполнение которых вас совершенно не вдохновляет.

2. Отметьте в правой колонке, сколько времени занимает выполнение этих неприятных задач.

№	Неприятная задача	Время на
№	Неприятная задача	выполнение
		выполнение
1

2

3

4

5

Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 2462; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

12 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!