Задание 7. «Мысли вслух» менеджера, начинающего свой типовой рабочий день



Nbsp;  

Программа MBA Start

 

 

Модуль «Навыки личной

 

Эффективности менеджера»

 

 

Тема: «Управление временем»

 

 

Рабочая тетрадь


Управление временем


 

 

РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ

 

Задание 1. Наш капитал времени

 

Заполните таблицу

 

1 Мой возраст  
2 Оценка «времени завершения» (приблизительно)  
3 Мой капитал времени в годах («2» минус «1»)  
4 Мой капитал времени в сутках («3» умножить на 365)  
5 Кол-во часов в сутки, которое я трачу на сон  
6 Кол-во активных часов в сутках (24 часа минус «5»)  
7 Мой капитал времени в часах(«4»умножить на«6»)  

 

 

Задание 2. «Пирог времени»

 

В этом круге 70 секторов – средняя продолжительность жизни человека.

 

А) Отметьте произвольную «точку отсчета» на окружности.

Б) Отсчитайте от отмеченной точки количество секторов в соответствии с вашим возрастом и заштрихуйте их.

 

В) Отметьте то время ваших будущих лет, которое вы потратите на сон. Г) Оцените оставшийся кусок «пирога времени».


 

2

 


   

Управление временем

   

РАЗДЕЛ 2. ХРОНОМЕТРАЖ

                   

Задание 3. «Фотография дня»

                 
                 

1. В колонке «Дела»

 
                    выпишите задачи  
 

Фотография рабочего дня

    (длительностью от 10-15  
      минут), которые вы  
 

Хронокарта П.М.Керженцева:

      выполняли в течение  
        рабочего дня.  
   

П Д

8

9

10

11

12 13

 

2. «Привяжите»

 
       

вспомнившиеся задачи к

 
 

Неучтенное время

                 
                  времени  
  Письмо В.М.                 горизонтальными  
  Совещание                 линиями вдоль оси  
 

тлф. Н.П.

                времени (как показано в  
                 

примере).

 
 

Интернет: данные по МРК

                 
                3. Время, которое не было  
                    заполнено  
                    вспомнившимися  
                    задачами, выделите  
                    горизонтальными  
                    линиями в колонке  
                    «Неучтенное время».  
ДЕЛА П Д 8 9 10 11 12

13

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23  

Пример

                   
задачи                      

Неучтенное

                   
время                      

 

 

Анализ результатов

 

1. В колонке «П» отметьте приоритетные, долгосрочные задачи, «работающие» на ключевые цели подразделения и компании. Подсчитайте количество потраченного на них времени, занесите в таблицу.

 

2. В колонке «Д» отметьте задачи, которые вы решали сами, хотя, в принципе,

их можно было бы делегировать. Количество времени занесите в таблицу.


 

3

 

Управление временем

 

 

3. Просуммируйте неучтенное время и занесите его в таблицу.

 


1 Время, потраченное на долгосрочные, приоритетные задачи

 

2 Время на задачи, которые в принципе мог бы делегировать

 

3 Неучтенное время

 


 


4

 

Управление временем


 

 

РАЗДЕЛ 3. ПОГЛОТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ

 


 

Задание 4. Анализ поглотителей времени

 

1. Проанализируйте «фотографию дня»,

 

сделанную менеджером.

 

2. Выявите основные поглотители времени.

3. Предложите улучшения в организацию его работы.

4. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.

 


Время Сколько Что делал Анализ  
6:00 0:07 подъем    
6:07 0:13 умывался, одевался    
6:20 0:19 завтрак    
6:39 0:26 проверил e-mail «на бегу»    
7:05 1:40 дорога на работу    
8:45 0:33 на рабочем месте (поднялся, сел, устроился)    
9:18 0:25 электронная почта    
9:43 0:17 забегала Лиля, мелкие орг.вопросы    
10:00 0:36 разбирал бумаги на столе (подготовка к презентации)    
10:36 0:19 зашел Костя, инструктировал его к презентации    
10:55 0:16 электронная почта, ответил на пару писем    
11:11 0:34 звонил Ирине – забронировать время для презентации, не    
    дозв.    
11:45 0:18 вызвал к себе шеф, обсуждение проекта    
12:03 0:04 электронная почта    
12:07 0:32 звонил Ирине, утвердил время для презентации    
12:39 0:17 готовился к презентации    
12:56 0:36 инструктировал Романа к презентации (забежал)    
13:32 0:16 электронная почта    
13:48 0:27 телефонный разговор с клиентом Р.    
14:15 0:27 подготовка к презентации    
14:42 0:28 инструктировал Лилю к презентации    
15:10 0:17 электронная почта    
15:27 0:33 телефонный разговор с клиентом Ф-вой    
16:00 0:24 подготовка к презентации    
16:24 0:36 разговор с клиентом А.    
17:00 0:27 дорога до демонстрационного зала    
17:27 1:33 финальный инструктаж команды    
19:00 1:00 презентация    
20:00 0:49 путь домой    
20:49 0:18 ужин    
21:07 1:53 электронная почта (то, что не успел на работе)    
23:00 0:47 разбор документации по клиентам    
23:47 0:13 душ    
00:00 0:37 чтение на ночь    
00:37 - отбой    

 


 

5

 

Управление временем


 

РАЗДЕЛ 4. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ

 

 

6

 


 

Управление временем

 
Мои личные контексты

Задание 5. Мои старые и новые контексты

 
Сделайте первый шаг к созданию  
вашей личной системы 1. Выявите типовые личные кайросы  
контекстного планирования!   (колонка 1).  
  2. Сформулируйте задачи, привязанные к  
    этим кайросам (колонка 2).  
  3. Определите способы организации  
    контекстного планирования (колонка 3).  

 

 

Пример.

 

Контекст

Привязанные задачи

Как организовано контекстное
      планирование
Когда удастся 1. получить подпись на Контрольный список вопросов в
переговорить с   документы папке (с вариантами решений)
директором 2. согласовать +
    информацию в каталог Перечень документов на
  3. утвердить программу подпись и согласование
    конференции  
Когда буду на даче,      
не забыть      
       
Если дождь во      
время отпуска      
       
Заполните таблицу      
Контекст

Привязанные задачи

Как организовано контекстное
      планирование
       
Уже учитывал при      
планировании      

 

 

Буду учитывать при

 

планировании

 


 


7

 

Управление временем


 

 

Результато-ориентированность

 
 

и конкретизированность

 
Результато-      
ориентиро-

Проект А:

Проект А: дать

 
ванность  
  дать пинок пинок. Совещ,  
    16.00, перег. 215,  
    В. и И.  
  Совещание Совещание по  
    проекту А, 16.00,  
    переговорная 215,  
    Васин и Иванов  
    Конкретизированность  


 

Задание 6. Результато-ориентированное планирование

 

1. Найдите формулировки, которые не являются результато-ориентированными.

 

2. Переформулируйте их в результато-ориентированный вид.

 

 


 

 


1. Сдать пальто в химчистку

 

2. Позвонить Петрову

 

3. Добиться подписания договора с «ОТК»

 

4. Перевести 15000 на счет поставщика А.

 

5. Встретиться с Константином

 

6. Совещание: 15.00, сотрудники

 

7. 13.00 – пообедать

 

8. Составить план действий на завтра

 

9. Сходить в кино вечером

 

10. Созвониться с клиентом Т. – выяснить, в чем проблема

 

11. Объект Р.: что с ним делать?

 

12. Выспаться!!!

 

13. Побыть с детьми

 

14. Встреча: Иванов, договор

 

15. 16.00 – собрание совета директоров

 

16. Выбить деньги из АР-Медиа

 

17. Звонки: Летаев, Пронина

 

18. Напомнить о себе Р.К.

 

19. Откосить от мероприятия в «Вязах» (придумать причину!)

 

20. Выставка: проект В и проект С.

 


 

 


8

 

Управление временем


 

РАЗДЕЛ 5. ЖЕСТКО-ГИБКИЙ АЛГОРИТМ ПЛАНИРОВАНИЯ ДНЯ

 

Задание 7. «Мысли вслух» менеджера, начинающего свой типовой рабочий день

 

 

День сегодня загруженный.

 

Только-только утро начинается, а уже кажется, что времени не хватит катастрофически.

Уже прибегала Катерина: на подпись накопилось огромное количество документов, которые необходимо отправить по почте сегодня же нашим клиентам.

 

Основной поставщик задерживает поставки – надо ехать лично и разбираться, что к чему.

Проект А не стартует уже неделю: не даны все необходимые указания, Васин и Иванова тормозят процесс , требуют совещания, чтобы выяснить все вопросы. Но ведь не меньше часа потратим, а то и больше!

 

Надо не забыть позвонить в головной офис: на носу ежемесячный отчет .

Через неделю выставка, на которой «кровь из носу» должна быть наша продукция, а никто еще не приходил с отчетом о нашей готовности! Что это значит? Понятно, что это значит…

 

А так хотелось сегодня сходить в бассейн и просто поплавать…

 

Нет, вряд ли получится.

И эти постоянные звонки, которые отвлекают и не дают сосредоточиться! Все, конечно, важно, но у меня же не три головы и не десять рук!

 

Так, а на какое число у меня назначена презентация??? На сегодня. А к ней надо еще подготовиться. И кстати, уточнить, куда ехать.

 

На столе где-то лежит недоправленная программа – надо бы

ее перекинуть в отдел поддержки клиентов. Но сначала закончить правки. Только где она именно? На столе, мягко скажем, не идеальный порядок…

 

- Да? Да, да, буду через полчаса…

Ну, вот. Еще и начальство вызывает на ковер. Что делать?


 

9

 

Управление временем

 

 

Алгоритм ежедневного планирования

 

Заполните страницу ежедневника:

1. На сетке времени отметьте «жесткие» встречи, для которых уже известно точное время.Планируя встречи,закладывайте резервы на непредвиденныеобстоятельства.

 

2. Составьте список «гибких» задач, т.е. не имеющих жесткого времени исполнения.Используйте результато-ориентированные формулировки:не«созвониться с Ивановым», а «дожать до заказа», «выбить информацию», и т.д.

 

3. Выделите ярким цветом те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь.А именно:значимые для исполнения других задач(«узнать времясегодняшней презентации, дать поручение на подготовку материалов»); неприятные, давно откладываемые; «работающие» на ключевые стратегические цели.

4. «Забюджетируйте» время на крупные приоритетные «гибкие» задачи -

 

подпишите к ним примерное количество времени на исполнение. Помните: планировать и бюджетировать более 60-70% рабочего дня – не реалистично!

 

5. В ходе дня аккуратно вычеркивайте выполненное.Невыполненное помечайтезначком к переносу на следующий день.

Страница ежедневника

 

ЖЕСТКИЕ и БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ                                                 ГИБКИЕ

9

 

10

 

11

 

12

 

13

 

14

 

15

 

16

 

17

 

18

 

19

 

20

 

21

 

22

 

23

 

24


 

10

 

Управление временем


 

 

РАЗДЕЛ 6.САМОМОТИВАЦИЯ И ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО


 

ОТДЫХА

  Рабочая нагрузка:
  типичные ошибки
1. Отдых происходит стихийно, не
  планируется и не организуется
  сознательно
2. Отдых не ритмичен, нет четких
  правил – с какой частотой и сколько
  времени отдыхаем
3. Нет продуманных грамотных
  сценариев отдыха
  «ТМ-меню»: слон

 


 

 

Принципы эффективного отдыха

1. Ритмичность: 5 минут в час
2. Максимальное переключение
3. Максимальная смена контекста

 

 

Нарезка слона

 
НЕПРАВИЛЬНО ПРАВИЛЬНО  
Прочитать страницу Прочитать одну  
правил дорожного экзаменационную  
движения карточку  
Изучить новое

Пообщаться 15 минут

 

грамматическое

 

с носителем языка

 

правило

 
   
Прочитать новую Сделать 50  
статью о фитнесе отжиманий  

 

 


 

 

«ТМ-меню»: лягушка


 

 


 

                                                                             11

 

                                                    


Управление временем

 

РАЗДЕЛ 7. ТМ-МЕНЮ

 

Задание 8. Неприятные задачи

 

1. Напишите в левой колонке список из пяти мелких рутинных дел,

выполнение которых вас совершенно не вдохновляет.

2. Отметьте в правой колонке, сколько времени занимает выполнение этих неприятных задач.

Неприятная задача

Время на  

выполнение

 
     
1      
       
2      
       
3      
       
4      
       
5      
       

 


Дата добавления: 2018-08-06; просмотров: 2222; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!