Вопрос 7: Управление изменениями
Цели управления изменениями
Для обеспечения эффективного контроля за содержанием работ проекта должны быть определены формальные процедуры управления изменениями.
Следующие элементы проекта могут быть подвергнуты изменению:
· Цели проекта
· Специфические планы
· Организация проекта
· Использование ресурсов
· Контракты
· Используемые стандарты
· Внешние факторы, влияющие на проект.
Причинами изменений в содержании работ проекта могут быть:
· Изменения на рынке
· Действия конкурентов
· Технологические изменения
· Изменения в ценах и доступности ресурсов
· Экономическая нестабильность
· Ошибки в планах и оценках
· Ошибки в выборе методов, инструментов, организационной структуре или стандартах
· Изменения в контрактах и спецификациях
· Задержки поставок или поставки низкого качества
· Необходимость ускорения работ
· Влияние других проектов.
Все множество изменений можно разделить на два основных типа:
· Осознанные (желательные) изменения
· Вынужденные изменения.
Например, когда необходимо ускорить выполнение проектов с тем, чтобы быстрее запустить производство или выпустить товар на рынок, принимается решение сократить сроки выполнения проекта. В данном случае руководство проекта осознанно осуществляет временные изменения с тем, чтобы получить выгоду от более раннего окончания проекта. Когда же график работ должен быть передвинут на более поздние сроки из-за некачественных поставок, низкой производительности труда, руководство вынуждено пойти на пересмотр временных параметров выполнения работ.
|
|
|
Вынужденные изменения должны быть вовремя распознаны и реализованы с наименьшими убытками. Возможность же выполнения желаемых изменений должна быть идентифицирована и реализована с определенной выгодой для проекта.
Неконтролируемые изменения, производящиеся в процессе реализации проекта, могут носить чрезвычайно разрушительный характер для всего процесса управления. Для эффективного управления изменениями в ходе реализации проекта необходима соответствующая методика.
Данная методика должна обеспечивать:
· эффективные взаимосвязи между участниками проекта;
· четкое разграничение ролей и ответственностей, связанных с каждым изменением;
· возможность четко отслеживать влияние изменений на временные и стоимостные показатели проекта.
Процесс контроля за реализацией изменений
В целом, методику управления изменениями можно рассматривать как набор документов, регламентирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации. Конкретные реализации данной методики могут значительно варьироваться не только в зависимости от области деятельности и принятой в организации системы управления, но могут изменяться от проекта к проекту и в рамках одной организации.
|
|
|
Кто-либо из участников проекта - заказчик, команда проекта или третья сторона - могут инициировать запросы на изменение. Любые из этих запросов на функциональную модификацию, должны быть надлежащим образом задокументированы и пройти через процесс контроля за изменениями. Без такого контроля, менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение работ оставшейся части проекта.
В общем виде данная методика должна регламентировать прохождение изменения через пять основных стадий.
Описание.
На начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается.
Оценка.
Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются.
Одобрение.
|
|
|
Рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются.
Реализация.
Изменение вносится в план проекта и реализуется.
Подтверждение исполнения,
Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.
Можно привести следующие примеры документов, регламентирующих и протоколирующих прохождение изменения:
· «Отчет о проблеме» - описание проблемы, возникшей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии.
· «Запрос на осуществление изменения». Формируется на начальной стадии.
· «Описание предлагаемого изменения» - информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной стадии и корректируется на последующих стадиях.
· «Сводная форма контроля изменения» - содержит обобщенную информацию об изменении
|
|
|
Таблица. 4.5. Пример формы контроля изменения.
| Сводная форма контроля изменения | |||
| Проект: Пакет работ: Работа: | |||
| Описание изменения: | |||
| Последствия изменения: | |||
| Стоимость изменения: Экономия в результате изменения: | |||
| ФИО | Подпись | Дата | |
| Инициировано: Контроль: Разрешено: | |||
Каждая стадия прохождения изменения предусматривает регламентируемое методикой распределение ролей среди участников проекта. Например, в группе управления проектом выделяется ответственный за сбор и обработку поступающих отчетов о текущих проблемах и запросов на осуществление изменений. Для контроля за прохождением изменения назначается администратор процесса.
Специальным документом регламентируется проведение переговоров и принятие решения о реализации изменения, в которых участвуют менеджер, ответственный за реализацию данной части проекта, представитель заказчика, а при необходимости, и представители заинтересованных организаций.
Таким образом, в идеальном случае контроль изменений представляет собой комплексную технологию управления проведением изменения проекта с соответствующим набором документации и распределением обязанностей.
Таблица 4.6. Цикл контроля изменения.
| Шаг | Начальный статус | Конечный статус |
| Идентификация проблемы | Нет | Проблема |
| Описание проблемы | Проблема | Разрешение проблемы или Заявка на изменение |
| Анализ и описание изменения | Заявка на изменение | Предлагаемое изменение |
| Рассмотрение и утверждение изменения | Предлагаемое изменение | · Предложение отвергнуто · Необходима доработка · Необходимо утверждение финансирования · Изменение утверждено |
| Доработка (детальный анализ последствий) | Предлагаемое изменение | Детальное описание изменения и последствий |
| Переговоры | Предлагаемое изменение | Финансирование утверждено |
| Реализация | Изменение утверждено | Изменение реализовано |
| Подтверждение исполнения | Реализованное изменение | Реализация принята |
| Закрытие | Реализованное изменение Корректность реализации подтверждена | Снято с контроля |
Дата добавления: 2018-05-31; просмотров: 331; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!