Задание 2 (самостоятельная работа)
Практико-ориентированный семинар
«Тайм менеджмент: эффективность использования времени руководителя»
Огромные силы во многих организациях тратятся на то,
чтобы из некомпетентной личности сделать посредственную,
в то время как основная энергия и ресурсы должны направляться на то,
чтобы из компетентной личности сделать выдающуюся.
Кишкель Е.Н.
Притча о времени: "Тысяча шариков".
Несколько недель назад я приготовил себе кофе, взял утреннюю газету и сел послушать радиоприемник. Я поворачивал ручку настройки, пока вдруг мое внимание не привлек бархатный голос одного старика. Он что-то говорил о "тысяче шариков".
Я заинтересовался, сделал звук погромче и откинулся на спинку кресла.
- Хорошо, - сказал старик, - могу поспорить, что вы очень заняты на работе. Вчера, сегодня, завтра. И пусть вам платят много. Но за эти деньги они покупают вашу жизнь. Подумайте, вы не проводите это время со своими любимыми и близкими. Ни за что не поверю, что вам нужно работать все это время, чтобы свести концы с концами. Вы работаете, чтобы удовлетворить ваши желания. Но знайте, что это замкнутый круг - чем больше денег, тем больше хочется и тем больше вы работаете, чтобы получить еще большее. Нужно суметь в один момент спросить себя: "А действительно ли мне так нужна еще одна кофточка или машина?" И ради этого вы готовы пропустить первое танцевальное выступление вашей дочери или спортивное соревнование вашего сына? Позвольте мне рассказать кое-что, что реально помогло мне сохранить и помнить о том, что главное в моей жизни.
|
|
|
И он начал объяснять свою теорию "тысячи шариков".
- Смотрите, в один прекрасный день я сел и подсчитал. В среднем человек живет 75 лет. Я знаю, некоторые живут меньше, другие больше. Но живут примерно 75 лет. Теперь я 75 умножаю на 52 (количество воскресений в году) и получается 3900 - столько воскресений у вас в жизни. Когда я задумался об этом, мне было пятьдесят пять. Это значило, что я прожил уже примерно 2900 воскресений. И у меня оставалось только 1000. Поэтому я пошел в магазин игрушек и купил 1000 небольших пластиковых шариков. Я засыпал их все в одну прозрачную банку. После этого каждое воскресенье я вытаскивал и выбрасывал один шарик. И я заметил, что когда я делал это и видел, что количество шариков уменьшается, я стал обращать больше внимания на истинные ценности этой жизни. Нет более сильного средства, чем смотреть, как уменьшается количество отпущенных тебе дней!
|
|
|
Теперь, послушайте последнюю мысль, которой я хотел бы поделиться сегодня с вами, перед тем как обнять мою любимую жену и сходить с ней на прогулку.
Этим утром я вытащил последний шарик из моей банки... Поэтому каждый последующий день для меня подарок. Я принимаю его с благодарностью и дарю близким и любимым тепло и радость. Знаете, я считаю, что это единственный способ прожить жизнь. Я ни о чем не сожалею. Было приятно с вами поговорить, но мне нужно спешить к моей семье. Надеюсь, еще услышимся!
Я задумался. Действительно было о чем подумать. Я планировал ненадолго смотаться сегодня на работу - нужно было делать проект. А потом я собирался с коллегами по работе сходить в клуб. Вместо всего этого я поднялся наверх и разбудил мою жену нежным поцелуем.
- Просыпайся, милая. Поедем с детьми на пикник.
- Дорогой, что случилось?
- Ничего особенного, просто я понял, что мы давно не проводили вместе выходные. И еще, давай зайдем в магазин игрушек. Мне нужно купить пластиковые шарики.
Эффективное использование времени – важнейшая составляющая часть самоменеджмента. Большинство из нас ощущает, что времени не хватает, оно летит слишком быстро, его невозможно вернуть. Уже третье тысячелетие люди размышляют над этой проблемой.
|
|
|
«Как жаль, что в сутках всего 24 часа. Вот если бы…» Но если бы в сутках было даже 48 часов, времени все равно бы не хватало, потому что «…часть времени у нас отбирают силой, часть похищают, часть утекает впустую…Ведь большую часть жизни тратим мы на дурные дела, немалую – на безделье, и всю жизнь – не на те дела, что нужно», - писал Сенека еще в 1 веке нашей эры. Эта мысль актуальна по-прежнему.
Осуществление человеком любой деятельности связано с затратами разнообразных ресурсов: финансовых, материально- технических, физических (расходование физических сил), эмоциональных (волнения, переживания по поводу выполняемой деятельности), интеллектуальных (использование имеющихся знаний), наконец, временных (затраты времени на выполнение работы). Разрабатывая планы действий, человек, как правило, оценивает свои ресурсы (финансовые, физические и прочие) и на этой основе принимает решение о целесообразности'той или иной деятельности. Часто при этом фактор времени не учитывается, хотя именно оно является наиболее уникальным и ценным ресурсом.
Уникальность времени как ресурса подтверждается следующим:
|
|
|
1. Время необратимо. Все можно вернуть путем определенных усилий. Н-р, потерянные финансовые ресурсы можно вернуть за счет новой удачной сделки или проекта. Время вернуть нельзя.
2. Время нельзя накопить. Все остальные ресурсы подвергаются накоплению. Что касается времени (хотим мы этого или не хотим), мы вынуждены тратить его и по твердой цене — 24 часа в сутки.
1. Время нельзя умножить.
Как определил Чаплин Тайлер, «время — наиболее безжалостный и негибкий элемент нашего существования».
Как оценить стоимость времени как ресурса? Очень часто в деловых кругах, подчеркивая значимость времени, говорят: «Время — деньги». Для того, чтобы научиться управлять своим временем, важно понят, что время более значимо, чем деньги, время-жизнь!
С позиции персонального менеджмента время рассматривается как наиболее ценный и уникальный ресурс. Каждому из нас этот ресурс отпущен в размере количества: 24 часа в сутки. Кто-то за 24 часа успевает добиться очень многого, другой, несмотря на ужасную суету и занятость, обнаруживает в конце дня, что многое из задуманных дел остались невыполненным.
Действительно отмечал Ален Маккензи, автор известных книг «Ловушки времени», «Как сделать большее за меньшее время», «нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным».
Умение управлять временем является слагаемым успеха. Тем более это очень важно для менеджера. Если руководитель не умеет распорядиться собственным временем, вряд ли он сможет добиться высокой результативности от своих подчиненных, вследствие чего возникает необходимость брать большую часть на себя. В результате такой руководитель вынужден задерживаться на работе, брать работу на дом , заниматься ей в выходные дни. Нужно сказать. Что такой менеджер не является идеалом современного руководителя. Сегодня принято считать эффективным менеджером того, кто успевает все сделать в рабочее время. А свободное — отдает досугу, семье, друзьям, увлечениям.
Только осознание важности и бесценности времени позволяет человеку сделать свою жизнь не только благополучной в материальном плане, но и яркой, красочной, насыщенной. Древний философ говорил:
Находите время для работы,
это — условие успеха.
Находите время для размышлений,
это- источник силы.
Находите время для игры,
это -секрет молодости.
Находите время для чтения,
это — основа знаний.
Находите время для дружбы,
это -условие счастья.
Находите время для мечты,
это — путь к звездам.
Находите время для любви,
это- истинная радость жизни.
Находите время для веселья,
это — музыка души.
Именно недооценка значения времени часто приводит к неумению распорядиться собственным временем, другими словами, к неумению управлять им. Что же такое управление временем? Строго говоря, «управление временем» - не совсем точный термин. Никто не в состоянии остановить или замедлить бег времени. Как бы мы ни старались, оно все равно будет неумолимо двигаться с известной скоростью. Поэтому, когда мы говорим об управлении временем, мы имеем в виду управление собственным поведением с учетом осознания ценности и уникальности времени как важнейшего ресурса для человека.
С чего начинается управление временем? Как и всякое управление, управление временем начинается с постановки целей. Поэтому ниже мы подробнее остановимся на рассмотрении содержания этого процесса.
Сегодня на семинаре мы рассмотрим базовые положения теории и практики современного тайм-менеджмента. Кроме этого, ответим на вопрос как эффективно использовать важнейший исчерпаемый ресурс – время.
1) Вначале мы озвучим факторы, снижающие эффективность работы руководителя. (Матц Е.В., заместитель директора по НМР МБОУ «СОШ №39 имени П.Н. Самусенко»).
2) Теперь предлагаю Вам выполнить тест «Тайм менеджмент: эффективность использования времени руководителя». (Отв. Латышева О.Н., педагог-психолог «СОШ №39 имени П.Н. Самусенко»)
3) Как показывает практика, у четырех из десяти менеджеров среднего звена объем работы превышает количество времени, необходимое для ее выполнения, поэтому принципы эффективного управления временем должны быть усвоены, как таблица умножения, и стать неотъемлемой частью самоменеджмента.
Цикл тайм - менеджмента, который включает пять этапов:
Самооценка – Постановка целей – Планирование – Реализация планов – Обратная связь. Усвоить данный цикл нам поможет видео курс «Цена времени».
Часть 1. Постановка целей
Никакой ветер не бывает попутным,
если не знаешь, в какую гавань плывешь.
В теории современного тайм - менеджмента различают понятия Хроноса - количественного времени, и Каироса - психологического времени. Если внешнее, механическое время имеет жесткие, четко ограниченные рамки («в сутках 24 часа»), то психологическое время сильно зависит от нашего восприятия. Наше «внутреннее» время может тянуться гораздо дольше или, наоборот, сжиматься, пролетать мгновенно, поэтому каждый человек может молодеть или стареть не по календарю, а в соответствии с внутренним, субъективным ощущением времени.
Понятие психологического времени напрямую связано с осознанием ценностей, стремлений, постановкой целей и их реализацией. Если цели выбраны правильно и человек строит свою жизнь (то есть использует свое время) в соответствии с этими целями, то, по его субъективным ощущениям, жизнь становится более наполненной, осмысленной, а значит, более продолжительной. И, наоборот, если время конкретного человека расходуется бессистемно, не подчинено тому, что для него важно, то оно проходит скоротечно, впустую, остается ощущение «прожитой зря жизни».
Среди причин, по которым люди не ставят перед собой четкие цели, особо стоит выделить следующие:
Люди не осознают важности целеполагания.
Люди не знают, как нужно ставить цели.
Люди не хотят взять на себя ответственность за свою собственную жизнь.
Правильно сформулированная цель должна отвечать таким качествам:
§ Реальность - цель должна находиться в пределах возможного, она должна быть реально достижима.
§ Напряженность – цель должна побуждать работать с напряжением для ее достижения.
§ Конкретность – должны быть установлены критерии, по которым цель считается достигнутой (цифровое выражение или четкая разбивка на задачи).
§ Контролируемость – цель должна давать возможность проверять ход приближения к ней.
§ Согласованность - цель должна соответствовать ценностям и миссии и не должна вступать в конфликт с другими целями.
§ Наличие сроков реализации.
§ Письменная форма (это в несколько раз повышает вероятность достижения целей). Записывая цель, вы превращаете ее во что-то конкретное и осязаемое – то, что можно взять в руки, рассмотреть, подержать, прикоснуться, почувствовать.
Цели являются подстрекателями наших действий, мотивами, определяющими нашу активность. Если человек поставил перед собой цель, правильно ее сформулировал, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.
Задание 1
Прокомментируйте формулировку цели, которую поставил перед собой Петр Сергеевич как руководитель компании:
«Стать одной из лучших компаний в отрасли».
Как вы могли бы переформулировать данную цель?
Какие шаги должны были бы предшествовать постановке этой долгосрочной цели?
Ответ: «Стать одной из лучших компаний в отрасли» - Данная формулировка не конкретна, неясны критерии достижения данной цели, отсутствуют сроки. Чтобы эта формулировка стала целью, она должна была бы выглядеть так:
«К январю 2006 года выйти на первое место по объему продаж в своей отрасли». Эта цель должна вытекать из миссии, ценностей и стратегии компании.
Задание 2 (самостоятельная работа)
Вспомните случаи из вашей деловой жизни, когда вы не достигали желаемых результатов. Каковы причины этого? Проанализируйте, насколько четко были сформулированы цели, отвечали ли они вышеперечисленным критериям?
Задание 3(самостоятельная работа)
§ Выберите время и в спокойной обстановке, когда никто вас не будет отрывать, постарайтесь ответить для себя на важнейшие вопросы, которые помогут сформулировать Вам Вашу жизненную миссию:
Что я ценю в жизни?
От чего в свое жизни я ни за что не откажусь?
Каковы мои способности?
Чего я хочу достичь к концу жизни?
§ Затем продумайте ключевые роли, которые для вас существенны в вашей профессиональной и личной жизни.
ЧАСТЬ 2. ПЛАНИРОВАНИЕ
Общие принципы эффективного планирования
§ От общего – к частному.
Планирование надо начинать с продумывания глобальных целей, вытекающих из миссии организации или отдельного человека. Цели должны соответствовать социальным ролям, которые существенны для человека в его деловой и личной жизни (о миссии и социальных ролях более подробно смотрите: Стивен Кови «Семь навыков высокоэффективных людей»). Сначала – долгосрочное планирование, затем – среднесрочное, и лишь затем - краткосрочное. Представьте, что вы задумали вышить панно. Сначала рисунок будущей вышивки рождается в вашем сознании, затем он переносится на ткань, вы подбираете необходимые нитки и продумываете последовательность работы, и лишь затем приступаете к вышиванию. План дня – это маленький стежок в большом панно вашей жизни, он должен соответствовать общему замыслу и не выбиваться из цветовой гаммы. К сожалению, чаще всего бывает наоборот. Мы или не планируем вообще, или сразу делаем маленькие стежки, не соотнося их с общим замыслом.
Взаимосвязь долгосрочных и краткосрочных планов представлена в таблице (из книги Ю.Л. Васильченко «Механизмы времени»)
| Вид плана | Цели | Этапы достижения цели | Задачи по выполнению этапов плана | Задачи по реализации ролевых функций | Конкретные виды деятельности | Текущие дела, напрямую не связанные с целями («Срочные») |
| Долгосрочный план | + | + | ||||
| Годовой план | + | + | ||||
| Месячный (квартальный) план | + | + | ||||
| Недельный (декадный) план | + | + | ||||
| Дневной план | + | + |
§ Установление приоритетов.
В плане должно быть четко определено, какие дела являются наиболее важными.
Широкую известность получил принцип Парето – соотношение 80 : 20. В общем виде он гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.
Относительно тайм-менеджмента этот принцип интерпретируется так:
80 % затраченного времени (многочисленные второстепенные проблемы) дают 20 % итогового результата и, наоборот,
20% затраченного времени (немногие жизненно важные проблемы) дают 20 % итогового результата.
Поэтому очень важно в процессе планирования расставить приоритеты, чтобы заниматься прежде всего значимыми делами (см. матрицу тайм-менеджмента).
§ Регулярность составления планов.
Надо помнить, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Но это происходит, если планирование является не «разовым мероприятием», а входит в систему, становится привычкой. Планированию необходимо выделять часть своего времени ежедневно. Но нельзя ударяться и в другую крайность – часами составлять план дня. Существует общая закономерность: от общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование. Например, для разработки плана дня требуется 5-10 минут.
Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно экономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами.
§ Гибкость планирования
Планы должны быть составлены таким образом, чтобы их можно было скорректировать. Рекомендуемое соотношение планируемого времени и времени, которое стоит оставлять для непредвиденной и спонтанной активности – 60 : 40.
§ Нормирование работы
Для каждого вида деятельности должно быть выделено определенное количество часов, минут. Известен принцип: «Работа занимает столько времени, сколько его имеется в наличии».Поэтому, чтобы больше успевать, ставьте себе четкие временные нормы, планируйте не только время начала работы, но и ее окончания.
§ Определение критериев выполнения
Для каждого вида деятельности должен быть установлен критерий, по которому эта работа будет считаться выполненной. Если задание объемно, надо его раздробить на составляющие части и установить критерии выполнения каждой из частей
Советы по эффективному планированию
§ Составляйте план до начала работы, а именно: в конце уходящего дня.
§ Отдавайте приоритет важности, а не срочности.
§ Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
§ Следует, чтобы наиболее важные, приоритетные дела занимали одни и те же часы каждый день недели или отдельный день каждую неделю. И не следует допускать в эти отрезки никакие другие дела
§ С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую - можно перепоручить (делегировать).
§ Фиксируйте в плане желаемые результаты, а не действия.
§ Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «Как можно скорее», «На следующей неделе». Заключайте конкретные мини-договоры относительно срока окончания работ (прежде всего с собой).
§ Планируйте и используйте с толком свое свободное время и время на вынужденное ожидание. Планируйте, как вы заполните промежутки!
§ Резервируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач и более короткие промежутки – для обработки нескольких мелких дел.
§ Формируйте мелкие дела в блоки.
§ При составлении планов на месяц и неделю нельзя допускать появления задач, которые не вытекают из предыдущего плана (на более крупный отрезок времени).
§ Если такие задачи начинают появляться, следует соотнести их с жизненно важными задачами и скорректировать последние или отбросить первые как поглотители времени.
Задание 4
Отметьте 3-4 пункта в «Советах по эффективному планированию», которые вы реализуете недостаточно эффективно. Продумайте, как можно избавиться от своих недостатков в планировании.
Матрица тайм-менеджемента
Каждый из нас, реализуя поставленные цели, действует в силовом поле «ВАЖНОГО» и «СРОЧНОГО». «У меня все дела и важные, и срочные», - говорит герой фильма Петр Сергеевич. «Это только так кажется», - отвечает ему более опытный менеджер.
Стивен Кови в своей книге приводит матрицу тайм-менеджмента, классифицируя все выполняемые задачи по принципу «важность» и «срочность». «Срочное» - это то, что требует от вас безотлагательного действия, например, срочный вызов к начальнику, телефонный звонок, который требует, чтобы вы подняли трубку, отчет, который надо было сдать «вчера».
«Важные» дела – это, прежде всего, те, которые ведут вас к поставленным целям, соответствуют вашим ключевым задачам. Степень их «важности» вы определяете сами.
Что же конкретно входит в каждый из четырех квадрантов?
| СРОЧНО | НЕ СРОЧНО | |
| В А Ж Н О | 1 Кризисные ситуации ликвидация проблем, разбор конфликтных ситуаций, авралы, не сделанные вовремя отчеты … | 2 Работа на перспективу анализ, планирование, обучение, построение отношений, наведение порядка в делах и т.д. |
| Н Е В А Ж Н О | 3 «Чужие дела», текучка Некоторые телефонные разговоры, некоторые совещания, неважная административная работа, выполнение за других их работы. | 4 Праздное времяпрепровождение Откладывание, ненужное и неважное общение, поглощение ненужной информации. |
Кв. 1 – это область важных и срочных дел. Если к ним немедленно не приступить, то это повлечет очень серьезные негативные последствия. Люди, живущие с ощущением, что все их дела «и срочные, и важные», постоянно испытывают нехватку времени, живут в обстановке кризиса. Это может привести к стрессу и проблемам со здоровьем.
Кв. 2 – дела несрочные, не требующие немедленного выполнения, но важные, отвечающие ключевым задачам и ведущие к достижению целей. Это все, что связано с работой на перспективу: анализ, планирование, обучение, построение отношений в коллективе и с внешними партнерами, работа на репутацию компании и т.д.
Кв. 3 – это область «срочного», но, с точки зрения достижения поставленных целей, «не важного». Многие отождествляют понятия срочного и важного. В действительности срочность этих дел часто диктуется приоритетами и ожиданиями других людей. «Срочно зайдите в дирекцию», «Срочно напишите отчет», «срочно отправьте сведения о компании». Человек реагирует на «срочность» в ущерб делам «важным» и, в конечном счете, не достигает своих целей, что очень часто приводит к кризисам.
Кв. 4. Сюда обычно «сбегают» люди, уставшие работать в квадранте 1. Они ищут себе «видимость» занятий или просто «тянут» время, не находя в себе силы заняться чем-то из области «важного». Это пустое времяпрепровождение, обусловленное ленью, несобранностью, неумением организовать свой рабочий день.
Следует учесть, что один и тот же вид деятельности может быть в разных квадрантах. Например, когда проводится экстренное совещание, связанное с проблемными вопросами организации, - это относится к 1-му квадрату. Если совещание плановое и на нем рассматриваются вопросы, связанные с работой на перспективу - это второй квадрант. Если вы присутствуете на совещании, а его тема не имеет к вам никакого отношения, но вы «должны» на нем быть – значит, вы находитесь в третьем квадрате и т.д.
Задание 5
a) Распределите дела Петра Сергеевича по четырем квадрантам, учитывая, что важнейшая цель для него - вывести компанию на первое место в отрасли по объемам продаж.
§ Осмотреть строящийся офис
§ Встретиться с журналисткой
§ Обсудить с конструктором макет нового образца мебели
§ Продумать новую маркетинговую стратегию
§ Провести переговоры с директором театра о поставке крупной партии офисной мебели
§ Найти телефон директора Экспоцентра для другого сотрудника
§ Поздравить Марину Геннадьевну с юбилеем
§ Подготовиться к встрече с директором театра
b) Как изменится распределение этих дел по квадрантам, если бы главным для себя Петр Сергеевич определил «за год сделать имя компании брэндом»?
Ответ: Цель – 1: «Вывести компанию на первое место в отрасли по объемам продаж».
§ Осмотреть строящийся офис – 3
§ Встретиться с журналисткой - 3
§ Обсудить с конструктором макет нового образца мебели - 2
§ Продумать новую маркетинговую стратегию - 2
§ Провести переговоры с директором театра о поставке крупной партии офисной мебели – 1.
§ Найти телефон директора Экспоцентра для другого сотрудника - 3
§ Поздравить Марину Геннадьевну с юбилеем - 3
§ Подготовиться к встрече с директором театра – 1
Цель – 2: «Добиться, чтобы через год имя компании стало брэндом».
§ Осмотреть строящийся офис - 1
§ Встретиться с журналисткой - 1
§ Обсудить с конструктором макет нового образца мебели - 2
§ Продумать новую маркетинговую стратегию - 2
§ Провести переговоры с директором театра о поставке крупной партии офисной мебели – 2.
§ Найти телефон директора Экспоцентра для другого сотрудника – 3 (это важное, но «чужое» дело)
§ Поздравить Марину Геннадьевну с юбилеем - 3
§ Подготовиться к встрече с директором театра – 2
Примечание: дела, отнесенные к квадранту «3», могут быть делегирован
Какую роль играет «матрица тайм-менеджмента» в эффективном планировании?
Большинство людей в свой план прежде всего заносят дела, имеющие характер «срочности», (это дела из 1-го и 3-го квадрантов), нередко путая понятия срочности и важности. В результате на дела из второго квадранта времени просто не остается, их откладывают на «потом» или вовсе не делают. Когда же наступает это «потом», выясняется, что все эти дела стали «И срочными, и важными», то есть наступил кризис. Все время уходит на разрешение кризисных ситуаций, и опять второму квадранту нет места в планах. Чем больше мы живем в обстановке кризиса, тем меньше времени у нас остается для предотвращения новых кризисов.
Как же быть? Ответ очевиден – надо больше времени отводить второму квадранту. Итак,
§ составляя план, прежде всего, резервируйте время для дел «важных», но не срочных.
§ Чтобы найти время на квадрант 2, откажитесь от пребывания в 4- ом квадранте (см. раздел «Ловушки времени»).
§ Максимально делегируйте другим сотрудникам дела из 3-го квадранта или, если это невозможно, постарайтесь их трансформировать в дела второго квадранта. Например, кто-то, ссылаясь на неумение, просит вас выполнить за него задание. Трудно коллеге сказать «Нет», и вы беретесь за «чужую» работу, отдаляясь от собственных целей. Чтобы перевести это занятие во второй квадрант, надо не просто выполнить за кого-то чужую работу, а провести обучение неопытного сотрудника, тем самым освобождая себя от «чужих» дел в будущем. Часть дел из квадранта 3 можно просто проигнорировать. Если же вы обязаны заниматься «неважной» текучкой, постарайтесь организовать это время максимально эффективно (см. «Советы по эффективной организации дня).
Задание 6
Составьте план на неделю в соответствии с правилами 2-го квадранта.
Ключевые задачи на неделю в соответствии с поставленными целями:
1.___________________________________________________________________
2.___________________________________________________________________
3.___________________________________________________________________
Занесите в рабочий график конкретные действия, ведущие к выполнению ключевых задач. Сначала в план ставятся дела из второго квадранта (в приведенной таблице II-1 означает, что на понедельник с 9.15 до 10.00 мы запланировали какое-то конкретное действие из второго квадранта, связанное с выполнением 1-ой ключевой задачи. В реальном плане этот пункт будет выглядеть, например, так: «Подготовить предложения по совместному сотрудничеству с академическим театром на 2 года»)
| Рабочие часы | Понедельник | Вторник | Среда | Четверг | Пятница |
| 9 | II-1 | ||||
| 9.15 | II – 1 | II-1 | II-2 | ||
| 9.30 | II – 1 | II-1 | II-3 | II-2 | II-2 |
| 9.45 | II – 1 | II-3 | II-2 | ||
| 10.00 | II – 1 | II-2 | |||
| 10.15 | II-2 | ||||
| 10.30 | II-3 | ||||
| 10.45 | II-3 | ||||
| 11.00 | II-3 | ||||
| 11.15 | II-3 | ||||
| 11.30 | II-3 |
ЧАСТЬ 3. РЕАЛИЗАЦИЯ ПЛАНОВ
Даже самый хороший и продуманный план может разрушиться, натолкнувшись на неумение его реализовать. Для большинства людей реализация планов – это, пожалуй, самое слабое звено в цикле тайм-менеджмента. Это связано, во-первых, с наличием так называемых «прерывателей времени»: телефонных звонков, неожиданных приходов посетителей, вызовов к начальству и т.д. – и, во-вторых, с наличием «поглотителей времени», или, как их еще называют, «ловушек времени».
ПРЕРЫВАТЕЛИ ВРЕМЕНИ
Это вид стандартных ситуаций, временно останавливающих основную работу, которые могут быть четко обозначены во времени и которые, в отличие от поглотителей, в определенной мере способствуют решению поставленных задач. Это телефонные звонки, совещания, личные и деловые встречи, срочно возникающая работа с документацией.
Многие люди неправильно воспринимают значение прерывателей времени, считая их основным элементом рабочего дня. Заваленные бумагами, с несмолкающими телефонами, они погрязают в организационной, рутинной работе, забывая о поставленных целях и о задачах, которые необходимо решать для их достижения. Справиться с «прерывателями времени» помогут принципы «квадранта 2» и эффективное планирование.
ЛОВУШКИ ВРЕМЕНИ
Задание 7
Выполняя тест «Ловушки времени», поставьте «галочку» напротив тех пунктов, на которые вы отвечаете «да».
| № | Предрасположены ли вы к тому, чтобы… | «да» |
| 1. | Откладывать выполнение трудной или объемной работы? | |
| 2. | Отодвигать во времени принятие неприятных решений? | |
| 3. | Перестраховываться, заручаясь мнением других при принятии решений? | |
| 4. | Все делать самому? | |
| 5. | Браться за несколько дел сразу? | |
| 6. | Работать в спешке и суете? | |
| 7. | Приниматься за работу без предварительного поиска лучших подходов к делу? | |
| 8. | Прерывать начатую работу, чтобы заняться другими делами? Часто не доводить дело до конца? | |
| 9. | Откладывать выполнение трудных задач после первоначальной их обработки? | |
| 10. | Работать нетерпеливо, несобранно? | |
| 11. | Работать более 2 и более часа без перерыва? | |
| 12. | Делать по чуть-чуть незавершенную работу («размазывать» ее на несколько дней или недель) | |
| 13. | Расходовать время на второстепенные дела? | |
| 14. | Заниматься чужими делами, если они вас заинтересовали? | |
| 15. | Стремиться к безупречному выполнению задач даже в тех областях, где этого не требуется? | |
| 16. | Стараться получить абсолютно всюинформацию | |
| 17. | Стремиться всегда помочь другим в решении их проблем | |
| 18. | Проявлять излишнюю общительность? | |
| 19. | Иметь беспорядок на рабочем месте? | |
| 20. | Долго искать необходимые документы? |
Чем больше вы поставили «галочек», тем больше «ловушек времени» вас подстерегает в ходе вашего рабочего дня.
Задание 8
Выберете среди отмеченных пунктов пять, наиболее существенных для вас. Реализуя очередной план дня, постарайтесь сознательно избавиться от данных «ловушек».
| № | Мои «ловушки времени» |
| 1. | |
| 2. | |
| 3. | |
| 4. |
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 1266; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!