Стадия. «Реализация и координация».

Мероприятия

Частные (заказчик – физическое лицо):

1. Дни рождения

2. Свадьбы

3. Выпускные вечера

4. Юбилеи

Основа – личные предпочтения заказчика.

Корпоративные (заказчик – юридическое лицо):

1. Развлекательные

2. Деловые

3. Командообразующие

Основа – корпоративная культура компании.

1. Тульчинский Г.Л. Герасимова С.В. Менеджмент специальных событий в сфере культуры. Учебное пособие. — СПб.: Лань; Издательство «ПЛАНЕТА МУЗЫКИ», 2010.

2. Хальцбаур У., Йеттингер Э., Кнаусе Б. Event-менеджмент М.:Эксмо, 2007. 384 с.

Задание: составить план реализации ивент-мероприятия (частного или корпоративного – на ваш выбор) как проекта, ориентируясь на нижеизложенный материал.

Пояснения:

ИВЕНТ-МЕРОПРИЯТИЕ (ПРОЕКТ)

План:

1. Цель (цели).

2. Стадия 1. “Исследование”.

3. Стадия 2. “Разработка проекта”.

4. Стадия 3. “Планирование”.

5. Стадия 4. “Реализация и координация”.

6. Стадия 5. “Анализ работы”.

ЦЕЛЬ ИВЕНТ-МЕРОПРИЯТИЯ

Цель (цели) мероприятия устанавливается заказчиком. Организатор (ивент-агентство) работает, выполняя цель (целти) заказчика.

1.1 Цели частных мероприятий:

- Совместный отдых

- Сохранение совместных традиций.

1.2 Цели корпоратиных мероприятий

- Совместный отдых сотрудников

- Информирование клиентов о продукте или услуге.

- Обучение сотрудников.

- Продажи.

- Сплочение коллектива.

ЖИЗНЕНННЫЙ ЦИКЛ ИВЕНТ-МЕРОПРИЯТИЯ КАК ПРОЕКТА

Стадия. Стадия “Исследование”.

Цель ивент-агентства: выявить потребности заказчика, получить от заказчика техническое задание.

На стадии исследования обязательно принимаются во внимание:

- Анализ проведенных ранее мероприятий.

- Работа с рисками.

- Знакомство с личными интересами частного заказчика или с корпоративной культурой компании.

Пример:

Корпоративное мероприятие “Открытие офиса компании”.

Включает 2 составляющие:

1.Презентация.

2. Развлекательная часть.

Заказчик – компания, которая сдает в аренду, а такжеобеспечивает сервисное обслуживание частных строительных машин. Офис компании находится за городом, потому что именно там есть площадки для стоянки и сервис машин.

На меропритие приглашены как зарубежные гости, сотрудники аналогичных зарубежных компаний, так и российские коллеги. Зарубежные гости впервые в России. Им требуется ознакомиться, в первую очередь, с представленными в филиале строительными машинами. Но также хотелось бы и Уфу посмотреть…

Российские коллеги в большинстве – сотрудники уфимских компаний.

Мероприятие проходит в середине сентября. Погода очень неустойчива.

Количество приглашенных – 200 человек (100 зарубежных гостей и 100 россиян).

В офисе предприятия не достроена столовая, она не функционирут вообще. Площадей внутри здания для сбора 200 человек вообще нет. Территория вокруг здания, где располагаются машины, может вместить до 500 человек.

Ивент-агентство на стадии исследования должно ответить на вопросы:

Какие конечные цели ставит заказчик?

Какой формат мероприятия будет корректен?

Как угодить и зарубежным, и российским партнерам?

Как совместить деловое открытие и неформальное празднование?

Стадия. Стадия “Разработка проекта”.

Цель ивент-агентства –подготовить коммерческое предложение заказчику с максимальной демонстрацией своих возможностей в рамках концепциимероприятия.

Концепция (от лат. сoncepcio – понимание, система) – определенный способ понимания, трактовки каких-либо явлений. Система путей решения выбранной задачи.

Действие 1 на стадии разработки: Описать концепцию мероприятия в рамках выбранной тематики ПРОСТЫМИ СЛОВАМИ, понятными заказчику.

Действие 2на стадии разработки: Разбить мероприятие на составные части:

1. Встреча гостей, размещение, трансфер.

2. Открытие. Деловая часть.

Установить шатры. Заказать кейтеринг.

Изготовить печатную продукцию.

Изготовить баннеры, пресс-вол.

Музыкальная аппаратура, ди-джей, хороший микрофон для спикеров.

Ведущий.

Фотограф.

Изготовление корпоративного ролика и т.п.

3. Развлекательная часть.

Русский народный коллектив. Каравай.

Музыкальная аппаратура. Ди-джей.

Ведущий и т.п.

4. Трансфер в отель. Трансфер в аэропорт.

Действие 3 стадии разработки – бюджетирование.

Наименование услуги	Описание	Стоимость, руб.
Услуги ведущего Василия Петрова	Опыт работы с 2010 года. Владеет английским и немецким языками. Умеет найти индивидуальный подход ко всем гостям. Креативен. Обаятелен.	20 000

Итог стадии разработки – составление коммерческого предложения заказчику.

Задача заказчика – выбрать подходящие услуги в соотношении «цена - качество».

Стадия. Стадия «Планирование».

Задача ивент-агентства – составить два вида планов:

- Сценарный

- Технический календарно-ресурсный

Сценарный план – это проект будущего мероприятия, в котором изложена последовательность развития действия, тайминг мероприятия.

Методика составления сценарного плана: все одобренные заказчиком услуги коммерческого предложения выстроить в последовательный ряд, зафиксировать во времени.

Пример:

Деловая часть.

8.45. Состояние площадки: шатры собраны; выделена зона для регистрвции гостей; установлено 3 стола.

Таблички для регистрации

А – З (регистратор Иванов)

И – П (регистратор Петров)

Р – Я (регистратор Сидоров)

Установлена музыкальная аппаратура. Микрофон проверен. Ведущий ожидает прибытия гостей.

09.00 прибытие гостей. Встреча (хостес). Регистрация.

и т.п.

Технический календарно-ресурсный план – последовательное изложение всех действий людей, вовлеченных в процесс реализации мероприятия. В нем прописано время прибытия/ убытия с площадки, время подготовительной работы.

Методика составления технического календарно-ресурсного плана% все пункты прописываются с учетом времени на монтаж / демонтаж.

Пример:

Деловая часть

· 06.00 – Прибытие «шатровиков». Монтаж. Установка.

· 07.30 – прибытие звукорежиссера. Установка звуковой аппаратуры. Завоз мебели на площадку. Оформление зоны регистрации.

· Установка табличек для регистрации

· А – З

· И – П

· Р – Я

· 08.00 – Прибытие ведущего. Проверка микрофона. Прибытие регистраторов для работы в своей зоне.

· 13.30 – демонтаж шатров, музыкального оборудования. Разборка мебели.

· 15.00 – Убытие с площадки.

Сценарный план – для заказчика.

Технический план – для ивент-агентства.

Планирование изготовления информационного материала (печатная продукция, видео-контент и др.)

Сроки	Наименование работ	Ответственный
01.07.2017 06.07.2017	Написание текста к буклету Разработка текста приглашений	Иванов

стадия. «Реализация и координация».

Основная задача ивент-агентства – провести и проконтролировать исполнение сценарного плана. Работа на мероприятии.

На данной стадии важно работать с рисками.

Риски:

· Результат действия человеческого фактора

· Результат технико-технологического сбоя.

Стадия. «Анализ работы».

Анализ работы с заказчиком выявляет:

· Достигнута ли цель?

· Каковы ошибки?

Анализ работы с подрядчиками позволит выявить степень из добросовестности.

Важно: по итогам анализа происходит подписание Акта выполненных работ как с заказчиком, так и с подрядчиками.

Главный критерий оценки проведенного мероприятия – удовлетворенность заказчика!

Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 500; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!