По функциональному признаку деловые письма делятся
на требующие обязательного письма-ответа:
• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)
• письмо-просьба
• письмо-приглашение
и не требующие обязательного ответа:
• письмо-подтверждение
• письмо-извещение
• письмо-напоминание
• письмо-предупреждение
• письмо-декларация (заявление)
• письмо-распоряжение
• письмо-отказ
• сопроводительное письмо
• гарантийное письмо
• информационное письмо
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письманаправляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные — в один адрес.
По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.
Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).
Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
|
|
|
К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:
на причину обращения:
По причине задержки оплаты ...
В связи с неполучением счета-фактуры ...
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям ... Ввиду задержки получения груза...
Вследствие изменения цен на энергоносители...
Учитывая, что производственные показатели снизились...
Учитывая социальную значимость объекта ...
При данных обстоятельствах...
на ссылки:
Ссылаясь на Ваше письмо от ...
В соответствии с достигнутой договоренностью ... Ссылаясь на Ваш запрос от...
Ссылаясь на устную договоренность ...
В соответствии с нашей договоренностью ...
На основании распоряжения о...
Согласно постановлению правительства...
Согласно протоколу о взаимных поставках... Согласно спецификации ...
на цель:
В целях скорейшего решения вопроса...
В целях выполнения распоряжения...
Для согласования спорных вопросов ...
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ... В целях безопасности прохождения груза ...
В ответ на Ваш запрос ...
Во избежание конфликтных ситуаций...
С целью ознакомления с... высылаем Вам ...
|
|
|
К ним же относятся этикетные фразы:
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество. Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) ...
Примите наши поздравления ...
Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку* и обязательный элемент делового письма — речевое действие.
С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы- перформативы (от слова to perform -- действовать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями, Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.
К таким речевым актам относятся:
1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.; 2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
3) подтверждения: подтверждаем;
4) заявления: заявляем, объявляем;
5) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с
просьбой',
6) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
|
|
|
7) напоминания: напоминаем;
8) предложения: предлагаем.
读-Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы* употребляются в основном в форме 1-го лицаединственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют
жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
Дальше посмотрим несколько Образцов деловой переписки:
Письмо-напоминание
Письма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов:
1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения.
Помета "вторично", помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.
Письмо-просьба
Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы — самый распространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.
|
|
|
Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб — однотипных речевых актов. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:、、、
Информационное письмо
К информационным письмам относятся
письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления.
Информация в том или ином объеме обычно входит в любое почтовое отправление, однако только информирование адресата является целью данного вида корреспонденции.
Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 1671; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!