Оформление дел длительных сроков хранения
Лекция № 12
Тема: Архивное хранение документов и дел.
Вопросы:
1. Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации.
2. Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
3. Архивный фонд Российской федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы.
4. Оформление дел длительных сроков хранения.
5. Состав учетных документов архива.
6. Оборудование архивохранилищ.
7. Использование документов архива.
Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации
В документационном обеспечении управления существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд.
Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд, собранные коллекции документов. Архивный фонд —часть документального фонда. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.
Cеть федеральных государственных архивов к началу 2000 г. включает в себя:
- Государственный архив Российской Федерации (с научной библиотекой федеральных архивов);
- Российский государственный архив древних актов; Российский государственный исторический архив; Российский государственный военно-исторический архив; Российский государственный архив экономики; Российский государственный архив социально-политической истории;
|
|
|
- Российский государственный архив новейшей истории;
- Российский государственный военный архив;
- Российский государственный архив экономики;
- Российский государственный архив Военно-морского флота;
- Российский государственный архив литературы и искусства;
- Российский государственный архив научно-технической документации (с филиалом);
- Российский государственный архив фонодокументов;
- Российский государственный исторический архив Дальнего Востока.
К крупнейшим архивохранилищам принадлежит и Центр хранения страхового фонда наиболее ценных и уникальных архивных сокровищ на микрофотоносителях.
Положением о Государственном архивном фонде СССР, утвержденным 4 апреля 1980 г., было узаконено начатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств, ведомств и организаций, осуществляющих государственное хранение документов Государственного архивного фонда.
Сеть федеральных государственных архивов утверждается Правительством, а сеть центральных государственных архивов республик, краев, областей, автономных округов, городов федерального значения создается в соответствии с законодательными и иными правовыми актами этих государственных образований.
|
|
|
Положения о федеральных государственных архивах, являющихся в соответствии с Законом «Об охране и использовании памятников истории и культуры» объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются Правительством;положения о территориальных государственных архивах — органами управления архивным делом этих территорий, а положения о районных, городских и муниципальных архивах (личных фондах) — органами местного территориального управления.
Архивный фонд Российской федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы
В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный фонд Российской федерации.
|
|
|
В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.
Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. Под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей».
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, устанавливаемыми Правительством дифференцированно, в зависимости от категории организации и вида документов.
Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.
В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.
|
|
|
Независимо от места хранения, вида носителя и способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам.
В случае ликвидации негосударственных объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства.
Существуют разновидности ведомственных архивов и архивов организаций.Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен. Целесообразным считается передача в архив документов со сроками хранения более трех лет.
В российском архивном деле с 1935 г., т. е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведется целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспечению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов изложены в соответствующих правилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций.
Оформление дел длительных сроков хранения
Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат в соответствии с требованием Государственной архивной службы обязательному дополнительному оформлению и описанию в унифицированных учетных архивных формах.
Дела временного (до 10лет включительно) срока хранения, не содержащие сведений конфиденциального характера, могут оформляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а завершительные записи не составлять.
Дела постоянного или долговременного хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела поличному составудолжны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.
В соответствии с требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ.
Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах.
При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются.
Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.
В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через «плюс».
Заверительная записьсоставляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть приклеивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.
Все изменения в составе и состоянии дела отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании Дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.
Внутренняя описьдолжна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то верхняя часть заверенной составителем внутренней описи подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.
При сдаче в перспективе документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, его кодов и организации фондообразователя.
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 497; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!