Место и роль документов в управлении на современном этапе
Nbsp; МИНИСТЕРСТВО труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ «БЕРДСКИЙ ЭЛЕКТРОМЕХАНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
| по дисциплине | ОП.04 | Документационное обеспечение управления |
| индекс дисциплины | название дисциплины | |
| по междисциплинарному курсу | ||
| специальность | 09.02.05 | Прикладная информатика (по отраслям) |
| код специальности | название специальности |
| Разработчик(и): | преподаватель | С.П Варюшкина | ||
| должность, ученая степень | подпись | фамилия, имя, отчество | ||
| должность, ученая степень | подпись | фамилия, имя, отчество |
Рассмотрено на заседании
предметной цикловой комиссии ______09.02.05_________
код специальности
Протокол № ______ от «___» ____________ 20__г.
Председатель ПЦК __________ ____С.П. Варюшкина.__ подпись фамилия, имя, отчество
Бердск
2016
Содержание
Раздел 1 Требования к оформлению документов в соответствии с нормативной базой 3
|
|
|
Тема 1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления (ДОУ) 3
Тема 1.2 Нормативно-методическая база ДОУ. 6
Тема 1.3 Классификация документов. 11
Тема 1.4 Основные требования к составлению и оформлению документов. 12
Тема 1.5 Системы документационного обеспечения управления (ДОУ) 20
Тема 1.6 Унификация состава и форм управленческих документов. 28
Унификация и стандартизация документов. 28
Тема 1.7 Информационные технологии обработки документов. 32
Раздел 2 Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел. 39
Тема 2.1 Основные принципы организации документооборота. 39
Тема 2.2 Контроль исполнения документов. 44
Тема 2.3 Систематизация документов и их текущее хранение. 46
Тема 2.4 Подготовка документов к архивному хранению. 49
Раздел 1 Требования к оформлению документов в соответствии с нормативной базой
Тема 1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления (ДОУ)
Предмет, содержание и задачи ДОУ
Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности – это своевременность получения и достаточность информации.
|
|
|
Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления -это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием.
Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.
Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
|
|
|
Предмет ДОУ –правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплинызаключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
1. отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
2. обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия.
В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел).
|
|
|
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
Место и роль документов в управлении на современном этапе
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
· существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
· способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной (полной) для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Рассмотрим свойства и функции документа.
Документ имеет два свойства - информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др.
К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
· информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
· организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
· коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
· юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
· воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
· учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
Дата добавления: 2018-05-12; просмотров: 454; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!