Вопрос 2. Лексика деловой документации

Типичные ошибки связаны с избыточным использованием канцелярских оборотов.

Канцеляризмы входят в лексику ограниченного употребления (используются преимущественно в официально-деловом стиле) и поэтому совершенно неуместны, например, в живой разговорной речи, потому что омертвляют, обесцвечивают ее, делают шаблонной и скучной. Многие канцелярские слова и словосочетания давно потеряли выразительность своего первоначального смысла и стали штампами. Часто бывает неуместным употребление книжных терминов в ненаучной речи или канцелярской лексики в текстах, не относящихся к официально-деловому стилю (т.е. проявления «канцелярита»): На зеленых насажденияхпоявились первые листочки (из сочинения); Вчерашнее указание аннулировано(из устного сообщения).

3. Отсутствие слов со значением субъективной оценки объясняется задачей выражения объективного отношения к излагаемым событиям. Недопустимо использование оценочной лексики, т. е. эмоционально и экспрессивно окрашенных слов – слов, которые передают отношение говорящего к их значению, выражая различные чувства, например: алый, пурпурный, багровый, коралловый, рубиновый, вишнёвый, гранатовый, багряный, кумачовый, кровавый и т.д. Градация, например, наглядно прослеживается в синонимическом ряду: бурный (нейтр.) – буйный – кипучий – бешеный (о жизни, о времени).

Экспрессивно окрашенные слова имеют соответствующие пометы в толковых словарях: торжественное (свершения, незабвенный), высокое (предтеча, кончина), риторическое (священный, чаяния), поэтическое (лазурный, лучезарный) или, напротив, ироническое (хваленый, соблаговолить), шутливое (новоиспеченный, благоверный), фамильярное (недурственный, шушукаться), неодобрительное (педант), пренебрежительное (малевать), презрительное (подхалим), уничижительное (хлюпик), вульгарное (хапуга), бранное (дурак). Следовательно, за каждым из этих слов в языке уже закреплена определенная эмоционально-экспрессивная окраска, которая реализуется практически в любом контексте.

Примеры нарушения нормы: Он был зачинщикомспортивных соревнований.

4. Употребления слов только в прямом значении вытекает из такого свойства деловой речи, как конкретность. Контекст должен строиться так, чтобы слово реализовывало в нем только одно значение из возможных, т.е. было однозначным. В противном случае возникает нежелательная (часто – комическая) двусмысленность при чтении фразы или восприятии ее на слух: Наше предприятие представляло научно-техническую выставку за рубежом. (Слово представляло может означать демонстрировало, но может означать и воображало, воспроизводило в мыслях.)

Использование однозначной(моносемантической) лексики диктуется более требованием однозначности самого документа (это требование реализуется не только на лексико-фразеологическом, но и на иных уровнях). Слова употребляются в прямых конкретных значениях, используется лексика с устоявшимися значениями. Отвергается полисемичная лексика, лексика с размытыми, неустоявшимися значениями. Однозначность является принципиальным качеством.

В речи могут возникать непреднамеренные каламбуры, если фраза построена без учета того, что многозначное слово, употребленное в переносном значении, может восприниматься адресатом в основном, прямом значении. Пример: В отделении милиции дежурный спрашивает пьяного гражданина: «Ваша фамилия склоняется?» – «А как же! На каждом собрании».

5. Сужением значений слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости. Примеры стандартизации лексической сочетаемости: Позиции бывают конструктивными / неконструктивными; деятельность – успешной; необходимость – настоятельной; скидки – значительными; разногласия – существенными / несущественными и т.д.

В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту^[1]. Например: акт – совершать, составлять, подписывать, утверждать; заявка – выполнять, давать, делать, подавать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.

6. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию, профессии: Вкладчик, квартиросъемщик, граждане, служащие.

Итак, мы охарактеризовали типичные особенности лексики делового стиля и выявили наиболее распространенные ошибки, связанные с ее использованием.

Вопрос 3. Служебные документы:
типология, содержание, композиция, языковое оформление

Как уже отмечалось, официально-деловой стиль обслуживает сферу официально-деловых отношений, область права, государственной политики и реализуется в основном в письменной форме, в текстах различных документов. С полной определенностью можно сказать, что центральным понятием официально-делового стиля является документ.

Документ – деловая бумага, служащая доказательством чего-либо или подтверждающая право на что-либо, или имеющая значение исторического свидетельства[2]; один из процессуальных источников доказательств[3]. Документы настолько органически вплетаются во все сферы нашей жизни, что по существу становятся колесом истории, связывающим прошлое, настоящее и будущее в единое целое. Начать дело, получить доказательство, воспользоваться своим правом, изучить историю и культуру народа, просто купить автомобиль и уехать в отпуск подальше от городской суеты или, наоборот, взять и жениться – все это можно сделать на основе документа.

Владение нормами официально-делового стиля предполагает знание правил составления документов различных жанров.

Жанры делового стиля весьма разнообразны, при их класси­фикации учитывается множество критериев. Так, по степени стандартизации, устойчивости выделяются следующие группы документов: 1) предельно стандартные, которые без стандартной формы теряют свою юридическую силу (паспорт, диплом, свидетельства о рождении, о браке, о смерти); 2) документы, не имеющие стандартной формы, но для удобства коммуникации составляющиеся по определенному стереотипу (ноты, договоры, коммюнике); 3) документы, не требующие при их составлении обязательной стандартной формы (протоколы, постановления, отчеты, деловые письма).

Документы можно классифицировать и по принадлежности к определенным подстилям официально-делового стиля. Так, заявле­ние, докладная записка, доверенность, служебная записка, акт, письмо характерны для канцелярского (собственно делового подстиля); закон, постановление, договор – для юридического (законодательного) подстиля; соглашение, договор, коммюнике – для дипломатического подстиля. Как видим, деловой стиль отличается жанровым многообразием, которое регулирует возможные схемы поведения в различных ситуациях деловой сферы.

Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению: личные, директивные, административно-организационные, информационно-справоч­ные, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет определенную структуру и определенную текстовую форму.

Всякий документ по структуре может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это данные: 1) об адресате (кому адресован данный документ); 2) об адресанте (кто является автором документа); 3) на­именование жанра документа; 4) опись документальных приложе­ний (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа.

К текстам документов личного характера относятся в част­ности заявление, доверенность, автобиография.

Заявление – документ личного характера, содержащий просьбу о чем-либо. Заявление представляет собой следующий набор реквизитов: 1) наименование адресата (того, к кому обращена просьба); 2) наименование адресата (заявителя); 3) наименование жанра доку­мента. Далее следуют формулировка просьбы и краткой, но исчерпы­вающей аргументации. Наконец, дата и подпись.

Следует обратить внимание на то, что наименование адресата пишется в правом верхнем углу; фамилия, имя, отчество и другие сведения об адресанте приводятся под сведениями об адресате с предлогом от или без него. В настоящее время по канцелярской традиции более предпочтительной является форма родительного падежа без предлога. Слово «заявление» пишется со строчной буквы посередине строки, и после него ставится точка. Текст заявления пишется с красной строки, дата ставится после текста слева, подпись -справа.

Другой распространенный жанр документа, с которым прихо­дится иметь дело, – доверенность. Это документ, представляющий собой поручение кому-либо осуществить определенные дейст­вия, передача определенных прав доверителя. Доверенность име­ет следующие реквизиты: 1) наименование жанра документа; 2) на­именование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность, адрес, паспортные данные); 3) точное и исчерпывающее перечисление кру­га доверяемых полномочий или прав; 4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные); 5) дата; 6) подпись. При этом доверенность имеет юридическую силу только тогда, когда подпись доверителя юридически заверена должностным лицом – руководителем какой-либо организации или нотариально. Например:

Доверенность

Я, Смирнов Виталий Иванович (паспорт VI-МД № 67809, выдан Советским РОВД г. Брянска 10 октября 1971 г.), в связи с болезнью доверяю моей жене Смирновой Екатерине Андреевне (паспорт VI-МД № 68345, выдан Бежицким РОВД г. Брянска 3 мая 1973 г.) получить мою заработную плату за октябрь 2010 г. в сум­ме 3500 (трех тысяч пятисот) рублей.

28.10.10                                                                             Смирнов

Автобиография представляет собой документ личного ха­рактера, в котором сообщаются социально значимые сведения из личной жизни автора (дата и место рождения, сведения о родителях, образование, место работы, местожительство, семейное положение). Автобиография составляется в более или менее произвольной форме.

К распорядительным документам относятся постановле­ние, распоряжение, приказ. Эти документы представляют собой нормативно-директивные акты, выражающие волеизъявление автора и побуждающие адресата поступать определенным, должным обра­зом. Наиболее распространенным из этих жанров является приказ. Он применяется в практике управления и издается по основным во­просам внутренней жизни учреждения или организаций (приказ о приеме на работу, об увольнении, о командировках, о переводе на другую должность и др.).

К административно-организационным документам отно­сятся контракт, договор, устав, планы, отчеты. Наиболее распро­страненным из этих документов является контракт. Его оформле­ние, как правило, не представляет трудностей, поскольку контракт является готовым бланком, формуляром, в котором предстоит за­полнить лишь отдельные строки.

К числу информационно-справочных документов следует от­нести справки, докладные и служебные записки. Справки со­держат описание каких-либо фактов. По содержанию они обычно делятся на две группы: справки служебного характера, содержащие информацию о фактах и событиях производственной сферы, и справки личного характера, выдаваемые заинтересованным гражда­нам и удостоверяющие какой-либо факт. Докладная (служебная) записка представляет собой документ, адресованный руководителю учреждения или организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте; он содержит выводы и предложения составителя.

Итак, в практике управленческой деятельности часто применяются деловые письма, служащие для оперативного решения многочис­ленных вопросов. По функциональному признаку служебные пись­ма можно разделить на две группы: инициативные письма, т.е. письма-запросы, и ответные письма. К инициативным письмам относятся письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-напоминание, письмо-рекомендация, сопроводительное письмо, гарантийное письмо. К письмам-ответам относятся письмо-ответ на запрос, письмо-извещение, письмо-отказ, письмо-подтверждение.

Таковы основные жанровые разновидности административно-канцелярского подстиля официально-делового стиля речи. Юриди­ческий и дипломатический подстили не отличаются большим разно­образием жанровых форм. К юридическому подстилю следует от­нести тексты законодательных актов и постановлений, правил и инструкций, гражданских и уголовных процессуальных актов. Эти тексты направлены на регулирование отношений между людь­ми, носят информативно-директивный характер.

Дипломатические документы (нота, петиция, коммюнике, меморандум) также в значительной мере формализованы, отлича­ются большим влиянием этикетных формул. Выражение в них должно быть чрезвычайно корректным, недопустимо использование резких, грубых формулировок.

Итак, основное назначение документов – обеспечить удобство общения в административно-хозяйственной и правовой сфере: скорость, эффективность, результативность необходимых решений, действий. Отсюда главные стилевые черты: ясность, точность, объективность, полнота высказывания; конкретность и четкость формулировок, логичность и лаконизм изложения.

Заключение

Совершенствование культуры деловой письменной речи ведет к повышению общей культуры сотрудника ОВД, уровня его гуманитарной образованности.

Речь служит средством проявления социального статуса и формирует имидж говорящего. Поэтому повышение языковой компетенции является важнейшей задачей подготовки сотрудников внутренних дел. Для ее формирования огромное значение имеет овладение лексическим богатством языка и постижение законов его эффективного использования в профессиональной деятельности. Особое внимание должно уделяться изучению особенностей лексики официально-делового стиля и специфике ее использования в письменной и устной деловой речи.

Важнейшим компонентом речевой культуры сотрудника ОВД является владение правилами написания служебной документации. Реализации стандартизирующих и унифицирующих подходов в выборе единиц, входящих в документы, – основополагающий принцип стиля, пронизывающие все жанровые разновидности документов.

В процессе самостоятельной подготовки по теме № 4.2 «Лексические средства современного русского языка. Лексика деловой документации. Служебные документы: типология, содержание, композиция, языковое оформление» необходимо изучить материал лекций, познакомиться с источниками, указанными в списке литературы, ответить на следующие вопросы: Что такое лексика, лексическое значение слова, лексическая норма? В каких словарях отражаются лексические нормы? Назовите известные вам лексические нормы.

На следующем практическом занятии мы продолжим знакомство с официально-деловым стилем и рассмотрим особенности его функционирования на грамматическом уровне. Значительное внимание уделим проблеме использования в деловой речи имен существительных, прилагательных, глаголов, причастий, деепричастий и числительных.

Список литературы

Основная литература

1. Воронцова Ю.А. Русский язык в деловой документации. Культура речи: учебное пособие / Ю.А. Воронцов, Е.Ю. Хорошко. – М.: ДГСК МВД России, 2015. – 256 с.

2. Новосельцева В.А. Русский язык и культура речи: курс лекций. – М.: ДГСК МВД России, 2012. – 40 с.

3. Русский язык в деловой документации. Культура речи // Профессиональное обучение сотрудников органов внутренних дел (профессиональная подготовка полицейских): учебник: в 2-х частях / под общ. ред. В.Л. Кубышко. – Часть 1. – М.: ДГСК МВД России, 2015. – С. 180–207.

4. Русский язык и культура речи: учебник и практикум для бакалавров / под общ. ред. В.Д. Черняк. – М.: Юрайт, 2013. – 495 с.

Дополнительная литература

1. Баишева З.В. Русский язык и культура речи в юриспруденции: учебник. – М.: ИМЦ ГУК МВД России, 2002. – 200 с.

2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: учебное пособие. – Ростов н/Д: Феникс, 2001. – 544 с.

3. Голуб И.Б. Русский язык и культура речи: учебное пособие. – М.: Университетская книга; Логос, 2007.

4. Культура русской речи: учебник для вузов / под ред. проф. Л.К. Граудиной и проф. Е.Н. Ширяева. – М., 2004. – 560 с.

5. Культура устной и письменной речи делового человека: справочник-практикум. – М., 2006.

6. Кушнерук С.П. Документная лингвистика (русский деловой текст): учебное пособие. — Волгоград: Издательство Волгоградского государственного университета, 1999. — 96 с.

7. Москвин В.П. Стилистика русского языка. Теоретический курс: учебное пособие. – М.: Перемена, 2005. – 640 с.

8. Русский язык и культура речи: учебник. – 2-е изд. перераб. и доп. / под. ред. проф. О.Я. Гойхмана. – М.: ИНФРА-М, 2007.

9. Русский язык и культура речи: учебник / под ред. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2006. – 413 с.

10. Хабарин М.О. Русский язык для студентов высших юридических учебных заведений. – М., 2008.

[1] Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации.- М.: Главархив, 2005.

[2] Словарь русского языка /Под. ред. А. П. Евгеньевой. 1985. – М.: Русский язык. — Т. 1. — С. 421.

[3] Савицкий В.М., Ларин А.М. Уголовный процесс: Словарь-справочник. - М.: Юридическая фирма КОНТРАКТ; ИНФРА. - М., 2006. - С. 43.

Мы поможем в написании ваших работ!