Загальна класифікація інформаційних систем управління підприємствами

Тема: Сутність автоматизованого робочого місця менеджера (АРМ менеджера)

План

1.Передумови створення АРМ менеджера.

2. Поняття та призначення АРМ менеджера.

3. Основні принципи побудови АРМ менеджера.

4. Роль АРМ в процесі прийняття управлінських рішень.

1. Передумови створення АРМ менеджера

Управління з'явилося разом із людьми. Там де хоча б дві людини об'єднувалися в прагненні досягти якоїсь спільної мети, виникало завдання координації їхніх спільних дій, розв'язання якого хтось із них повинний був брати на себе. У цих умовах він ставав керівником, що управляє, а інший - його підлеглим, виконавцем.

На всіх етапах становлення суспільства проблема управління стояла досить гостро і багато людей намагалися вирішити її, але їхні труди носили розрізнений характер і не укладали узагальненої теорії.

І тільки в другій половині минулого століття після перемоги промислової революції на Заході ситуація різко змінилася. Ринкові відносини володіли всіма сферами життя суспільства. Зростали крупні фірми, що потребували великого числа керівників вищого і середнього рівнів, спроможних приймати грамотні раціональні рішення, що вміли працювати з великими масами людей, що були б вільні у своїх вчинках. Тому від керуючих був потрібний високий професіоналізм, компетентність, уміння порівнювати свою діяльність з існуючими законами. У результаті з'являється група людей, що спеціально займаються управлінською діяльністю. Головним завданням стає щоденне управління виробництвом із метою забезпечення найбільшого прибутку власникам фірми. Ці люди стали називатися менеджерами.

Менеджмент традиційно вважається процесом керування, що охоплює такі управлінські функції, як планування, організація, управління, керівництво (мотивація), контроль. В сучасних умовах лавиноподібного зростання обсягів інформації ці функції можна здійснювати лише завдяки використанню обчислювальної техніки і наявності програмних продуктів, здатних опрацьовувати цю інформацію і надавати тим самим допомогу для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Водночас з’являються нові інформаційні технології, нехтування якими неминуче призводить до негативних наслідків комерційної діяльності організації. Усе це потребує від менеджерів високого рівня знань і вміння застосовувати відповідні інформаційні рішення.

Спеціалісту виконавцю необхідний зручний інструментарій для забезпечення професійної діяльності в конкретній сфері, що визначається використовуваними технологіями та розподіленням обов’язків між працівниками управління. Орієнтація і реалізація управлінських функцій вимагає радикальної зміни, як самої технології управління, так і технічних засобів обробки інформації, серед яких головне місце займають персональні комп’ютери.

Тенденція до підсилення децентралізації управління призводить до розподіленої обробки інформації з децентралізацією застосування засобів обчислювальної техніки і вдосконаленням безпосередньо робочих місць користувачів.

На практиці цього досягають створенням автоматизованих робочих місць (АРМ), які враховують специфіку праці та спеціалізацію менеджера. Створення АРМ на робочому місці спеціаліста підвищує ефективність виконання ним своїх функціональних обов’язків.

Створення автоматизованих робочих місць передбачає, що основні операції по нагромадженню, зберіганню і переробці інформації покладаються на обчислювальну техніку, а менеджер виконує операції, які вимагають творчого підходу при підготовці управлінських рішень.

2. Поняття та призначення АРМ менеджера

Під робочим місцем розуміють місце, на якому працівник здійснює свій трудовий процес. Автоматизація робочого місця передбачає наявність технічного (персональний комп'ютер і периферійні пристрої до нього) і програмного забезпечення. Отже, автоматизоване робоче місце - це програмно-технічний комплекс, призначений для автоматизації професійної діяльності працівника. Для АРМ характерна орієнтація на працівника, який не має професійної підготовки з використання обчислювальної техніки, але професійно обізнаний у конкретній функціональній сфері. Головною складовою АРМ є програмне забезпечення, орієнтоване на розв'язання специфічних завдань спеціаліста. Водночас його основні функції залишаються незмінними для АРМ практично будь-якого напряму. Ці функції передбачають:

> введення, накопичення та зберігання інформації;

> оброблення даних;

> отримання результатів оброблення і запитів у вигляді екранних форм і документів;

> пошук інформації;

> можливість здійснення контролю на всіх етапах роботи.

Слід зазначити, що функція оброблення даних не завжди властива АРМ. Усе залежить від організації технології оброблення даних, яку використовують. Якщо АРМ є складовою корпоративної мережі, що побудована на технології "клієнт-сервер", то основне оброблення даних відбуватиметься на сервері.

У великих і малих організаціях АРМ виконують різну роль. У першому випадку вони є складовою інформаційної системи організації. При цьому вони можуть використовувати загальну інформаційну (корпоративну) систему або різні інформаційні системи, проте у будь-якому разі працювати зі спільною інформаційною базою, побудованою на єдиній системі класифікації й кодування, або мати засоби для забезпечення сумісності та інтеграції інформації окремих систем. У другому випадку АРМ - це інформаційне середовище, що може не дуже щільно пов'язуватися чи взагалі не пов'язуватися з автоматизованими робочими місцями інших працівників. При цьому окремі АРМ можуть об'єднуватися у локальну мережу або працювати автономно. За сучасних умов останній варіант практично не застосовують, оскільки тільки варіант роботи у мережі дає можливість спільного використання інформації.

Автоматизовані робочі місця класифікують за такими ознаками:

> типом користувача;

> типом завдань, що розв'язують за його допомогою;

> формою організації роботи користувачів;

> функціональною спрямованістю;

> рівнем розвитку тощо.

Окремо можна класифікувати АРМ на підприємствах:

> АРМ управлінського персоналу - реалізують функції прийняття рішень і призначені для керівників усіх рівнів;

> АРМ фахівців структурних підрозділів (відділів і цехів) або секторів обліку (обліку заробітної плати, товарно-матеріальних цінностей тощо) - допомагають розв'язувати функціональні завдання фахівцям конкретного напряму діяльності;

> АРМ оперативного управління - призначені для збирання первинних даних безпосередньо на робочих місцях контролерів, диспетчерів, майстрів та ін.;

> АРМ технічних працівників - орієнтовані на ведення діловодства і призначені для секретарів, референтів та ін.;

> АРМ дослідника - призначені для працівників, діяльність яких пов'язана зі створенням нових виробів, проектуванням нових технологій тощо. Їх застосовують для створення сприятливих умов при проведенні певного дослідження робітниками відділів головного технолога, головного конструктора.

Створення АРМ забезпечує:

> простоту, зручність і дружнє ставлення до користувача;

> простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

> компактність розміщення й невисокі вимоги до умов експлуатації;

> високу надійність і живучість;

> порівняно просту організацію технічного обслуговування.

3. Основні принципи побудови АРМ менеджера

Розробка і впровадження АРМ - складний, динамічний процес. Теоретичні дослідження і практика виробили низку основних методологічних принципів побудови АСУ і АРМ. Основні принципи побудови АСУ (системний підхід, типізація проектних рішень та ін.) вперше сформульовані В. М. Глушковим, необхідно враховувати при створенні АРМ, оскільки вони розраховані на автоматизацію обсягу інформацій, які використовуються кожним працівником апарату управління, а також функціональних підрозділів організацій або підприємств.

Основним є принцип системного підходу. Суть його полягає в тому, що АРМ розглядається як система, у якій усі її складові елементи й процеси, що відбуваються, взаємопов'язані з урахуванням як внутрішніх, так і зовнішніх чинників. Згідно з системним підходом, об'єкт розглядається як єдине ціле, а не як сукупність складових його частин, специфічні властивості об'єкта можна оцінити тільки з позицій усієї системи.

Це означає, що спочатку треба обумовити цілі й критерії системи, а потім структуризувати систему для виявлення комплексу технічних, економічних та організаційних питань, розв'язання яких необхідне для того, щоб проектовані системи відповідали визначеним цілям і критеріям. Без комплексного і всебічного вирішення цих питань ефект від впровадження АРМ значно знижується.

Принцип системного підходу є не тільки основоположним при створенні АРМ, а й значною мірою впливає на інші принципи, визначаючи їх успішну реалізацію.

Неперервність розвитку АРМ передбачає постійне вдосконалення всіх видів його забезпечення (технічного, програмного, інформаційного та ін.). Це зумовлено тим, що з розвитком підприємств і організацій виникають нові завдання управління, удосконалюються та змінюються старі. Тому АРМ мають швидко реагувати на ці зміни. Із цією метою необхідно передбачити можливість заміни застарілих ПЕОМ новими, більш продуктивними для поліпшення інформаційного, математичного й програмного забезпечення, удосконалення технологічного процесу обробки даних. На принцип неперервного розвитку впливає принцип гнучкості, який зумовлює пристосованість системи до можливих перебудов, що забезпечується модульністю побудови всіх підсистем і стандартністю їх взаємозв'язку.

Принцип стійкості побудований на тому, що АРМ виконує основні функції незалежно від впливу внутрішніх і зовнішніх збурюючих чинників. Це означає, що неполадки в окремих його частинах повинні легко усуватися зі швидким відновленням працездатності системи. Стійкість перед впливом зовнішніх збурень (перебої в інфраструктурах, зміна завдань, дефіцит ресурсів) забезпечується з допомогою функціональної та структурної надмірності технічних засобів.

Ефективність АРМ слід розглядати як інтегральний показник у рівні досягнень поданих вище принципів, віднесений до витрат на його створення та експлуатацію.

Водночас слід зауважити, що, з одного боку, реалізація цих принципів потребує збільшення витрат при створенні АРМ, а з іншого - різко зменшує витрати при його експлуатації.

Крім зазначених принципів створення АРМ можна назвати такі:

> надійність - у непередбачених або аварійних ситуаціях система не повинна остаточно виходити з ладу й давати неправильні результати; забезпечення надійності системи досягається використанням колективних АРМ;

> еволюційність - це можливість подальшого розвитку й змінювання системи та її окремих частин через розширення й модифікацію програмних, інформаційних і технічних засобів;

> адаптованість - здатність АРМ пристосовуватися до частково зміненого внутрішнього фактора об'єкта управління. Цей принцип забезпечує життєздатність системи.

4. Роль АРМ в процесі прийняття управлінських рішень

Для досягнення поставлених цілей організацією необхідно управляти.

Управління - це процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для того, щоб сформулювати і досягти мети організації.

Автоматизація управління підприємством переслідує тільки одну мету - своєчасне ухвалення менеджером правильного організаційного рішення, яке буде реалізоване і проконтрольоване, на підставі чого буде прийняте подальше рішення. Важливими чинниками для ухвалення рішень є:

> збір і аналіз достовірної інформації;

> підготовка альтернативних варіантів подальшого розвитку подій;

> безпосередньо ухвалення рішення;

> організація реалізації рішення;

> контроль виконання;

> аналіз одержаного результату;

> корекція.

Створені АРМ спеціалістів дають можливість користувачеві працювати в діалоговому режимі, оперативно розв'язувати поточні задачі, зручно вводити дані, вести контроль, оброблення інформації, визначати достовірність результатної інформації, виводити й передавати каналами зв'язку.

Основне призначення АРМ - забезпечити управлінський персонал новими засобами техніки та технології. Мова йде про автоматизоване діалогове виконання основних функцій управління, діалогову інформаційну взаємодію користувачів і оперативний доступ до даних, нагромаджуваних у центральній базі даних ІС, або в розподільній базі даних АРМ.

Організація АРМ змінює техніку та методологію виконання функцій управління. Виникли нові технологічні операції ведення екранного діалогу, використання нових форм подання даних - електронних картотек і таблиць, графіків і діаграм, багатовіконне подання даних.

Засоби АРМ дають змогу автоматизувати розв'язання задач, забезпечити інформаційну підтримку важко формалізованих задач, результати яких використовуються для прийняття рішень.

З урахуванням професійних знань і практичних навичок користувач може обирати методику розв'язання задач, маніпулювати даними для обчислень, аналізувати їх результати та приймати відповідне конкретній ситуації управлінське рішення.

 

Список використаних та рекомендованих джерел

Основні

1. Вовчак І.С. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті / І.С. Вовчак. - Тернопіль : Карт-бланки, 2006. - 342 с.

2. Скороходов В.А. Автоматизоване робоче місце менеджера : навч. посіб. / В.А. Скороходов, І.М. Худяков. - К. : Професіонал, 2008. - 416 с.

3. Фетісов В.С. Автоматизоване робоче місце менеджера : навч. посіб. / В.С. Фетісов. - К. : Знання, 2008. - 390 с.

Додаткові

4. Береза А.М. Основи створення інформаційних систем : навч. посіб. - [2-е видання, перер. і доповн.] / А.М. Береза. - К. : КНЕУ, 2001. - 214 с.

5. Каранфілов М.С. Інформаційні системи в державному менеджменті : навч. посіб. / М.С. Каранфілов. - К. : КНЕУ, 2005. - 455 с.

 

 

Тема: Основні засади впровадження АРМ в організаціях

План

1. Основні цілі впровадження АРМ.

2. Інформаційна модель системи АРМ менеджера в організації.

3. Електронна пошта. Модель електронного офісу.

4. Система автоматичного вводу інформації.

 

1. Основні цілі впровадження АРМ

Автоматизація управління підприємством переслідує тільки одну мету - своєчасне ухвалення менеджером правильного організаційного рішення, яке буде реалізоване і проконтрольоване, на підставі чого буде прийняте подальше рішення. Важливими чинниками для ухвалення рішень є збір і аналіз достовірної інформації, підготовка альтернативних варіантів подальшого розвитку подій, безпосередньо ухвалення рішення, організація його реалізації, контроль виконання, аналіз одержаного результату, корекція.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) є робочим місцем персоналу автоматизованої системи управління, обладнане засобами, що забезпечують участь людини в реалізації функцій управління.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) спеціаліста - це інструмент раціоналізації та інтенсифікації управлінської діяльності.

АРМ - комплекс технічних і програмних засобів індивідуального користування, зорієнтований на виконання певних функцій. АРМ утворюється на базі комп'ютерної техніки, технічне й програмне забезпечення якої дає змогу здійснювати автоматизований режим обробки інформації, створення локальних баз даних. Усе це забезпечує зростання продуктивності праці.

За допомогою АРМ фахівець може обробляти тексти, посилати і приймати повідомлення, що зберігаються в пам'яті персонального комп'ютера, брати участь у нарадах, організовувати і вести особисті архіви документів, виконувати розрахунки і одержувати готові результати в табличній або графічній формі. Зазвичай процеси ухвалення рішень і управління в цілому реалізуються колективно, але необхідна проблемна орієнтація АРМ управлінського персоналу, що відповідає різним рівням управління і реалізованим функціям. Підготовка інформації для ухвалення рішень, власне ухвалення рішень та їх реалізація можуть мати багато загального в різних економічних службах підприємства. Це дозволяє створювати гнучкі структури управління.

Основні цілі впровадження АРМ:

> своєчасне отримання повної і достовірної інформації;

> підтримка прийняття раціональних управлінських рішень;

> створення для користувача комфортних умов праці;

> зростання продуктивності праці.

 

2. Інформаційна модель системи АРМ менеджера в організації

Документообіг - рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Документообіг охоплює всі структурні підрозділи організації - від канцелярії до керівництва, він є важливим елементом системи управління установи.

Організація документообігу - це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.

Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, врівноваженню навантаження на підрозділи та на посадових осіб, позитивно сприяє на процес управління в цілому.

Документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установи та структурні підрозділи, спеціалісти, кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки документів.

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки документів, що надходять, відправляються та внутрішні документи.

В установі відбувається розподіл поступаючого обсягу документів на потоки, які направляються керівникам, в структурні підрозділи та окремим виконавцям.

У процесі функціонування організаційної системи, формуються інформаційні потоки, які на виході створюють потік документів, що відправляються. Крім того, в установах циркулюють документи, які не виходять за їх межі (потоки внутрішньої документації).

До основних параметрів потоків відносять:

> напрямок потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;

> обсяг потоку, який визначається кількістю документів, що проходять через систему за одиницю часу;

> структура потоку, що визначається різновидом документів, авторством та іншими ознаками класифікації;

> режим потоку, який визначається періодичністю руху документів через пункти обробки.

Практично перед будь-якою організацією постає питання автоматизації документообігу.

Задачі, які вирішуються в процесі автоматизації документообігу установи, багато у чому залежать від характеру її комерційної діяльності, інфраструктури, адміністративної організації та багатьох інших факторів. Але не залежно від специфіки кожної окремої установи існує ряд загальних вимог до систем автоматизації офісної діяльності (документообігу).

Система автоматизації документообігу повинна підтримувати розсилку та візування документів, тобто здійснювати відображення реальних процесів роботи з паперами у будь-якій установі.

В наслідок автоматизації документообігу повинна бути забезпечена й інша типова операція в роботі з паперами - контроль над проходженням документів. Крім того, дана система повинна забезпечувати введення до системи документів з різних джерел (паперова документація, повідомлення електронної пошти, факсимільні повідомлення та ін.).

Класифікація документів (від лат. Classic - ряд, група) - це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації звичайно представляється у вигляді таблиці або схеми.

Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документарних системах. Вона має важливе значення для теорії документоведення і практичної документно-комунікаційної діяльності.

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищеності оперативності робочого апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками:

> спосіб фіксації інформації;

> зміст;

> місце складання;

> термін виконання;

> походження;

> гласність;

> термін зберігання;

> рід діяльності та ін.

 

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

>     рукописний;

>     друкарський;

>     механічний;

>     магнітний;

>     фотографічний;

>     оптичний;

>     лазерний;

>     електронний.

 

За змістом документи поділяють на:

> організаційно-розпорядчі;

> фінансово-розрахункові;

>  постачально-збутові та ін.

 

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

Ø організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

Ø розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

Ø довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

Ø з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

Ø особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

 

За місцем складання розрізняють такі документи:

> внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

> зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

> термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником;

> нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

 

За походженням документи поділяють на:

Ø службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

Ø офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб.

 

За гласністю документи бувають:

> звичайні,

> для службового користування (ДСК);

> таємні;

> конфіденційні та ін.

 

За терміном зберігання розрізняють:

Ø документи постійного зберігання;

Ø документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

Ø документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

 

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

>     організаційно-розпорядча;

>     стандартів та технічних умов;

>     планова;

>     звітно-статистична;

>     конструкторська;

>     технологічна;

>     розрахунково-грошова;

>     з ціноутворення та ін.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме - при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.

Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

 

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

>  організаційно-розпорядча документація – 02;

>  первинно-облікова документація                         – 03;

>  банківська документація                            – 04;

>  фінансова документація                             – 05;

>  звітно-статистична документація                         – 06;

>  планова документація                                – 07 та ін.      

В ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) - УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД.

3. Електронна пошта. Модель електронного офісу.

Електронна пошта - це система, що дозволяє пересилати повідомлення з одного комп’ютера на інший через модем або мережеве з’єднання. Електронна пошта має ряд переваг порівняно з іншими способами пересилання інформації. Вона дешевша, доступніша і забезпечує доставку повідомлень протягом декількох хвилин. Електронна пошта (E-mail) - базовий і досить потужний сервіс. Він надає можливість пересилати текстові і графічні файли, а також відео-звукові кліпи в мережі Internet. Щоб переслати повідомлення, необхідно знати електронну адресу. Адреса електронної пошти має такий вигляд: ім’я_користувача@хост.домен.

Для роботи з електронною поштою використовуються програми Outlook Express (в пакеті Microsoft Office), Netscape Messenger, Internet Mail або інші.

Засоби роботи з електронною поштою мають також Web-браузери Internet Explorer та Netscape Communicator.

Робота у середовищі Outlook Express.

Після завантаження програми на екрані з’явиться вікно такого вигляду, як зображено на рис. 2.1.

Папка Входящие містить отримані повідомлення, які можна переглянути (виконати click на темі потрібного листа, або double click для відкриття листа в окремому вікні), роздрукувати (кнопка Печать), вилучити (клавіша Delete). На повідомлення можна відповісти, вибравши у меню Сервис команду Ответить отправителю, або натиснувши кнопку Ответить отправителю.

Створення повідомлення

Рис. 2.3. Створення повідомлення

Рис. 2.2. Меню «Сообщение»

 

У меню Сообщение вибрати команду Создать (див. рис. 2.2), натиснути кнопку Создать сообщение або натиснути клавіші CTRL+N. У вікні, що з’явилося (рис. 2.3), увести потрібну адресу, тему та текст повідомлення.

У мережі Internet можна безкоштовно отримати поштову скриньку, наприклад, за такими адресами:

WWW.USA.NET

WWW.UKRPOST.NET

WWW.UKR.NET

WWW.AVANPORT.COM

 

Рис. 2. 5. Вікно умов реєстрації Для продовження реєстрації необхідно натиснути на кнопку я принимаю условия. У вікні, що з’явилося, заповнити форму реєстрації користувача поштової скриньки (рис. 2.6).

Рис. 2.4. Вікно поштового сервера UKR.NET Для створення власної поштової скриньки треба натиснути на кнопку Новий пользователь. На екрані з’явиться вікно з умовами реєстрації (рис. 2.5).

На рис.2.4. зображено вікно безкоштовного поштового серверу WWW.UKR.NET. Для отримання доступу до своєї пошти треба увести ім’я, пароль та натиснути кнопку Войти.

Рис. 2. 6. Вікно реєстрації користувача поштової скриньки Крім пересилання повідомлень, електронна пошта дає змогу організувати роботи групи та створити список розсилання за інтересами.

Телеконференції — це дискусійні групи з певної тематики, які дають можливість ефективно спілкуватися за інтересами і організовані у ієрархічну структуру. Головні розділи конференції:

>     comp - все про комп’ютери;

>     news - новини;

>     rec - теми дозвілля, хобі, мистецтва;

>     soc - соціальні питання;

>     та інші.

 

Для роботи з телеконференціями користувач застосовує спеціальну програму, в якій визначає, якими конференціями буде користуватися. Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних.

Під час організації внутрішньокорпоративних ділових процедур, у компанії виникає потреба в автоматизації різних видів діяльності її співробітників.

Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу будь-якого офісу вважається впровадження електронного (автоматизованого) офісу. Мова йде про комплексне використання:

 сучасних технічних та програмних засобів для автоматизації процедур і функцій управління (обробка текстів, їх редагування, збереження та пошук, передача інформації по каналах зв’язку всередині офісу та за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти підготовки і прийняття рішення і т.д.);

> засобів програмної підтримки;

> підходів до проектування приміщень;

> охорони праці персоналу.

Впровадження електронних офісів стало реальністю завдяки досягненням в галузях виробництва комп’ютерної техніки та високоефективних засобів організаційної техніки.

Концепція електронного офісу дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації.

Не дивлячись на короткий термін існування електронний офіс вже пройшов три стадії розвитку.

1.Для першого етапу була характерною орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, яка здійснювалась секретарями або технічним персоналом організації. Характерним прикладом таких робіт є машинодрукарські роботи. Для підвищення продуктивності праці при їх виконанні були створені, так звані пристрої обробки текстів, які дозволили швидко виправляти та редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.

2.На другому етапі розвитку електронних офісів окремі пристрої об’єднувалися за допомогою внутрішніх ліній в єдину мережу, що дозволяло виконувати ряд додаткових функцій, таких, як автоматизований зв’язок між різними робочими місцями, сумісна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів і т.д.

3.Третій етап розвитку електронних офісів пов’язаний з широким застосуванням персональних комп’ютерів і створенням на їх основі автоматизованих робочих місць. АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв'язку.

Для кожного співробітника офісу (або групи співробітників) розробляється і оснащується автоматизоване робоче місце, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація здійснюється шляхом підбору та встановлення відповідного програмного забезпечення. До складу типового автоматизованого місця входить персональний комп’ютер та необхідні додаткові вбудовані пристрої, які розширюють його функціональні можливості, і периферійне обладнання (принтер, сканер, графопобудовувач). Крім того кожне робоче місце забезпечується потрібною організаційною технікою у відповідності до функціональних завдань.

Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.

Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.

Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.

Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.

Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).

Практична реалізація концепції електронного офісу поступово приводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності його праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.

Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електронного офісу традиційно включають наступні підсистеми:

> технології обробки зображень документів (Imaging System);

> системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);

> системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);

> повнотекстові бази даних (Full-Text System);

> системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);

> програмне забезпечення для робочих груп (Groupware).

Новітні інформаційні технології сприяють створенню віртуальних офісів, які забезпечують комплексну реалізацію завдань предметної області, причому обладнання і працівники цих офісів можуть знаходитися в різних приміщеннях. Впровадження технології віртуального офісу сприяє впровадженню децентралізації ділових операцій.

Віртуальний офіс - це територіально віддалені підрозділи або компанії та робочі місця (як вдома, так і в офісі), взаємодія яких забезпечується за допомогою інформаційних технологій.

На даний час найбільші концерни України мають свої філіали в інших містах, з якими зв’язуються за допомогою комутаційних ліній в режимі on­line. В місті, де зосереджене управління концерном, магазини та склади з’єднуються з адміністрацією через заздалегідь виділені канали. При цьому підрозділи теж локалізовані, що дозволяє суттєво зменшити витрати.

В Internet вже давно налагоджено сервіс - бронювання квитків, готельних номерів, замовлень перекладачів, служби охорони і т. д. Що ж стосується світових тенденцій, число корпоративних офісів (тобто, коли користувач працює на компанію в домашніх умовах), невпинно росте і оцінюється десятками мільйонів.

4. Система автоматичного вводу інформації

Головним напрямком перебудови менеджменту і його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій.

Сучасний етап розвитку економіки і бізнесу характеризується широким застосуванням для обробки інформації та комп'ютерної підтримки рішень новітніх засобів інформаційної технології, основним вираженням яких є інформаційні системи різного призначення і різної проблемної орієнтації.

У загальному вигляді інформаційну систему можна визначити як автоматизовану людино-машинну систему, визначальною особливістю якої є те, що вона забезпечує інформацією користувачів з різних організацій. Для проблематики економіки й бізнесу використовуються здебільшого інформаційні системи організаційного типу.

Інформаційні системи організаційного типу (ІСОТ) мають низку особливостей, котрі зумовлюють значні труднощі їх розробки і побудови:

> організаційне середовище, в котрому функціонують ІСОТ, доволі складне, не повністю визначене і важко піддається формалізованому опису;

> системи організаційного типу мають складне сполучення з оточуючим середовищем, що включає безліч різноманітних вхідних і вихідних ланцюгів інформаційних послідовностей;

> функціональні взаємозв'язки вхідних і вихідних повідомлень складні як у структурному, так і в алгоритмічному плані, їх ідентифікація вимагає створення великих розподілених баз даних і баз знань;

> організації-замовники, як правило, конче потребують постійної і довготривалої безвідказної роботи таких систем, при цьому терміни початкового вводу в експлуатацію і подальших модифікацій установлюються вкрай стислими;

> надзвичайно широкий діапазон їх застосування як за ієрархічними рівнями організаційного управління, так і за функціями управління;

> важливість урахування вимог кінцевих користувачів інформаційних систем з погляду створення комфортних умов їх роботи і забезпечення «дружньої» підтримки.

 

Ці, а також інші передумови привели до того, що на даний час застосовуються сотні типів прикладних програм інформаційних систем різного призначення і різної проблемної орієнтації, причому це число постійно зростає.

Сучасні концепції створення інформаційних систем різного призначення ґрунтуються, в основному, на трьох підходах: об'єктно-орієнтована технологія, CASE-технологія та заснована на знаннях (інтелектуальна) технологія .

Об'єктно-орієнтована технологія (Object-Oriented Technologies) стосується, насамперед, створення програмного забезпечення ІС. Спонукальним мотивом появи принципово нового підходу у програмуванні стало те, що в динамічному і конкурентному середовищі застосування ІС вимагаються часті зміни прикладних програм.

Принциповим питанням в об'єктно-орієнтованому програмуванні є визначення об'єктів (класів об'єктів), що є важливими для проектованої системи. Ідентифікація об'єктів здійснюється за допомогою аналізу характеристик проблемної галузі, що включає розпізнавання доречних матеріальних об'єктів, а також каталогізацію всіх функцій, що стосуються розв'язуваної задачі, взаємодії елементів системи, важливі події, технічні умови тощо

Кожний клас є вмістилищем, куди входять як дані, так і команди для дій над даними.

Об'єктно-орієнтована методологія на теперішній час є досить ґрунтовно відпрацьованим підходом до створення програмних продуктів. Виокремлені і розроблені основні його компоненти:

> об'єктно-орієнтований аналіз;

> об'єктно-орієнтоване проектування;

> об'єктно-орієнтоване програмування.

Технологія об'єктно-орієнтованого проектування стала, своєю чергою, підґрунтям інженерії інформаційних систем - Саsе-технології. САSЕ – технологія - сукупність технологічних і інструментальних засобів, що дають змогу максимально систематизувати і автоматизувати всі етапи створення програмного забезпечення інформаційних систем та інших ділових і комерційних програмних продуктів. Інжиніринг програмного забезпечення вимагає принципово нового підходу до життєвого циклу ПЗ, зокрема послідовність етапів розробки така:

> прототипування (макетування);

> проектування специфікації;

> контроль проекту;

> генерація кодів;

> системне тестування;

> супроводження.

 

Кожний з цих етапів має бути максимально автоматизований.

Заснована на знаннях (інтелектуальна) технологія передбачає впровадження в інформаційні системи та відповідні прикладні програми елементів штучного інтелекту, зокрема баз знань і правил та виводу для оброблення якісної інформації і природної мови для створення користувацького інтерфейсу. ІС, котрі містять у собі елементи штучного інтелекту, називаються інтелектуальними інформаційними системами.

До ІС, які повністю базуються на знаннях і правилах маніпулювання з ними, належать експертні системи.

Останніми роками створено нові інформаційні технології, зокрема: ОLАР, сховища даних, програмні агенти, котрі застосовують як самостійно, так і в компонентах інформаційних систем.

OLAP фактично означає не окремі конкретні програмні продукти, а технологію багатовимірного аналізу даних, основу якої започаткувала, опублікована в 1993 р., праця Е.Ф. Кодда "ОLАР для користувачів-аналітиків: яким він повинен бути".

Усі ОLАР системи побудовані на. двох базових принципах:

> всі дані, необхідні для прийняття рішень, мають бути попередньо агреговані на всіх відповідних рівнях і організовані так, аби забезпечити максимально швидкий доступ до них;

> мова маніпулювання даними ґрунтується на бізнес-поняттях.

В основі технології ОLАР лежить концепція гіперкуба моделі даних. У зв'язку з цим залежно від відповіді на запитання про те, чи існує гіперкуб як окрема фізична структура чи це є лише віртуальна модель даних, розрізняють два основні типи аналітичної обробки даних: МОLАР і RОLАР.

MOLAP (Multidimensional OLAP) - це багатовимірна OLAP-система, в котрій гіперкуб реалізується як окрема база даних не реляційної структури, яка забезпечує багатовимірне зберігання, обробку і подання даних. Ця структура забезпечує максимально ефективний доступ до даних (по швидкості), проте потребує додаткового ресурсу пам'яті

У ROLAP (Relational OLAP) - багатовимірна структура реалізується реляційними таблицями, тобто гіперкуб - це лише користувацький інтерфейс, котрий емулюється на звичайній реляційній СКБД. Така структура забезпечує зберігання великих обсягів інформації, проте є менш продуктивною з погляду ефективності OLAP-операцій.

Недоліки основних типів OLAP-технології зумовили появу нового класу аналітичних інструментів - HOLAP-системи, що забезпечує гібридну (hybrid) оперативну аналітичну обробку даних із реалізацією обох підходів, тобто з доступом як до даних багатовимірних баз даних, так і до даних реляційного типу.

Сховище даних (Data WarenHouse) як особлива форма організації бази даних, котра призначена для зберігання в погодженому вигляді історичної інформації, що надходить з різних оперативних систем та зовнішніх джерел, останнім часом набуває широкого розповсюдження в інформаційних системах, зокрема в СППР. І хоча з формального погляду сховище даних є різновид звичайної БД, проектують їх по різному.

Для звичайних БД процес створення відбувається за схемою:

1) вивчення предметної області;

2) побудова інформаційної моделі;

3) розробка на основі інформаційної моделі проекту бази даних;

4) створення БД.

Обов'язкові етапи створення сховищ даних інші, а саме:

• визначення інформаційних потреб користувачів стосовно даних, котрі нагромаджуються в базах даних операційних систем - систем

обробки трансакцій OLTP-систем, що є джерелами оперативних даних;

• вивчення локальних БД OLTP- систем;

• виокремлення для кожної БД підмножини даних, необхідних для завантаження у сховище даних;

• інтегрування локальних підмножин даних і розробка загальної погодженої схеми сховища.

Програмні агенти - це автономні програми, котрі автоматично виконують конкретні задачі з моніторингу комп'ютерних систем і збору інформації в мережах. Термін "агент" використовується в обчислювальній техніці вже понад 10 років; початковими функціями агентів-програм був поточний контроль за діяльністю центрального процесора та периферійного обладнання.

Сучасні програмні агенти не тільки здійснюють спостереження і виконують різні вимірювання, а й розв'язують задачі управління мережами. Зокрема інтелектуальні агенти здатні автоматизувати численні операції керування мережами, наприклад, вибір оптимального графіка, контроль за завантаженням, поновлення даних при порушеннях під час обміну тощо. Окрім того, інтелектуальні агенти можна застосовувати й для передавання повідомлень, вибору інформації, автоматизації ділових процедур.

Гіпертекст - технологія відображення неструктурованого вільно нарощуваного знання.

Під гіпертекстом розуміють систему інформаційних об'єктів (статей, документів, сторінок), з'єднаних між собою спрямованими зв'язками, що утворюють мережу.

Об'єкти можуть бути текстовими, графічними, з використанням засобів мультиплікації, аудіо- та відеотехніки. Така форма відображення інформації в ЕОМ називається гіпермедіа.

Замість пошуку інформації за допомогою відповідного пошукового ключа гіпертекстова технологія припускає переміщення від одних об'єктів інформації до інших з урахуванням їх семантичної зв'язаності. Для цього кожний об'єкт зв'язується з інформаційною панеллю екрана, на якій користувач може асоціативно вибрати один із зв'язків.

Структурно гіпертекст складається з інформаційного матеріалу, тезауруса гіпертексту, списку головних тем та алфавітного словника.

Гіпертекстову технологію орієнтовано на оброблення інформації не замість людини, а разом із нею, тобто вона є авторською. Користувач сам визначає підхід до вивчення або створення матеріалу з урахуванням своїх індивідуальних здібностей, знань, рівня кваліфікації та підготовки. Гіпертекст містить не тільки інформацію, а й апарат її ефективного пошуку.

Гіпертекст став засобом більш ефективної організації поштової системи, файлових систем електронних дощок оголошень (BBS).

Мультимедіа ("багатосередовищність") - інтерактивна технологія, що забезпечує роботу з нерухомими зображеннями, відео-зображенням, анімацією, текстом і звуковим рядом.

Файли з мультимедійною інформацією зберігаються на CD-ROM, диску або на мережному сервері. Оцифроване відео зберігається у файлах із розширенням AVI, аудіоінформація - у файлах із розширенням WAV, аудіо- у формі інтерфейсу MIDI із розширенням MID. Для їх підтримки розроблено файлову підсистему, яка забезпечує передачу інформації з CD-ROM з оптимальною швидкістю, що істотно при відтворенні аудіо- та відеоінформації.

Широке застосування технологія мультимедіа знайшла у сфері освіти, комп'ютерного тренінгу, бізнесу. Створено ігрові ситуаційні тренажери, відеоенциклопедії, діалогове кіно, де користувач може керувати процесом видовища з клавіатури, а також за допомогою промови. Особливі перспективи мультимедіа відкриває для дистанційного навчання.

 

Список використаних та рекомендованих джерел

Основні

1. Основи інформаційних систем : навч. посіб. / [Т. А. Писаревська,

Н. В. Єрьоміна, О. С. Краєва] ; за ред. В. Ф. Ситника. - [2-е вид.]. - К. : КНЕУ, 2001. - 420 с.

2. Палех Ю. В. Управлінське документування : навч. посіб. у 2-х частинах / Ю. В. Палех. - Київ: ВКУ, 2001. - 380 с.

3. Фетісов В.С. Автоматизоване робоче місце менеджера : навч. посіб. / В.С. Фетісов. - К. : Знання, 2008. - 390 с.

Додаткові

4. Береза А.М. Основи створення інформаційних систем : навч. посіб. - [2-е видання, перер. і доповн.] / А.М. Береза. - К. : КНЕУ, 2001. - 214 с.

5. Писаревська Т.А. Інформаційні системи обліку та аудиту : навч. посіб. / Т. А. Писаревська. - К. : КНЕУ, 2004. - 369 с.

 

Тема: Інформаційне забезпечення АРМ менеджера

План

1. Інформаційні потреби менеджерів організації.

2. Модель структури інформаційної діяльності менеджера.

3. Оцінка якості організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера. Критерії якості.

 

1. Інформаційні потреби менеджерів організації

Менеджмент традиційно визначається як процес керування, що складається з багатьох функцій, починаючи з планування і закінчуючи контролем. При цьому незаперечним є те, що ефективне керування організацією, насамперед виробничою, означає ефективне управління трьома складовими виробничого процесу, а саме матеріальними, фінансовими і трудовими ресурсами, які формують «внутрішнє» середовище організації.

Водночас в умовах насиченості ринку товарами успішна комерційна діяльність організації дедалі більше залежить від уміння працювати з клієнтами, тобто врахування «зовнішнього» чинника. Отже, саме ці сфери керування є основними напрямами діяльності менеджера.

Високоефективна управлінська діяльність може здійснюватися не інакше як на основі бездоганного інформаційного матеріалу (причому ця діяльність завершується видаванням нової інформації).

Інформація являє собою зв'язуючи основу процесу управління, оскільки саме вона містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінського рішення. Будь-яке управління передбачає вплив на об'єкт, який здійснюється видаванням управлінських команд, розроблених на основі аналізу наявних інформаційних характеристик ситуації. Відсутність інформації лишає керівника можливості свідомих та аргументованих дій, оскільки вона служить вихідним матеріалом для теоретичної та практичної діяльності людини, розкриття механізму перетворення можливості в дійсність.

Не випадково, що в кібернетиці поняття інформації визначається одним з основних. Більш того, з позицій кібернетики управління - це процес сприйняття, перетворення та передавання інформації, а саме кібернетика розглядається як наука про перебіг інформаційних процесів. У загальному розумінні інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. При цьому інформація відображає стан та зміни стану певної системи.

За джерелами надходження інформацію можна розділити на зовнішню і внутрішню. Зовнішня інформація складається з директивних вказівок вищестоящих органів, різних матеріалів центральних і місцевих органів управління, документів, що поступають від інших організацій і підприємств - суміжників. Внутрішня інформація відображає дані про хід діяльності на підприємстві, про виконання плані, про роботу підрозділів, ділянок служб, про збут виробництва.

За характером, сферами виникнення, призначенням та формами закріплення інформацію, що використовується в управлінні, поділяють на три великих класи.

До першого відносять науково-технічну інформацію. Джерелом її виникнення є результати наукових досліджень учених та фахівців у різноманітних галузях діяльності.

До другого класу належить власне управлінська інформація, що виникає безпосередньо у процесі управління. Це планова, нормативна та інша інформація, необхідна для організації управління підприємством чи організацією.

Третій клас містить обліково-статистичну інформацію. Її джерело - результати діяльності адміністративно-господарських одиниць. Воно створюється як узагальнення даних про факти та явища, що сталися, відбуваються або можуть відбутися.

Класифікація інформації важлива як при аналізі існуючого в системі інформаційного обміну, так і при розробці та організації його в системі, що створюється заново. За її допомогою можна виявити дільниці, де є надлишок або недостатньо інформації. Наприклад, в організації управлінського циклу необхідно забезпечити раціональне співвідношення між плановою, координаційною, контрольною та обліковою інформацією. Якщо в системі управління мало уваги приділяється збиранню облікової інформації, органи управління змушені розробляти планову документацію в умовах дефіциту інформації про дійсний стан справ на тих чи інших об'єктах управління, що негативно впливає на обґрунтованість та ефективність планових рішень.

Інформаційне забезпечення покликане задовольняти всі потреби управління процесами, які відбуваються у будь-якій соціально-економічній системі.

Для того щоб інформація виконувала свою роль в управлінні, вона повинна відповідати певним вимогам: точності, чітко визначеній періодичності находження, своєчасності (оперативності), повноті, корисності, доступності.

Первісний управлінський цикл починається зі збирання та обробки первинної інформації та закінчується одержанням (після аналізу) такої інформації (прийняттям рішення), яку треба передати на об’єкт управління для виконання, а потім і проконтролювати виконання рішення. Потреба в інформації різних ланок, суб’єктів управління неоднакова і визначається насамперед тими завданнями, які виконує в процесі управління той чи інший менеджер на основі повноважень або посадових прав і функціональних обов’язків, які він має. Ця потреба завжди конкретна завдяки конкретній задачі, яку вирішує даний менеджер.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним менеджерам (суб’єктам управління), залежать також від:

> масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає той чи інший менеджер;

> кількості й характеру параметрів, які керуються і регулюються в керованій системі (об’єкта управління);

> кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи (об’єкта управління);

> величини та різноманітності спричинюваних внутрішніх і зовнішніх

дій;

> кількості та якості показників, які характеризують результати роботи системи;

> структури системи управління й кількості рівнів у ній, тобто ієрархічності;

> інших.

Практична та наукова цінність інформації неоднозначна, тому інформацію слід періодично оцінювати для виявлення придатності в майбутньому використанні. При цьому слід враховувати, що зберігання інформації, яка втратила своє значення, пов'язане з недоцільними витратами коштів та ускладнює пошук необхідної інформації. Разом з тим передчасне знищення необхідних даних може негативно позначитись на роботі підприємства чи організації. Знищенню інформація підлягає в випадках її застаріння чи після багаторазового використання.

Розглянуті операції здійснюються в процесі функціонування інформаційних систем. Інформаційні системи (ІС) існували з моменту створення суспільства, оскільки на будь-якій стадії розвитку суспільство вимагає для свого управління систематизованої, попередньо підготовленої інформації.

Інформаційна система – це сукупність різноманітних взаємопов’язаних або взаємозалежних усебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

Значний час основна роль в технологічному процесі інформаційного забезпечення управління належала людині - працівнику апарата управління з його відносно обмеженими потенційними можливостями. В цей час людина функціонувала в межах інформаційної системи управління з ручною обробкою даних.

Наступним кроком розвитку інформаційних систем є створення систем комплексної механізації обробки даних. Технічною базою таких систем є настільні електронно-цифрові обчислювальні машини та спеціалізовані технічні засоби обробки окремих видів інформації (наприклад, фактурні машини).

Нині управління потребує переходу до інтегрованих систем обробки даних (ІСОД). ІСОД ґрунтується на двох важливих методологічних передумовах.

По-перше, її створення передбачає відокремлення творчих процесів розробки управлінських рішень від технічних операцій реалізації інформаційного забезпечення, централізацію виконання їх у спеціальному підрозділі апарату управління.

По-друге, організація ІСОД пов'язана з введенням суворо встановленої, науково обґрунтованої технології створення інформаційного забезпечення управління соціально-економічними процесами.

Найважливішими відмінностями ІСОД від інших інформаційних систем

є:

^

^

> організація єдиного потоку даних між суб'єктом і об'єктом управління;

> побудова єдиної централізованої бази умовно-постійних даних, які обслуговують усі підрозділи апарату управління;

> розробка та впровадження чіткого технологічного процесу виконання процедур перетворення та зберігання даних, формування проміжних документів;

> реалізація технологічного процесу обробки даних спеціалізованим підрозділом апарату управління;

> концентрація творчих операцій, пов'язаних із здійсненням аналітичних робіт та прийняттям рішень, у лінійних та функціональних підрозділах управляючої системи.

 

Як і будь-яким ресурсом, інформаційними ресурсами можна управляти.

Управління інформаційними ресурсами означає:

> оцінку інформаційних потреб на кожному рівні і в межах кожної функції управління;

> вивчення документообігу організації, його раціоналізацію;

> стандартизацію типів і форм документів; типізацію інформації і даних;

> подолання проблеми несумісності типів даних;

> створення системи управління даними тощо.

 

Удосконалення процесів накопичення, зберігання, обробки та передавання інформації є запорукою підвищення ефективності управлінської діяльності в цілому.

Управління інформаційними ресурсами означає:

> оцінку інформаційних потреб на кожному рівні і в межах кожної функції управління;

> вивчення документообігу організації, його раціоналізацію; стандартизацію типів і форм документів; типізацію інформації і даних;

> подолання проблеми несумісності типів даних;

> створення системи управління даними тощо.

 

2. Модель структури інформаційної діяльності менеджера

Ефективність управління в даний час, коли набула широкого застосування електронна обчислювальна та інформаційна техніка, залежить і від стану інформації, і її рівня використання менеджерами та фахівцями. За словами керівника консультативної фірми з питань управління «Мідл Уест сервіс К», цінність керівника тепер вимірюється тим, наскільки оперативно він уміє користуватися інформацією. Кожен керуючий у своїй повсякденній праці потребує постійно оновлюваної повної та всебічної інформації як для розробки планів на майбутнє, так і для прийняття поточних рішень та здійснення оперативного контролю.

На сучасному етапі одним із основних напрямків удосконалення системи управління є впровадження інформаційних технологій (II).

Інформаційна технологія — це комплекс методів і процедур, за допомогою яких реалізуються функції збору, передавання, обробки, зберігання та доведення до користувача інформації в організаційно- управлінських системах з використанням обраного комплексу технічних засобів.

Інформаційна технологія виникла кілька мільйонів років тому разом з виробництвом на Землі і у своєму розвитку пройшла кілька етапів. До другої половини XIX ст. панувала «ручна» інформаційна технологія. Уся обробка інформації виконувалася вручну за допомогою пера, рахівниці, бухгалтерських книг. Зв’язок здійснювався пересиланням пакетів, листів тощо.

Винахід друкарської машинки, телефону, диктофону, модернізація системи поштового зв’язку дали змогу суттєво вдосконалити як окремі операції, так і весь технологічний процес обробки інформації, підвищити продуктивність управлінської праці. Така «механізація» інформаційної технології стала базою формування організаційних структур в економіці.

На зміну «механічній» інформаційній технології у 40 - 50-х роках XX ст. прийшла «електрична» технологія, заснована на широкому використанні електричних друкарських машинок, копіювальних машин, портативних диктофонів. Різко підвищились якість, кількість і швидкість обробки документів.

З появою і широким розвитком ЕОМ та периферійної техніки настала ера комп’ютерної інформаційної технології, яка названа новою (сучасною, безпаперовою) інформаційною технологією.

Раціоналізація системи управління, якої можна досягти завдяки організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій технології, водночас створює об’єктивні передумови для значного поліпшення і всебічного інформаційного забезпечення менеджерів і фахівців на об’єкті управління.

Безпаперова інформаційна технологія — це така технологія автоматизованого збирання та обробки, зберігання й видачі інформації, при якій можна своєчасно (у ритмі виробництва) і в повному обсязі (в інформаційному плані) забезпечувати (тобто інформувати) єдиною вірогідною та об’єктивно необхідною, зібраною з одного джерела інформацією всіх користувачів (від робітника до директора) з видаванням її на екрані ПЕОМ, тобто без паперу. При цьому така вірогідна інформація може використовуватися не лише менеджерами при виробленні та прийнятті управлінських рішень, а й фахівцями для бухгалтерського обліку, складання зведеної бухгалтерської та статистичної звітності, аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності і т. ін.

Автоматизація процесів збирання (в ритмі виробництва при безпаперовій технології) первинної інформації дає змогу реально створити систему об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (менеджерів і фахівців різних рівнів). Це означає, що можна створити систему комунікацій або спілкувань (commurncation), при якій здійснюється обмін усіма видами інформації між двома й більше користувачами. У технічному плані комунікації ґрунтуються на каналах зв’язку (channel) і мережах, які (щодо обміну інформацією) є не чим іншим, як засобами передавання інформації — письмової, усної, формальної, неформальної, вербальної чи невербальної, однак обов’язково придатної для електронних засобів зв’язку та обробки на електронних обчислювальних машинах. Зауважимо, що обмін вербальною (commurncation verbal) або невербальною (commurncation nonverbal) інформацією означає обмін словами (вербальний) або іншими символами без використання слів (невербальний).

Обмін інформацією є складовою частиною всіх видів управлінської діяльності, в якій комунікації виконують зв’язкову роль. Процес обміну інформацією складається з чотирьох базових елементів: відправника (особа, яка генерує ідеї, менеджер або фахівець), повідомлення (закодована інформація за допомогою символів), каналу зв’язку (засоби для передавання інформації), одержувача (особа, якій призначена інформація, і яка її інтерпретує).

Процес обміну інформацією передбачає наявність зворотного зв’язку (feedback), завдяки якому є змога оперативно збирати інформацію про реакцію одержувача на отримане повідомлення. Цей зв’язок допомагає одержувачеві (джерелу ідеї) визначити, чи сприйнята надіслана ним інформація.

Процес обміну інформацією як систему зі зворотним зв’язком можна відобразити схемою (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Процес обміну інформацією Зауважимо, що наявність каналів зі зворотним зв’язком, на яких застосовуються і відеоекранні відображення, дають змогу використовувати не лише вербальну, а й невербальну інформацію, що значно посилює чи змінює смислове значення відправленої (одержаної) інформації.

Невербальна інформація використовується під час обміну інформацією в тих випадках, коли виробляється, а потім приймається рішення зі складного, далеко не однозначно вирішуваного питання. Такий обмін відбувається насамперед між менеджерами, з одного боку, та консультантами, помічниками, іншими фахівцями, з другого. Тут йдеться про опитування експертів (jury of оріпіоп), під час якого визначаються думки експертів з того чи іншого питання, які потім зводяться докупи та узагальнюються. Такі обміни відбуваються і в інших випадках. Наприклад, коли з’ясовується кон’юнктура ринку, обговорюються ціни та обсяги купівлі-продажу товарів, сировини, матеріалів, цінних паперів тощо.

Ефективні комунікації створюються в різних випадках - між об’єктом управління та об’єктами зовнішнього середовища, між керівниками об’єкта і структурними ланками тощо. На об’єкті управління, наприклад, промисловому підприємстві, можна вирізнити три основні (наймасовіші) типи комунікацій.

1. Комунікації по низхідній (commurncation, downward), коли інформація переміщується від менеджерів вищого рівня до менеджерів і фахівців низового рівня. Цей міжрівневий тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління для передавання внутрішніх розпоряджень та іншої ділової інформації, для повідомлення про поточні плани та зміну пріоритетів, про конкретні завдання і рекомендовані процедури тощо; з іншого боку, для зв’язку з вищими за субординацією та територіальними організаціями — з метою передавання ними різних керівних розпоряджень і вказівок, нормативних положень і завдань тощо, які безпосередньо стосуються даного об’єкта управління.

2. Комунікації по висхідній (commurncation, upward), коли інформація переміщується від низових ланок або джерел інформації до менеджерів вищого рівня. Цей тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління для інформування менеджерів і фахівців вищого рівня про справи, які відбуваються безпосередньо в низових структурних підрозділах - про хід процесів на виробництві, стан ресурсів, трудову дисципліну тощо; з іншого боку, для передавання у вищі за підпорядкуванням та територіальні організації різних зведень, довідок тощо, які необхідно пересилати з цього об’єкта управління.

3. Комунікації по горизонталі (commurncation, horizontal), коли інформація переміщується від менеджерів або фахівців одного структурного підрозділу до таких самих за рангом осіб іншого підрозділу. Цей тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління менеджерами і фахівцями цехів і ланок для взаємного обміну інформацією про стан запасів сировини і матеріалів, комплектуючих елементів тощо на складі, заготовок у цехах постачальників тощо; з іншого, для зв’язку з об’єктами управління зовнішнього середовища з метою обміну необхідною інформацією, яка стосується ринкових відносин, кадрового поповнення й т. ін.

Організація системи автоматизованого збирання та обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій технології є об’єктивною складовою створення й успішного функціонування зазначених типів комунікацій на об’єкті управління. Ця система і ці типи комунікацій на об’єкті управління і становлять основу системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.

Концептуальна модель системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту побудована на таких основних принципах.

1. Формування регламентуючої інформації на основі посадових інструкцій, кваліфікаційних вимог тощо.

2. Створення масивів умовно-постійної інформації, що характеризує довідкові, нормативні, планові та інші дані, що складають основу розподілених баз даних і використовуються при розподіленій обробці інформації. Завдяки цій інформації можливо реалізувати важливий принцип системи автоматизованого збирання та обробки економічної інформації, а саме: мінімум інформації при її введенні - максимум інформації при її виведенні на відповідні носії після обробки на ПЕОМ.

3. Створення масивів бібліотеки описаних форм первинних і вихідних документів, за якими видається менеджерам і фахівцям різних рівнів необхідна інформація у формах повної, короткої чи довідкової структури, а також бібліотеки описаних типових листів-заготовок текстів, які використовуються у листуванні.

4. Автоматизоване збирання первинної інформації в ритмі виробництва (тобто в часі, який близький до реального) на місцях, де вона виникає, за допомогою ПЕОМ, які використовуються як АРМ.

5. Функціонування на об’єкті управління інформаційно-керівної системи, тобто системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій технології.

6. Наявність комплексів ПЕОМ, створених за ресурсозабезпечуючим принципом (матеріальні, трудові, фінансові та інші ресурси), які розміщуються на об’єкті управління відповідно до прийнятої схеми.

7.Наявність локальної мережі на об’єкті управління, яка об’єднує ПЕОМ у зазначені комплекси АРМ за відповідними ознаками.

8. Наявність зв’язку даного об’єкта управління з мережами зовнішнього середовища, тобто з такими об’єктами управління, які прямо або не прямо взаємопов’язані і взаємозалежні.

Зазначені основні принципи є базою при створенні системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту на об’єкті управління. Принципова схема потоків інформації в системі має такий вигляд, як зазначено на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Схема потоків інформації в системі Як бачимо, первинна інформація, що виникає після виробничих (масових), господарських та інших (поодиноких) операцій і процесів, а також нормативна, планова, договірна, довідкова та інша умовно-постійна інформація, регламентуюча інформація, форми вхідних та вихідних документів і тексти-заготовки вводяться за відповідними режимами різними ПЕОМ (АРМ користувача — технічного працівника, менеджера чи фахівця), де обробляється за розробленими алгоритмами. При цьому також використовується й відповідна інформація розподіленої бази (баз) даних, яка розміщена на магнітних носіях централізованої ПЕОМ. Оброблена в такий спосіб інформація формується на центральній або інших ПЕОМ, а потім видається користувачеві по команді регламентуючої інформації в автоматичному (за ознакою критерії втручання) і в автоматизованому (за ознакою в який строк) режимі на екран ПЕОМ, якою є АРМ того чи того менеджера (фахівця), або на паперовий носій. Менеджер, у свою чергу, може запросити в режимі консультацій додаткову інформацію від АРМ іншого користувача (експерта, консультанта, іншого фахівця); від ПЕОМ (сервер), яка пов’язана з об’єктами управління зовнішнього середовища через зовнішню комп’ютерну мережу.

Зазначимо, що розподілена база (бази) даних, у свою чергу, поповнюється відповідною інформацією і від АРМ користувача низового рівня, і від АРМ менеджера іншого рівня та фахівця, а також від ПЕОМ (сервер), яка пов’язана з об’єктами управління зовнішнього середовища.

Принципову схему локальної мережі об’єкта управління і її зв’язок з глобальною або іншою зовнішньою комп’ютерною мережею проілюстровано на рис. 3.3.

Таким чином, система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, концепція якої щойно розглянута, разом з механізмом інформування менеджерів і фахівців різних рівнів, яка діє на об’єкті управління в структурі системи автоматизованого збирання й обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій інформаційній технології, своєчасно і в повному обсязі може обслуговувати всіх користувачів вірогідною об’єктивно необхідною інформацією згідно з їхніми функціональними обов’язками, посадовими правами і мірою відповідальності за доручену справу.

Рис. 3.3. Схема локальної мережі об’єкта управління і її зв’язок з глобальною комп’ютерною мережею

Інформаційні технології виконують вирішальну роль в управлінні бізнесом і є істотним чинником його успіху. Діяльність працівників сфери управління в наш час орієнтована на використання розвинутих інформаційних технологій.

Основу нової інформаційної технології (НІТ) становить розподілена комп’ютерна техніка, «дружнє» програмне забезпечення, розвинені комунікації. Користувачеві-непрограмісту надано можливість прямого спілкування з ЕОМ під час роботи в діалоговому режимі (рис. 3.4). При цьому потужні програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи та бази знань, системи підтримки прийняття рішень тощо) створюють комфорт у роботі, дозволяють не лише автоматизувати процес зміни форми та місцезнаходження інформації, а й змінювати її зміст. Комп’ютери завдяки збільшенню обсягів індивідуального виконання робіт допомагають людині підвищувати продуктивність праці, а також ефективність прийманих рішень.

Рис. 1.3. Схема нової інформаційної технології

Нова інформаційна технологія - це сукупність автоматизованих процесів циркуляції і переробки інформації, опису цих процесів, пов’язаних з конкретною предметною областю і реалізованих з допомогою сучасних техніко-економічних засобів, що виконують заданий перелік функцій.

Концепція нової інформаційної технології базується на широкому застосуванні комп’ютерної техніки, а також на трьох основних принципах: інтегрованості, гнучкості та інформативності.

Для нової інформаційної технології характерні такі особливості:

> робота користувача в режимі маніпулювання (непрограмування) даними. Користувач має бачити (засоби виводу — екран, принтер) і діяти (засоби вводу — клавіатура, миша, сканер), а не знати і пам’ятати;

> наскрізна інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, що передбачає одну уніфіковану форму подання, зберігання, пошуку, відображення, відновлення та захисту даних;

> безпаперовий процес обробки документа, під час якого на папері фіксується лише його остаточний варіант, а проміжні версії та необхідні дані, записані на машинні носії, доводяться до користувача через екран дисплея ПК;

> інтерактивний (діалоговий) режим розв’язування задачі з широкими можливостями для користувача;

> можливість колективного виконання документа на основі групи ПК, об’єднаних засобами комунікацій;

> можливість адаптивної перебудови форм і способів подання інформації у процесі розв’язування задачі.

Характерними для НІТ є персоналізація засобів обчислювальної техніки, створення локальних мереж ЕОМ і багаторівневих систем обробки даних, організація автоматизованих робочих місць спеціалістів. Арсенал засобів НІТ постійно розширюється, зокрема значного поширення набули комп’ютерна графіка, мультимедіа, гіпертексти, гіпертекстові технології та системи.

Комп'ютерна (машинна) графіка є одним з важливих напрямків розвитку інформаційної технології в сучасних умовах. Під комп’ютерною графікою розуміють сукупність методів і засобів автоматизації процесів підготовки, вводу, перетворення, зберігання й відображення графічної інформації за допомогою ЕОМ і графічних пристроїв. Засоби комп’ютерної графіки знайшли широке застосування в економіці та управлінській діяльності. Різноманітні типи графіків і гістограм використовуються для подання сумарних фінансових і статистичних даних. Дво- та тривимірні рисунки, схеми й графіки дають змогу відобразити множинні взаємозв’язки між групами економічних факторів. Графічне подання даних часто застосовується як зручний інструмент економічного аналізу під час вивчення стану ринку (зокрема, за допомогою так званих графічних інформаційних систем), а також під час планування й прийняття рішень.

Системи мультимедіа являють собою інтерактивні комп’ютерні системи, що забезпечують роботу з багатьма інформаційними середовищами; нерухомим зображенням і рухомим відео, анімованою комп’ютерною графікою, текстом і звуком.

Під гіпертекстовою технологією розуміють формування, підтримку, нарощування і перегляд на комп’ютерній основі гіпертексту, організованого у вигляду сітки. Обробка гіпертексту відкрила нові можливості освоєння інформації, якісно відмінні від традиційних. Замість пошуку інформації за відповідним пошуковим ключем гіпертекстова технологія передбачає переміщення від одних об’єктів інформації до інших з урахуванням їх смислової, семантичної зв’язаності. Обробці інформації за правилами формального висновку в гіпертекстовій технології відповідає запам’ятовування шляху переміщення по гіпертекстовій мережі.

Мережні технології дали змогу створювати геосистеми для доступу до світових сховищ інформації.

Створення архітектури "клієнт—сервер" знаменувало новий етап розвитку мережних IT. Згідно з цією технологією програми-клієнти виконують на комп'ютері (АРМ) працівника і відправляють запити до програми-сервера, встановленої на сервері. Отже, основне оброблення даних виконується на потужному сервері, а на АРМ працівника відправляються тільки результати виконання запиту. Таким чином, АРМ є формою використання обчислювальної техніки, яка поєднує принципи децентралізації та централізації, а впровадження АРМ ліквідовує розрив у часі між виробничо-господарським процесом, здобуттям первинної інформації, її обробленням і видачею результатів, що дає змогу активно впливати на процес управління. За допомогою взаємопов'язаних АРМ здійснюється тісний взаємозв'язок між інформаційними системами планування, оперативного обліку, керівництва, контролю й аналізу.

Останніми роками створено нові інформаційні технології, зокрема: ОLАР, сховища даних, програмні агенти, нейромережні технології.

Експлуатаційні можливості сучасної обчислювальної та інформаційної техніки, нові інформаційні технології збирання, обробки і передавання різних даних, значні досягнення в програмному забезпеченні, наявність локальних і глобальних мереж тощо складають ситуацію, за якою менеджери і фахівці різних рівнів, будучи звільненими від технічних операцій по збиранню та обробці даних, мають реальну змогу займатися творчою працею й своєчасно і в повному обсязі одержувати (в різних режимах забезпечення) об’єктивно необхідну інформацію для вироблення і прийняття управлінських рішень.

 

2. Оцінка якості організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера.
Критерії якості

Аналізуючи сутність АРМ, фахівці визначають їх найчастіше всього як професійно-орієнтовані малі обчислювальні системи, розташовані безпосередньо на робочих місцях фахівців і призначені для автоматизації їх робіт.

Для кожного об'єкту управління потрібно передбачити автоматизовані робочі місця, відповідні їх функціональному призначенню. Проте принципи створення АРМ мають бути загальними: системність, гнучкість, стійкість, ефективність. Згідно принципу системності АРМ слід розглядати як системи, структура яких визначається функціональним призначенням.

Принцип гнучкості означає пристосовність системи до можливих перебудов завдяки модульності побудови всіх підсистем і стандартизації їх елементів.

Принцип стійкості полягає в тому, що система АРМ повинна виконувати основні функції незалежно від дії на неї внутрішніх і зовнішніх факторів. Це означає, що неполадки в окремих її частинах мають бути легко усунені, а працездатність системи швидко відновлена.

Ефективність АРМ слід розглядати як інтегральний показник рівня реалізації приведених вище принципів, віднесеного до витрат по створенню і експлуатації системи.

Функціонування АРМ може дати чисельний ефект лише за умови правильного розподілу функцій і навантаження між людиною і машинними засобами обробки інформації, ядром яких є ЕОМ. Лише тоді АРМ стане засобом підвищення не лише продуктивності праці, а й ефективності.

Система повинна забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстрацію документів, що надходять із численних джерел: по мережі, з дисків, модемів і сканерів. Базовими принципами є:

Відвертість - використання прийнятих стандартів, можливість легкої адаптації, зміни і розвитку.

Технологічність - використання сучасних засобів розробки програмного забезпечення, архітектура «клієнт-сервер», що забезпечує легкість установки, оновлення, централізацію адміністрування.

Надійність використання СУБД, яка підтримує реляційну модель даних і стандарт SQL-92, що гарантує високий ступінь збереження даних і підтримки їх цілісності

Інтегрованість - всі підсистеми, що входять в ІС, спроектовані за єдиною технологією і виконані в єдиному стилі програмування на основі принципу концептуальної цілісності програмного забезпечення.

Модульність - система є набором взаємозв'язаних на рівні даних, але достатньо незалежних підсистем

Гнучкість - високий рівень параметризації, можливість настроювання на специфіку роботи користувача, визначення складу функцій і прав доступу до інформації.

Уніфікація - можливість оперативного налаштування функціонального складу підсистем, механізм централізованого оновлення версій.

Під науковою організацією управлінської праці розуміють сукупність заходів, що забезпечують планомірне і найбільш ефективне використання праці працівників апарату управління. Ці заходи повинні забезпечити найбільш ефективний зв'язок апарату управління із керованим колективом та зовнішніми організаціями.

Крім того мають бути забезпечені економічність, оперативність і надійність управління. Ефективність праці управління залежить від цілого ряду організаційних, економічних і психологічних умов. Для того, щоб ефективніше використовувати здібності працівників, позбавляти їх від перевантаження, необхідно дотримуватися принципів наукової організації управлінської праці.

Принцип спеціалізації полягає в забезпеченні правильного співвідношення різної спеціальності і кваліфікації відповідно до обсягу робіт по виконанню кожної управлінської функції. При цьому повинні враховуватися освіта, кваліфікація і індивідуальні якості кожного працівника.

Принцип синхронізації передбачає узгодженість в діяльності різних працівників по видах управлінських робіт.

Принцип прямоточності забезпечує вибір найкоротших шляхів проходження управлінської інформації.

Принцип ритмічності передбачає рівномірне завантаження кожного працівника управління протягом робочого дня і по періодах виробництва.

Принцип стандартизації полягає в забезпеченні керівників підрозділів стандартними засобами управлінської праці і формами документації.

У сфері управлінської діяльності використовується три види нормування.

Норми вироблення встановлюють певні обсяги робіт за певний час. Вони використовуються при нормуванні праці технічних виконавців.

Норми обслуговування визначають кількість технічних засобів управління, що обслуговується одним працівником в системі управління. Застосовуються при нормуванні праці інженерно-технічних працівників.

Норми керованості визначають кількість працівників, підлеглих безпосередньо одному керівникові на певному рівні управління.

 

Список використаних та рекомендованих джерел

Основні

1. Білик В. М. Інформаційні технології та системи : навч. пос. / В. М. Білик, В. С. Костирко. - К. : Центр навчальної літератури, 2006. - 232 с.

2. Вовчак І.С. Інформаційні системи та комп'ютерні технології в менеджменті / І.С. Вовчак. - Тернопіль : Карт-бланки, 2006. - 342 с.

Додаткові

3. Галузинський Г. П. Перспективні технологічні засоби оброблення інформації : навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисц. / Г. П. Галузинський, І. В. Гордієнко. - К. : КНЕУ, 2002. - 280 с.

4. Гордієнко І. В. Інформаційні системи і технології в менеджменті : навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисц. / І. В. Гордієнко - [2-ге вид., перероб. і доп.]. - К. : КНЕУ, 2003. - 259 с.

 

 

Тема: Програмне забезпечення АРМ менеджера

План

1. Локальні системи «1С», «БЄСТ», «Office Tools», «Delo Рго».

2. Інтегровані системи: «FinExpert», «Галактика», «Парус», «Platinum SQL», «SAP R73», «Ваап».

1. Локальні системи «1С», «БЄСТ», «Office Tools», «Delo Рго»

Одна із основних проблем вибори автоматизованої системи для підприємства полягає в тому, що керівництво часто не готове до чіткого формулювання своїх потреб в автоматизації. Чи буде вибрана комплексна система, чи програми, які розв’язують конкретні завдання цього етапу,залежить від низки причин. Безумовно, на вибір системи вплине і масштабність підприємства, і його фінансове положення.

Під час вибору тієї або іншої системи для підприємства необхідно брати до уваги, що автоматизація заради автоматизації не має сенсу.

Основною метою повинна бути якість управління. Будь-яка із систем - тільки механізм для підвищення ефективності управління, прийняття правильних стратегічних і тактичних рішень на підставі своєчасної і достовірної інформації, що видається керівному персоналу за допомогою інформаційної системи. Вибрана система повинна допомогти підприємству вийти на новий рівень роботи й оптимізувати управління підприємством. І, як наслідок, підвищити конкурентоспроможність і прибутковість бізнесу.

Один із варіантів класифікації інформаційних систем управління підприємствами наведено у таблиці 4.1.

Таблиця 4.1

Загальна класифікація інформаційних систем управління підприємствами

Усі наведені в таблиці системи можна умовно поділити на два великих класи:

> фінансово-управлінські;

> виробничі системи.

Фінансово-управлінські системи включають підкласи локальних і частково малих інтегрованих систем. Такі системи призначені для ведення

обліку по одному або декількох напрямах (бухгалтерія, збут, облік кадрів і т. ін.). Системами цієї групи може скористатися практично будь-яке підприємство, яке потребує управління фінансовими потоками й автоматизації облікових функцій.

Фінансово-управлінські системи (особливо системи російських розроблювачів) значно більш гнучкі в адаптації до потреб конкретного підприємства. Часто пропонуються «конструктори», за допомогою яких можна практично цілком перекроїти вхідну систему, самостійно або за допомогою постачальника встановити зв’язок між таблицями баз даних або окремими модулями.

Хоча загальна конфігурація систем може бути досить складною, практично всі фінансово-управлінські системи спроможні працювати на персональних комп’ютерах у звичайних мережах передачі даних Novell Netware або Windows NT. Вони спираються на технологію виділеного серверу бази даних (file server), що характеризується високою завантаженістю мережних каналів для передачі даних між сервером і робочими станціями. Тільки окремі із запропонованих систем такого класу були розроблені для промислових баз даних (Oracle, SYBASE, Progress, Informix, SQL Server). Використовувалися переважно більш прості засоби розробки Clipper, FoxPro, dBase, Paradox, що, як правило, дають збої на складних конфігураціях мережі і при збільшенні обсягів опрацьовуваних даних.

Для малих підприємств, торгових фірм і компаній, що надають послуги, за співвідношенням ціна/якість найбільше підійдуть фінансово-управлінські системи, оскільки основні розв’язувані ними задачі - це бухгалтерський облік, управління складами продукції, управління кадрами. Фінансово-управлінські системи також можуть бути використані на невеличких виробничих підприємствах, процес виробництва на яких не є складним.

Вже кілька років лідером на ринку програмних продуктів є московська фірма 1С. Її прорив на ринок бухгалтерських програм України відбувся завдяки версії 1С: Бухгалтерія 6.0 для Windows. Перед іншими ця система мала низку переваг, а саме:

> простоту інсталяції й використання;

> можливість гнучкого налаштування конфігурації;

> наявність вбудованої мови;

> змогу швидко виконати різноманітні проведення;

> низьку ціну тощо.

«1С: Підприємство» — це універсальна комп’ютерна система, яка призначена для автоматизації діяльності підприємств різних видів і форм. Вона, як правило, використовується на різноманітних об’єктах господарювання для автоматизації функцій оперативного управління і господарського обліку. Від інших інформаційних систем подібного класу ця ІС відрізняється своєю конфігурованістю. Тобто конкретний набір об’єктів, структури інформаційних масивів, алгоритми оброблення облікової інформації визначає конкретна конфігурація системи, під якою розуміють сукупність механізмів, призначених для маніпулювання різними типами об’єктів предметної області.

Вікно запуску системи «1С: Підприємство» наведено на рисунку 4.1).

Рис. 4.1. Вікно запуску системи «1С: Підприємство»

ІС «1С:Підприємство» включає три компоненти: «1С:Бухгалтерія», «1С:Торгівля і Склад», «1С:Зарплата і Кадри» (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Функції системи програм «1С:Підприємство»

Кожна компонента має свій механізм оброблення інформації, що розширює можливості системи в цілому.

Така конфігурація, зберігаючи всі можливості програм системи, забезпечує інтегроване ведення обліку: єдину систему нормативно- довідкової інформації; автоматичне відображення торгово-складських операцій і розрахунку зарплати у бухгалтерському обліку; фінансовий облік по декількох юридичних особах; консолідований управлінський облік. Можливі також окремі конфігурації програм.

Існують базова і професійна версії цієї програми, а також різні модифікації, призначені для використання у локальному і мережевому варіантах.

Програмні продукти компанії «Інтелект-Сервіс» призначені як для малих і середніх фірм (програми БЕМБІ+, БЕСТ), так і для великих компаній (БЕСТ-3, БЕСТ-4, БЕСТ-ПРО). Користувачами програмних засобів є фірми, торгові і страхові компанії, промислові підприємства і будівельні фірми, бюджетні організації, видавництва, інвестиційні компанії тощо.

Інформаційна система «БЕСТ» (комплекс бухгалтерських, складських і торгових програм) являє собою сімейство програм, орієнтованих на торгівлю та промислові підприємства.

Базові версії цих програм призначені для автоматизації управлінських робіт на малих підприємствах, а повні версії — на середніх. Розробленням та впровадженням інформаційної системи керує компанія «Інтелект-Сервіс».

Відомо кілька версій системи, а саме: БЕСТ-2; БЕСТ-3; БЕСТ-4, БЕСТ- ПРО.

За своєю суттю БЕСТ — це багатокористувацька інформаційна система, призначена для автоматизації оперативного та бухгалтерського обліку на різноманітних підприємствах і в установах.

В основу функціонування системи покладено такі методологічні принципи:

Ø забезпечення суцільного обліку, тобто облік всіх аспектів господарської діяльності підприємства. Для відображення будь-якого факту господарської діяльності в системі існують адекватні засоби описання;

Ø забезпечення безперервного обліку, тобто будь-яка господарська операція зареєструється в момент її здійснення;

Ø ведення обліку в натуральних і вартісних вимірниках. Набір натуральних вимірників залежить від певного об’єкта обліку;

Ø документування. Документ є елементарною інформаційною одиницею системи і засобом збереження даних;

Ø одноразовість введення даних, багаторазовість їх використання і т. ін.

Інформаційна система «БЕСТ» має модульну архітектуру. Модуль — це прикладна програма системи, призначена для автоматизації певної ділянки господарського обліку. Він має відносну самостійність і може експлуатуватись як у складі комплексу, так і локально.

Модулі інформаційної системи «БЕСТ» структурно складаються з набору прикладних функцій, частина з яких є обов’язковою, а частина — додатковою. Основні (обов’язкові) функції модуля забезпечують експлуатацію даної прикладної програми, а додаткові реалізують нестандартні бізнес-процедури чи забезпечують сервісні можливості.

Компанія GMS Service представляє програмний комплекс Office Tools, який призначений для повної автоматизації обліку і аналізу діяльності на підприємствах з можливістю прогнозування необхідних показників, а так само для планування господарських і фінансових операцій.

Office Tools - це система, розроблена з використанням новітніх технологій проектування. Система може змінюватися за бажанням замовника, при цьому індивідуальні параметри не перешкоджатимуть установці загальних оновлень облікової системи.

Комплекс містить програми для автоматизації торгівлі, фінансової діяльності, бухгалтерського обліку, кадрового обліку, нарахування заробітної плати, а так саму програму для побудови аналітичної звітності, створення прогнозів, планування операцій, замовлень, постачань.

 

Переваги перед більшістю інших програмам:

1. Максимальна надійність. Максимальний захист від збоїв і стійкість до аварійного виключення комп'ютера дозволяє після виключення комп'ютера у момент роботи декількох користувачів просто дочекатися| включення сервера. Відновлення і переіндексації бази даних не вимагається. Дані із програми при аварійному виключенні не пропадають.

2. Висока швидкість роботи. Висока швидкість роботи з великими обсягами даних в будь-якій редакції.

3. Обмеження доступу. Обмеження доступу до даних на рівні бази даних, а не програми.

4. Підтримка корпоративності. Підтримка корпоративності в одній базі даних дозволяє одночасно працювати більш ніж з 200 внутрішніми фірмами.

5. Синхронізація даних. Синхронізація даних віддалених клієнтів із центральним сервером корпорації або компанії. При цьому в центральному офісі може бути встановлена редакція Клієнт/Сервер, а у філіях - звичайна редакція.

6. Унікальні засоби. Унікальні засоби для роботи із багатовимірними звітами

7. Єдиний інтерфейс користувача. Схожість з інтерфейсом пакету Microsoft Office і наявність детальної довідкової системи суттєвий полегшує вивчення пакету.

Система Delo Pro є комплексним ERP-рішенням, в основу якого покладені сучасні концепції ведення бізнесу - CRM (управління взаємовідносинами з контрагентами), SCM (управління ланцюжками постачань), HRM (управління персоналом), ASP (планування і диспетчеризація виробництва), ВРМ (управління бізнес-процесами) і електронна комерція. Система призначена для управління продажами, закупівлями і виробництвом, проектами, запасами, автотранспортом і доставкою вантажів, фінансами і маркетингом, персоналом і взаємовідносинами з контрагентами, процесами і документообігом. Система містить електронну пошту і органайзер, корпоративний інформаційний портал, інтернет-магазин, а карти показників. З її допомогою можна вести товарознавський облік і ціноутворення, бухгалтерський, податковий і управлінський облік, бюджетування і фінансовий аналіз.

Система орієнтована на торгівельні і виробничі компанії, для яких характерні велика номенклатура товарів, розгорнений товарознавський облік, складні схеми постачань, імпортно-експортні операції, гнучке ціноутворення, розвинена складська, операційна і транспортна логістика.

Система дозволяє вести облік в on-line в єдиній базі даних господарської діяльності корпорацій і холдингів із просторово-розподіленою структурою (філії, віддалені майданчики і склади, дилерська мережа, магазини і торгівельні точки) і складними моделями ведення бізнесу.

Delo Pro автоматизує виконання таких операцій:

Ø ведення обліку закупівлі товарів та історії сплати по них;

Ø ведення обліку продажу товарів, відвантаження та повернення;

Ø формування комерційних пропозицій, рахунків, актів, документів з відвантаження та податкових;

Ø виконання операцій з передання та приймання товарів на консигнацію;

Ø підготовки актів передання, приймання та повернення товарів;

Ø проведення резервування, ведення обліку товарів на складі;

Ø формування статистичної звітності про рух товарів, грошей і документів за будь-який період часу, у розрізі організацій, товарів, відповідальних працівників.

 

2. Інтегровані системи: «FinExpert», «Галактика», «Парус», «Platinum SQL», «SAP/R3»

Перехід України на ринкові форми розвитку сприяв тому, що останні декілька років були ознаменовані значним підвищенням інтересу до комп’ютерних систем, за допомогою яких можна забезпечити ефективне управління підприємством. Причому зростає попит саме на інтегровані системи управління.

Інтегрована ІС — ієрархічно організований комплекс організаційних методів, технічних, програмних, алгоритмічних і інформаційних засобів, які мають модульну структуру і забезпечують наскрізне узгоджене управління ресурсами та інформаційними потоками об’єкта управління.

Для малих і середніх виробничих підприємств, із невеликою кількістю юридичних осіб і взаємозв’язків найефективнішими будуть середні інтегровані системи або прості конфігурації інтегрованих систем. Для таких підприємств основним критерієм є власне управління виробництвом, хоча облікові задачі залишаються важливими.

Для великих холдингових структур, фінансово-промислових груп, що управляють компаніями, для яких першорядне значення має управління складними фінансовими потоками, трансферними цінами, консолідація інформації, у багатьох випадках найприйнятнішими будуть великі інтегровані системи. Ці системи, маючи можливості для рішення проблем управління виробництвом, можуть задовольняти увесь комплекс вимог великого холдингу. Для автоматизації гігантських підприємств у світовій практиці також часто використовуються великі, середні і навіть дрібні інтегровані системи в комплексі, коли на рівні управління всією структурою працює, наприклад, SAP/R3, а виробничі компанії користуються пакетами середнього класу. Створення електронних інтерфейсів спрощує взаємодію між системами і дозволяє уникнути подвійного ведення даних.

Виробничі системи включають підкласи середніх і великих інтегрованих систем. Ці системи передусім призначені для управління і планування виробничого процесу. Облікові функції, хоч і глибоко опрацьовані, виконують допоміжну роль, та іноді неможливо виділити модуль бухгалтерського обліку, бо інформація в бухгалтерію надходить автоматично з інших модулів.

Виробничі системи за багатьма параметрами значно більш жорсткі, ніж фінансово-управлінські. Виробниче підприємство повинне, насамперед, працювати як добре налагоджений годинник, де основними механізмами управління є планування й оптимальне управління виробничим процесом, а не врахування кількості рахунків-фактур за якийсь період. Ефект від упровадження виробничих систем стає суттєвим на верхніх рівнях управління підприємством, коли видно усю взаємозалежну картину роботи, що включає планування, закупівлі, виробництво, запаси, продаж, фінансові потоки та багато інших аспектів. Всі, без винятку, виробничі системи розроблені за допомогою промислових баз даних. Здебільшого використовується технологія «клієнт - сервер», що припускає поділ опрацювання даних між виділеним сервером і робочою станцією. Технологія «клієнт - сервер» виправдовує себе під час опрацювання великих обсягів даних і запитів, оскільки дозволяє оптимізувати інтенсивність передачі даних комп’ютерною мережею.

Розробник системи «FinExpert» - Компанія IDM є лідером серед розроблювачів програмного забезпечення для великих підприємств.

«FinExpert» є тиражованим програмним продуктом середнього класу й призначена для автоматизації великих і середніх підприємств, має модульну структуру й містить додатки для автоматизації всіх напрямків діяльності підприємства.

«FinExpert» - повністю інтегроване рішення. Всі додатки системи використовують єдину інформаційну базу даних, що складає інформаційний простір підприємства, на якому базується система керування й прийняття рішень. Рішення системи «FinExpert» споконвічно орієнтовані на корпоративні завдання

Система «FinExpert» є повністю відкритим продуктом з розвиненими засобами обміну даними й взаємодії з офісними додатками (MS Office) і різними прикладними програмними системами.

Бізнес-процеси, що автоматизуються:

> бухгалтерський та податковий облік;

> управлінський та оперативний облік;

> адміністративне управління та моніторинг;

> господарська діяльність;

> виробництво;

> документообіг;

> аналіз, планування та моделювання.

Інформаційна система «Галактика» розроблена корпорацією «Галактика», до якої входять ряд фірм Росії, Білорусі, України та Казахстану. На ринок програмних засобів «Галактика» вийшла в квітні 1995 р. і до теперішньго часу установлена більше як на 4000 підприємствах. Програма орієнтована на великий спектр підприємств таких галузей промисловості, як видобування, транспортування та первинна переробка сировинних ресурсів; фізико-хімічне виробництво (хімія та нафтохімія); легка промисловість; харчова промисловість; машинобудування; приладобудування; будівельна індустрія.

Ця багатокористувацька комплексна система управління організацією (корпорацією) відповідає наступним основним вимогам:

1. Адаптивність щодо профілю діяльності підприємства (організації) будь-якої форми власності.

2. Наявність достатньої кількості параметрів, що дозволяють настроїти систему під специфічні особливості господарської, фінансової і виробничої діяльності організації-користувача.

3. Чітке розмежування оперативно-управлінських і бухгалтерсько- облікових задач, у разі повної їх інтеграції на рівні єдиної бази даних.

4. Обхват всього спектра типових виробничо-економічних функцій.

5. Дотримання одноманітного для всіх задач призначеного для користувача інтерфейсу, що вирішуються.

6. Надання користувачам простого інструментарію для самостійного розвитку системи.

7. Підтримка розподілених баз даних для забезпечення інформаційної взаємодії багатоофісних корпорацій і територіально віддалених філій, підрозділів.

8. Використання рішень, що не вимагають тривалої спеціальної підготовки системних адміністраторів, котрі відповідають за експлуатацію системи.

Рішення всього комплексу задач, на який зорієнтована система «Галактика», забезпечується чотирма контурами:

1.Контур адміністративного управління.

2. Контур оперативного управління.

3. Контур управління виробництвом.

4. Контур бухгалтерського обліку.

Крім перерахованих контурів система «Галактика» має потужні інструментальні модулі, що містять набір засобів для адміністратора баз даних та високопродуктивний інструментарій для кваліфікованого користувача чи програміста, призначений для розробки реляційних баз даних, проектування користувацького інтерфейсу і звітів.

Програма складається з таких модулів:

Ø модуль техніко-економічного планування;

Ø модуль обліку витрат на виробництво;

Ø модуль оперативного управління виробництвом;

Ø модуль технічної підготовки виробництва;

Ø бухгалтерські модулі (господарські операції, банк, каса, З/П, баланс);

Ø оперативне управління МЦ: (постачальники, покупці, управління

Ø закупівлями та управління продажем);

Ø управління кадрами;

Ø маркетинг.

Головне меню програми «Галактика» наведено на рисунку 4.3.

Рис. 4.3. Головне меню програми «Галактика»

За чітко налагодженої організаційної схеми функціональної експлуатації інформаційної системи «Галактика» кожний виконавець виконує обумовлені для нього інструкцією дії, отримуючи інформацію в обсязі, необхідному і достатньому для здійснення своїх посадових обов’язків.

Завдяки роботі всіх користувачів комплексу відбувається наповнення бази даних підприємства (організації) оперативною інформацією про хід виконання конкретних господарських операцій, що пов’язані з різними напрямами діяльності. Опрацювання оперативної інформації дозволяє, з одного боку, проаналізувати взаємовідносини з контрагентом на основі відомостей про рух матеріальних цінностей, послуг, робіт і фінансових коштів, а з іншого - оцінити ефективність роботи підприємства у різних напрямах господарської діяльності. При цьому забезпечуються:

> принцип однократного введення в БД інформації і, як наслідок, відсутність дублювання функцій користувачів, упорядкування документообігу;

> легкість контролю на коректність та цілісність даних, персоніфікація дій користувача;

> контроль за регламентом виконання господарських операцій;

> швидка, перебудова системи, зміна експлуатаційної схеми системи за зміни бізнес-процесу (технології управління).

Адміністрація підприємства (організації), використовуючи для управління виробничими процесами ІС «Галактика», отримує можливість:

Ø оперативного одержання достовірної інформації про поточну діяльність підприємства;

Ø оперативного управління фінансами;

Ø контролю за ходом виконання договірних відносин;

Ø контролю взаємних зобов’язань;

Ø контролю та управління матеріальними, трудовими і технічними ресурсами;

Ø формування і контролю бізнес-плану;

Ø планування та обліку виконання внутрішнього бюджету.

Розроблення і впровадження інформаційних систем типу «Парус» здійснює корпорація з такою самою назвою. На підприємствах та в організація України функціонує кілька видів інформаційних систем цієї корпорації. Так, інформаційна система «Парус-Бюджет» використовується для автоматизації управлінських робіт на підприємствах і в установах, які фінансуються з державного чи місцевих бюджетів. Інформаційна система «Парус-Корпорація» пропонується для автоматизації обліку на підприємствах зі складною холдинговою структурою, де виникає потреба у веденні консолідованого обліку і формуванні консолідованої звітності.

Самим перспективним видом інформаційних систем корпорація вважає ІС «Парус-Підприємство» для Windows. Вона призначена для автоматизації управлінських робіт на підприємствах оптово-роздрібної торгівлі з малою або середньою кількістю щоденно здійснюваних господарських операцій.

Створення ІС «Парус-Підприємство» для Windows ґрунтується на таких методологічних принципах:

> комплексність - система обслуговує всі без виключення стадії обліку фінансово-господарської діяльності фірми;

> готові рішення + гнучке настроювання - в типовій конфігурації ІС містяться готові проектні рішення з організації бухгалтерського обліку на об’єкті, але, якщо вони не влаштовують користувача, в ІС є гнучкі засоби настроювання, які дають змогу пристосувати ІС до його потреб (наприклад, змінити план рахунків, створити нові форми і зразки заповнення документів і т. ін.);

> інтеграція з Microsoft Offise - ІС інтегрована з Microsoft Offise, а саме з текстовим редактором Word та електронною таблицею Excel. Ці програми використовуються при введенні інформації, побудові документів, графіків тощо. Підготовлені таким чином матеріали без будь-яких проблем передаються електронною поштою;

> мультивалютність - згідно із законодавством України облік усіх господарських операцій на підприємстві ведеться в національній валюті, але, в разі потреби, в ІС «Парус-Підприємство» для Windows можна сформувати будь-яке проведення в національній та іноземній валюті (у разі розрахунків в національній валюті суми проведень збігаються). Кількість іноземних валют, які одночасно використовуються в розрахунках, не обмежено. Крім того, з моменту експлуатації ІС зберігаються всі курси валют, що дає змогу час від часу переоцінювати активи і пасиви;

> можливість аналізу облікових даних - по кожному бухгалтерському рахунку передбачено ведення аналітичного обліку за п’ятьма різними ознаками класифікації і, в разі потреби, отримання звіту про рух коштів у розрізі кожної з цих ознак чи їх комбінації;

> розмежування доступу і функцій - з метою запобігання несанкціонованому доступу до інформаційної бази і збереження даних в ній кожному користувачеві можна призначати індивідуальні права доступу як до розділів інформації, так і до функцій ІС. Так, будь-який бухгалтер фірми може працювати з планом рахунків, але право вносити зміни до нього має тільки головний бухгалтер. У свою чергу, головний бухгалтер не може, наприклад, повністю очистити базу даних. І тільки Адміністратор ІС може робити все, в тому числі і розподіляти права доступу інших користувачів;

> інформаційне забезпечення користувачів - складається з докладної документації, довідкової системи, а також «гарячої лінії» для отримання довідок телефоном. Із всього розмаїття довідково-інформаційних матеріалів найчастіше користуються електронною довідкою, яка в ІС «Парус- Підприємство» для Windows подана структурованою довідковою системою і системою оперативної підказки. Структурована (тобто наділена змістом, глосарієм і пошуком за ключовим словом) довідкова система містить докладні відомості про призначення кожного розділу, їхні взаємозв’язки, принципи роботи та управління ІС. Система оперативної підказки дає змогу отримувати інформацію про будь-який елемент діалогового вікна.

ІС «Парус-Підприємство» для Windows (в подальшому система) складається із функціонально замкнених модулів:

> бухгалтерія.

> реалізація і склад.

> персонал.

> адміністратор.

Кожний модуль – це один або кілька додатків (програм), які працюють під управлінням Windows.

Platinum SQL - інтегрована система управління підприємством. Має модуль „Виробництво", який вирішує завдання бухгалтерського та оперативного обліку, фінансового та економічного аналізу

Інформаційна система R/3 розроблена німецькою фірмою SАР. Сфера застосування R/3 - від транснаціональних концернів до середніх підприємств. Вона локалізована (русифікована), адаптована до російського та українського законодавств. R/3 характеризується всебічною функціональністю, що охоплює весь економічний спектр діяльності підприємства.

У системі R/3 відображений світовий досвід ефективного менеджменту підприємствами та корпораціями, що дозволяє в широкому діапазоні підтримувати бізнес-процеси, необхідні для діяльності будь-якого сучасного підприємства, зокрема фінансову бухгалтерію; облік витрат; облік основних засобів; управління проектами; планування і управління виробництвом; управління інвестиціями; матеріально-технічне постачання; збут, відвантаження, фактурування продукції, технічне обслуговування і ремонт обладнання; управління кадрами; документообіг.

Перевага системи R/3 полягає у високому ступені інтеграції її додатків. R/3 виходить із того, що господарська операція не обмежується однією бізнес-функцією, тому зміна в одній із структур викликає відповідні трансформації в інших. Приміром, відпуск матеріалу зі складу у виробництво приводить не тільки до зменшення запасу на складі, але й викликає автоматичне виконання відповідних бухгалтерських проводок, а також операцій, пов’язаних з обліком витрат на виробництві і розрахунком собівартості виробленої продукції. Таким чином, єдина інформаційна база системи в будь-який момент відбиває актуальний стан підприємства і виключає дублювання даних, тобто система працює в режимі «реального економічного часу».

Як робоче місце користувача найчастіше застосовується персональний комп’ютер із встановленою оболонкою Windows або бездискова робоча станція. Прикладні програми виконуються на серверах додатків. Вони здійснюють безпосередню взаємодію із серверами баз даних, що використовують такі СУБД, як Огасіе, NFORMIX, ADABAS та MS SQL SERVER. Сервери можуть працювати під керуванням UNIX і Windows N^ Зв’язок між компонентами R/3 підтримує через локальні і глобальні мережі на базі поширених мережних протоколів: ТСР/ІР, SNA та ІРХ^РХ. Ще однієї важливою особливістю R/3 є відкритість системи.

Взаємозв’язок між додатками R/3, а також між R/3 та іншими системами здійснюється на рівні обміну повідомленнями, контролюється через концепцію ALE (Application Link Enabling). R/3 підтримує також стандарти OLE (Object Linking and Embedding), RFC (Remote Function Call) та ODBC (Open DataBase Connectivity).

Відмітні особливості програми корпоративної системи R/3 такі:

> інтеграція всіх виробничих сфер (послідовності функцій дозволяють з’єднати виробництво, збут і сферу обліку);

> модульний принцип побудови, який допускає ізольоване використання окремих компонентів програми, а також їх комбінації, що диктуються виробничо-економічною необхідністю;

> наскрізний облік: в тому числі в сфері логістики визначаються значення, які негайно запам’ятовуються на носіях інформації в системі обліку (бухоблік, калькуляція витрат);

> незалежність від конкретної галузі: програмне забезпечення R/3 застосовується на виробничих підприємствах, в торгівлі, в банках і страхових агентствах, а також в сфері державної служби і в різних союзах; дружний призначений для користувача інтерфейс полегшує індивідуальну адаптацію;

> інтернаціональність: програма враховує різні вимоги найбільших промислових країн, вона не залежить від мови користувача і валюти країни;

> структурування шляхом чіткого розділення базового програмного забезпечення з технічними функціями (управління діалогом і базами даних) і прикладних виробничо-економічних програм;

> відкритість: концепція програмного продукту R/3 орієнтується на використання у відкритих системних середовищах; прикладні програми можна інсталювати на обчислювальних машинах найбільш відомих фірм- виробників.

 

За сферою застосування в R/3 виділені наступні компоненти:

> система фінансового обліку і звітності (фінанси, фінансова бухгалтерія) – FI;

> облік основних засобів (управління, планування і контроль основних засобів) – AM;

>     планування і управління проектами — PS;          

>     контролінг — СО;   

>     управління матеріальними потоками — ММ;      

>     технічне обслуговування і ремонт обладнання —       - РМ;

>     система забезпечення якістю — QM;        

>     збут (продаж /відвантаження /фактурування) — SD;

>     планування виробництва — РР;    

>     управління персоналом — HR;      

>     управління інвестиціями — IM.    

Компанія ECI (Enterprise Consulting International) пропонує на ринку послуг України комплексну інформаційну систему управління матеріальними, фінансовими і кадровими ресурсами підприємств і організацій Baan, а також виконує всі роботи по впровадженню. Система розроблена американо-голландською компанією BAAN - визнаним світовим лідером серед постачальників комплексного програмного забезпечення, призначеного для інформаційної підтримки управління підприємством.

Компанія має штаб-квартири в США і Голландії, зареєстрована на біржі NASDAQ під ім’ям BAANF і на Амстердамської біржі під ім’ям BAAN. Програмне забезпечення є універсальним, тому його можна налаштувати так, щоб воно враховувало як галузеву специфіку, так і специфіку конкретного підприємства.

Ключовою задачею, що вирішується інформаційною системою управління ресурсами підприємства Baan, є надання в режимі реального часу оперативної інформації керівним працівникам підприємства для своєчасного прийняття ефективних управлінських рішень. Інформація для прийняття управлінських рішень структурується і агрегується за принципом «керівник підприємства знає все про підприємство», «керівник підрозділу знає все про підрозділ». Функція надання оперативної інформації реалізовується системою на основі інформаційного супроводу всіх видів виробничої діяльності підприємства, починаючи від керівника і закінчуючи виконавцями на робочих місцях.

Гнучкість системи управління ресурсами підприємства компанії Baan-IV поєднується з її багатими функціональними можливостями, а модульна структура програмного забезпечення дозволяє реалізувати тільки ті функціональні можливості, які дійсно необхідні підприємству. Система управління ВААN яка в цей час постачається на ринок, складається з наступних основних підсистем (модулів):

>     виробництво (Manufacturing).

>     фінанси (Finance).

>     збут, постачання, склади (Distribution)

>     транспорт (Transportation).

>     проект (Project).

>     сервіс (Service).

>     інструментальні засоби (Tools).

На найнижчому рівні ієрархії кількість елементарних модулів в цей час перевищує 6000. Більші модулі утворяться шляхом агрегування модулів нижчого рівня ієрархії.

Система Вааn відкрита для будь-яких операційних систем (UNIX, Windows NT), що дає свободу вибору відповідних апаратних засобів, для роботи з багатьма базами даних, причому допускається одночасна робота з різними базами даних. Вона може бути адаптована до будь-якого призначеного для користувача інтерфейсу. Повністю підтримується управління вікнами, багатозадачність, управління мишею, кольором, графікою, а також команди, що призначаються користувачем. Вона може бути сконфігурована як в архітектурі «клієнт-сервер», так і в архітектурі «mainframe», а також може працювати в локальних і глобальних обчислювальних мережах з локалізованими на одному сервері або розподіленими даними.

В результаті впровадження має місце повністю інтегрована система, підтримуюча всі напрями діяльності підприємства, включаючи фінанси, виробництво, збут, постачання, склади, транспортні перевезення, сервісне обслуговування, проектно-конструкторські роботи, управління проектами і т. ін. Вона дозволяє в реальному часі відстежувати будь-які критичні параметри по підприємству, які заздалегідь визначає керівник. Усі дані, нагромаджені у старій АСУ, якщо така була, можуть автоматично використовуватися новою системою.

Впровадження системи Вааn створює також основу для сертифікації виробництва за міжнародними стандартами ISO, і надає можливість вести бухгалтерський облік не лише згідно з українським законодавством, а й за міжнародними стандартами GAAP.

Дедалі більше керівників розуміють, що максимально ефективною автоматизованою системою є та, яка охоплює всі взаємопов’язані багатогранні бізнес-процеси, всі аспекти всередині господарської діяльності і

поза нею, тобто інтегровані автоматизовані інформаційні системи.

 

Список використаних та рекомендованих джерел

Основні

1. Гужва В. М. Інформаційні системи і технології на підпримствах : навч. посіб. / В. М. Гужва. - К. : КНЕУ, 3001. - 400 с.

2. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах : навч. посіб. / І. Ф.Рогач, М. А. Сендзюк, В. А. Антонюк. - [2-е видання, перер. і доповн.]. -К. : КНЕУ, 2001. - 239 с.

3. Татарчук М. І. Корпоративні інформаційні системи : навч. посіб. / М. І. Татарчук. - К. : КНЕУ, 2005. - 291 с.

Додаткові

4. Писаревська Т.А. Інформаційні системи обліку та аудиту : навч. посіб. / Т. А. Писаревська. - К. : КНЕУ, 2004. - 369 с.

Тема: Функціональні аспекти АРМ менеджера
як елементу автоматизованої інформаційної системи

План

1. Функціональні підсистеми автоматизованої інформаційної системи.

2. Підсистема управління матеріальними цінностями.

 

1. Функціональні підсистеми автоматизованої інформаційної системи

Практично всі розглянуті різновиди інформаційних систем незалежно від сфери застосування їх включають один і той самий набір компонентів (рис. 5.1):

> функціональні компоненти;

> компоненти системи опрацювання даних;

> організаційні компоненти.

Рис. 5.1. Декомпозиція інформаційної системи

При цьому під функцією управління слід розуміти спеціальний постійний обов’язок однієї або декількох осіб, виконання якого забезпечує досягнення певного ділового результату.

Під функціональними компонентами мають на увазі систему функцій управління - повний набір (комплекс) взаємопов’язаних у часі й просторі робіт з управління, необхідних для досягнення поставлених перед підприємством цілей.

Справді, будь-яка складна управлінська функція розчленовується на ряд більш дрібних задач і зрештою доводиться до безпосереднього виконавця.

Саме від того, як буде виконане те або інше завдання окремим працівником, залежить успіх вирішення кінцевих завдань підприємства загалом. Таким чином, уся складна сукупність управлінських впливів повинна мати своїм кінцевим результатом доведення загальних завдань, що стоять перед підприємством, до кожного конкретного виконавця незалежно від його службового становища.

Природно, наведені положення підкреслюють не тільки індивідуальний, а й груповий характер функції управління, а діловий (практичний) результат утворюється не епізодично, а постійно.

Увесь процес управління підприємством зводиться або до лінійного (наприклад адміністративного) управління підприємством чи його структурним підрозділом, або до функціонального (матеріально-технічне забезпечення, бухгалтерський облік тощо) управління.

Тому декомпозиція інформаційної системи за функціональною ознакою (рис.5.1) містить у собі виділення її окремих частин, які мають назву функціональних підсистем (ПС) (функціональні модулі, бізнес-додатки), що реалізують систему функцій управління. Функціональною ознакою зумовлюється призначення підсистеми, тобто те, для якої сфери діяльності вона призначена і які основні цілі, завдання і функції вона виконує. Функціональні підсистеми істотно залежать від предметної області (сфери застосування) інформаційних систем.

На рис. 5.2 наведена функціональна декомпозиція інформаційних систем промислового підприємства. Залежно від складності конкретного підприємства кількість функціональних підсистем коливається від 10 до 50 найменувань. Специфічні особливості кожної функціональної підсистеми містяться в так званих «функціональних задачах» підсистеми. Зазвичай управлінський персонал або пов’язує це поняття з досягненням певних цілей функції управління, або визначає його як роботу, що повинна бути виконана певним способом у певний період. Однак із появою нових інформаційних технологій поняття «задача» розглядається ширше - як закінчений комплекс опрацювання інформації, що забезпечує або видачу прямих керуючих впливів на хід виробничого процесу, або видачу необхідної інформації для прийняття рішень управлінським персоналом. Таким чином, задача повинна розглядатися як елемент системи управління, а не як елемент системи опрацювання даних.

Вибір складу функціональних задач функціональних підсистем управління здійснюється звичайно з урахуванням основних фаз управління: планування; обліку, контролю й аналізу; регулювання (виконання).

Рис. 5.2. Узагальнена функціональна декомпозиція інформаційної системи промислового підприємства

Планування - це управлінська функція, що забезпечує формування планів, відповідно до яких буде організоване функціонування об’єкта управління. Традиційно виділяють перспективне (5-10 років), річне (1 рік) і оперативне (доба, тиждень, декада, місяць) планування.

Облік, контроль і аналіз - функції, що забезпечують одержання даних про стан керованої системи за певний проміжок часу, визначення факту та причини відхилення фактичного стану об’єкта управління від його планованого стану, а також виявлення розмірів цього відхилення. Облік ведеться за показниками плану в обраному діапазоні планування (оперативний, середньостроковий і т. ін.).

Регулювання (виконання) - це функція, що забезпечує порівняння планованих та фактичних показників функціонування об’єкта управління і реалізацію необхідних керуючих впливів за наявності відхилень від запланованих у заданому діапазоні (відрізку). Відповідно до виділених функціональних підсистем та з урахуванням вимог управління і визначається склад задач функціональних підсистем. Наприклад, інформаційна система управління персоналом підприємства може містити такі функціональні підсистеми:

> планування чисельності персоналу підприємства;

> розрахунок фонду заробітної плати персоналу;

> планування та організація навчання персоналу;

> управління кадровими переміщеннями;

> статистичний облік і звітність;

> довідки за запитом.

Вибір та обґрунтування складу функціональних задач є одним із найважливіших елементів створення інформаційних систем. Аналіз функціональних задач показує, що практична реалізація їх в умовах використання інформаційних систем є різноманітною. Одна й та сама задача може бути вирішена (реалізована) різними математичними методами, моделями й алгоритмами (рис. 5.1). Іноді цю функціональну підсистему називають підсистемою математичного забезпечення.

Серед багатьох варіантів реалізації є, як правило, найкращий, зумовлений можливостями обчислювальної системи і системи опрацювання даних у цілому.

У сучасних системах автоматизації проектування інформаційних систем цей компонент входить до складу так званих банків моделей і алгоритмів, з яких під час розробки інформаційних систем вибираються найефективніші для конкретного об’єкта управління.

 

2. Підсистема управління матеріальними цінностями

Найважливішою складовою ведення бізнесу на підприємствах, в установах, діяльність яких пов'язана з матеріальним виробництвом, є ефективна організація системи матеріально-технічного забезпечення. А.Г. Кальченко зазначає, що у країнах Західної Європи майже 98 % часу виробництва товару припадає на проходження його каналами матеріально- технічного забезпечення (доставка сировини та транспортування готової продукції та головним чином зберігання). Очевидно, що резерви потрібно шукати саме серед цих 98 %. Таким чином, важливе значення мають усі процеси, пов'язані з товарно-матеріальними цінностями (ТМЦ): закупівля сировини, комплектуючих і матеріалів, транспортування, зберігання, реклама, продаж тощо. Сукупність таких процесів складає те, що прийнято називати логістикою.

Термін «логістика» широко використовується в діловому світі та означає теорію і практику руху сировини, матеріалів, виробничих, трудових, фінансових ресурсів та готової продукції від їх джерела до споживача.

Для реалізації цих процесів обов'язки менеджерів охоплюють такі основні функції:

> вибір постачальника;

> закупівля ТМЦ;

> планування складської діяльності, у тому числі приймання, розміщення, збереження, відпускання ТМЦ;

> організація трудової діяльності на складі, у тому числі визначення потреби у персоналі, функціональних обов'язків персоналу складу, організації їхніх робочих місць, тощо;

> контроль за залишками ТМЦ;

> організація документообігу на складі;

> проведення інвентаризації на складі;

> відвантаження продукції.

Цей перелік можна продовжувати, а сучасні умови господарювання дедалі більше його розширюють.

Нині практично неможливо уявити роботу менеджерів без застосування спеціалізованих інформаційних систем, серед яких найпоширенішими є системи, призначені для ведення складського обліку ТМЦ. Водночас на програмному ринку з'являється дедалі більше інформаційних систем, які застосовують для комплексного вирішення функцій логістики, використовують методи прогнозування, сучасні інформаційні технології, наприклад Інтернет.

Сучасна система управління - це набір інтегрованих додатків, які комплексно, в єдиному інформаційному просторі підтримують всі основні аспекти управлінської діяльності підприємств - планування ресурсів (фінансових, людських, матеріальних) для виробництва товарів (послуг), оперативне управління виконанням планів (включаючи постачання, збут, облік договорів) і види обліку, аналіз результатів господарської діяльності.

АРМ дозволяє об’єднати всі інформаційні ресурси підприємства, забезпечуючи керівника оперативною інформацією. Розглянемо для прикладу структуру інформаційної системи управління «Галактика», яка є сукупністю АРМів різних рівнів управління.

Система «Галактика» орієнтована на автоматизоване розв’язання задач, що виникають на всіх стадіях управлінського циклу: прогнозування, планування, облік і контроль реалізації планів, аналіз результатів діяльності, коригування прогнозів і планів. Система має модульну структуру, модулі, у свою чергу, об’єднані у функціональні контури (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Склад системи «Галактика»

Контури логістики, фінансовий та управління персоналом об’єднують модулі за видами ресурсів, над якими здійснюється управлінська діяльність.

У контури управління підприємством, виробничий, адміністративний та управління взаємовідносинами з клієнтами модулі включені відповідно до виду діяльності, що автоматизується.

Модулі специфічних галузевих рішень та системного адміністратора об’єднані відповідно в контури галузевих рішень і системного адміністрування.

Функціональний склад системи «Галактика» дає можливість, по-перше, ізольовано використовувати як окремі модулі, так і їх довільні комбінації залежно від виробничо-економічної необхідності, а по-друге - для будь- якого підприємства визначити набір компонентів, що забезпечує вирішення завдань управління господарською діяльністю в трьох глобальних аспектах - за видами ресурсів, за рівнями управління (масштабами вирішуваних завдань), за видами управлінської діяльності (планування, облік і т. ін.).

Контур логістики призначений для забезпечення безперервності логістичного ланцюга управління починаючи із закупівлі матеріальних цінностей і завершуючи випуском і реалізацією продукції та відходів виробництва. Він забезпечує деталізацію і виконання планів постачання, збуту, управління матеріальними потоками всередині підприємства і під час взаємодії з постачальниками й отримувачами продукції, товарів і послуг, контроль взаєморозрахунків з постачальниками й отримувачами.

Схему інформаційних потоків контура наведено на рис. 5.2.

Модуль управління договорами. У цьому модулі реалізується автоматизація бізнес-процедур, пов’язаних з укладанням, виконанням і обліком договорів і контрактів. Договори й контракти є важливими юридичними документами, що регулюють взаємовідносини між суб’єктами господарювання і впливають на їхню діяльність. Модуль управління договорами допомагає менеджерам усіх служб підприємства скоординувати свої дії та отримати доступ до оперативної інформації про стан будь-якого договору. Він може використовуватися для автоматизації договірної

Рис. 5.2. Схема інформаційних потоків контура логістики діяльності в багатьох галузях промисловості, транспорту, торгівлі і т. ін. і реалізує такі основні задачі:

Ø укладення договорів, пов’язаних передусім з постачанням і збутом; облік розрахунків за договорами, зокрема векселями й цінними паперами;

Ø формування календарних планів руху товарів, послуг і платежів; розрахунок штрафних платежів за порушення умов і строків відвантаження товарів і оплати;

Ø формування наряд-замовлень на відвантаження товарів на внутрішній і зовнішній ринки;

Ø організація транспортування і формування платіжних документів. При цьому виконується розрахунок потреби в одиницях транспортних засобів, формуються рахунки на попередню оплату за товари (послуги) із транспортування. Можливе відвантаження товарів залізничним і автомобільним транспортом з формуванням супроводжувальних документів. При цьому визначаються пріоритети відвантажень, формуються розпорядження на відвантаження, рознарядки, накладні на відпуск;

Ø формування звітності та проведення кінцевих розрахунків. На цьому етапі на підставі товаросупроводжувальних документів здійснюється облік виконання наряд-замовлень, формуються платіжні документи для оплати послуг за транспортування, контролюється дебіторська та кредиторська заборгованість, аналізується стан взаєморозрахунків. Для цього використовуються акти звіряння взаєморозрахунків, в яких фіксуються обсяги відвантажених товарів і витрати на транспортування у вартісному виразі, суми платежів, суми наданих послуг, наявність заборгованості.

На рис. 5.3 унаочнено зв’язок документів, які циркулюють у модулі управління договорами в разі автоматизації бізнес-процесів.

Рис. 5.3. Зв’язок документів у модулі управління договорами

Договір укладається на значний термін, в якому окрім реквізитів сторін і загальних умов (у загальних рисах) визначаються умови відвантаження й оплати, а також узагальнена специфікація.

Рис. 5.5. Вікно для редагування договорів у системі «Галактика»

На підставі визначених у договорі умов можуть формуватися угоди на конкретний період, що уточнюють взаємовідносини сторін, а також календарний план поставок. На базі календарного плану поставок або

Рис. 5.4. Список сформованих договорів у системі «Галактика»

Приклади відображення списку договорів і засобу для їх редагування в системі «Галактика» наведено відповідно на рис. 5.4 і 5.5. безпосередньо договору (угоди) формуються наряди-замовлення філіалам чи вантажовідправникам.

Наряди-замовлення по кожному філіалу (вантажовідправнику) об’єднуються в розпорядження на відвантаження, і формуються відповідні накладні. На підставі накладних формуються складські ордери й рахунки на оплату, за якими здійснюються оплата й рознесення платежів.

Унаслідок оброблення названих документів у модулі формуються такі звітні документи:

> підсумковий і товарно-фінансовий звіти про виконання договорів, які містять інформацію по обсяги взаємних поставок (відвантажень) і розміри платежів за визначений період і дають змогу порівнювати заплановані обсяги з фактичними;

> звіти про виконання договорів, наряд-замовлень і розпоряджень на відвантаження (постачання) матеріальних цінностей у специфікованій номенклатурі, що дозволяє отримати інформацію про обсяги надходжень чи відвантажень матеріалів за певний період;

> звіти в хронологічному порядку на відвантажені й оплачені товари, які містять інформацію про проведені (зареєстровані) накладні та платіжні документи за договором;

> реєстри договорів, наряд-замовлень і розпоряджень на відвантаження.

Звіти складаються в інтерактивному режимі. Гнучка система настроювань дає змогу отримати вичерпні звіти в різних аспектах, за будь- який період і з неоднаковими рівнями деталізації. Кожен користувач системи може створити свій набір настроювань звітів, які зберігаються в базі даних і доступні в будь-який момент часу.

Модуль управління постачанням. У цьому модулі здійснюються ведення картотеки пропозицій потенційних постачальників, відстежування тих заявок на придбання МЦ, які надходять від інших підрозділів, складання плану закупівлі відповідно до укладення договорів і довгострокових контрактів, вибір конкретного постачальника й оформлення замовлення на поставку, реєстрація документів, на підставі яких здійснюється закупівля (рахунки, договори, контракти, гарантійні листи), оформлення доручень на отримання МЦ і розподіл їх по складах, отримання різних звітів за контрольованими показниками (партіями, групами і т. ін.).

Схему інформаційних потоків у модулі управління постачанням наведено на рис. 5.6.

 

 

Рис. 5.6. Загальна схема інформаційних потоків у модулі управління

постачанням

З неї видно, що вся інформація з постачання акумулюється в БД цього модуля, де внаслідок її аналізу формуються замовлення, на підставі яких можна вводити в ЕОМ документи-основи (ДО) на закупівлю.

План закупівель можна ввести безпосередньо в модулі управління постачанням і контролювати його виконання порівнянням з фактичними поставками.

Документи-основи на закупівлю можна формувати автоматично на підставі прогнозу дефіцитів. Крім того заявки що надходять на закупівлю, можна вводити як ДО, що перебувають у стані «оформлюваний», і в міру необхідності переводити їх у стан «виконуваний».

Безпосередньо в модулі управління постачанням реалізовані операції для роботи з конкретними документами на придбання МЦ і документами- основами, накладними, дорученнями і т. ін.

Основні позитивні особливості розв’язання задач з управління постачанням у цьому модулі такі:

> використання в документах на закупівлю як товарних, так і нематеріальних позицій (послуг);

> облік партій купівельних товарів, відстежування строків зберігання, строків дії ліцензій і сертифікатів;

> підтримка різних грошових одиниць і міжнародних закупівель;

> облік митних зборів, транспортних та інших витрат під час визначення облікової ціни матеріалів, що постачаються;

> облік повернення МЦ за рекламацією;

> автоматизований розподіл МЦ по складах;

> автоматичне формування прибуткових складських ордерів за групою накладних;

> автоматизоване формування платіжних документів, доручень на отримання МЦ і документів-основ за супроводжувальними документами;

> відображення в модулі бухгалтерського обліку всіх операцій із закупівлі матеріальних цінностей і послуг за допомогою механізму типових господарських операцій. Завершальним етапом роботи модуля управління постанням є складання звітів, які відображені на рис. 5.6.

Модуль управління збутом. Більшість функцій з формування первинних документів і вирішення економічних завдань цього модуля реалізовані аналогічно модулю управління постачанням (рис. 8.8). Новими елементами порівняно з управлінням постачанням такі: формування відпускних цін та резервування товарів, що відпускаються за документами-основами. Ці відмінності стосуються формування первинних документів на відпуск товарно-матеріальних цінностей. Фрагмент схеми інформаційних потоків у модулі управління збутом показано на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Фрагмент схеми інформаційних потоків у модулі Управління збутом

Модуль управління договорами надає можливість формувати документи і проводити розрахунки для оперативного контролю і управління відвантаженням товарів на всіх етапах виконання робіт.

Відпускні ціни формуються за допомогою прайс-листів. Система «Галактика» дозволяє створювати й підтримувати довільну кількість різних прайс-листів. Наприклад, можна мати окремі прайс-листи для великогуртової та дрібнооптової торгівлі, для окремих груп товарів і послуг тощо.

Надається можливість формувати прайс-листи як ручним способом, так і автоматично, розраховуючи ту ціну реалізації, що передбачається, додаванням до облікової або заводської ціни описаних користувачем торгових націнок (знижок) і податків. У разі надання послуг, вартість яких не є фіксованою, а залежить від відповідного набору параметрів і розраховується за заданими тарифами, використовується механізм розрахункових послуг.

Модуль управління збутом надає користувачу такі можливості:

Ø ведення обліку типу оподаткування під час оформлення документа;

Ø формування документів у національній або в будь-якій із зареєстрованих у системі валют із наданням можливості коригування курсу валют безпосередньо в процесі формування документа;

Ø автоматичне або ручне резервування МЦ по підприємству, складу, групі зберігання в процесі виписування документа і гнучке управління резервом;

Ø гнучка зміна цін оперативним коригуванням прайс-листів;

Ø динамічний контроль наявності товарів на складі під час виписування рахунка, а також можливість оформлення рахунків для товарів, яких немає в наявності (варіант попередньої оплати);

Ø автоматичне формування накладних на підставі виписаного документа-основи, управління вибором складу, з якого мають відвантажуватися товари, контроль повторних спроб оформити накладну на відпуск за вже виконаним документом-основою;

Ø ведення рахунків-фактур для обліку ПДВ;

Ø зв’язок з електронними вагами й автоматичне перенесення результатів зважування в накладні на відвантаження;

Ø облік повернення МЦ за рекламацією;

Ø можливість виконувати автоматичне списання товару на складі під час оформлення накладної на його відпуск;

Ø автоматичне формування видаткових складських ордерів за групою накладних;

Ø відображення в модулі бухгалтерського обліку всіх операцій з реалізації матеріальних цінностей і послуг за допомогою механізму типових господарських операцій і т. ін.

 

На основі інформації, зафіксованої в БД модуля управління збутом, складаються стандартні звіти для функції збуту. Це звіти про нереалізовані товари й послуги за номенклатурою, групами, партіями, зовнішньою класифікацією тощо; аналітичні звіти з реалізації; звіти про оплату відвантаженої продукції, про виконання груп ДО; звіти про заборгованість контрагентів з тари, що повертається, реєстри документів-основ і супроводжувальних документів; звіти про невідповідності в документах на продаж.

З огляду на те, що операції з консигнаційними товарами мають свої особливості, функції обліку прийняття і передачі товарів на реалізацію з регламентним відстроченням платежу винесено в окремий модуль – консигнація.

Модуль складського обліку. Функції, що реалізуються в модулі складського обліку, подано на рис. 5.8. Цей модуль тісно пов’язаний із задачами управління постачанням і збутом, а також з обліком МЦ у виробництві. Ордери на надходження і видачу МЦ формуються на підставі супроводжувальних документів (наприклад, товарно-транспортні накладні і т. ін.) на прийняття та видачу МЦ в усіх модулях, де створюються такі документи.

Рис. 5.8. Схема реалізації модуля складського обліку Основні функціональні можливості модуля складського обліку такі:

> ведення прибуткових і видаткових складських ордерів, розподіл МЦ по матеріально відповідальних особах, партіях, комірках зберігання;

> облік МЦ у кількох валютах;

> облік операцій внутрішнього переміщення МЦ — між складами, складами і структурними підрозділами; передача МЦ зі складу в основні засоби, нематеріальні активи, підрозділи роздрібної торгівлі; передача МЦ зі

складу основних матеріалів у малоцінні та швидкозношувані предмети і навпаки; формування накладних на внутрішнє переміщення;

Ø динамічний перерахунок складських залишків;

Ø ведення складських операцій: переоцінки, пересортування, створення і розформування комплектів МЦ;

Ø облік партій МЦ, контроль строків зберігання матеріалів, строків дії ліцензій і сертифікатів;

Ø ведення облікових цін, підтримка методик списання за середньовиваженими цінами;

Ø формування інвентаризаційних відомостей фактичної наявності МЦ, порівняльної відомості за підсумками інвентаризації, відомості за позиціями, що мають розбіжності, активу нестач і надлишків;

Ø формування відомостей наявності та руху МЦ на будь-яку дату за складом, контрагентом, матеріально відповідальною особою, партією МЦ, інфраструктурою складу;

Ø формування оборотних відомостей за складами, МЦ, партіями, а також накопичувальних відомостей з надходження і вибування МЦ;

Ø контроль неліквідів наднормативних залишків та дефіцитних позицій, контроль відповідності накладних і складських ордерів і т. ін.

Приклади виконуваних операцій з матеріальними цінностями наведено на рисунку 5.9.

Рис. 5.9. Операції з матеріальними цінностями в системі «Галактика»

Модуль розрахунків із постачальниками й покупцями. Призначення цього модуля полягає в здійсненні контролю за порядком розрахунків з постачальниками й покупцями за виконуваними документами-основами (ДО).

До основних функцій модуля належать:

> контроль взаєморозрахунків за допомогою встановлення і перегляду зв’язків між ДО і платіжними документами, пакетний розподіл платежів, створення актів взаємозаліків і договорів на поступки щодо боргу;

> розрахунок штрафних санкцій;

> облік ПДВ на базі рахунків-фактур;

> уведення в базу даних планів закупівлі та реалізації товарів;

> облік заборгованості, контроль взаєморозрахунків за допомогою звітів.

 

Основною звітністю модуля є:

> реєстр виконуваних документів-основ з урахування сформованих на їх базі товарних і фінансових супроводжувальних документів;

> оборотні відомості та відомості заборгованості за виконуваними ДО з розподілом заборгованостей за певними періодами;

> прогнози податкових платежів;

> відомості контролю взаєморозрахунків з контрагентами, розрахунок сальдо і складання платіжного балансу за контрагентом;

> відомості дебіторської та кредиторської заборгованості за МЦ і послуги.

Список використаних та рекомендованих джерел

Основні

1. Гужва В. М. Інформаційні системи і технології на підприємствах : навч. посіб. / В. М. Гужва. - К. : КНЕУ, 3001. - 400 с.

2. Татарчук М. І. Корпоративні інформаційні системи : навч. посіб. / М. І. Татарчук. - К. : КНЕУ, 2005. - 291 с.

Додаткові

3. Гордієнко І. В. Інформаційні системи і технології в менеджменті : навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисц. / І. В. Гордієнко - [2-ге вид., перероб. і доп.]. - К. : КНЕУ, 2003. - 259 с.

4. Писаревська Т.А. Інформаційні системи обліку та аудиту : навч. посіб. / Т. А. Писаревська. - К. : КНЕУ, 2004. - 369 с.

 

Тема: Використання пакетів прикладних програм універсального призначення для автоматизації робочого місця менеджера

План

1. Інтегрований пакет прикладних програм Microsoft Office.

2. Планування особистої роботи менеджера з використанням комп'ютерної техніки.

3. Інтернет - як потужний інформаційний ресурс.

4. WEB-сторінка як презентація підприємства в електронному середовищі.

 

1.Інтегрований пакет прикладних програм Microsoft Office.

Прикладне програмне забезпечення призначене для користувачів, що звичайно не створюють своїх програм, а лише використовують програмні засоби для вирішення певних задач. Прикладні програмні засоби будуються таким чином, щоб створити користувачу максимальний комфорт при виконанні дій і при цьому не вимагати від нього надмірно великих навиків і спеціальних знань, що не відносяться безпосередньо до його фахових інтересів.

Значне місце в прикладному ПЗ займають пакети прикладних програм, які по сфері застосування діляться на проблемно-орієнтовані, пакети загального призначення й інтегровані пакети.

Відмінною рисою проблемно-орієнтованих ППП є їх порівняно вузька спрямованість на певне коло розв'язуваних завдань і велика їхня різноманітність.

Пакети загального призначення (методоорієнтовані пакети) призначені для рішення типових завдань обробки даних.

Інтегровані ППП - це сукупність функціонально різних програмних модулів, здатних взаємодіяти між собою шляхом обміну даними через єдиний користувацький інтерфейс. Областю застосування таких пакетів є в основному економічна сфера. Інтегровані пакети забезпечують обчислювальні потреби користувача без звертання до інших програмних продуктів. У структурі пакета передбачений модуль керування, що забезпечує переключення між додатками й безконфліктне використання спільних даних. Сучасні інтегровані пакети містять, як правило, п'ять функціональних компонентів: табличний процесор; текстовий редактор (процесор); систему керування базами даних (СУБД); графічний редактор; комунікаційні засоби.

Робоче місце сучасного менеджера практично неможливо уявити без офісного пакету. Універсальне цільове призначення засобів, що входять в його склад, обумовили широке розповсюдження цього програмного забезпечення.

Своє походження офісні пакети ведуть від програм обробки текстів. Перші повноцінні офісні пакети, що містять текстовий процесор, редактор електронних таблиць і різні утиліти, з'явились лише у 80-х роках. Піонером у сфері офісних пакетів вважається компанія Lotus, яка в 1982 році випустила першу версію табличного редактора Lotus 1-2-3. В цьому ж році компанія

Microsoft випустила першу версію текстового редактора Word для DOS. Через деякий час до набору офісних програм були додані програми для проведення презентацій, планувальники-органайзери, а також персональні системи управління базами даних.

Основний етап еволюції офісних пакетів припав на початок 80-х років до середини 90-х. Подальші удосконалення стосувалися лише покращання користувацького інтерфейсу, зручності у роботі, інтеграції і Інтернет та ін.

Офісний пакет - сукупність програм (додатків) з уніфікованим інтерфейсом, які дозволяють виконувати роботу з обробки інформації.

Одним із представників найпоширеніших інтегрованих пакетів є ППП офісних додатків MS Office

Пакет Microsoft Office складається з декількох додатків, які були розроблені фірмою Microsoft для того, щоб, з одного боку, забезпечити одноподібний підхід до управління різносортною інформацією, а з іншого - для того, щоб спростити доступ до даних, які сумісно використовуються різними додатками. Пакет Office призначений для підвищення продуктивності без суттєвих зусиль. З допомогою Microsoft Office можна створювати різного виду ділові документи, проводити комплексний фінансовий аналіз та створювати професіональні презентації. В пакет Microsoft Office входять наступні прикладні програми.

> Word. Найбільш розповсюджений на ринку програмних продуктів текстовий процесор для Windows. Microsoft Word надає невідомі раніше можливості обробки текстів за допомогою множин інструментів, що значно полегшує форматування.

> Excel. Microsoft Excel - достатньо потужна та проста в використанні програма обробки електронних таблиць. Крім широких можливостей роботи з електронними таблицями, Excel може оперувати декількома листами, які зберігаються в одному файлі електронної таблиці ( концепція робочої книги). Excel працює з діаграмами та графіками і може використовувати електронні таблиці в інших розповсюджених форматах, наприклад у форматі Lotus 1-2-3.

> PowerPoint. Це графічна програма для створення презентацій, яка допоможе вам підготуватися до ділової зустрічі, створити слайди, презентацію та багато іншого. Вона проста у використанні та наділена достатньою кількістю інструментів, що дозволяє легко створювати презентації, які в доступній формі зможуть відобразити все те, про що ви хотіли б сказати.

> Access. З Microsoft Access (вона поставляється у професіональній версії Microsoft Office) ви отримаєте потужний засіб управління базами даних, що має всі можливості реляційних баз даних та дозволяє створювати складні додатки. Інструменти Access дозволяють створювати такі бази даних, з якими в подальшому легко працювати кінцевим користувачам.

> Outlook. Це система планування, яку можна використовувати для управління проведенням зустрічей, розподіленням задач, організацією контактів та заходів. Крім того, можна отримувати та відправляти електронну пошту, управляти кореспонденцією, переглядати та відкривати файли, а також розподіляти інформацію. Outlook містить "поштові скриньки" вхідної та вихідної кореспонденції, календар, засоби організації контактів, список задач, журнал та сторінку для приміток.

 

2. Планування особистої роботи менеджера з використанням комп’ютерної техніки

Комп'ютерні системи організації праці набули поширення на початку 80- х pp. з бурхливим розвитком персональних комп'ютерів, коли вони стали невід'ємною частиною офісу і дому. Ідея пристосувати персональний комп'ютер як інструмент особистої ефективності менеджера, програміста і фахівця будь-якого профілю одержала «друге дихання», коли в програмне забезпечення були закладені головні ідеї ТМ: цільове планування, ключові завдання, гнучкий календар, проблемно-орієнтовані бланки. З найвідоміших слід зазначити програмне забезпечення ТМ «Ключ до результатів» на базі комп'ютерів IBM і Macintosh, і «Lotus» і «MS Outlook» на базі IBM. Вони дозволяють вирішувати такі завдання:

> «Календарне планування» заходів на рік, квартал, місяць, тиждень, день з контролем досягнення результатів;

> «Документообіг» - автоматизоване виготовлення, запис, пошук і друк вхідної і вихідної інформації, причому пошук інформації організований за цілою сукупністю реквізитів (назва, дата, прізвище, підприємство і т.ін.);

> «Довідник», що містить адреси і телефони юридичних і фізичних осіб з можливістю їх автоматизованого пошуку;

> «Калькулятор», що забезпечує арифметичні і логарифмічні розрахунки в процесі роботи за основним завданням користувача. При цьому зберігаються зміни на диску, інформація друкується на принтері і захищається паролем.

Система «Lotus Organizer» досить демократична: на одному комп'ютері можуть працювати кількох чоловік, причому кожний з них користуватиметься своїми даними, не зачіпаючи чужих.

Комп'ютерні системи володіють цілим рядом явних переваг в порівнянні з ручними інструментами і ЕЗК:

> практично необмежений обсяг пам'яті, який дозволяє записувати значні обсяги інформації, зберігати довгі роки і шукати дані в режимі реального часу, що особливо ефективно на великих підприємствах і в державних органах;

> можливість обміну даними усередині підприємства через інформаційні мережі, а через модемний зв'язок з будь-якими іншими архівами в країні і в світі;

> повна уніфікація і систематизація процесів та отримання будь-яких розрізів інформації (співробітник, функція, день, відділ, проект, період часу і т. ін.);

> автоматизоване перетворення довгострокових цілей і планів у завдання на тиждень і день, різке скорочення витрат часу на рутинні операції пошуку і запису заходів і концентрація зусиль на вирішенні ключових завдань.

Недоліки комп'ютерних систем:

> необхідність володіння персональним комп'ютером в режимі користувача і додаткового вивчення програмного забезпечення. Відомо, що багато менеджерів зовсім не працюють з комп'ютером, довіряючи його секретарю. Тоді ми втрачаємо частину інформації або маємо її невідповідність дійсності;

> висока ціна організації робочого місця співробітника, оснащеного комп'ютерною системою, що прийнятне тільки для успішної фірми і малопридатне для сфери сервісу, торгівлі, малого бізнесу.

Дуже непроста справа - дати пораду щодо того, на якому інструменті для особистої роботи зупинити свій вибір. Це залежить від цілого ряду чинників: типу підприємства, категорії співробітника, запланованих річних витрат, рівня володіння комп'ютером і характеру роботи співробітника. Рекомендації надані в табличній формі (табл. 6.1), де хрестиком вказані позитивні ради із застосування конкретного інструмента. Тип підприємства або організації і його економічний стан завжди є вирішальним чинником. Підприємство може для своїх співробітників придбати календарі або «організатори» як елемент фірмового стилю. Це практикують багато великих підприємств. В цьому випадку календарі, тижневики і калькулятори видаються всім менеджерам і провідним фахівцям, тобто має місце тиражування інструментів в тисячах копій.

Підприємство малого бізнесу з чисельністю працівників 50-100 чол., яке не може дозволити такі витрати на створення фірмового стилю, може закупити інструменти в звичайних магазинах.

Позитивні ради із застосуванням конкретного інструмента

Категорія співробітника має також велике значення у виборі інструмента. Перший керівник (директор, президент) може користуватися будь-яким інструментом, але в сучасних ринкових умовах він зобов'язаний мати престижний ТМ або «організатор» в шкіряному футлярі, Не викликає довіри фірма, де керівник сидить в шкіряному кріслі, користується перекидним календарем і працює на запорошеному комп'ютері IBM XT. Бажано, щоб керівники підрозділів мали вінілові ТМ або «організатори», а особиста техніка для роботи була б уніфікованою. Це завжди дає економічний ефект. Фахівці підприємстві), які володіють комп'ютерною технікою, повинні користуватися ЕЗК і комп'ютерною системою, а фахівці, що віддають перевагу ручним інструментам, - мати під рукою календар або «організатор».

Багато що залежить від планованих річних витрат на 1 співробітника.

Якщо Ви можете витратити більше 1000 дол. на рік, то Ви можете використовувати всю гаму інструментів, починаючи з календаря як елемента фірмового стилю, придбання ТМ із змінними блоками раз в 2-3 р. і закінчуючи комп'ютерною системою організації праці. При плануванні витрат від 200 до 1000 дол. слід зупинитися на «організаторі», ТМ і ЕЗК для різних категорій співробітників. Якщо Ви не плануєте значних вкладень в особисту техніку для роботи особистої роботи (до 200 дол. на рік), то Ви можете вибирати між календарем, «організатором» або ЕЗК.

Рівень володіння комп'ютерною технікою визначає ручний або комп'ютерний варіант інструмента. Якщо Ви вільно або в режимі користувача володієте комп'ютером, то проблем з освоєнням ЕЗК або комп'ютерних систем у Вас не буде. Якщо рівень володіння комп'ютером низький, то краще вибирати ручний інструмент (календар, «організатор» або ТМ).

Важливе значення у виборі інструмента має характер роботи співробітника, що визначається часом перебування на робочому місці. Якщо Ви постійно знаходитеся в офісі і за письмовим столом, то Ваш вибір максимальний.

При частковому перебуванні на робочому місці, коли решту часу Ви витрачаєте на обхід цехів або ділянок, за кермом автомобіля, часто буваєте на нарадах - тоді комп'ютерна система для Вас не підходить. Співробітники, що мають роз'їзний характер роботи (комівояжери, агенти, водії, кур'єри і т. п.), можуть ефективно використовувати тільки «організатор», ТМ або ЕЗК.

 

3. Інтернет - як потужний інформаційний ресурс

Мережа Internet була створена наприкінці 60-х початку 70-х років з метою забезпечення спільного використання інформації та економії комп’ютерного часу. Internet спроектована як інтермережа, тобто деяка абстрактна сукупність різнорідних мереж. Загальними для всіх підмереж Internet є:

> універсальний адресний простір мережі Internet;

> набір комунікаційних протоколів ТСР/ІР і зв’язаних з ними протоколів;

> шлюзи та технологія міжмережної маршрутизації повідомлень.

Після підключення до Internet можна обмінюватися даними з будь-яким

комп’ютером цієї мережі.

Підключення може відбуватися різними способами: безпосередньо або через Internet-провайдерів, з використанням телефонних ліній зв’язку, кабелів комп’ютерної мережі, супутників або мережі кабельного телебачення.

Загальну схему інформаційно-пошукової системи Internet зображено на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Типова схема інформаційно-пошукової системи

Клієнт - це програма перегляду конкретного інформаційного ресурсу. Найбільш популярні сьогодні мультипротокольні програми типу Netscape Navigator. Така програма забезпечує перегляд документів WWW, Gopher, Wais, FTP-архівів, поштових списків розсилки і груп новин Usenet. У свою чергу всі ці інформаційні ресурси є об’єктом пошуку інформаційно-пошукової системи.

Інтерфейс користувача - це не просто програма перегляду, у разі інформаційно-пошукової системи під цим словосполученням розуміють також спосіб спілкування користувача з пошуковим апаратом, системою формування запитів і перегляду результатів пошуку.

Пошукова машина - застосовується для трансляції запиту на інформаційно-пошукову мову (ІПМ), у формальний запит системи, пошуку посилань на інформаційні ресурси мережі і видачі результатів цього пошуку користувачеві.

Бази даних індексів - це основний масив даних ІПС, використовуваних для пошуку адреси інформаційного ресурсу. Архітектура індексу влаштована таким чином, щоб пошук відбувався максимально швидко і при цьому можна було б визначити цінність кожного із знайдених інформаційних ресурсів мережі.

Запити користувача - зберігаються в його (користувача) особистій базі даних. На відлагодження кожного запиту йде досить багато часу, і тому надзвичайно важливо запам’ятовувати запити, на які система дає гарні відповіді.

Робот-індексувальник - застосовується для сканування Internet і підтримки бази даних індексу в актуальному стані. Ця програма є основним джерелом інформації про стан інформаційних ресурсів мережі.

WWW sites - це весь Internet або точніше - інформаційні ресурси, перегляд яких забезпечується програмами перегляду.

Інформаційними ресурсами в ІПС Internet документи шести основних типів: WWW-сторінки, Gopher-файли, документи Wais, записи архівів FTP, новини Usenet і статті поштових списків розсилки. Усе це досить різнорідна інформація, подана у вигляді різних, ніяк неузгоджених один з одним форматів даних: тексти, графічна і аудіоінформація тощо.

У традиційних ІПС використовується поняття пошукового образу документа - ПОД. Цим терміном позначають щось, що замінює собою документ і що використовується при пошуку замість реального документа. Найбільш популярною моделлю створення ПОД є векторна модель, в якій кожному документу приписується список термінів, що найбільш адекватно відображають його тематику. Документу приписується вектор розмірності, рівний числу термінів, якими можна скористатися при пошуку. Якщо використовується булєва векторна модель, то елемент вектора рівний 1 або 0, в залежності від наявності або відсутності терміну в ПОД. У більш складних моделях терміни зважуються - елемент вектора рівний не 1 або 0, а деякому числу (вазі), що відображає відповідність даного терміну документу. Саме остання модель стала найбільш популярною в ІПС Internet. Лінійна модель застосовується в системах Lycos, WebCrawler, AltaVista, OpenText і AliWeb.

Перша задача, яка вирішується в ІПС, - це визначення списку ключових слів, які характеризують документ чи інший інформаційний ресурс. Ця процедура називається індексуванням. Іноді процедуру індексування називають складанням файла інвертованого списку, в якому кожному терміну індексування ставиться у відповідність список документів, в яких він зустрічається. Така процедура є тільки окремим випадком, а точніше, технічним аспектом створення пошукового апарату ІПС.

Під час роботи у World Wide Web індексування виконують спеціальні програми, що називаються роботами-індексувальниками, які виконують сканування мережі. Робот переглядає мережу, знаходить нові ресурси, приписує їм терміни і вміщує в базу даних індексу. Головне питання полягає в тому, які терміни приписувати документам, звідки їх брати, адже ряд ресурсів взагалі не є текстом. Сьогодні роботи звичайно використовують для індексування наступні джерела для поповнення своїх віртуальних словників: гіпертекстові посилання, заголовки, анотації, списки ключових слів, повні тексти документів, а також повідомлення адміністраторів про свої Web- сторінки. Для індексування telnet, gopher, ftp, нетекстовій інформації використовуються головним чином URL, для новин Usenet і поштових списків поля Subject і Keywords. Найбільший простір для побудови ПОД дають HTML документи. Однак не треба думати, що всі терміни з перелічених елементів документів потрапляють до їх пошукових образів. Дуже активно застосовуються списки заборонених слів (stop-words), які не можуть бути вжиті для індексування, загальних слів (прийменники, сполучники і т. п.). Таким чином навіть те, що в OpenText, наприклад, називається повнотекстовим індексуванням, реально є вибором слів з тексту документа і порівнянням з набором різних словників, після якого термін надходить до ПОД, а потім і до індексу системи. Для того щоб не збільшувати словників і індексів (індекс системи Lycos вже сьогодні рівний

4 Тбайт), застосовується таке поняття, як вага терміна. Документ звичайно індексується через 40 - 100 найбільш вагомих термінів.

Після індексації ресурсів і визначення їх ПОД, починається побудова пошукового апарату. Абсолютно очевидно, що безпосередній перегляд файлів ПОД займе багато часу, що абсолютно не прийнятно для інтерактивної системи WWW. Для прискорення пошуку будується індекс, яким в більшості систем є набір пов’язаних між собою файлів, орієнтованих на швидкий пошук даних по запиту. Структура і склад індексів різних систем можуть відрізнятися один від одного і залежать від багатьох чинників: розміру масиву пошукових образів, інформаційно-пошукової мови, розміщення різних компонентів системи і т. п. Одним з варіантів структури індексу є побудова його у вигляді таблиці, що вміщує ідентифікаторів сторінок (page-ID), таблиці ключових слів (Keyword-ID), таблиці модифікації сторінок, таблиці заголовків, таблиці гіпертекстових зв’язків, інвертованого (IL) і прямого списку (FL).

Page-ID відображує ідентифікатори сторінок в їх URL, Keyword-ID - кожне ключове слово в унікальний ідентифікатор цього слова, таблиця заголовків - ідентифікатор сторінки в заголовок сторінки, таблиця гіпертекстових посилань - ідентифікатор сторінок у гіпертекстові посилання на цю сторінку. Інвертований список ставить у відповідність кожному ключовому слову документа список пар - ідентифікатор сторінки, позиція слова в сторінці. Прямий список - це масив пошукових образів сторінок. Всі ці файли так чи інакше використовуються при пошуку, але головним серед них є файл інвертованого списку. Результат пошуку в даному файлі — це об’єднання і/або перетин списків ідентифікаторів сторінок. Результуючий список, який перетворюється в список заголовків, забезпечених гіпертекстовими посиланнями повертається користувачеві в його програму перегляду Web. Для того щоб швидко шукати записи інвертованого списку, над ним надбудовується ще декілька файлів, наприклад, файл буквених пар з вказівкою записів інвертованого списку, що починаються з цих пар. Крім цього, застосовується механізм прямого доступу до даних - хешування.

Ефективність пошуку в кожної конкретної ІПС визначається виключно архітектурою індексу. Як правило, спосіб організації масивів індексів є секретом фірми.

Користувач, який працює в мережі Internet, має широкі можливості для одержання різноманітної економічної, соціальної, наукової, технологічної та широкого спектру поточної інформації.

Internet надає доступ до великої кількості джерел електронної інформації. Сотні тисяч електронних каталогів, баз даних, архівів технічної і програмної документації, бібліотек програм, науково-технічних довідників, електронних газет і журналів, бюлетенів новин і багато інших інформаційних матеріалів можна одержати по каналах Internet безпосередньо на робочому місці користувача. Internet — це джерело інформації, яка постійно змінюється та розширюється. На превеликий жаль, не існує глобального довідника інформаційних ресурсів Internet. Тому багато що залежить від ерудиції користувача та його пошукової активності. Частково задачу орієнтації в ресурсах Internet можна розв’язати за допомогою таких довідкових матеріалів:

> Internet СD-ROM — компакт-диск, який містить архів документів RFC (технічна документація Internet), технічні звіти, мережні програми типу Public domain та іншу інформацію;

> Network Reading List: ТСР/ІР, UNIX and Ethernet — анотований перелік книжок, технічних документів і ресурсів Internet;

> Internet-Ассessible Library & Databases — довідник он-лайнових бібліотечних каталогів і баз даних.

В Інтернеті можна також використовувати й такі можливості, як:

> електронна пошта (e-mail) – обмін електронними листами з

іншими користувачами, до яких можна додати, за необхідності, й файли;

> групи новин або телеконференція (UseNet);

> пошук і передавання файлів між двома віддаленими комп’ютерами (FTP);

> віддалене управління комп’ютером (TelNet);

> пошук і передання текстових файлів за допомогою гіперпосилань (WWW).

Комп’ютерні користувачі всіх країн можуть значно активізувати свої контакти з партнерами з інших країн, використовуючи багатоаспектні можливості Internet.

 

4. WEB- сторінка як презентація підприємства в електронному середовищі.

Сьогодні досить актуальним для багатьох підприємств постає питання створення власних демонстраційних матеріалів типу презентації, реклами, відеофільму, Web-сторінки тощо.

Як правило, Web-сторінки (Web-сайти) розв’язують два завдання:

> виконують функції інформаційного представництва організації в Internet;

> є інструментом маркетингової діяльності.

Використання Web-сайта для маркетингової діяльності дає змогу:

Ø створити позитивний імідж організації, підвищити поінформованість клієнтів про діяльність організації;

Ø забезпечити партнерів, клієнтів або дилерів оперативною інформацєю;

Ø здійснити рекламу товарів і послуг;

Ø оперативно одержувати відгуки від покупців, збирати інформацію про те, що їм подобається, а що - ні.

Кінцева мета створення Web-сайта полягає у залученні максимальної кількості користувачів із числа так званої цільової аудиторії. Така аудиторія, як правило, збігається з аудиторією потенційних клієнтів, хоча залежно від поставленої мети може бути значно більшою.

Web-сайти нагадують дошки оголошень, на яких розміщується інформація про організацію. Вони сприяють формуванню довіри до організації-власника сайта за рахунок відгуків, рекомендацій, порад тощо.

Web-сайт - сукупність пов’язаних між собою файлів (Web-сторінок), що мають мультимедійний зміст.

Web-сторінка - текстовий файл, написаний командами мови HTML. Для роботи з такими файлами використовується спеціальна програма - браузер. Це може бути Internet Explorer, Netscape Communicator та ін.

Мова являє собою сукупність досить простих команд (тегів), які вставляються в початковий текстовий документ. Тег має вигляд рядка символів, обмежених лапками - <>. Теги бувають парні - для зазначення початку й кінця фрагмента та одноелементні - для визначення дії.

Формування документів мовою HTML подібне до програмування. Під час перегляду теги спрацьовують, і завдяки їм на екран виводяться запрограмовані елементи зображення. Всі програми, написані мовою HTML (HTML-файли) мають однакову структуру.

Документ складається з:

> заголовка (Head);

> власне документа (Body).

Також Web-сторінки можна створювати у Word, з допомогою майстра або перетворити існуючий документ Word у формат HTML. Для створення у Word передбачені спеціальні панелі інструментів, команди меню і функції. У майстрові Web-сторінок для спрощення процесу створення пропонуються зразки змісту сторінок - наприклад, індивідуальні початкові сторінки та реєстраційні форми. Для швидкого перетворення існуючого документа Word у Web-сторінку використовуйте метод перетворення HTML. При цьому перетворяться форматування та інші параметри документа.

Для створення Web-сторінки виберіть команду Создать в меню Файл, а потім вкладку Web-страницьі.

Двічі клацніть Майстер Web-сторінок і спочатку виберіть тип та стиль нової сторінки, а потім виконуйте указівки майстра щодо додавання або зміни тексту, малюнків (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Створення Web-сторінки за допомогою майстра

Для збереження документа Word у форматі HTML виберіть команду Сохранить в формате HTML в меню Файл. Якщо документ Word зберігається як Web-сторінка, документ закривається, а потім відкривається у форматі HTML. При цьому Web-сторінка зображується у тому вигляді, який вона мала б при перегляді її за допомогою Web-броузера. Форматування, які не підтримує формат HTML, у файлі не зберігаються.

Програма Internet Explorer (Web-браузер) призначена для перегляду інформації Web-сторінок. Вона створює команду, пересилає її на сервер та отримує відповідь. Обробка даних в HTTP складається з чотирьох етапів: відкриття зв’язку, пересилання повідомлень запиту, пересилання даних відповіді та закриття зв’язку. Вікно Internet Explorer (рис. 6.3) містить елементи, які допоможуть керувати цією програмою. На рядку меню вибираються команди та встановлюються опції. Панель інструментів має такі кнопки:

Рис. 6.3. Вікно Internet Explorer

> Назад - повертає вас на сторінку, яку тільки що переглядали;

> Вперед - дозволяє перейти на одну сторінку вперед. Це можливо, якщо раніше ви користувались кнопкою Назад;

> Стоп - припиняє завантаження Web-сторінки;

> Обновить - здійснює повторне завантаження Web-сторінки. Дана особливість зручна при перегляді Web-сторінок зі змістом, що змінюється. Обновлення сторінки приводить до відображення нової інформації;

> Домой - відображає домашню сторінку Web-браузера;

> Поиск - відображає панель пошуку Internet Explorer;

> Избранное - відображає перелік Web-сторінок, які ви відвідували раніше та для яких були створені закладки для наступного швидкого доступу. У цей перелік можна додати будь-яку Web-сторінку, для цього треба натиснути кнопку Избранное, а потім кнопку Добавить у вікні Добавление в избранное, що з’явилося, треба вибрати папку або створити власну для додавання Web-сторінок;

> Журнал — відображає реєстраційні записи про Web-сторінки, які ви відвідували сьогодні, вчора, тиждень, два або три назад;

> Почта — дає можливість читати повідомлення, які надійшли і відправляти нові;

> Печать — друкує Web-сторінку.

Для завантаження інформації з Web необхідно знати адресу Web- сторінки або URL та ввести її адресний рядок.

 

Список використаних та рекомендованих джерел

Основні

1. Береза А. М. Електронна комерція : навч. посіб. / А. М. Береза, І. А. Козак. - К. : КНЕУ, 2002. - 324 с.

2. Скороходов В.А. Автоматизоване робоче місце менеджера : навч. посіб. / В.А. Скороходов, І.М. Худяков. - К. : Професіонал, 2008. - 416 с.

3. Фетісов В.С. Автоматизоване робоче місце менеджера : навч. посіб. / В.С. Фетісов. - К. : Знання, 2008. - 390 с.

Додаткові

1. Козак І. А. Інформаційні технології віртуальних організацій : навч. посіб. / І. А. Козак. - К.: КНЕУ, 2005. - 380 с.

Тема: Проектування АРМ менеджера

План

1. Принципи проектування АРМ менеджера.

2. Аналіз системи прийняття рішень.

 

1. Принципи проектування АРМ менеджера

Інформаційна система (ІС) являє собою організаційно-технічну систему, яка забезпечує вироблення рішень на основі автоматизації інформаційних процесів у різних сферах діяльності (керування, проектування, виробництво і т. ін.) або їх сполученнях.

Сучасна інформаційна технологія реалізується в умовах спроектованих автоматизованих інформаційних систем, де у процесі їх створення повинні бути взаємопов’язані раціональні методи рішення управлінських задач і технологія оброблення даних.

Проектування інформаційних систем - це тривалий, трудомісткий і динамічний процес, у якому на різних етапах беруть участь фахівці різних напрямів і кваліфікацій.

Проектування має ціль - забезпечити ефективне функціонування АІС та взаємодію АІТ зі спеціалістами, які використовують у сфері діяльності конкретного об’єкта обчислювальну техніку й розвинуті засоби комунікації для виконання своїх професійних завдань і прийняття управлінських рішень. Тільки якісне проектування забезпечить створення такої системи, яка зможе функціонувати за постійного вдосконалення її технічних, програмних, інформаційних складових і яка зможе розширювати спектр управлінських рішень, що реалізуються, та об’єктів взаємодії.

У процесі проектування вдосконалюються як організація основної діяльності економічного об’єкта, так і організація управлінських процедур.

Проектування АІС потребує розроблення єдиних теоретичних засад, методичних підходів до їх створення та функціонування, без чого неможлива взаємодія різних економічних об’єктів, їх функціонування в складному багаторівневому комплексі.

Дотримуватися цих принципів потрібно, виконуючи роботи на всіх стадіях створення і функціонування АІС і АІТ, тобто протягом усього життєвого циклу.

Проектування автоматизованих інформаційних технологій передбачає такі аспекти:

> технологічний - як апаратно-комунікаційний комплекс, що має конкретну конфігурацію та служить для оброблення й передавання інформації;

> програмно-математичний - як набір математичних, інфологічних, статистичних, алгоритмічних та інших машинних моделей, а також комп’ютерних програм, що їх реалізують;

> методичний - як сукупність засобів реалізації функцій управління;

> організаційний — як опис документообороту й регламенту діяльності апарата управління;

> поопераційний - як сукупність технологічних, логічних і арифметичних операцій, що реалізуються в автоматичному режимі.

Основними підходами до проектування інформаційних систем менеджменту є функціональний, об’єктно-орієнтований та процесно- орієнтований.

За функціонального підходу проблемна область менеджменту поділяється на окремі функціональні частини, які далі автоматизуються у вигляді функціональних підсистем ІСМ, блоків задач і окремих задач. По суті функціональні задачі ІС відповідають конкретним функціям користувача (АРМ).

Об’єктно-орієнтований підхід (ООП) передбачає проектування інформаційної системи як сукупності об’єктів, що взаємодіють один з одним, є екземплярами певного класу, причому класи створюють ієрархію. ООП відображує топологію об’єктно-орієнтованих мов високого рівня, як-от: Smalltalk, Object Pascal, C+ +, Ada тощо. Ці мови забезпечують можливість багаторазового використання створених раніше програмних компонентів, що полегшує процес створення і налаштовування програмного забезпечення ІС. Це стає можливим завдяки тому, що дані та операції розглядаються пов’язаними в одне ціле і приховані в окремих модулях - об’єктах, доступ до яких здійснюється за допомогою певних інтерфейсів. Перевага такого підходу полягає у тому, що дані захищаються від прямого доступу, а тому довільні зміни у внутрішньому поданні якоїсь структури даних не впливають на решту модулів, якщо не змінюється інтерфейс.

Принциповим питанням за об’єктно-орієнтованого підходу є визначення об’єктів (класів об’єктів), важливих для проектованої ІС. Ідентифікація об’єктів здійснюється через аналіз характеристик проблемної області і включає розпізнавання доречних інформаційних об’єктів, а також їхніх властивостей, функцій та подій, що стосуються розв’язуваної задачі.

Основні принципи ООП — абстрагування, обмеження доступу, модульність, ієрархічність, типізація, паралелізм, стійкість.

Абстрагування передбачає зосередження уваги на зовнішніх особливостях об’єкта і дає змогу відокремити його суттєві характеристики від несуттєвих.

Обмеження доступу вимагає, щоб вибраний спосіб реалізації абстракції був схований і захищений для більшості об’єктів-користувачів, які можуть звертатися до даної абстракції.

Модульність — це розділення програм на фрагменти, що окремо компілюються і мають між собою засоби сполучення. Структура модуля включає тіло модуля та інтерфейсну частину.

Ранжована або упорядкована система абстракцій утворює ієрархію. Видами ієрархії є просте успадкування - коли один клас об’єктів використовує структурну або функціональну частину одного іншого класу, та множинне успадкування - коли клас об’єктів успадковує характеристики декількох інших класів.

Типізація - це обмеження, яке накладається на клас об’єктів і запобігає взаємозаміні різних класів. Статична типізація встановлює незмінність типів усіх змінних і виразів уже під час компіляції програми, а динамічна дозволяє визначення типів під час виконання програми. Принципи успадкування та динамічної типізації породжують властивість поліморфізму — певна об’явлена змінна може означати об’єкт будь-якого класу, який у свою чергу належить до певного суперкласу.

Паралелізм характеризує можливість одночасного функціонування об’єктів, а стійкість означає можливість існування об’єкта у часі (пов’язана з технологією баз даних) і у просторі (у багатопроцесорних системах).

Процесно-орієнтований підхід до створення ІСМ передбачає дослідження та автоматизацію бізнес-процесів, що відбуваються на підприємстві.

Під бізнес-процесом розуміється множина у просторі та послідовність у часі внутрішніх видів діяльності підприємства (організації), яка закінчується реалізацією потрібного клієнту продукту або послуги. З погляду керування підприємством (організацією) такий підхід точніше відображає і характеризує особливості та зміст управлінської діяльності.

Для цілей автоматизації використовуються різні типи моделей, найбільш повна класифікація яких міститься у стандартах IDEF (Integrated Computer Automated Manufacturing DEFinition). IDEF розглядається як сімейство методів і технологій для створення моделей складних систем і проектування комп’ютерних систем. Усього передбачалося створити 14 стандартів, у тому числі:

> IDEF0 — Моделювання функцій;

> IDEF1 — Інформаційне моделювання (з 1985 р. — IDEF1X);

> IDEF1X — Моделювання даних;

> IDEF2 — Динамічне моделювання (не став стандартом де-факто);

> IDEF4 — Об’єктно-орієнтовані методи проектування та ін.

Стандарт IDEF0 створено на базі технології моделювання SADT

(Structured Analysis & Design Technique), широко використовуваної для розроблення комп’ютерних систем.

Концепція динамічного моделювання підприємства полягає у тому, що структура організації має бути достатньо гнучкою, щоб реагувати на зміни середовища підприємництва. Відповідно до цього мають створюватися та упроваджуватися динамічні інформаційні системи, що підтримують динамічну модель підприємства. До основних принципів створення динамічних ІС належать принципи: структурної гнучкості, наближеності до кінцевого користувача, глибокої структурної декомпозиції задачі, багатократності використання модулів.

Для створення динамічних моделей процесів на теперішній час найширше використовуються методи, що базуються на застосуванні мереж

Петрі, кінцевих автоматів, диференційних рівнянь, теорії автоматичного регулювання.

В інтегрованій системі управління підприємством BAAN підсистема моделювання підприємства здійснює комплексне динамічне моделювання бізнесу підприємства на основі чотирьох моделей: моделі управління бізнесом (відображає взаємодію з постачальниками, клієнтами); моделі бізнес-функцій (моделює ієрархію функціональних задач); моделі бізнес- процесів (відповідає технології вирішення задач користувачами системи на основі мереж Петрі); організаційної моделі (подає розподіл ролей користувачів в організаційній структурі підприємства). Апарат версій і фаз бізнес-моделей, варіантів бізнес-функцій підсистеми підтримує процес реінжинірингу інформаційної системи. Технологія динамічного моделювання підприємства дає змогу гнучко конфігурувати клієнтські додатки інформаційної системи відповідно до вимог бізнесу.

Для реалізації динамічних моделей підсистема моделювання підприємства BAAN використовує спеціальні інструментальні засоби, зокрема BAAN Orgware. Основними функціональними можливостями Orgware є: підтримка взаємозв’язків між елементами структури підприємства; реалізація методу проекцій у процесі розроблення положення про організаційну структуру; фіксація взаємозв’язків типу «напрями діяльності - структурні підрозділи», «структурні підрозділи - функції менеджменту» і т. ін.; проведення аналізу коректності закріплення функцій за підрозділами, що дає змогу виключити «зайві» елементи (підрозділи без функцій або функції без підрозділів); розроблення і друкування структурних схем організаційної моделі; ведення архіву бізнес-моделей.

2. Аналіз системи прийняття рішень

Життєвий цикл АІС та АІТ дає можливість виокремити чотири основні стадії: передпроектну; проектну; введення в дію та функціонування. Кожна стадія проектування поділяється на ряд етапів і передбачає складання документації, яка відображає результати роботи.

Стадія створення інформаційної системи - одна з частин процесу створення інформаційної системи, установленої нормативними документами та документацією на інформаційну систему з описом повної моделі ІС на даному рівні, або прийняття ІС до експлуатації.

Етапи створення інформаційної системи - це складові стадії створення, об’єднані характером робіт.

Державним стандартом ГОСТ 34.601 - 90 визначено стадії та етапи розроблення інформаційних систем. У цьому стандарті наводиться перелік стадій і етапів створення інформаційних систем.

Основні роботи, які виконуються на стадіях та етапах проектування:

Iстадія - передпроектне обстеження:

1- й етап - зібрання матеріалів для проектування - формування вимог, вивчення об’єкта проектування, розроблення та вибір варіанта концепції системи;

2- й етап - аналіз матеріалів і формування документації - створення й затвердження техніко-економічного обґрунтування та технічного завдання на проектування системи на основі аналізу матеріалів обстеження, зібраних на першому етапі.

IIстадія - проектування:

1- й етап - технічне проектування, коли ведеться пошук раціональних проектних рішень по всіх аспектах розроблення, створюються й описуються всі компоненти системи, а результати роботи відображаються в технічному проекті;

2- й етап - робоче проектування, у процесі якого здійснюється розроблення й доведення програм, коригування структур бази даних, складання документації на постачання, установлення технічних засобів та інструкцій їх експлуатації, підготовка для кожного користувача системи інструктивного матеріалу, що оформляється у вигляді посадових інструкцій спеціалістам, які виконуватимуть свої професійні функції з використанням технічних засобів управління. Технічний і робочий проект можуть об’єднуватися в єдиний документ - техно-робочий проект.

IIIстадія - введення системи в дію:

1- й етап - підготовка до введення - установлення та введення в експлуатацію технічних засобів, завантаження баз даних і попередні випробовування програм, навчання персоналу;

2- й етап - проведення попередніх випробовувань для всіх компонентів системи перед здачею в експлуатацію, навчання персоналу;

3- й етап (завершальна стадія створення АІС і АІТ, яка оформлюється актами приймання й здачі робіт) - уведення в експлуатацію;

IVстадія - промислова експлуатація - функціонування системи, що охоплює супроводження програмних засобів і всього проекту, оперативне обслуговування та адміністрування баз даних.

Основними завданнями експлуатації і супроводження є такі:

> забезпечення стійкості роботи системи і збереження інформації - адміністрування;

> своєчасна модернізація і ремонт окремих елементів - технічна підтримка;

> адаптація можливостей системи, що експлуатується, до поточних потреб бізнесу підприємства - розвиток системи.

Головна особливість розробки АІС і АІТ полягає в концентрації складності на стадіях передпроектного обстеження та проектування і відносно невисокої складності та трудомісткості наступних етапів. Більше того, невирішені питання й помилки, допущені на етапах аналізу та проектування, породжують на етапах запровадження й експлуатації труднощі, невирішені проблеми, що стає причиною відмови використання матеріалів проекту.

 

Список використаних та рекомендованих джерел

Основні

1. Білик В. М. Інформаційні технології та системи : навч. пос. / В. М. Білик, В. С. Костирко. - К. : Центр навчальної літератури, 2006. - 232 с.

2. Терещенко Л. О. Інформаційні системи і технології в обліку : навч. посіб. / Л. О Терещенко, І. І. Матієнко-Зубенко. - К. : КНЕУ, 2004. — 187 с.

Додаткові

3. Береза А.М. Основи створення інформаційних систем : навч. посіб. - [2-е видання, перер. і доповн.] / А.М. Береза. - К. : КНЕУ, 2001. - 214 с.

4. Галузинський Г. П. Перспективні технологічні засоби оброблення інформації : навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисц. / Г. П. Галузинський,

І. В. Гордієнко. - К. : КНЕУ, 2002. - 280 с.

 

Тема: Ефективність впровадження АРМ менеджера у діяльність

організації

План

1. Поняття ефективності впровадження і застосування АРМ у діяльності організації.

2. Рівні соціальної ефективності від використання АРМ.

3. Методи визначення економічної ефективності від використання АРМ.

 

1. Поняття ефективності впровадження і застосування АРМ у діяльності організації.

Сучасні методи збирання й обробки в ритмі виробництва, зберігання та передавання користувачам інформації при безпаперовій технології в інформаційних системах ґрунтуються на використовуванні високоефективних ПЕОМ, об’єднаних локальними чи багатокористувацькими обчислювальними мережами, та застосуванні передових інформаційних технологій.

Однією з таких інформаційних систем є система автоматизованого збирання та обробки інформації, в якій застосовується інформаційна (безпаперова) технологія. В рамках цієї системи створюється система (на правах підсистеми) об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка за допомогою механізму оперативного інформування автоматично чи автоматизовано на об’єкті управління забезпечує менеджерів і фахівців усіх рівнів об’єктивно необхідною інформацією, відповідно до їхніх повноважень, функціональних обов’язків, посадових прав і міри відповідальності.

При функціонуванні цієї системи на об’єкті управління створюються умови, при яких є можливість менеджерам займатися творчою працею, здійснювати своєчасний контроль за виконанням прийнятих рішень, а також удосконалювати форми й методи управління тощо.

Основні напрямки ефективності процесу управління:

Ø удосконалення форм і методів збирання первинної (фактичної) інформації;

Ø удосконалення і підвищення наукового рівня планування;

Ø удосконалення форм і методів управління;

Ø удосконалення форм і методів обліку;

Ø удосконалення форм і методів контролю і аналізу;

Ø удосконалення методів складання зведеної звітності.

Удосконалення форм і методів збирання первинної (фактичної) інформації. Відомо, що основою для прийняття управлінських рішень є інформація. Тому від своєчасного збирання вірогідної інформації, що всебічно характеризує всі процеси і явища виробничо-господарської та іншої діяльності підприємства та його структурних ланок, а також від оперативної обробки і доставляння її користувачам повністю залежить (при належній компетентності менеджера) якість і своєчасність керування виробничими процесами та господарською діяльністю підприємства в цілому.

Застосовуючи для досягнення цієї мети, наприклад, ПЕОМ, що використовується як АРМ там, де виникає масова первинна інформація (комора, склад, виробнича дільниця тощо), можна значно вдосконалити форми і методи збирання цієї інформації за рахунок автоматизації процесу.

Суть такого процесу полягає в тому, що завдяки попередньо сформованим умовно-постійним масивам (з нормативною, розцінковою, довідковою, планово-договірною та іншою інформацією), а також бібліотеці описаних форм вхідних і вихідних документів, можна форми первинних документів заповнювати, з одного боку, автоматично тією інформацією, яка є для цього документа умовно-постійною (її до 80 - 85%), з іншого, ручним способом тією інформацією, яка в цьому документі є змінною (15 - 20%), тобто фактичною.

Такий підхід до організації збирання фактичної інформації дає змогу здійснювати безпаперове (на екран, а потім і в пам’ять ПЕОМ) одноразове оперативне збирання і фіксування вірогідної первинної інформації та її попередню обробку в ритмі виробництва, а потім передавати цю інформацію в такому самому ритмі всім користувачам для використання.

Зауважимо, що частота збирання первинної інформації, яка характеризує стан і параметри виробничих і господарських процесів та явищ, її оперативна обробка визначаються частотою і швидкістю змін, що проходять на керованому об’єкті, тобто в ритмі виробництва. Наприклад, коли ті чи інші процеси плануються за годинним графіком, то за наявності в цих процесах негативних факторів необхідно збирати, зразу ж обробляти й видавати відповідним керівникам оброблену інформацію про відхилення не пізніше, як за кожні півгодини або три чверті години. Така інформація потрібна менеджерові для оперативного втручання в ці процеси так швидко, щоб усунути наявні причини відхилень до закінчення цих процесів. За такого способу об’єктивного інформування менеджерів можна сподіватися на те, що управління процесами буде своєчасним і ефективним.

Зібрана таким чином оперативна інформація є не лише спільною для всіх користувачів, а й вірогідною, а тому вона може бути використана і для господарського (бухгалтерського) обліку.

Оброблена й узагальнена чи зведена за розробленими алгоритмами інформація на рівні підприємства використовується не тільки для виконання загальновиробничих завдань поточного управління, а й для складання установленої бухгалтерської, статистичної та іншої зведеної звітності.

Удосконалення та підвищення наукового рівня планування. Використовуючи економіко-математичні методи, широкі експлуатаційні можливості сучасних засобів обчислювальної техніки, систему прогресивних науково-обґрунтованих норм і нормативів, а також досягнення науково- технічного прогресу, можна серйозно вдосконалити планування виробництва і піднести його на науковий рівень в таких напрямках:

Ø змоделювати кілька варіантів планів, а потім вибрати оптимальний з відповідною організаційною структурою управління підприємством;

Ø збалансувати систему відповідних показників та визначити напрямок пропорційного розвитку виробництва;

Ø здійснити взаємозв’язок прогнозування, перспективного, поточного та оперативного планування;

Ø широко використати нормативні методи на всіх рівнях планування та управління;

Ø удосконалити систему нормативно-планових показників у використанні трудових, матеріальних, фінансових та інших ресурсів;

Ø скоротити термін та розширити простір планування до години чи зміни, робочого місця або дільниці тощо;

Ø прогнозувати і моделювати поведінку об’єкта управління в умовах невизначеності, ризику тощо.

Особливо ефективним є застосування зазначених методів і засобів для вдосконалення планування в часовому та пооб’єктному аспектах. Для цього розробляється система взаємоузгоджених та збалансованих соціально-економічних показників для річних, квартальних (місячних), декадних (тижневих), добових (змінних) планів - часовий аспект, а для кожного робочого місця, бригади, ділянки, як і для цехів та підприємства в цілому - пооб’єктний аспект. Крім того, встановлюється єдиний крок для інформаційних сукупностей в обліку і плануванні, за допомогою якого є можливість оперативно й автоматизовано формувати дані для аналізу.

Усе це дає змогу значно вдосконалити і піднести рівень планування, а разом з тим поліпшити управління виробничими процесами шляхом взаємозв’язку сукупних показників у часовому та пооб’єктному аспектах. Крім того, є реальна можливість вивільнити менеджерів і фахівців, зайнятих розрахунками планових показників і складанням планів, від стомливої і малоефективної ручної праці.

Удосконалення форм і методів управління. Відомо, що в умовах системного збирання й обробки інформації менеджери і фахівці різних рівнів своєчасно й повністю забезпечуються необхідною об’єктивною інформацією, яка характеризує, з одного боку, внутрішній стан та процеси, що відбуваються на об’єкті управління, а з іншого - різноманітні ситуації, які складаються на ринку (зовнішнє середовище). Знання обставин, що складаються у внутрішньому й зовнішньому середовищі, - важливий важіль у конкурентній боротьбі за виживання в ринкових умовах.

Всебічне інформування менеджерів і фахівців різних рівнів суттєво впливає на їхні посадові права та функціональні обов’язки. Крім того, дотеперішні форми і методи управління виробництвом на підприємствах у реаліях ринкової економіки не завжди ефективні. Щодо цих реалій, при системній обробці інформації і широкому застосуванні ПЕОМ як АРМ користувачів різних рівнів, треба створювати нові форми та раціональніші методи управління підприємством. Одним з таких напрямків удосконалення форм управління може бути, наприклад, об’єктно-цільовий підхід із закінченим циклом управління при визначенні організаційної структури, нових прав і обов’язків, а також міри відповідальності за виконання своїх посадових функцій менеджерами і фахівцями різних рівнів.

Посадові права, функціональні обов’язки та міра відповідальності працівників управління тієї чи іншої структури (ресурсу) розробляються для нових умов функціонування, а тому вони будуть основою при формуванні регламентуючої інформації. При їх складанні слід враховувати те, що всі процеси із збирання, обробки, зберігання та видавання користувачам інформації, а також деякі логічні операції виконуватимуться в системному порядку та автоматизовано. Крім того, при розробці посадових прав і функціональних обов’язків потрібно дотримуватися принципу відповідності, згідно з яким керівництво має делегувати тому чи іншому менеджерові достатньо повноважень, щоб він був спроможним виконувати ті завдання, за які несе відповідальність.

При системному збиранні та обробці інформації створюються умови і для вдосконалення методів управління виробництвом. Так, наприклад, можна буде застосовувати метод управління за відхиленнями.

Завдяки організації управління за методом відхилень значно зменшуються обсяги інформації, що надходять менеджерові чи фахівцеві, і скорочуються строки підготовки та вироблення того чи того управлінського рішення.

Удосконалення форм і методів обліку. В умовах ринкової економіки значення обліку на підприємствах важко переоцінити. Тут неабияке значення має оперативне збирання та обробка показників, простота й доступність цих показників усім користувачам у часовому та пооб’єктному аспектах. Тому дотеперішні форми й методи обліку з його традиційним позадачним підходом при збиранні та обробці економічної інформації в нових умовах не придатні. Крім того, на основі системи автоматизованого (що діє в ритмі виробництва) збирання та обробки інформації доцільно організувати лише один - господарський облік замість трьох його видів (оперативного чи оперативно- технічного, бухгалтерського і статистичного), які існують нині на підприємствах. Це можливо, оскільки:

по-перше, використовується для нього лише одне (спільне для всіх згаданих видів обліку) джерело фактичної інформації - це виробничо-господарська та інша діяльність підприємства та його ресурси;

по-друге, збирається ця фактична інформація одноразово, в ритмі виробництва, при єдиному технологічному процесі; збирається як вірогідна, обробляється (за різними алгоритмами) і записується в базу (бази) даних ПЕОМ (АРМ), поставлених у місцях масового виникнення інформації; передається (також у ритмі виробництва) каналами зв’язку всім іншим користувачам більш високого рівня, які використовують цю інформацію (разом з іншою умовно- постійною) для складання (також на ПЕОМ) аналітичних та синтетичних таблиць різного (в тому числі й бухгалтерського) призначення, а також для підготовки та прийняття управлінських рішень тощо.

Таким чином, завдяки безперервному технологічному процесові та єдиній первинній (фактичній) інформації, що збирається і записується у базу (бази) даних, можна забезпечити вірогідність цих даних, повну ув’язку даних оперативного, бухгалтерського і статистичного обліку в аналітичному та синтетичному (зведеному) аспектах, який завгодно ступінь деталізації чи групування за станом на певну дату чи за будь-який час.

Системна обробка інформації не сумісна з формами, що існують у бухгалтерському обліку при ручній або напівручній обробці інформації. Ці форми не можна заповнювати машинним способом: вони дуже складні. Крім того, в них є ряд показників, які багаторазово повторюються, тощо.

В умовах, коли ПЕОМ використовується як АРМ і таким чином забезпечується в ритмі виробництва збирання та обробка (при єдиному процесі) всієї первинної інформації в місцях її виникнення, а потім передавання її каналами зв’язку всім користувачам різних рівнів, відкриваються широкі перспективи для нової автоматизованої чи електронної форми обліку.

Слід зазначити, що в умовах дії системи автоматизованого збирання та обробки інформації на ПЕОМ (АРМ) принципова відмінність нової форми обліку від тих, що діють, полягає в тому, що автоматизований обліковий процес починається не з обробки первинних документів, а з одноразового (в ритмі виробництва) запису на магнітний носій (пам’ять ПЕОМ) усіх первинних даних, які виникають при виробничо-господарській та іншій діяльності. Ці дані (разом з іншими умовно-постійними) обробляються, передаються каналами зв’язку користувачам різних рівнів, а тоді зберігаються певний час. Видача обробленої інформації користувачам усіх рівнів здійснюється в різних режимах, за різними формами й на різних носіях, за будь-який період часу і за станом на будь-яку дату, а також - про різні об’єкти інформації. При цьому фактична інформація може видаватися після її обробки не лише повністю і самостійно, а й в порівнянні зі зведеними нормативними, плановими та іншими даними, із записаними натуральними відхиленнями і відносними величинами та іншими показниками. Така інформація може використовуватися в економічному аналізі та для прийняття управлінських рішень.

Удосконалення форм і методів контролю та аналізу. Маючи єдину базу даних, що включає нормативну і планову, довідкову, договірну та іншу умовно-постійну інформацію, а також фактичні показники (які збираються у ритмі виробництва) і встановлений єдиний крок для інформаційних сукупностей у плануванні й обліку, можна автоматично та оперативно порівнювати планові (часом і зведені нормативні) дані з фактичними в різних аспектах і отримувати відхилення (кількісні та вартісні) з відносними величинами цих відхилень. Інформація про відхилення потім використовується користувачами різних рівнів. Виконуються й інші обчислення та порівняння. Слід зазначити, що записи (позиції), в яких планові та фактичні показники збігаються за тією чи іншою ознакою, як правило, користувачам (особливо керівникам вищого рівня) можуть не видаватися.

Такий метод автоматичного контролю та економічного аналізу дозволяє не лише звільнити персонал управління від ручного виконання технічних операцій, а й підняти управління на вищий ступінь, прискорити вироблення й прийняття оптимальних рішень тощо.

У цих умовах є можливість робити пофакторний аналіз і таким чином встановлювати фактори, що впливають на виконання тих чи інших процесів і операцій. При розрахунках показників для оперативного й поточного аналізу використовуються також не лише традиційні прийоми та засоби економічного аналізу (абсолютні, відносні та середні величини; методи порівняння, групування й ланцюгові підстановки; балансовий, індексний та інші методи), а й математичні методи (графічні методи, кореляційний і регресивний аналіз, лінійне і динамічне програмування, матричні методи, методи імітації і т. ін.).

Організація економічного аналізу таким чином значно скорочує час не лише для відбору необхідних для цієї мети даних і оперативного проведення аналізу, а й для прийняття управлінських рішень. При цьому оброблена інформація про відхилення буде тією, що слугуватиме при організації управління за методом відхилень.

Удосконалення методів складання зведеної звітності. Система автоматизованого збирання й обробки, а також зберігання інформації в базі (базах) даних істотно впливає на методи складання встановленої зведеної звітності. Існуючі типові форми бухгалтерської, статистичної та іншої звітності абсолютно не пристосовані для машинного заповнення; в них включається багато дублюючих, постійних і похідних показників. Тому ці форми слід замінити іншими, придатнішими для машинного заповнення, а також значно спрощеними. При цьому слід виходити з того, що складання звітності має відбуватися автоматично не лише на підприємствах, а й на всіх зовнішніх (вищих за субординацією, територіальних) рівнях.

Автоматично складати звітність на рівні підприємства можливо тому, що є, з одного боку, база даних, де фактична інформація може бути згрупованою в потрібних напрямках і узагальненою необхідними доповненнями; з іншого боку, є масиви-довідники з кодами рахунків бухгалтерського обліку, що відповідають рядкам і графам типових форм діючої звітності. Крім того, існує масив бібліотеки описаних типових форм вихідних (звітних) документів, які можна видавати як на екран ПЕОМ, так і на паперовий чи магнітний носій. Одночасно зі складанням звітності на підприємстві формують машинні носії з такою самою інформацією як і в звітності, що потім передається каналами зв’язку (або іншим способом) у зовнішні організації, де вона також автоматично зводиться у форми. При її зведенні ряд показників програмно контролюється. Можлива також міжмашинна передача даних.

Організація системи автоматизованого збирання та обробки інформації, застосування нових методів автоматизованого складання звітності на різних рівнях, а також заміна чинних типових форм звітності досконалішими і придатними для машинного складання, за інших їх кількості, змісту та зовнішньому вигляді приводять до значного усунення ручної праці відповідних фахівців управління.

Таким чином, в умовах ринкових відносин при функціонуванні системи автоматизованого збирання та обробки інформації, в рамках якої діє система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, є можливість значно підвищити якість і оперативність вироблення й прийняття управлінських рішень, а також:

Ø застосувати нові методи управління (управління за відхиленнями), що спрямовані на його спрощення і підвищення якості керівництва;

Ø спрощувати організаційні структури об’єктів управління за рахунок ліквідації проміжних ланок, наприклад, цехової структури на промислових підприємствах;

Ø забезпечувати в ритмі виробництва менеджерів і фахівців різних рівнів через екрани їхніх персональних ЕОМ (або на інших носіях) об’єктивно необхідною інформацією (методом автоматичного чи автоматизованого інформування), відповідно з їхніми повноваженнями, функціональними обов’язками та посадовими правами й мірою відповідальності;

Ø використовувати релевантну вихідну (результатну) інформацію для аналізу, вироблення і прийняття управлінських рішень. При цьому, у вихідних формах результатної інформації вже є елементарний аналіз даних (абсолютні і відносні величини – відхилення, середні, порівняння, групування, застосування балансового методу та індексного аналізу тощо), які необхідні для вироблення та прийняття конкретних управлінських рішень;

Ø звільняти менеджерів і фахівців різних рівнів від рутинної праці зі збирання, зберігання й обробки даних та їх елементарного аналізу й надати змогу їм зосередитися на творчій праці та контролі за виконанням прийнятих управлінських рішень.

Ø Крім того, є можливість удосконалення первинного обліку, складання зведеної звітності за рахунок її автоматизації тощо. Це:

Ø зниження на 80-85% ручної праці при автоматизованому збиранні первинної фактичної інформації на місцях масового її виникнення. При цьому є можливість вводити до первинного документа мінімум необхідної інформації, а одержувати максимум при її обробці;

Ø спрощення форм первинних документів при їх автоматизованому заповненні за рахунок виключення з них похідних показників, проміжних підсумків тощо;

Ø зведену звітність складати автоматизовано на основі первинної інформації, а також значно вдосконалити її форми, інформація яких передається каналами зв’язку до вищих за підпорядкованістю установ;

Ø об’єднати три види обліку (оперативно-технічній, статистичний і бухгалтерський) в єдиний господарський, так як уся первинна інформація одноразово збирається в ритмі виробництва, з єдиних джерел, а тому є єдиною і використовується також у процесах управління.

Є й інші вигоди від застосування обчислювальної та інформаційної техніки в процесі управління на об’єкті, де діє та чи інша автоматизована інформаційна система. Ці системи з мережами постійно розвиваються, вдосконалюються тощо.

 

2. Рівні соціальної ефективності від використання АРМ

У    сучасному світі, який постійно змінюється, безперечним є той факт, що успішна діяльність організації великого масштабу прямо залежить від ефективного використання інформаційних технологій, які виконують особливу роль у вдосконаленні внутрішніх процесів управління. Водночас в умовах загострення конкуренції, складної ринкової кон’юнктури, подорожчання ресурсів, для успішної роботи підприємства необхідно враховувати і «зовнішній» чинник. Все це зумовило розвиток CSRP технології (Cusfomer Synchronized Resourse Planning) — планування ресурсів, синхронізоване з покупцем. CSRP пропонує модель бізнесу та набір інструментів, які спроможні зробити партнерство з покупцем і досяжним і підтримуваним. Крім того, CSRP пропонує новий набір бізнес правил, які дають можливість виробникам задовольнити виняткові вимоги кожного унікального покупця, кожного і щодня. Нова модель бізнесу планування ресурсів, синхронізована з покупцем (CSRP), визначає архітектуру КІС.

Інформаційні системи з керування ланцюжками поставок (SCM- системи) прийнято відносити до такого сектору ринку, як інформаційні корпоративні додатки (enterprise applications). Вони призначені насамперед для великих і середніх організацій і спрямовані на підвищення ефективності логістики організації. До того ж логістика у широкому розумінні слова, яка охоплює всі питання, що виникають при формуванні ланцюжків поставок і проходженні за цими ланцюжками ТМЦ. Сам ланцюжок розглядають як взаємодію двох суб'єктів, між якими перерозподіляються ТМЦ. Це може бути або процес придбання ТМЦ, або процес реалізації власної продукції. Тому до систем SCM можуть належати всі рішення, які сприяють формуванню стратегії, координації, плануванню та керуванню у сферах придбання, виробництва, складування і доставки ТМЦ кінцевим користувачам.

Часто SCM розглядають як складову частину ERP-систем, хоча це не зовсім так. Справді, будь-яка ERP-система повинна мати модуль, який відповідає за керування ланцюжками поставок. Водночас на ринку програмного забезпечення є й окремий клас таких завдань. Основна відмінність систем ERP і SCM полягає у тому, що SCM-системи накопичують інформацію про зовнішнє середовище, тобто попит на продукцію, пропозиції постачальників тощо. Отже, ERP-системи підвищують ефективність у внутрішньому середовищі організації, а SCM-системи працюють із зовнішнім середовищем, завдяки чому дають змогу планувати виробництво і забезпечувати його потрібними матеріалами, сировиною, комплектуючими.

Система SCM може належати до новітніх технологій керування, що описуються концепцією CSRP (Customer Synchronized Resource Planning, синхронізоване зі споживачем планування ресурсів), яка є подальшим розвитком концепції MPR.

SCM-системи призначені для:

Ø закупівлі матеріалів, сировини тощо як для потреб безпосередньої виробничої діяльності, так і для здійснення діяльності, що безпосередньо не пов'язана з виробництвом (придбання канцелярських виробів, організаційної техніки та ін.). Завдання SCM-системи полягає у пошуку постачальників, оформленні замовлень, розрахунків за придбані ТМЦ;

Ø керування складами. Накопичення і відображення даних щодо кількості й розміщення ТМЦ на кожному складі. Контроль усіх складських процесів: очікування, приймання ТМЦ, підготовка складського приміщення, врахування особливостей складського приміщення і розміщення на складах ТМЦ;

Ø керування логістикою, оптимізація транспортних операцій. Передбачає розрахунок і порівняння вартості перевезення різними засобами транспорту і за різними маршрутами, митних витрат, робіт, пов'язаних із завантаженням і розвантаженням ТМЦ, відслідковування термінів перевезення ТМЦ, інформування про місце знаходження товару;

Ø роботи з дистриб'юторами: облік замовлень і взаєморозрахунків, моніторинг їх прибутковості й надійності;

Ø збирання, оброблення й аналізування усієї інформації про рух ТМЦ на всьому ланцюжку постачання — від постачальника до споживача з урахуванням часу його проходження між суб'єктами, витрати на переміщення та складування тощо;

Ø допомоги у визначенні оптимального випуску продукції та прийнятті рішень щодо розширення виробництва на підставі даних про попит на продукцію і пропозиції постачальників;

Ø визначення структури запасів сировини і готової продукції з урахуванням безперебійного постачання і відвантаження готових товарів для зменшення операційних витрат.

SCM-система повинна мати аналітичний модуль, який дає змогу визначати, що і скільки потрібно придбати для виробництва. Такі висновки роблять на підставі прогнозу попиту на готову продукцію (за умови інтеграції з CRM-системами такі дані можна отримати з інформаційної бази цих систем) й інформації щодо потужностей виробництва з урахуванням його завантаженості та планових витрат часу на виготовлення продукції.

Повнофункціональні SCM-системи коштують дорого і призначені для великих і середніх організацій. Вартість придбання ліцензії й інтеграція SCM-системи з інформаційною системою організації перевищує 100 тис. дол. США. Водночас є інформаційні системи такого класу, в яких реалізовані основні функції SCM-систем, але вартість їх значно менша, завдяки чому вони є доступними навіть для невеликих організацій. Як приклад такої системи можна навести розробку російської фірми "Ф0ЛИ0-2000" "ФОЛИО SCM (Заказ - Поставка)".

 

3. Методи визначення економічної ефективності від використання АРМ

Автоматизація керування вимагає значних капітальних вкладень, експлуатаційних витрат, витрат живої праці. Доцільність таких великих заходів вимагає доказів, що звичайно виконуються у виді розрахунків економічної ефективності.

Обгрунтування економічної ефективності автоматизації керування дозволяє вирішити не тільки це завдання, але і ряд інших:

Ø установити основні економічно ефективні напрямки автоматизації по окремим управлінським роботам;

Ø виявити можливий розмір річного економічного ефекту, забезпечуваного автоматизацією на конкретному підприємстві;

Ø визначити припустимий обсяг капітальних вкладень у систему автоматизованого керування на тому або іншому підприємстві;

Ø розрахувати термін окупності витрат на АСУ і порівняти його з установленими нормативами по відповідній галузі;

Ø виявити необхідність і доцільність витрат на створення і впровадження автоматизованої системи на кожному об'єкті;

Ø визначити вплив упровадження нової технології в керування виробництвом на техніко-економічні показники діяльності підприємства;

Ø вибрати економічно найбільш ефективний варіант АСУП у цілому;

Ø намітити черговість проведення робіт з автоматизації керування;

Ø порівняти економічну ефективність автоматизації керування з ефективністю інших заходів щодо нової техніки.

Ефективність впровадження АРМ визначається порівнянням одержаних результатів від функціонування цієї системи і затрат усіх видів ресурсів, необхідних для створення, дії та розвитку цієї системи.

Ефективність таких систем у грошовому вираженні визначається у вигляді трьох основних показників:

Ø річного економічного ефекту;

Ø розрахункового коефіцієнта ефективності капітальних затрат, які пішли на розробку і впровадження системи;

Ø терміну окупності капітальних затрат, які пішли на розробку та впровадження системи.

 

Загальна ефективність АРМ складається з прямої Еп і непрямої ефективності Е_н. Від загальної ефективності необхідно відрахувати експлуатаційні витрати С_експ

Ер = Еп + Ен – Сексп (8.1),

 

Пряму річну (Еп) економію визначають як різницю між затратами на ручну обробку інформації З_р і затратами на обробку інформації за допомого. АРМ (Зарм)

Еп = Зр – Зарм  (8.2),

Затрати Зр і Зарм визначаються за такими формулами:

Зр = QЦр/ Нв х Кр (8.3),

Зарм = Тм х Ц_м  (8.4),

де Q - обсяг інформації в символах;

Цр - вартість обнієї години ручної обробки інформації;

Н_в - норма виробітку в символах/год.;

Кр - коефіцієнт, який враховує додаткові затрати часу на логічні операції;

Тм - комп’ютерний час обробки інформації;

Цм - вартість однієї години комп’ютерного часу.

 

Непряма (побічна) ефективність АРМ досягається завдяки росту продуктивності, зниженню втрат.

Економію за рахунок додаткового росту товарообігу визначають за формулою

Ет/о = (Т₂ - Т₁) х П₁ / Т₁ (8.5),

де Т₁ і Т₂ - річний обсяг товарообігу до і після впровадження АРМ.

П₁ - прибуток від реалізації до впровадження АРМ.

 

Економію за рахунок зниження витрат обігу визначають таким чином:

Ево = (І₁ - І₂) / 100 х Т₂  (8.6),

де І₁, І₂ - рівень витрат обігу до і після впровадження АРМ.

 

Економію від прискорення оборотності оборотних коштів визначають за формулою:

Ео = З₂ х (О₁ - О₂) / О₁ х α    (8.7),

де З₂ - розмір товарних запасів при функціонуванні АРМ, грн.;

О₁,О₂ - обіговість до і після впровадження АРМ, дні; а - процент кредиту за користування обіговими коштами (0,05). Економія за рахунок скорочення втрат від уцінки товарів визначається за формулою:

Е_ц = Р х К (8.8),

де Р — втрати від уцінки товарів до впровадження АРМ;

К — рівень зниження втрат від уцінки товарів після впровадження АРМ. Непряма річна ефективність визначається як сума економій по всіх вище наведених показниках.

Узагальнюючими показниками економічної ефективності АІС є термін окупності затрат на створення АІС і коефіцієнт економічної ефективності. Вони визначаються за формулами:

Т = К^АРМ / Ез (8.9),

 

Ер = Ез / К^АРМ     (8.10),

де Т — термін окупності, роки;

Е₃ — загальна річна ефективність, грн.;

К^АРМ — одноразові затрати на створення АРМ, грн.;

Е_р — розрахунковий коефіцієнт ефективності затрат на створення АРМ. Ефективність системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, як системи з інтелектуальною спрямованістю, визначається не лише в грошовому вираженні. Її ефективність збільшується ще й за рахунок піднесення якості управління, яка може визначатися відповідним коефіцієнтом.

Коефіцієнт підвищення якості управління — це умовна величина, що визначається показником поліпшення якості управління порівняно з тим, що було до впровадження нової інформаційної системи, і визначається через показники зменшення часу, який витрачався на збирання інформації, її обробку та доставку користувачам, а також на аналіз і вироблення управлінських рішень. Ідеться про те, що рівень компетентності та інші аналогічні фактори у менеджерів як до, так і після впровадження цієї системи були незмінні. Крім того, функціонування такої системи на об’єкті управління створює реальні умови для вдосконалення форм і методів управління.

Основного економічного ефекту від впровадження АРМ досягають завдяки повноті, своєчасності й оптимальності ухвалення рішень.

Список використаних та рекомендованих джерел

Основні

1. Татарчук М. І. Корпоративні інформаційні системи : навч. посіб. / М. І. Татарчук. - К. : КНЕУ, 2005. - 291 с.

2. Зацеркляний М. М. Основи комп'ютерних технологій для економістів / М. М. Зацеркляний. - К. : Кондор, 2007 - 672 с.

Додаткові

3. Галузинський Г. П. Перспективні технологічні засоби оброблення інформації : навч.-метод. посіб. для самост. вивч. дисц. / Г. П. Галузинський, І. В. Гордієнко. - К. : КНЕУ, 2002. - 280 с.

 

---

Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 835; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!