Психологические аспекты профессии секретарь.
Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами
В трудовом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и поэтому от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, удовлетворение от работы, психологический микроклимат в коллективе и т. п.
Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных.
Секретарю необходимо следить за тем, чтобы сообщаемая им служебная информация воспринималась однозначно. При ее передаче руководителю следует быть четкой и краткой. Нельзя пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для компании, ее персонала и предполагая, что босс может что-то предпринять, чтобы исправить ситуацию, она сочтет своим долгом сообщить ему. Это ее работа – поддерживать информированность руководителя.
Специалисты для создания идеальных отношений между руководителем и его секретарем рекомендуют обладать следующими качествами:
1. Секретарь не должен допускать ошибок в любом документе, тем самым освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ.
|
|
|
2. Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя. Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря о всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему.
3. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.
4. Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопонимание достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.
Взаимоотношения со сослуживцами
У секретаря сложное положение в организации. Он находится между коллективом и руководителем, причем на шаг ближе к руководителю. В любой организации секретарь является «проводником» идей и решений руководителя, посредником между ним и сотрудниками. В этой ситуации нужно очень тщательно выстраивать отношения с коллегами. С одной стороны, они относятся к Вам настороженно, все-таки Вы близки к начальнику, а с другой стороны, хотят Вас иметь в союзниках, чтобы в случае необходимости рассчитывать на Вашу помощь. Важно с первых же дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником, но ни в коем случае не входить в какие-либо группы или коалиции.
|
|
|
Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависят от его личности. Необходимо помнить, что во всех случаях секретарю необходимо проявлять такт и дипломатичность, не допускать проявления высокомерия и равнодушия по отношению к сотрудникам.
Секретарь - первая рука руководителя. Такое высокое положение в организации иногда провоцирует «звездную болезнь», но профессионал не может себе позволить общаться с коллегами свысока.
В ряде случаев секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно вежливо и четко дать нужные указания, а затем обязательно проконтролировать их выполнение.
Секретарю зачастую приходится выполнять поручения не только непосредственного начальника, но и других сотрудников (главного бухгалтера, старшего менеджера и т.д.). Если это входит в Ваши обязанности, то не сочтите за труд, выполнив поручение, проинформировать об этом своего коллегу.
В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Здесь также многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря и умения владеть своими эмоциями.
|
|
|
Правила деловых отношений с сослуживцами
• искренне интересуйтесь другими людьми;
• если Вы хотите воздействовать на них, не вызывая чувства обиды, начинайте с похвалы и искреннего признания их достоинств;
• указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно;
• говорите о том, что интересует Ваших собеседников, и умейте внимательно их слушать;
• внушайте Вашим собеседникам сознание их значимости и делайте это искренне, создайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;
• сначала говорите о собственных ошибках, а затем критикуйте сослуживцев;
• добивайтесь того, чтобы люди были готовы сделать то, что Вы предложите;
• научитесь помогать людям, делая это ненавязчиво, но в то же время так, чтобы было понятно – Вы оказываете им любезность
• будьте пунктуальны и не забывайте о своих обязанностей и обещаниях сослуживцев.
Дата добавления: 2018-05-02; просмотров: 566; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!