Сортировка записей в таблице, запросе, форме или подчиненной форме
Выполнение сортировки записей для формы или подчиненной формы в режиме формы или для таблицы, запроса, формы или подчиненной формы в режиме таблицы допускается даже в том случае, когда уже применен фильтр. Также для сортировки данных, отбираемых фильтром, следует указать порядок сортировки в окне расширенного фильтра, а для сортировки результатов запроса следует задать порядок сортировки в режиме конструктора запроса.
При выполнении сортировки записей имеется возможность выполнить простую сортировку, при которой все записи сортируются или по возрастанию, или по убыванию (но не в том и другом порядке одновременно). При указании порядка сортировки записей в режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра имеется возможность выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.
Вне зависимости от используемого способа сортировки записей Microsoft Access сохраняет порядок сортировки при сохранении формы или объекта в режиме таблицы и повторно применяет его при новом открытии объекта или при создании новой формы или отчета на основе этого объекта.
Сортировка записей в режиме формы или в режиме таблицы
1 В режиме формы или в режиме таблицы выберите поле, по которому будет выполняться сортировка.
2 Выполните одно из следующих действий.
|
|
|
· Для сортировки по возрастанию нажмите кнопку Сортировка по возрастанию .
· Для сортировки по убыванию нажмите кнопку Сортировка по убыванию .
Примечание. В форме в каждый момент возможна сортировка записей только по одному полю. В режиме таблицы имеется возможность выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. Сортировка записей начинается с крайнего левого столбца. Порядок сортировки сохраняется в Microsoft Access при сохранении формы или объекта в режиме таблицы.
2. Сортировка записей с помощью бланка запроса или расширенного фильтра
1 Откройте для таблицы, запроса или формы запрос в режиме конструктора или выведите на экран окно расширенного фильтра.
2 Для сортировки нескольких полей сначала необходимо в бланке запроса установить поля в требуемом порядке. Сначала происходит сортировка самого левого поля, затем поля, находящегося справа от него, и так далее. Например, чтобы произвести сортировку сначала для поля «Фамилия», а затем «Имя», в бланке запроса поле «Фамилия» должно находится слева от поля «Имя».
3 В ячейке Сортировка для каждого требуемого поля укажите соответствующий параметр.
|
|
|
4 Для просмотра результатов запроса нажмите кнопку Вид на панели инструментов.
Отмена сортировки в таблице, запросе или форме
· В режиме таблицы или в режиме формы выберите в меню Записи команду Удалить фильтр. Если порядок сортировки был задан в окне расширенного фильтра, в котором также задаются условия отбора для фильтра, то имеется возможность отменить порядок сортировки, указанный в бланке в ячейке строки Сортировка, не изменяя для фильтра условия отбора.
Особенности сортировки записей
· При сохранении таблицы, запроса или формы сохраняется и их порядок сортировки. Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он перейдет и к новой форме или отчету.
· В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 символов.
· Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры при создании базы данных. Чтобы проверить или изменить данную настройку в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите к вкладке Общие и обратитесь там к полю Порядок сортировки базы данных.
|
|
|
· Если бланк запроса или фильтра содержит знак «звездочка» из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку .
· Для сортировки данных от более ранней даты к более поздней используйте возрастающий порядок сортировки. В обратном случае используйте убывающий порядок.
· Цифры, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Чтобы их отсортировать в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале должны стоять незначащие нули. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк «1», «2», «11» и «22» будет «1», «11», «2», «22». Чтобы строки были отсортированы надлежащим образом, перед числами с меньшей разрядностью введите нули: «01», «02», «11», «22». Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих пустые значения, будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец «Возраст» является текстовым полем, то, чтобы должным образом произвести в нем сортировку данных, в ячейке Поле необходимо указать функцию Val([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать требуемый порядок сортировки. Если в текстовом поле находятся только числовые значения или значения дат, то рекомендуется изменить в данной таблице тип поля на числовой, денежный или Дата/время. Тогда сортировка содержащихся в данном поле чисел или дат будет выполнена надлежащим образом без ввода дополнительных нулей.
|
|
|
· При сортировке поля в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми. Если поле содержит записи как с пустыми значениями, так и с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля с пустыми значениями, а сразу за ними поля с пустыми строками.
· Невозможно сортировать поля МЕМО, гиперссылки или объекты OLE.
Контрольные вопросы.
1. Как найти запись по ее номеру?
2. Как найти запись по ее содержанию?
3. Как заменить найденные вхождения в поле?
4. Как найти запись при помощи подстановочных знаков?
5. Как найти пустое поле и пустую строку?
6. Как создать фильтр в таблице?
7. Какие существуют способы для задания фильтров?
8. Как удалить фильтр?
9. Как использовать условия отбора в расширенном фильтре?
10. Как отсортировать записи в режиме таблицы?
11. Как отсортировать записи с помощью бланка запроса или расширенного фильтра?
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 475; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!