МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
Тема 8. Правила оформления реквизитов управленческого документа
Состав и графическая модель расположения зон и реквизитов заголовочной части документа
К заголовочным реквизитам, располагаемым в 1-й и 2-й зонах над текстом, относятся:
01. Государственный герб РФ.
02. Герб субъекта РФ.
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
04. Код организации.
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
07. Код формы документа.
08. Наименование организации.
09. Справочные данные об организации.
10. Наименование вида документа.
11. Дата документа.
12. Регистрационный номер документа.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
14. Место составления или издания.
15. Адресат.
16. Гриф утверждения документа.
17. Резолюция.
19. Отметка о контроле.
| Внешние документы (служебное письмо) | Внутренние документы (приказ, протокол, распоряжение и др.) |
| 01. Государственный герб РФ | 01. Государственный герб РФ |
| 02. Герб субъекта РФ | 02. Герб субъекта РФ |
| 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). | 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). |
| 04. Код организации | 04. Код организации |
| 05. ОГРН | 05 - |
| 06. ИНН/КПП | 06 - |
| 07. Код формы документа (по необходимости) | 07. Код формы документа |
| 08. Наименование организации | 08. Наименование организации |
| 09. Справочные данные об организации | 08 - |
| 10 - | 10. Наименование вида документа |
| 11. Дата документа | 11. Дата документа |
| 12. Регистрационный номер документа | 12. Регистрационный номер документа |
| 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа | - |
| 14. - | 14. Место составления или издания (по необходимости) |
| 15. Адресат | 15. Адресат (по необходимости) |
| 16. - | 16. Гриф утверждения документа |
| 17. Резолюция | 17. Резолюция |
| 19. Отметка о контроле | 19. Отметка о контроле |
|
|
|
01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» (с измен. 09.07.2002 и 30.06.2003).
Контроль за соблюдением Закона о Государственном гербе РФ возложен на Государственную герольдию при Президенте РФ.
В соответствии с Законом «Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьём черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона» (ст. 1).
|
|
|
Федеральный закон регламентирует порядок официального использования Государственного герба. В соответствии со ст. 2 его воспроизведение допускается в трех вариантах: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла.
Многоцветный вариант Государственного герба помещают на бланках:
· федеральных конституционных законов и федеральных законов,
· указов и распоряжений Президента Российской Федерации,
· постановлений Совета Федерации и Государственной Думы,
· постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации,
· решений Конституционного, Верховного и Высшего Арбитражного судов Российской Федерации,
· Президента Российской Федерации,
· Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
· документов других высших органов власти.
Одноцветный вариант герба с геральдическим щитом имеют бланки:
|
|
|
· Администрации Президента Российской Федерации,
· полномочных представителей Президента Российской Федерации в административных округах,
· федеральных органов исполнительной власти,
· Генеральной Прокуратуры Российской Федерации,
· Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации,
· Счетной палаты Российской Федерации,
· Центральной избирательной комиссии Российской Федерации,
· Центрального банка Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации располагается на верхнем поле посредине зоны, занятой реквизитами организации-автора, т.е. над наименованием организации при угловом расположении реквизитов, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.
Одноцветный вариант герба без геральдического щита помещается на бланках:
· Межведомственной комиссии по защите государственной тайны,
· органов, организаций и учреждений при Президенте и Правительстве Российской Федерации,
· федеральных судов,
· органов прокуратуры Российской Федерации,
· дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за ее пределами.
|
|
|
Изображение герба не должно быть слишком большим, чтобы его можно было свободно разместить на верхнем поле. О том, какого размера должно быть это изображение, нет указаний в нормативных документах и гостах. Однако до 90-х годов ХХ в. существовало положение о том, что изображение герба на бланке документа не должно превышать 20 мм в диаметре (имелись в виду гербы, которые вписываются в окружность). Такого же размера следует придерживаться и сегодня.
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации так же, как и Государственный герб Российской Федерации, располагается на верхнем поле над наименованием организации.
Как правило, помещать изображение герба субъекта Российской Федерации на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организации их подчинения.
В связи с возвращением Санкт-Петербургу его исторического первоначального названия (1991 г.) город обрел право на традиционный герб. Положение о гербе Санкт-Петербурга было утверждено решением Президиума Ленсовета 6 сентября 1991 года. Согласно закону «О детальном описании официальных символов Санкт-Петербурга и порядке их использования» современное описание герба выглядит так: «Герб Санкт-Петербурга представляет собой геральдический красный щит с изображением на его поле двух серебряных якорей - морского и речного, положенных накрест, и на них золотой скипетр с двуглавым орлом. Щит увенчан императорской короной с двумя выходящими из нее андреевскими лазоревыми лентами. За щитом два положенных накрест золотых, украшенных алмазами и эмалью российских скипетра, соединенных андреевской лазоревой лентой...
Допускается воспроизведение герба Санкт-Петербурга в сокращенных версиях, обусловленных исторически и геральдически: без императорской короны над щитом, без лазоревых лент, выходящих из императорской короны, без двух российских скипетров, соединенных андреевской лазоревой лентой, а также в виде золотого скипетра с двуглавым орлом и двух серебряных якорей - морского и речного, положенных накрест, вне поля щита».
Свою собственную символику, в том числе и герб субъекта РФ, могут иметь и муниципальные образования, если это предусмотрено законодательством субъекта РФ. (Муниципальные образования – городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория, в пределах которых осуществляется местное самоуправление, имеются муниципальная собственность, местный бюджет и выборные органы местного самоуправления.) Изображение Государственного герба РФ на бланках документов муниципальных образований является нарушением действующего законодательства.
Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его Уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленных в законодательстве Российской Федерации и субъекта РФ.
Изображение Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации, официальные символы федеральных органов государственной власти, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований вносятся в Государственный геральдический регистр Российской Федерации. Регистр ведет Государственная герольдия при Президенте Российской Федерации.
Герб Самарской области
Герб МО Сельское поселение
Лаговское Подольского района
Московской области
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Этот реквизит помещают на бланках в соответствии с уставом (положением об организации).
Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки – эмблемы, утвержденные указами Президента РФ (эмблема Вооруженных Сил РФ, органов пограничной службы и пограничных войск, организаций федеральной почтовой связи, федеральных органов налоговой полиции, Федеральной службы охраны РФ, Министерства внутренних дел РФ и др.).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Эмблема Вооруженных сил России.
Эмблема Генерального штаба Вооружённых сил Российской Федерации
Эмблема Минздрава РФ
Товарный знак (знак обслуживания) изображается на бланках негосударственных организаций, является обозначением, служащим для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц.
Товарный знак ООО Спецгеологоразведка
Эмблема или товарный знак могут быть выполнены при помощи инструментов встроенного графического редактора. Реквизит может иметь оригинальное художественное или графическое решение, отвечающее сущности или направлению деятельности организации (фирмы).
Эмблему или товарный знак (знак обслуживания) лучше всего разместить слева перед наименованием организации, так как восприятие письменного текста у европейца имеет направленность слева направо, поэтому наиболее важная информация должна располагаться именно в этой зоне. Товарный знак может быть расположен и на верхнем поле над наименованием организации (при продольном расположении реквизитов) и даже разделять посередине наименование организации, если оно дано на двух языках. Неудачным является размещение этого реквизита с правой стороны.
Диаметр изображения эмблемы, товарного знака не ограничен строгими рамками. Однако следует придерживаться размеров, которые соблюдаются при изображении государственного герба.
Товарный знак, даже если он включает в свой состав наименование организации (как правило, сокращенное) не заменяет собой соответствующий реквизит.
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ЗАКРЫТОГО ТИПА
ЭлектрикаРадиоНавигацияИ Связь
04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
Код по ОКПО включает 8 цифровых знаков. Коды ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов (Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России).
Код по ОКОГУ состоит из пяти цифровых знаков.
В служебных письмах реквизит размещается в составе справочных сведений; в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне: ОКПО 02842708.
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит представляет собой 13-значный цифровой код: ОГРН 1027700380795. Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу.
ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве реквизита, однако ОГРН по сути реквизитом не является, так как указывается в составе справочных данных и только в бланках писем, так же, как и реквизиты «код организации» и ИНН/КПП.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Это цифровой номер налогоплательщика (ИНН), свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Для организаций – десятизначный цифровой код, для физического лица – двенадцатизначный.
В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (ст. 83), в дополнение к ИНН вводится КПП – код причины постановки на учет, который состоит из девяти знаков – цифр: ИНН/КПП 7708033140/771001001.
07. Код формы документапроставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), например, код письма с сообщением о ликвидации организации (предприятия) - 02131019. Код формы документа в бланке для письма указывается в составе справочных данных об организации, после ОКПО. Код формы документа, как правило, проставляется во внутренних документах. На бланках писем этот реквизит указывается по необходимости.
Реквизит 08 Наименование организации - один из наиболее важных и обязательных в бланке документов любой организации, является обозначением автора документа.
Авторами могут быть учреждения или отдельные лица. Авторами служебных (официальных) документов являются учреждения, организации, предприятия.
Подписывающие служебные документы должностные лица выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лишь представителями учреждений, организаций, предприятий. Поэтому не следует смешивать лиц, подписавших документ, с авторами документов. Письмо в министерство подписал директор завода, но автором письма является завод. Авторы могут быть индивидуальными и коллективными.
Индивидуальным автором выступает:
· организация (юридическое лицо),
· структурное подразделение организации,
· должностное или физическое лицо, создавшее документ.
В соответствии со стандартом наименование организации на бланке дается в двух вариантах: полное официальное наименование и сокращенное в виде аббревиатуры, если оно также официально закреплено.
Наименование организации указывается на бланке, как правило, без кавычек, за исключением случаев, когда наименование является именем собственным: АОЗТ «Русский дом».
Этот реквизит может включать в свой состав следующие элементы:
· сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей инстанции (министерства, ведомства, консорциума и т.п.), если она имеется;
· указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);
· собственное индивидуальное наименование организации (предприятия, фирмы, комиссии и т.д.);
· наименование филиала, представительства, территориального отделения, структурного подразделения, должностного лица (если они являются авторами документа).
Все наименования указываются в именительном падеже (точка в конце наименования не ставится). Не принято отделять чертой отдельные элементы реквизита «Наименование организации» друг от друга и от последующих реквизитов – справочных данных, даты и пр.
Допустимо использование полужирного шрифта для выделения одного из элементов реквизита, указывающего непосредственно на автора документа. Реквизит допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. В наименовании вышестоящей организации используется более мелкий шрифт, чем в наименовании организации или структурного подразделения – автора документа. Размер шрифта выбирают в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков в наименовании организации-автора).
1)Наименование вышестоящей инстанции (полное или сокращенное) указывается лишь в бланках тех предприятий и организаций, которые имеют прямое или административное подчинение. Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывают не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, то предпочтение отдается наименованию местных органов. Эту часть реквизита печатают более мелким шрифтом по сравнению с наименованием непосредственно автора документа.
| Российская Федерация Министерство науки, высшей школы и технической документации САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МОРСКОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ | Министерство финансов Российской Федерации УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО САНКТ-ПЕТЕРБУРГУ |
В бланках коммерческих организаций наименованием вышестоящей организации является наименование консорциума или промышленно-финансовой группы, в систему которой входит данная организация.
| ХОЛДИНГОВАЯ КОМПАНИЯ «ЦЕНТР» | Общество с ограниченной ответственностью «РУСБАРТЕР» |
2)Индивидуальное наименование организации – автора документа предполагает представление её в двух вариантах: полном, а под ним - в сокращенном (в скобках), если это сокращенное наименование закреплено в учредительных документах.
Для внутренних документов достаточно указать наименование организации без уточнения ее подведомственности.
| МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минтруд России) | ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) |
Организации, осуществляющие внешнеэкономические связи, для переписки с зарубежными корреспондентами могут использовать либо обычный бланк письма на русском языке, либо специальный бланк на двух языках - русском и одном из иностранных, если наименование на иностранном языке закреплено в учредительных документах. Такие бланки недопустимо использовать для ведения переписки внутри страны.
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном. Наименование на национальном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе (Положении об организации).
Наименование организации, воспроизведенное на национальном или иностранном языке, помещается ниже наименования на русском языке, либо на одном уровне с ним с правой стороны.
| Республика Карелия Администрация г. Петрозаводска __________ Karjalan Tasavalta Karajalan Tasavallan Petroskoin kaupunginhallitus |
__________________________________________________________________
| ЗАО «Торговый Дом Бородино» Санкт-Петербурга | SAINT-PETERBURG JSC «Trade House BORODINO» |
3)Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения проставляют в том случае, если оно является непосредственным автором документа, и располагают ниже наименования организации.
| МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА РОССИИ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА Отдел приема и обустройства вынужденных мигрантов |
Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Должностное лицо – лицо, осуществляющее постоянно или временно функции представителя власти, а также занимающее постоянно или временно в учреждениях, организациях, на предприятиях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей, либо выполняющее такие обязанности в указанных учреждениях, организациях и на предприятиях по специальному полномочию. Эта часть реквизита помещается после наименования организации.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минтруд России)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
_____________________________________________________________________________
Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги. В этом случае наименование организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.
09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес (улица, номер дома, город, индекс - все элементы разделены запятой, в конце строки знак препинания не ставится); номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации, которые не являются обязательными, но облегчают установление обратной связи, - телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телекса, адрес электронной почты и т.п.
Группы цифр в номерах телефонов, факсов разделяются тире (дефисом): 345–21–40.
Номер счета в банке в этом реквизите также не является обязательным, по усмотрению организации он может быть включен в состав справочных данных или указываться в тексте документа. При этом в соответствии с правилами, установленными Банком России, указывается наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентификационный код (БИК); корреспондентский счет (корсчет - КС); номер участника расчетов по межфилиальным оборотам (МФО).
Одним из элементов данного реквизита могут быть также сведения о лицензиях, патентах и др.
ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит подробного описания требований к элементам реквизита «Справочные данные об организации». Об оформлении почтового адреса в этом реквизите можно получить представление из образцов бланков, приведенных в приложении к стандарту.
Почтовый адрес должен указываться в следующей последовательности:
· наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество),
· название улицы, номер дома, номер квартиры,
· название населенного пункта (города, поселка и т.п.),
· название района,
· название республики, края, области, автономного округа (области),
· название страны (для международных отправлений),
· почтовый индекс (условной цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).
Этот порядок действует во всех случаях обозначения адреса в документах (не только в реквизите «Справочные данные об организации», но и в реквизите «Адресат».
При оформлении элементов почтового адреса используются общепринятые условные сокращения: п/я (почтовый ящик), наб. (набережная), ул. (улица), пр. (проспект), пл. (площадь), корп. (корпус), кв. (квартира), р-н (район), обл. (область) и т.п.
| Министерство науки, высшей школы и технической политики Российской Федерации КОМИТЕТ ПО ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ Ул. Люсиновская, д.25 Москва, М-230, 113833 Телетайп: 41-72-78 Тел./факс (095) 237-97-63 E-mail: mail@kom.ru ОКПО ОГРН ИНН/КПП | Комитет по труду и занятости населения Ленинградской области Трамвайный пр., 12, корп. 2, Санкт-Петербург, 198207 Для телеграмм: Санкт-Петербург, 198207 Тел.: 153-75-77, факс: 153-70-40 Расчетные счета №№ 031132431, 000698401 РКЦ Главное управление ЦБ РФ по Ленинградской области, МФО 044106001 ОКПО ОКУД ОГРН ИНН/КПП |
В качестве почтового адреса допускается размещать номер абонентского ящика.
Реквизит 10. Наименование вида документа имеют все документы, кроме писем и факсов. Для многих видов документов изготавливаются специальные бланки, на которых размещается этот реквизит.
Наименование вида документа проставляется ниже реквизита «Наименование организации» и её юридического адреса от границы левого поля при угловом расположении реквизитов или выравнивается по центру листа при продольном расположении реквизитов. Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поэтому в бланках документов он печатается прописными буквами и может быть выделен полужирным шрифтом (№ 14 или №16).
В документах, изготавливаемых на общем бланке или на чистых листах бумаги, наименование вида документа печатается на пишущей машинке прописными (заглавными) буквами. В разрядку пишется наименование только одного вида документа - А К Т.
| Российская Федерация Республика Карелия Председатель Правительства Республики Карелия ПОСТАНОВЛЕНИЕ | или | ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА ПРИКАЗ |
Наиболее распространенной ошибкой является изменение порядка следования реквизитов 08 и 10, т.е. когда наименование вида документа предшествует наименованию организации.
Неправильно оформленным нужно признать документ, в котором указание на автора - должностное лицо - использовано в форме родительного падежа. Примеры неправильно оформленных документов:
| РАСПОРЯЖЕНИЕ Главы окружной администрации г. Каменногорска | Главы администрации Чудовского района Новгородской области РАСПОРЯЖЕНИЕ |
Реквизит11. Дата- обязательный реквизит, наделяющий документ юридической силой. Дата подписания письма является одновременно и датой его отправления.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ. Проставить дату подписания документа может также работник службы делопроизводства при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование его осуществляется в день подписания. Поскольку проставление конкретной даты оформляется, как правило, рукописным способом, то необходимо, чтобы запись была сделана разборчиво, четко.
Дата может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова «год» не ставится. Например, дату 7 января 2017 г. следует оформить так: 07.01.2017. Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами недопустима.
При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово год или его сокращение - г. Кавычки не ставятся: 07 января 2017 г.
Обычно дата письма оформляется цифровым способом и указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизитов «Справочные данные об организации», ОГРН, ИНН/КПП от границы левого поля, без кавычек и без предлога от.
Место для проставления даты документа обозначено, как правило, в бланке документа. Дата всегда предшествует регистрационному номеру документа.
ул. Пушкарская, д. 18, оф. 18
Санкт-Петербкрг, 1960790
тел/факс 234-30-29, 234-22-50
E-mail: TRILONI @vesso/spb/ru/
ОКПО ОКУД
ОГРН ИНН/КПП
05 августа 2013 г. № 62_
12. Регистрационный номер документа - это условное, как правило, цифровое обозначение, под которым документ вводят в информационно-поисковую систему организации. Регистрация служебных документов облегчает последующую работу с ними.
Регистрационный номер проставляется от руки или машинописным способом справа от даты регистрации документа. При рукописном способе проставления регистрационного номера необходимо, чтобы все цифры были хорошо читаемы.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкциях по делопроизводству и номенклатуре дел каждой организации.
Некоторые виды документов (распоряжения, приказы, протоколы, акты, справки и т.п..) имеют порядковый номер, проставляемый в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью. При этом приказы по общей (основной) деятельности, по личному составу и по кадрам имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.
В учебных заведениях внутренним документам присваивают порядковый номер в течение учебного года.
По усмотрению организации порядковый (цифровой) номер может дополняться буквами или информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Например: № 15 - р (распоряжение), №12 - л/с (приказ по личному составу), №40 - к (приказ по кадрам).
В служебных письмах номер документа содержит большую информацию и обозначается группой цифр, разделенных косой чертой или дефисом. При этом регистрационный номер самого документа указывается последними цифрами, например: № 04-16/68, где 04 - индекс структурного подразделения; 16 - номер дела по номенклатуре дел; 68 - порядковый номер отправляемого письма.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую линию в порядке указания авторов на документе (слева направо), например: 606/209/453.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех письмах, которые являются ответными. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного письма не включаются.
На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают На №(затем проставляется цифровое обозначение номера входящего документа) и предлог от (после которого указывается дата). Например: На № 3-11/813 от 11.08.2004.
14. Место составления или издания документа используется только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
Расположение этого реквизита зависит от способа расположения дотекстовых реквизитов и вида документа. На общем бланке с продольным расположением реквизитов в распорядительных документах место издания указывается посередине листа на нижней строке после даты и регистрационного номера документа.
Перед названием населенного пункта проставляется сокращенное обозначение его видового наименования: г. - город, с. - село и т.д. Для населенных пунктов ниже областного или районного центров дополнительно указывается название района и области, на территории которых они находятся. Например: г. Магнитогорск Челябинской обл.; с. Ивановка Мытищинского р-на Московской обл.
15. Адресат- обязательный реквизит служебных писем, направляемых в другие организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках.
Реквизит «Адресат» печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов адресат находится на одном уровне с наименованием организации - автора документа на расстоянии 40 печатных знаков от границы левого поля.
Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал, а составные части адресата - через 1,5 - 2 межстрочных интервала.
Каждая составная часть реквизита (наименование организации; наименование структурного подразделения; должность; инициалы и фамилия должностного лица; почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом. В конце строки точка не ставится. Элементы адресата располагают, как правило, один под другим от одной вертикальной линии.
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
Допускается центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке реквизита.
| Комитет по благоустройству и дорожному хозяйству ул. Караванная, д. 9 Санкт-Петербург, 191011 |
Состав элементов реквизита и их оформление зависит от того, кому направлен документ.
1) При адресовании документа конкретному должностному лицу, кроме руководителей предприятия или их заместителей, элементы адресата располагаются в следующей последовательности:
· наименование предприятия-получателя в именительном падеже;
· наименование должности в дательном падеже;
· инициалы и фамилия должностного лица в дательном падеже.
Перед фамилией должностного лица, которому направляется документ, при необходимости допускается указывать его ученую степень, звания. Сокращения типа т. (тов.), гр., г-ну, г-же при оформлении реквизита «Адресат» использовать не рекомендуется.
Наименование должности пишется полностью, без сокращений. Инициалы указываются перед фамилией.
При названии организации не рекомендуется использовать сокращения, условные символы или какие-либо знаки вместо полного их наименования (кроме общепринятых, например: АО, ПАО, УВД, Ленгазтеплострой, НИИ, ООО, ТОО и др.).
ПАО «Русские самоцветы»
Начальнику отдела делопроизводства
М.И. Косареву
2) Если документ адресуется руководителям предприятий или их заместителям, то наименование предприятий включаются в наименование их должностей в дательном падеже.
Директору концерна АО «Русь»
М.Б. Антонову
или
Первому заместителю директора
муниципального предприятия
пансионата «Сосновая поляна»
Д.В. Васильеву
3) Если документ адресуется на имя организации или структурного подразделения, то эти наименования ставятся в именительном падеже.
Правительство Ленинградской области
Отдел обращений и заявлений граждан
или
Завод «Арсенал»
Отдел снабжения и сбыта
Почтовый адрес (при необходимости) указывают ниже наименования организации.
| Законодательное собрание Санкт-Петербурга Исаакиевская пл., 6 Санкт-Петербург, 190107 |
| Комитет по благоустройству и дорожному хозяйству ул. Караванная, д. 9 Санкт-Петербург, 191011 |
4) Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их названия указываются обобщенно в форме множественного числа: названия организаций - в именительном падеже, а наименование должностей - в дательном падеже.
Администрации районов
Ленинградской области
или
Директорам школ г. Вологды
5) Если документ направляется в несколько разнородных организаций или направляется нескольким лицам, то все адресаты указываются в той последовательности, которая признается целесообразной. В случае, когда документ является ответным, первым (основным) адресатом указывают автора инициативного документа, на который дается ответ, а затем указываются другие организации или лица, которым он направляется для сведения. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не указывается.
Министерство
социальной защиты населения
Исполком «Союза чернобыльцев»
6) При адресовании служебного письма физическому лицу вначале указывают его фамилию и инициалы, а затем почтовый адрес.
Шаповаловой О.П.
Кондратьевский пр., д. 20, кв. 2
Санкт-Петербург, 195197
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Они указываются в документе (один под другим), через два интервала. При бОльшем количестве адресатов составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только один адресат.
Почтовый адрес не проставляют на письмах, адресованных в правительственные организации или постоянным корреспондентам.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При оформлении реквизита используются общепринятые условные сокращения элементов почтового адреса, например: п/я (почтовый ящик), наб. (набережная), пл. (площадь) и т.п.
16. Гриф утверждения является особым способом введения документа в действие, когда одной только подписи для придания ему юридической силы недостаточно. В инструкции по делопроизводству организации содержится перечень документов, подлежащих утверждению. В числе таких документов указывают: акты (проверок, ревизий, передачи дел и т. п.), расписания (штатное, учебное), договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, сметы, номенклатуру дел, некоторые разновидности протоколов и т.п.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится после его подписания, санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.
Устанавливаются два способа утверждения документов, имеющие одинаковую юридическую силу:
1) утверждение документа должностным лицом, к компетенции которого относится содержание документа,
2) утверждение документа правовым актом (постановлением, приказом, протоколом).
1) При утверждении документа должностным лицом гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ; наименования должности лица (с прописной буквы), утверждающего документ; его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
| УТВЕРЖДАЮ Директор ТОО «Квант» Личная подпись Р.В. Якушин 18. 07. 2017 |
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном горизонтальном уровне, в пределах зоны, отведенной для размещения реквизита «Наименование организации». В этом случае рекомендуется оформлять их не на бланке, а на чистых листах бумаги.
В грифе утверждения документа должны указываться наименование должности и расшифровка подписи лица, фактически утвердившего документ. Внесение изменений в сведения о лице, фактически утвердившем документ, в заранее оформленный гриф утверждения производится так же, как и в реквизите «Подпись».
2) При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже (со строчной буквы), его даты и номера. Слово, производное от глагола «утверждать», согласуется в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, например: УТВЕРЖДЕН (акт, устав, регламент), УТВЕРЖДЕНА (инструкция), УТВЕРЖДЕНО (положение, штатное расписание, соглашение), УТВЕРЖДЕНЫ (правила).
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 15.08.2017 № 15
Возможно центрирование элементов грифа относительно самой длинной строки:
| УТВЕРЖДЕНО приказом директора от 01.08.2006 № 26 |
Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек, без подчеркивания и без двоеточия после слова. Дата в грифе утверждения проставляется цифровым способом. Если документ утверждается должностным лицом, то перед датой предлог отне ставится. При утверждении документа другим документом перед датой необходим предлог от.
17. Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа. В состав реквизита должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции и дата резолюции.
Васильевой Е. В.
Прошу рассмотреть
и дать свои предложения
к 20.02.2017
Личная подпись
05.02.2017
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Резолюция проставляется обычно от руки в правой верхней части листа (или на свободном от текста месте) на первом листе подлинника входящего документа. Резолюция может быть оформлена на специальном листе формата А6.
Все части резолюции оформляются в соответствии с определенными требованиями:
1) Входящий документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении; нежелательно переадресование документа от одного лица другому.
2) В резолюции руководитель может выразить свое решение по затронутым вопросам. Например:
Решите вопрос положительно
или
Согласен. Для исполнения
3) Поручение должно быть конкретным, выполнимым. Недопустимы формулировки заданий типа: Прошу рассмотреть, Для решения, На рассмотрение и т.д. Такие резолюции свидетельствуют о том, что руководитель не решает вопроса по существу, а лишь знакомится с содержащейся в документе информацией и переадресовывает её решение. Иными словами, руководитель высшего ранга расходует часть рабочего времени на делопроизводственную операцию - размётку документов. Чаще всего причиной формального характера резолюции является перегрузка руководителей высшего ранга входящей документацией, которая не «фильтруется» до поступления к руководителю.
4) В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения.
Разработать концепцию
и лично доложить мне 13.02.2017
или
Подготовьте ответ о невозможности удовлетворения просьбы из-за отсутствия ресурсов.
Срок исполнения - 16.03.2017
5) Поскольку резолюция исполняется рукописным способом, большую роль играет почерк, т.е. разборчивое письмо. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не «расшифровываться».
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения.
19. Отметка о контроле проставляется на тех документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметку о контроле располагают в правом верхнем углу бланка. Отметку проставляют от руки цветным карандашом или фломастером (буква К) или соответствующим штампом (слово Контроль). Срок исполнения документа может быть указан в резолюции руководителя или в самом документе. Если такого указания нет, то срок контрольного документа определяется нормативно-правовым актом.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 155; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!