Вихідні положення для розроблення організаційних регламентів

Тема 4. РОЗРОБЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ РЕГЛАМЕНТІВ В БУХГАЛТЕРСЬКІ СЛУЖБІ ПІДПРИЄМСТВА

1. Класифікація організаційних регламентів з обліку, контролю та аналізу

Завдання і функції бухгалтерії, а також інших підрозділів, зайнятих обліком, контролем та аналізом, визначено насамперед у нормативних документах.

Безпосередньо завдання і функції бухгалтерії викладено в Положенні про бухгалтерський облік та звітність в Україні, а також у кваліфікаційному довіднику посад службовців.

Слід зазначити, що завдання і функції бухгалтерів зазнають змін в умовах ринкової економіки у зв’язку зі зміною обсягу і характеру показників господарської діяльності, структури управління в цілому та бухгалтерії зокрема, взаємовідносин з іншими підприємствами й організаціями. Особливо змінюються завдання і функції бухгалтерій в умовах автоматизації обліку.

Організаційні регламенти — це нормативні документи, що регламентують функціонування апарату управління і здійснення облікового й аналітичного процесів. До них належать положення про відділ (бухгалтерію, плановий відділ тощо), управління (бухгалтерського обліку та звітності), посадові інструкції, стандарти, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня.

Специфіка облікового, контрольного й аналітичного процесів, особливо в умовах застосування ПК, потребує жорсткої їх регламентації, що має бути відображено в регламентаційних документах. Слід зазначити, що не всі регламентаційні документи розглядаються як повноправні складові — ідеться насамперед про положення про відділи і посадові інструкції, — інші (стандарти, графіки) відносять до допоміжних матеріалів.

Основою розроблення організаційних регламентів є науково обґрунтована їх класифікація (рис. 1). Організаційні регламенти з обліку, контролю та аналізу з позиції їх розроблення і застосування класифікують за такими ознаками: обов’язковістю застосування, конкретизацією, сферою застосування, поширенням на елементи організаційної структури.

За ознакою обов’язковості застосування організаційні документи розподіляють на обов’язкові (Положення про бухгалтерський облік та звітність в Україні), основні, покладені в основу організації тих або інших робіт, процесів, і рекомендаційного характеру (методичні матеріали про функції та організацію робіт облікового персоналу за умов автоматизованого бухгалтерського обліку).

За ознакою конкретизації розрізняють типові й індивідуальні організаційні документи. За сферою застосування організаційні документи залежно від поширення їх на об’єкти організації обліку, контролю та аналізу поділяють на види робіт, що регламентують:

· обліковий процес (графіки, стандарти і т. ін.);

· контрольний та аналітичний процеси (графіки, схеми);

· обліковий і аналітичний процеси (положення про нормативний облік, стандарти);

· роботу апарату управління (положення про відділи, посадові інструкції);

· обліковий і аналітичний процеси та роботу апарату управління (методичні матеріали про функції й організацію робіт облікового персоналу в умовах автоматизованого обліку).

З позиції поширення на елементи організаційної структури документи поділяють на загальнооб’єктні, що охоплюють усі елементи керованого об’єкта (загальнозаводські, загальнорадгосп­ні), внутрішньооб’єктні, посадові, які поширюються на окремі складові.

 

Рис. 1. Класифікація організаційних регламентів з обліку, контролю та аналізу

 

Вихідні положення для розроблення організаційних регламентів

 

В якій би формі не здійснювалася колективна праця, вона вимагає найвищої відповідальності кожного за виконання заздалегідь чітко визначених завдань.

В організації роботи бухгалтерського персоналу окреслюються три рівня:

· загальне стратегічне керівництво та управління;

· управління структурними підрозділами, групами, секторами тощо;

· робота безпосередніх виконавців.

Для кожного рівня мають бути визначені функціональні обов’язки, повноваження, права та відповідальність. Досягти цієї мети можна лише в разі створення нормативних документів внут­рішнього порядку на підприємстві, які визначатимуть повноваження, взаємовідносини між різними рівнями управління, характером робіт, структурною побудовою та роботою виконавців. До цієї системи входять:

¾положення про бухгалтерську службу підприємства;

¾положення про сектор (групу) бухгалтерської служби;

¾положення про посаду (посадова інструкція).

Кожному рівню організації відповідає свій графік робіт. На підприємствах створюють такі графіки:

Ø загальні графіки облікових робіт,

Ø структурні графіки робіт підрозділів,

Ø індивідуальні графіки робіт виконавців.

На рис. 2 наведено систему взаємозв’язаних регламентів та графіків.

У системі управління діють дві організаційні засади: формаль­на та неформальна. Тому як у теорії, так і на практиці визнають обидва види засад.

Під формальною розуміють таку організацію робіт, що виконується в системі, зміст якої зафіксовано, заздалегідь визначено в різних організаційних документах, нормативах, правилах і т. ін.

Неформальна організація — навпаки — не має офіційних
атрибутів, які визначають побудову управління та порядок його функціонування. Наявність її зумовлена специфікою соціальних систем, обмеженими можливостями формалізації.

Між ознаками формальної та неформальної організації можна провести паралель.

Рис. 2. Взаємозв’язок організаційних регламентів та графіків робіт виконавців

Кожний позитивний прояв неформальної організації може бути зіставлений з еквівалентною йому ознакою формальної організації або навпаки.

Розглянемо кілька прикладів.

Ознаки неформальної організації	Ознаки формальної організації
Переконання	Примусовість
Особисті інтереси, мотиви	Показники та умови стимулювання
Вплив, авторитет	Символ влади, службове становище
Лідерство	Керівництво
Усвідомлена справа	Посадові обов’язки
і т. д.	і т. д.

Акти формальної організації мають упорядкувати службову діяльність, бо інакше настає безладдя, що призводить до конфлікт­ності в роботі.

Тому до регламентів формальної організації висуваються певні вимоги, а саме:

· закріплення не будь-якого, а лише такого положення, яке забезпечує раціональне функціонування служби в цілому;

· за наявності типових положень регламент має доповнювати його, виходячи з конкретних умов роботи підприємства;

· наявність повного переліку розділів регламенту;

· регламент не може містити суб’єктивну думку керівника як норму поведінки або дії.

3. Методика розроблення положення про службу (відділ) управління
бухгалтерського обліку

Основою розроблення положення про службу відділу управління бухгалтерського обліку (або управління бухгалтерського обліку і звітності) та інші відділи, в яких здійснюється контроль, економічний аналіз, є положення про підприємства, організації, виробничі об’єднання тощо. Крім того, використовують типові загальногалузеві положення про відділи управління.

Положення про службу (відділ) бухгалтерського обліку підприємства розробляються на основі Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні та інших нормативних актів.

Положення про відділ має складатися з таких розділів: загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими підрозділами апарату управління; порядок розширення, реорганізації, ліквідації, висновок.

Структура положення про відділ може бути застосована і до положення про управління бухгалтерського обліку та звітності відомств, акціонерних товариств і т. ін., яке передбачає такі розділи: назва підрозділу; загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовід­носини з іншими функціональними підрозділами і обчислюваль­ним центром (ОЦ); порядок стимулювання; порядок розширення, реорганізації, ліквідації; висновок. Оскільки функції і завдання бухгалтерії (управління бухгалтерського обліку та звітності) різнобічні й не обмежуються лише рамками методології обліку, їх доцільно об’єднати в групи за напрямами робіт. Це дасть змогу сконцентрувати роботу облікового апарату.

Завдання і функції, що їх виконує обліковий апарат концерну, міністерства, можна поділити на такі напрями: складання зведеної звітності, контроль, економічний аналіз за даними звітності; організація обліку і контролю, методологічна робота, облік в апараті управління (об’єднання, міністерства). Відповідно до цього в розділі положення «Завдання і функції» доцільно виділити підрозділи.

При визначенні функцій слід вказати, які з них керівники відділу (управління) виконують самостійно, а які — разом з іншими відділами, службами. Така градація функцій особливо важлива на вищому рівні управління, де основна роль бухгалтерії зводиться до підготовки проектів рішень. Частину цих рішень бухгалтерія готує самостійно, а в підготовці інших лише бере участь. Так, облік засобів, організація проведення інвентаризації, упровадження передових форм і методів бухгалтерського обліку — функції суто головного бухгалтера, а економічний аналіз на основі обліку і звіту та підготовка за його даними проектів рішень може здійснюватися разом з іншими відділами (управліннями).

4. Методика і техніка розроблення положення про підрозділ (сектор, групу) бухгалтерської служби підприємства

Для складання загального положення про бухгалтерську служ­бу підприємства, де передбачено поділ служби на підрозділи, потрібно розробити положення про кожний підрозділ. Структура такого документа переважно аналогічна вищенаведеному та має містити такі розділи:

1. Загальні положення (частина);

2. Основні функції та завдання;

3. Права;

4. Зв’язки з іншими підрозділами;

5. Відповідальність керівника;

6. Критерії стимулювання.

Положення сприяє чіткому поділу праці між підрозділами та створює нормативно-правову основу дисциплінарного й матеріаль­ного впливу на осіб, винних у порушенні правил роботи.

Положення чітко розмежовує завдання між підрозділами.

Важливе значення такий документ має для розподілу робіт у самому підрозділі.

Залежно від специфіки роботи підрозділу зміст положення за деякими розділами може бути різним.

Положення має бути затверджене керівником підприємства.

5. Методика розроблення посадових інструкцій

Посадова інструкція — це нормативний документ, в якому визначено завдання, права, обов’язки і відповідальність посадової особи. Її розробляють щодо конкретної штатної посади.

У посадовій інструкції розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, зав­дань і програм; функцій, форм і методів управління; інформації, технічних засобів управління.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути такою: назва посади; загальні положення, цілі й завдання, права й обов’язки; відповідальність; взаємозв’язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов’яз­ків; оклад та премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок.

Діяльність посадової особи спрямована на реалізацію багатьох завдань, які випливають із загальних завдань структурного підрозділу та об’єкта управління в цілому. Виконання посадовою особою її функцій забезпечується реалізацією відповідних зав­дань, які випливають із завдань підрозділу, підприємства.

У посадовій інструкції докладно висвітлюють права, обо­в’язки і відповідальність посадової особи. Основою для визначення завдань і обов’язків є кваліфікаційний довідник посад службовців.

Розділи інструкцій, що висвітлюють завдання, обов’язки, відповідальність, мають ґрунтуватися на застосуванні форм і методів управління, економіко-математичних методів тощо.

У посадовій інструкції фіксують два види взаємовідносин посадової особи з іншими працівниками: між безпосереднім керівником і підлеглими працівниками. Є ще один важливий вид взає­мовідносин посадової особи функціонального характеру — з рівними їй за рангом. Функціональні відносини передбачають співробітництво, координацію, консультації. Однак і ці відносини не розкривають повністю міжпосадових взаємозв’язків, оскільки немає деяких зв’язків посадових осіб вищих ланок управління з нижчими (підвідомчими одиницями).

Додержання посадової інструкції має бути покладене в основу оцінки роботи працівника. У разі правильної системи критеріїв такої оцінки і відповідного морального та матеріального стимулювання вона може сприяти підвищенню продуктивності й ефективності праці.

Посадові інструкції не повинні бути трафаретними для всіх управлінських посад. Залежно від трьох основних категорій управлінського персоналу їх поділяють на три види: для керівників, спеціалістів і технічних виконавців. Завдання, функції, особливо щодо реалізації їх, характер відповідальності, форми стимулювання різних категорій управлінського персоналу відріз­няються. Так, особливістю обов’язків керівника (наприклад головного бухгалтера), на відміну від спеціалістів і технічних виконавців, є координація дій працівників, контроль за їхньою діяль­ністю. Якщо говорити про відповідальність, то, наприклад, за мас­штабами функцій і дій посадових осіб вона різна для кожної з трьох категорій управлінського персоналу. Зазначені та інші відмінності в здійсненні завдань, функцій, відповідальності повинні знайти відображення в посадових інструкціях. Отже, основою розроблення посадових інструкцій працівників обліку й аналізу є кваліфікаційний довідник посад службовців, положення про керований об’єкт (підприємство, організація тощо), типові посадові
інструкції, методичні вказівки з розроблення посадових інструкцій.

Посадові інструкції слід розробляти комплексно — як по підрозділу апарату управління, так і в цілому по підприємству, з тим, аби врахувати реалізацію поставлених перед ними цілей і завдань, уникнути дублювання та забезпечити необхідні організаційні взаємозв’язки і функціональні відносини між посадовими особами.

Для того, щоб посадові інструкції були дійовими, конкретними, дуже важливо провести ретельне обстеження в розрізі посадової інструкції щодо кожного працівника, охарактеризувати діяльність посадової особи. Складовими елементами такої діяльності є дія, процедура і функція. Дія — первинний елемент діяльності управлінської особи, що полягає у формуванні або передаванні певного показника господарської діяльності. Процедура є сукупністю дій, необхідних для того, щоб одержати інформаційне повідомлення (документ). Функція посадової особи — це сукупність процедур для здійснення тієї або іншої цілі, завдання.

Відповідно до зазначеного поділу технології управлінської
діяльності посадової особи здійснюють її обстеження та проектування.

З кожної дії, процедури в процесі обстеження і проектування визначають характер рішення. Так, на деяких підприємствах розрізняють п’ять рішень за типами:

· «хто» — відносно працівників, відповідальних за виконання рішень, формування показників, даних тощо;

· «що» — відносно того, що має бути виконано (проведення заходів, видавання інформації);

· «коли» — відносно строків виконання завдання, одержання інформації;

· «де» — відносно місця виконання завдання, заходів тощо;

· «скільки» — за обсягом забезпечення завдання, надання інформації.

Під час обстеження й аналізу функцій, відповідальності та інших параметрів діяльності посадової особи складають цілий ряд карт, графіків, хронограм, документограм.

6. Особливості розроблення графіків, інструкцій та інших документів

Поряд з положеннями про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані й фактичні строки виконання.

Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідувачі секторами), а затверджує або керівник підприємства (організації, установи), або головний бухгалтер — якщо вони розроблені структурним підрозділом бухгалтерії.

У практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: як за періодом, на який їх складають, — постійні (графік облікових робіт по підприємству) і разові (графік упроваджування нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції), — так і за технікою складання — таблично-текстові, лінійні.

Таблично-текстові графіки поділяють на зведені — у цілому по бухгалтерії або за іншим функціональним підрозділом апарату управління; структурні — за секторами, групами бухгалтерії й іншими підрозділами; індивідуальні — складають на виконувані роботи посадовою особою.

Таблично-текстові графіки складають найчастіше строком на місяць, проте вони можуть охоплювати і коротші (день) або триваліші (рік) періоди часу. Як правило, вони бувають постійними, але можуть бути і разовими.

Для організації разових робіт, в основному, застосовуються лінійні графіки. На відміну від таблично-текстового графіка, у лінійному за присудком подають не текст, а лінію, якою позначають тривалість виконання робіт, зазначених у підметовій частині таблиці.

На підприємствах велика кількість працівників лінійних служб — завідувачі складами, бригадири, начальники цехів, експедитори та ін. — виконують значну частину бухгалтерської роботи. Ця робота являє собою важливу частину та об’єкт організації.

Для кожного працівника необлікової служби з виконання ним облікових робіт має бути створено два нормативних документа:

· робоча інструкція;

· графік здавання документів у бухгалтерію.

Робочі інструкції складаються з виконання окремих облікових робіт — заповнення первинних документів, звітів тощо.

Графік здавання документів до бухгалтерії має містити назви, строки та порядок здавання.

Структура робочої інструкції має містити такі розділи:

· загальна частина;

· методика та техніка складання звітів;

· методика і техніка перевірки даних;

· обов’язки;

· відповідальність;

· графік здачі документів (табл. 1).

Таблиця 1. Графік здачі документів по складу

№ з/п	Назва документів	Строк здачі: дні, години	Кому потрібно здати	Примітки
1	Звіт про рух матеріалів	11, 21, 01, 12.00	Старшому бухгал­теру сектору обліку матеріалів
2

 

---

Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 354; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!