ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ И ПОЛНОМОЧИЙ
РАЗДЕЛ 3. РАЗРАБОТКА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ
ТЕМА 1. ЧЕЛОВЕК - ОСНОВА ОРГАНИЗАЦИИ
ПЕРСОНАЛ ОРГАНИЗАЦИИ
Главное отличие организации от других систем заключается в наличии в ней людей. Люди — это ресурсы организации и ядро управляющей подсистемы.
Одним из главных результатов современного этапа глобализации экономики, конкуренции, научно-технической революции на базе информационных технологий стало превращение человека в главную движущую силу развития организации. Персонал организации в настоящее время рассматривается как ее важнейший ресурс, как человеческий капитал.
Персонал - штатный состав работников организации, выполняющий различные производственно-хозяйственные и управленческие функции.
Состав персонала любой организации различается по естественным и приобретенным признакам (например, по полу, возрасту, образованию, стажу работы, профессии, специальности, квалификации, занимаемой должности и т.п.). Классификация работников по каким-либо из этих признаков образует структуру персонала организации.
Структура персонала отражает его распределение по определенным признакам или группам должностей.
Должность - совокупность прав, обязанностей и ответственности работника, определяющая его трудовые функции и границы компетенции
Должность закрепляется за работником юридически и делает его должностным лицом. Любая должность имеет свое наименование (например, «менеджер по продажам автомобилей», «инженер-механик», «старший экономист отдела стратегического планирования», «заведующий складом» и т.п.).
|
|
|
Лица, занимающие рабочие должности, непосредственно создают материальные ценности (например, производят продукцию или оказывают услуги производственного характера). Рабочие различаются между собой по квалификации, которая отражается в тарифном разряде.
Служащие выполняют административно-хозяйственные, финансово-бухгалтерские, снабженческие, юридические и некоторые другие функции. Они могут быть руководителями (менеджерами), специалистами.
Каждая должность должна быть снабжена должностной инструкцией.В ней излагаются правила, регулирующие действия занимающего ее лица.
Должностная инструкция состоит, как правило, из четырех разделов.
В первом разделе «Общие положения» отражаются:
• наименование должности, порядок назначения и освобождения;
• требования к образованию и стажу;
• основные служебные взаимосвязи по горизонтали и вертикали;
• режим труда и отдыха;
• формы оплаты и дополнительного поощрения.
Во втором разделе «Должностные обязанности» перечисляются функции, задачи и порядок их выполнения. В третьем разделе «Права» определяются:
|
|
|
• самостоятельно решаемые и согласуемые с руководством вопросы;
• круг подчиненных и степень их участия в подготовке документов;
• полномочия во внутренних и внешних контактах.
В четвертом разделе «Ответственность» приводятся сведения о формах отчетности и критерии оценки результатов работы, о возможных наказаниях (за неисполнение или ненадлежащее исполнение работник может быть наказан в пределах, определенных трудовым законодательством).
ФУНКЦИИ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ ПЕРСОНАЛОМ
Функция— слово латинского происхождения, означающее «деятельность». Применительно к объекту управления — это его основная и вспомогательная деятельность. Применительно к субъекту управления функция — это деятельность по управлению.
Функции объекта управления, реализуемые современными рыночно-ориентированными организациями, в последние годы стали называть бизнес-функциями. Поэтому функционирование таких организаций понимается как процесс реализации бизнес-функций и функций управления.
Функции управления— особые виды специализированной управленческой деятельности, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда.
|
|
|
Функции управления характеризуют то или иное взаимодействие субъекта и объекта управления. Для эффективного управления они должны образовывать единый комплекс, характеризующий всю полноту, весь спектр взаимодействия субъекта и объекта управления.
Бизнес-функции относятся к объекту управления, а функции управления — к субъекту управления. Однако следует иметь в виду, что каждая бизнес-функция и все они вместе взятые требуют управления. Любая функция реализуется в комплексе управленческих задач.
Различие задач и функций проявляется в том, что функции — это повторяющийся вид деятельности компании, а задачи — это деятельность, преследующая достижение требуемых результатов в заданное время.
Человек выполняет в организации ту или иную задачу в окружении людей, во взаимодействии с ними. Он, как правило, является членом группы, в рамках которой он действует. Группа обычно выделяется как структурное подразделение организации. Они имеютформально назначенного руководителя и закрепленные за ними функции и задачи.
Каждое подразделение организации функционирует на основе «Положения», разработанного и утвержденного в соответствии с действующими нормативными документами.
|
|
|
«Положение» состоит, как правило, из следующих разделов:
• общие положения;
• имущество подразделения;
• основные задачи и функции;
• права;
• взаимоотношения (служебные связи);
• ответственность.
В разделе «Общие положения» отражаются:
• порядок создания и ликвидации подразделения;
• нормативные документы, регламентирующие деятельность подразделения;
• подчиненность подразделения вышестоящим звеньям управления и т.п.
В разделе «Имущество подразделения» перечисляется имущество, закрепленное за подразделением, а также порядок управления им.
В разделе «Основные задачи и функции» перечисляются основные задачи и функции подразделения, а также порядок их изменения.
В разделе «Права» определяются:
• самостоятельно решаемые подразделением вопросы;
• вопросы, требующие согласования с вышестоящим руководством;
• вопросы, которые согласовываются с данным подразделением;
• требования, которые имеет право предъявлять подразделение к другим службам организации, и т.п.
В разделе «Взаимоотношения» указывается, с какими службами организации взаимодействует подразделение и по каким вопросам. При этом отражается, что получает подразделение от этих служб и что им поставляет.
В разделе «Ответственность» перечисляются функции и задачи, за невыполнение которых устанавливается ответственность подразделения и его руководителя: за невыполнение плановых заданий, за необеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, за некачественное исполнение поручений руководителей предприятия и т.п.
Наиболее часто встречающиесяподразделения в организациях:
• отдел научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИ ОКР);
• производственный отдел;
• отдел материально-технического снабжения;
• отдел маркетинга и сбыта готовой продукции;
• отдел кадров;
• финансовый отдел;
• отдел учета и анализа хозяйственной деятельности.
Управленческиеи бизнес-функции, выполняемыеподразделениямиорганизации:
1) отдел НИОКР:
• организация научных исследований, прикладных разработок;
• создание опытных образцов;
• внедрение новинок в производство;
2) производственный отдел:
• определение объема текущего выпуска продукции или оказания услуг;
• расстановка людей;
• организация подачи материалов, сырья, комплектующих деталей, информации к местам их использования;
• выполнение основных технологических процессов по производству продукции (услуг);
• своевременный ремонт оборудования и техники;
• оперативное устранение сбоев и неполадок в технологическом процессе;
• контроль качества;
3) отдел материально-технического снабжения:
• планирование объемов поставок сырья и других ресурсов;
• заключение хозяйственных договоров;
• организация закупки, доставки и хранения сырья, комплектующих изделий, материалов и т.п.;
4) отдел маркетинга и сбыта готовой продукции:
• разработка стратегии маркетинга;
• изучение рынков;
• формирование каналов сбыта;
• выработка ценовой политики;
• реклама готовой продукции;
• организация отправки готовой продукции покупателям;
5) отдел кадров:
• планирование, подбор, расстановка, обучение, повышение квалификации кадров;
• мотивация труда персонала;
• создание благоприятного морально-психологического климата;
• улучшение условий труда и быта работников;
• поддержание контактов с профсоюзной организацией;
6) финансовый отдел:
• разработка финансовой политики предприятия;
• составление бюджета и финансового плана организации;
• формирование и распределение ее финансовых ресурсов, портфеля инвестиций;
• оценка текущего и перспективного состояния финансовых ресурсов и принятие необходимых мер по их укреплению;
7) отдел учета и анализа хозяйственной деятельности:
• сбор, обработка и анализ данных о работе организации;
• сравнение собранных данных с исходными и плановыми показателями, результатами деятельности других организаций с целью своевременного выявления проблем и вскрытия резервов.
Состав функций подразделений и их объем зависят от следующихусловий:
• масштабов, структуры и уровня развития производства;
• размера компании, ее самостоятельности, места в сложившейся системе общественного разделения труда;
• связей компании с другими предприятиями и организациями;
• уровня развития компьютерных технологий, технической оснащенности организации и т.п.
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ И ПОЛНОМОЧИЙ
Основным средством установления формальных взаимоотношений работников в организации и распределения между ними работы и ответственности является процесс делегирования задач и полномочий.
Делегирование–
· средство распределения задач (работ) среди сотрудников, выполнение которых необходимо для достижения целей организации;
· постановка задач перед кем-нибудь и одновременно наделение этого лица полномочиями для их решения.
Из второго определения термина «делегирование» видно, что, если какому-либо работнику делегируется выполнение определенных задач, организация должна предоставить ему и необходимые для этого ресурсы. Поэтому вместе с задачами руководитель вынужден делегировать подчиненному и соответствующий объем полномочий.
Проблема делегирования связана с размерами организации. В малых организациях предприниматель может сам выполнять все основные управленческие функции (например, это может быть автостоянка, закусочная, небольшая мастерская по ремонту отдельных узлов автомобилей и т.п.). Однако по мере роста организации часть своих задач руководитель вынужден передавать подчиненным. Поскольку для выполнения этих задач необходимы ресурсы, то вместе с задачами руководитель делегирует и часть своих полномочий. Так, в нашемпримере, при увеличении объемов работ в мастерской, в связи с освоением ремонта других узлов автомобилей, руководитель вынужден будет принять в штат организации приемщика, мастеров по ремонту, других специалистов и передать им часть своих задач и полномочий.
Полномочия–
· совокупность предоставленных прав самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять иные действия в интересах организации;
· делегированное ограниченное право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации.
С организационными полномочиями тесно связано такое понятие, как власть.Однако по смыслу оно существенно от них отличается.
Власть–
· реальная возможность использовать ресурсыорганизации;
· потенциал, имеющийся у руководителя (т.е. онасуществует и тогда, когда не применяется).
Полномочиями наделяются, как правило, управленческие кадры (менеджеры) организации.
Процесс делегирования задач и полномочий всегда двусторонний. Поэтому необходимо учитывать не только волю и желание руководителя, но и возможности и желание подчиненного.
Различают два основных вида организационных полномочий: линейные и аппаратные.
Линейные полномочия— это:
• право непосредственного единоличного командования;
• право принятия решений по всем вопросам, возникающим в подчиненном руководителю коллективе, в пределах, установленных организацией, законом или обычаем.
Руководитель, наделенный линейными полномочиями, называется линейным руководителем.
Линейные полномочия лежат в основе формирования организационной структуры, их делегирование создает иерархию уровней руководства в организации. Линейные полномочия позволяют реализовать на практике принцип единоначалия, который гласит, что у исполнителя должен быть только один начальник.
Возникновение аппаратных полномочийвызвано усложнением управленческого труда, специализацией руководителей. В результате такой специализации сформировался управленческий аппарат (иногда называемый штабом).
Главное назначение аппарата управления:
• анализ информации;
• консультации линейных руководителей;
• разработка различных вариантов решений;
• экспертиза;
• контроль выполнения принятых решений и т.п.
Функции, выполняемые аппаратными службами:
• планирование;
• маркетинговые исследования;
• управление персоналом;
• документирование;
• решение юридических вопросов и т.п.
Виды аппаратных полномочий:
• функциональные;
• рекомендательные;
• полномочия обязательного согласования;
• контрольно-отчетные;
• координационные и т.п.
Функциональные полномочияозначают право руководителя, наделенного этими полномочиями самостоятельно принимать решения в пределах определенной функции управления. Менеджеров, наделенных такими правами, обычно называют функциональными руководителями.
Руководители или специалисты, наделенные функциональными полномочиями, имеют право давать обязательные для исполнения указания работникам, непосредственно подчиняющимся другим должностным лицам (например, линейным руководителям).
Эти указания (решения) обычно предписывают методы работы, иными словами, то, как действовать, чтобы достичь целей.
Для сохранения единства управления (единоначалия) содержание и объем функциональных полномочий строго регламентируются.
Рекомендательные полномочия— полномочия узкоспециализированных работников аппарата управления, которые готовят по своим вопросам рекомендации или советы линейным руководителям. Например, рекомендательными полномочиями наделяются обычно такие специалисты, как психолог, юрист, консультанты по информационным технологиям и т.п.
Полномочия обязательного согласованияозначают для линейного руководителя необходимость согласовывать с соответствующим специалистом административного аппарата проекты готовящихся решений.
Контрольно-отчетные полномочияпредоставляют возможность их носителям осуществлять проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления обязательной информации. Контрольно-отчетными полномочиями могут наделяться: главный бухгалтер, главный экономист-финансист, инженер по охране труда и т.п.
Координационными полномочиямиобладают различного рода комитеты и комиссии, создаваемые для рассмотрения спорных проблем и принятия совместных решений.
Пределы полномочий внутри организации определяются:
• уставом, правилами;
• положениями о структурных подразделениях;
• должностными инструкциями и т.п.
Внешние ограничения содержатся в законодательных актах, других нормативных документах или формируются традициями и обычаями.
Наделение подразделения или работника обязанностями и правами должно четко фиксироваться на основе:
• издания приказа;
• утверждения соответствующего положения о подразделении;
• внесения изменений в должностную инструкцию и т.п.
Делегирование задач и полномочий порождает в организации ипроблему распределения ответственности.
Ответственность - обязательство работника выполнять задачи, соответствующие занимаемой должности, и отвечать за результаты своей деятельности.
Следует различать ответственность руководителя (общая ответственность) и ответственность исполнителя (функциональная ответственность).
Ответственность исполнителя— обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда.
Ответственность руководителя— обязательство руководителя отвечать за выполнение задач и результаты труда подчиненных ему работников.
Руководитель, делегируя часть своих полномочий, не может вместе с ними передавать подчиненным и часть своей ответственности, т.е. ответственность в отличие от полномочий не делегируется. В крупных организациях (например, на заводах по производству автомобилей, супермаркетах и т.п.) менеджеры высшего уровня управления очень часто не знают подчиненных им работников низших уровней, но, тем не менее, отвечают за их работу.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 438; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!