Круг влияния по Стивену Р.Кови

Модуль посвящен проблемам управления невосполнимым ресурсом – временем. Основная цель модуля – показать, что можно научиться успевать жить и работать, эффективно распоряжаясь временем в соответствии со своими целями и задачами. Пользователи найдут ответы на вопросы: "Что мешает нам везде успевать?", "Как планировать свой рабочий день?", "Как бороться с авралом?", "Как эффективно организовать рабочее место?"Модуль предназначен для различных категорий персонала - от исполнителя до руководителя высшего звена. Разделы модуля можно изучать в любой последовательности. Каждый из них сопровождается краткими выводами, помогающими закрепить пройденный материал.

Введение

 

Говоря об управлении временем как материальным ресурсом, не стоит забывать о том, что не все в жизни измеряется деньгами. В том числе — не всякое время. Об этом — притча.

«Несколько недель назад я приготовил себе кофе, взял утреннюю газету и сел послушать радиоприемник. Я поворачивал ручку настройки, пока вдруг мое внимание не привлек бархатный голос одного старика. Он что-то говорил о "тысяче шариков". Я заинтересовался, сделал звук погромче и откинулся на спинку кресла.

— Хорошо, — сказал старик, — могу поспорить, что вы очень заняты на работе. Вчера, сегодня, завтра. И пусть вам платят много. Но за эти деньги они покупают вашу жизнь.

Подумайте: вы не проводите это время со своими любимыми и близкими. Ни за что не поверю, что вам нужно работать все это время, чтобы свести концы с концами. Вы работаете, чтобы удовлетворить ваши желания. Но знайте, что это замкнутый круг — чем больше денег, тем больше хочется и тем больше вы работаете, чтобы получить еще больше. Нужно суметь в один момент спросить себя: "А действительно ли мне так нужна еще одна кофточка или машина?" И ради этого вы готовы пропустить первое танцевальное выступление вашей дочери или спортивное соревнование вашего сына? Позвольте рассказать кое-что, что реально помогло мне помнить о том, что главное в моей жизни, и сохранить это.

И он начал объяснять свою теорию "тысячи шариков".

— Смотрите, в один прекрасный день я сел и подсчитал. В среднем человек живет 75 лет.

Я знаю, некоторые живут меньше, другие больше. Но живут примерно 75 лет. Теперь я 75 умножаю на 52 (количество воскресений в году) и получается 3900 — столько воскресений у вас в жизни. Когда я задумался об этом, мне было 55. Это значило, что я прожил уже примерно 2900 воскресений. И у меня оставалось только 1000. Поэтому я пошел в магазин игрушек и купил 1000 небольших пластиковых шариков. Я засыпал их все в одну прозрачную банку. После этого каждое воскресенье я вытаскивал и выбрасывал один шарик. И я заметил, что, когда я делал это и видел, что количество шариков уменьшается, я стал обращать больше внимания на истинные ценности этой жизни. Нет более сильного средства, чем смотреть, как уменьшается количество отпущенных тебе дней! Теперь послушайте последнюю мысль, которой я хотел бы поделиться сегодня с вами, перед тем как обнять мою любимую жену и сходить с ней на прогулку. Этим утром я вытащил последний шарик из моей банки... Поэтому каждый последующий день для меня подарок. Я принимаю его с благодарностью и дарю близким и любимым тепло и радость. Знаете, я считаю, что это единственный способ прожить жизнь. Я ни о чем не сожалею. Было приятно с вами поговорить, но мне нужно спешить к моей семье. Надеюсь, еще услышимся!

Я задумался. Действительно было, о чем подумать. Я планировал ненадолго смотаться сегодня на работу — нужно было делать проект. А потом я собирался с коллегами по работе сходить в клуб. Вместо всего этого я поднялся наверх и разбудил мою жену нежным поцелуем:

— Просыпайся, милая. Поедем с детьми на пикник.

— Дорогой, что случилось?

— Ничего особенного, просто я понял, что мы давно не проводили вместе выходные.

И еще, давай зайдем в магазин игрушек. Мне нужно купить пластиковые шарики...»

Цитируется по www.livejournal.ru

Каждый из нас хотя бы раз в жизни думал: «Почему же так мало времени в сутках! Ведь так хочется все успеть». А если эта мысли приходит к Вам все чаще и чаще, то этот курс, несомненно, для Вас. Он призван помочь Вам управлять своим временем на работе и дома, создавая баланс в рабочей жизни и в быту.

В этом модуле Вы узнаете:

• Что мешает нам везде успевать
• Как планировать свой рабочий день
• Как бороться со стрессом
• Как эффективно организовать сове рабочее место
• Как разобраться со своими делами
• Как бороться с авралом
• и много других «как», помогающих успевать жить и работать.

Целеполагание

Установление целей

 

Основные критерии целей Дополнительные критерии цели Конфликты целей

Вспомните вашу самую заветную мечту. Она сбылась? Сбудется? А знаете ли вы, что лучший способ легко и просто достичь своей мечты — это превратить ее в цель. Чтобы она стала конкретной и реальной. Именно тогда у вас появляется желание достигать цели, а не просто мечтать, лежа на диванчике.

Чтобы действительно опредметить вашу мечту, следует сделать несколько набросков. Цель должна быть сформулирована на бумаге: если у вас что-то в голове — вы не можете этим управлять. Как только вы нарисовали, написали — у вас появляется возможность манипулировать написанным и улучшать его. Да и вообще возьмите за правило:

написано на бумаге — можно с этим работать, что-то изменять. А пока ваши планы в голове — это лишь идеи.

Чтобы цель стала целью, нужны четыре обязательных критерия: конкретность, измеримость, дата, реальность.

Рассмотрим каждый последовательно и подробно.

Основные критерии цели

Первый - КОНКРЕТНОСТЬ. Как в песне поется не все понятно, а что конкретно?, так при постановке цели следует стремиться максимально конкретизировать, что вы хотите? на что именно хотите?. Простая зарисовка.

Первый вариант: хочу купить автомобиль.
Второй вариант: хочу купить Peugout 407 красного цвета.

Обратите внимание на разницу между ними. Первый вариант — это скорее мечта. Второй как минимум обладает конкретностью. Такова зарисовка обязательного критерия постановки цели КОНКРЕТНОСТИ. Двигаемся далее.

Второй критерий — ИЗМЕРИМОСТЬ. В отношении этого параметра цели много копий в спорах и диспутах сломали консультанты. Действительно, многие вещи, как утверждают некоторые, сложно измерить. К примеру, оценить качества будущей работы только прибывшего нового сотрудника. Если обратиться за помощью к науке или взглянуть на работу издательств, то решение находится на поверхности.

В чем основная сложность? Измеримость отвечает на вопрос, сколько вешать в граммах? Нам требуются два фактора: качественный — граммы, литры, метры, штуки и т. д. и количественный — число, целое (1; 14; 555) либо дробное (7,4). Если удается надеть эти кандалы на конкретность цели, можем быть уверены, два критерия уже в кармане.
Но сложность в реальном бизнесе возникает тогда, когда надо померить (чем именно?) качество работы человека, работающего с человеком. Где измеримость в проведении переговоров?

Ответ — экспертная оценка! В науке уже много лет этот метод используется в социологических исследованиях, при работе с человеческим фактором. Кратко раскроем суть
метода. Чтобы измерить неизмеримое, собираем группу людей. Собранная группа должна состоять из людей с богатым опытом работы с неизмеримым, в этом случае она называется экспертным советом. Проводим опрос каждого эксперта, суммируем оценки, получаем среднее — и вот готовое решение. Если объяснять в двух словах, то вышесказанное — правда. Я опускаю технологические тонкости экспертных оценок, это не цель нашей книги.

Например, требуется оценить качество обслуживания в торговом зале. Используем метод экспертных оценок следующим образом. На выходе из магазина нужно задать каждому клиенту вопрос: Как вы оцениваете качество работы продавца? Если можете, поставьте оценку от 1 до 5.

5 баллов — отлично, 1 балл — отвратительно. В течение пары часов набираем 10-20 отметок. Средний балл по ним — в цифрах ответ на вопрос "Каково качество обслуживания?" Метод экспертных оценок очень интересен. И на взгляд автора, каждый руководитель обязан понимать его суть и уметь применять при необходимости. Продолжаем рассмотрение критерия измеримости.

Формулируя критерий измеримости в бизнесе, требуется доля погрешности на поставленные цифры. К примеру, цель звучит: поднять на 12% объем продаж. Более верно сформулировать ее поднять объем продаж минимум на 8%, максимум на 14%. Плановый показатель —12%. Человеческому мозгу нужна подобная растяжка показателей результата.

В диапазоне min-план-mах происходит образование зоны комфортной мотивации, когда человек прилагает усилия к достижению цели. Представьте, что менеджеру поставили план на 10% поднять продажи. В результате, пока менеджер не поднимет план на 10%, он будет испытывать страх потерпеть неудачу. Даже если план выполнить на 9,8% — то это все равно не 10! У человека остается чувство неудовлетворенности собой. Этот механизм подсознательный, поэтому фразы "да, почти что 10%" не спасают нашу самооценку. Внутри себя не обманешь.

Иначе происходит, когда мы задаем три опорные точки. Вот как следует их определять.

Минимум — то, что человек может достичь относительно легко. Так сказать, с вероятностью 100%. В примере с нашим менеджером 8% он может сделать без особых усилий, просто работая каждый день.
План — цифры, которые человек хоть раз в жизни показывал. Несколько месяцев назад менеджер достигал роста объема продаж на 12%. Поэтому это может быть плановой цифрой.
Максимум — то, что для исполнителя воспринимается реально, но он их еще не достигал либо достигал редко. Динамики роста продаж в 14% менеджеру никогда не удавалось, его рекорд на сегодня это — 13%. Однако при постановке цели 14% может претендовать на роль максимальной планки в измеримости цели.

При подобной формулировке цели, с заданием трех границ, мы создаем поле мотивации. При выполнении работы, как только человек достигает минимального значения, он испытывает первое удовольствие: "Да! Я это сделал! Получилось!" В этот момент с арены уходит страх потерпеть неудачу и выходит желание добиваться успеха. У человека появляется стремление достичь следующей отметки — "План". Достиг ее — снова победа: "Класс! План я выполнил!". Подобное достижение подливает топлива в котел мотивации. Человек начинает с яростным желанием вкладывать усилия, стремится достичь планки максимума.
Вот таким образом, разбив одну цифру (измеримость цели) на три, мы заранее, на этапе формулировки цели, создаем условия для мотивации в процессе достижения цели. Это один из способов усилить мотивацию достижения. Мы рассмотрим несколько из них.

Следующим обязательным параметром цели является ДАТА. Если вы хотите купить Пежо 407, то формулировка "купить его к декабрю 2007 года" куда лучше, чем просто "хочу купить", не имея никакой даты. Во втором случае вы собираетесь жить вечно. Или вам безразлично, когда вы получите эти результаты. Если вы действительно хотите достичь желаемого, вы интуитивно определяете дату, "когда я хочу этим обладать". Тут важен именно точный срок, а не сколько времени потребуется.

Пример двух формулировок. Предположим, сегодня 15 ноября.

Вариант один — "выполнить задачу в течение 15 дней".
Вариант два — "выполнить задачу к 1 декабря".

В первом случае вы ставите перед собой временную рамку "15 дней" и двигаетесь с ней в будущее. Перед глазами — именно эти 15 дней, которые и через 5 дней воспринимаются мозгом как 15! Это как у Фоменко на Русском радио: "я же говорил вам, приходите завтра! А вы все сегодня да сегодня".

Во втором случае — по мере приближения к дате цели — времени все меньше. И вы реально чувствуете приближение финального срока. Как бегун видит на финишной прямой приближение заветной линии. С каждым шагом — все ближе к цели.

Еще один момент. При постановке относительной даты "через сколько" мозг вынужден помнить две цифры: дату, когда вы это поставили (15 ноября), и срок (15 дней). В случае же "1 июня" нужно помнить только одну дату. Наша человеческая природа такова, что если мы что-то можем забыть — забудем. Поэтому природа старается кодировать все минимальным количеством информации. Примером этого наглядно служит ДНК, где записано не "5 пальцев" — а "4 промежутка между пальцами"! И этой информации достаточно, чтобы у человека вырастало 5 пальцев.

Следующий критерий - РЕАЛЬНОСТЬ. Чтобы человек стремился достигать цели, она должна им восприниматься как реальная. Здесь важно, чтобы измеримость, которую мы рассмотрели выше, была реальна именно для исполнителя этой цели. К примеру, для профессионального спортсмена совершенно реально выполнить 120 отжиманий за 1 минуту. И эту цель он воспринимает как реальную. Для новичка даже 30-40 отжиманий могут восприниматься нереальными. Диапазон реальности хорошо иллюстрирует атмосфера Земли. Находясь здесь, где вы читаете этот текст, вы легко и непроизвольно дышите. Если вас поднять на высоту 5000-7000 метров, то ваше дыхание резко изменится. Вы начнете дышать часто и глубоко, поскольку на такой высоте воздух разряжен и организму, чтобы получить достаточно кислорода, требуется прокачивать через легкие на порядок больший объем воздуха. Если же прожить на такой высоте месяц-два, ваше дыхание станет таким же незаметным, как и сейчас. Организм адаптируется.

То же происходит и с реальностью. Поднять объем продаж на 1% совершенно реально, это как незаметное дыхание. Поднять на 1000% — воспринимается нереально. А вот на 50% — реально, но "вроде как тяжело". Чем выше человек ставит планку реальности — тем выше у него амбиции и он ближе приближается к границе реальности. Если при постановке цели эту границу перейти, мозг реагирует: "это не реально" — и в результате блокирует мотивацию к достижению этой цели. Именно поэтому опасно ставить чрезмерно высокую планку людям с низкой самооценкой. В чем логика? В том, что самооценка, как правило, коррелирует с высотой атмосферы реальности. Высокая самооценка рас ширяет границы реальности, человек много считает достижимым и стремится это достигать. Низкая самооценка — человек воспринимает себя как неудачника, поскольку граница реальности давит как низкий потолок в подвальном помещении и ему в буквальном смысле "нечем дышать". Все, что он видит перед собой, любая серьезная цель кажется ему недостижимой. Исходя из этого, нетрудно догадаться: поднимая самооценку себе и своим сотрудникам, вы можете управлять границей реальности. Подняли самооценку, описание цели находится в диапазоне реальности — у мозга возникает мотивация достигать, и вы смело приступаете к выполнению первых задач. Хороший способ приблизить звезды. Таковы четыре обязательных критерия постановки цели. В западной литературе, в практике российских консультантов встречаются еще несколько критериев. Так как совершенствоваться можно до бесконечности, нам важно найти ту грань, когда остановиться. Опыт показывает, что остальные критерии имеют место быть, однако они дополнительные, а не обязательные. Если хотя бы одного из четырех (конкретность, измеримость, реальность, дата) нет или они нечетко прописаны — в итоге достижение цели не более чем вероятность. Если есть все четыре критерия, они ясно и четко прописаны на бумаге (или в файле на компьютере), то это уже гарантия достижения цели. Хорошо разобрав основные критерии цели, выполните практикум и переходите к десерту, знакомству с дополнительными критериями формулировки целей.

Дополнительные критерии цели

Рекомендуется, чтобы формулировка цели умещалась в 24 слова. Хорошая аналогия с 24 часами в сутках. Действительно, если цель удается просто и кратко сформулировать, это приближает вас к успеху ее достижения. Если же человеку мало такого количества слов, скорее всего, он упаковал в описание несколько целей. Например, как у сатирика: "сыромясокомбинаттракторопрогрессострой". Такие предложения следует разбивать на несколько частей, и для каждой из них детально прописать четыре обязательных критерия. Родилась еще одна аналогия. Некоторые критерии, а точнее конкретность и измеримость, сродни координатам в географии: широте и долготе. Чтобы понять, достигли мы или нет цели нашего путешествия, сверяем показания GPS, который выдает координаты нашего местоположения, с картой. Чтобы понять, достигли ли мы желаемой цели в бизнесе, мы сверяем полученные результаты (GPS) с описанием цели: что конкретно и сколько (пункт назначения на карте).

Также к дополнительным критериям относят социальную позитивность цели. Совершенно верно, если человек ставит себе цель, то ее результаты должны быть как минимум социально нейтральны, без негатива для окружающих.

Однако это достаточно тонкая грань, здесь пересекаются этика жизни и бизнеса, мировоззрение, культура, совесть и т. д. Чтобы точно описать, где она проходит, потребуется не одна страница. Поскольку наша цель — инструментальная, то мы не будет рассматривать эти вопросы в книге. На эти темы уже много томов написали другие авторы.

Конфликты целей

В работе руководителя нередко бывает столкновение желаний и интересов не только за столом переговоров, но и внутри себя. Когда "и то, и другое надо сразу" — конфликт целей.

Вот несколько примеров конфликтов.

Цель 1: Поступление ребенка, дочери, в С-Петербургский вуз Цель 2: Реализация мечты в горы на Памир (июнь-июль)

Цель 1: Написать диссертацию в следующем году Цель 2: Увеличить заработок на порядок

Цель 1: Уходить вовремя с работы с чувством выполненного долга — моя мечта Цель 2: Приходить вовремя домой (уделять больше времени ближним)

Цель 1: Ходить в бассейн 3 раза в неделю, несмотря ни на что Цель 2: Выполнять всю работу

Цель 1: Отпустить в плановый отпуск сотрудника Цель 2: Выполнить срочную работу

Цель 1: Бросить пить кофе Цель 2: Повысить интенсивность работы

Цель 1: Добиться успеха в работе Цель 2: Быть идеальной женой и матерью

Цель 1: Досрочная сдача объекта Цель 2: Сохранить качество объекта

Любой конфликт — это потеря внутренней энергии на "метания души". Конфликт целей сопровождается повышением стресса. В итоге это потеря времени. А именно его сбережением мы с вами и занимаемся. Поэтому нам необходимо быстро и четко разрешить возникающие конфликты. Ниже представлен список методов выхода из конфликтов.

1. Отказаться от одной из целей
2. Приоритет по принципу — вначале это, потом все остальное.
3. Приоритет по принципу 1,2,3...
4. Делегирование
5. Детализация целей
6. Планирование
7. Цель цели — согласование конфликтующих целей путем поиска большей общей цели.

Список представлен в следующем порядке. На первом месте стоит самый быстрый и самый жесткий вариант решения. Отказавшись от одной из целей, вы быстро решите конфликт. Однако если это выгодно по скорости, то наступить на горло собственной песне не каждому суждено. Факт лишь в том, что это самый быстрый способ выхода из конфликта целей. Далее, следуя по списку, каждый из пунктов требует больше вашего времени и усилий для разрешения конфликта целей. А некоторые — и денег (делегирование). Но заметим, что они позволяют достигать нескольких целей, а не отказываться от них. Рассмотрим конкретный пример, как можно решить конфликты целей.

Цель 1: Поступление ребенка, дочери, в С-Петербургский вуз Цель 2: Реализация мечты в горы на Памир (июнь-июль) 1. Послать жену в Питер с дочкой, а сам — на Памир 2. Разнести по времени, сместить поездку на Памир 3. Нанять менеджера по устройству дочки в университет 4. Отказаться от реализации одной из целей

Расстановка приоритетов

Принцип Парето Матрица Сравнений Матрица Эйзенхауэра. Антиавральные решения

В бизнесе ежедневно требуется делать выбор, принимать решения, определять приоритеты. Психологически это всегда тяжелый груз ответственности для нас. Повезло тем, кто умеет это делать быстро и качественно. При такой работе достичь высоких результатов можно за несколько лет.

Рассмотрим, каким образом освоить качественный выбор из альтернатив.
Принятие решений состоит из двух компонентов.

Инструменты — помогают просчитать каждую из альтернатив и подготовить информационную базу для принятия решения.
Смелость — при наличии всей информации помогает быстро принять решение. А также в случае, когда информации не хватает, что особенно часто бывает в конкурентном рынке.

"К черту торпеды — пойдем на пролом", — таков девиз людей с высокой смелостью и не слишком отягощенных инструментальным запасом при принятии решений. Вторая крайность — постоянное оценивание, взвешивание до бесконечности. Эти люди, как правило, редко принимают решения. Их удел — смотреть со стороны за развитием ситуации и логичное объяснение причин успеха других. Им сложно принять решение. Они всегда думают, что чего-то не учли, и пробуют до последнего ждать и собирать информацию. А тем временем, пока будет получена последняя цифра, первые уже потеряют актуальность. Порочный круг, пока ждем прогноза погоды — погода уже меняется, и опять нет возможности принять "правильное решение".

КАК ВЫДЕЛИТЬ ВАЖНОЕ? С опытом руководители вырабатывают интуицию. Она позволяет принимать качественные решения быстро. Как описано в "Кодексе самураев": правильное решение принимается в течение 7 секунд. Такое возможно, если вы "варитесь" в своей специальности 5-7 лет. Примерно за этот срок формируется профессиональная интуиция. Чтобы ее выработать, следует заложить хорошие основы. Основой профессиональной интуиции являются качественные инструменты расстановки приоритетов. Выделим основные инструменты расстановки приоритетов в делах.

Принцип Парето

Для того чтобы отсеять большую часть наших дел, требуется некий критерий. Мерилом выступает соотношение 80: 20, или принцип Парето. Применительно к тайм-менеджменту он гласит следующее: 20% всех дел, которые мы делаем, приносят нам 80% результата. То есть в любой области однородных объектов есть неравномерность распределения. Польза правила Парето — это четкое соотношение 20: 80. Ключевая часть всегда составляет примерно одну пятую часть всего целого. Зная это заранее, вы можете избавиться от 80% малоэффективной работы. Поэтому если удастся разглядеть эти зерна и отделить их от плевел, мы получаем сильный рычаг роста КПД нашей работы.

Важно верно подобрать критерий, который будет разделять дела на 20 и 80. Здесь могут быть различные варианты: "цена вопроса" — и тогда 20 дел из ста дают 80% денег, а 80 дел дают 20% денег. Будущие перспективы, отношения с окружающими и т. д. — все это может выступать как шкала оценки в правиле Парето. Рекомендую использовать вопрос, помогающий качественно зачистить рабочий день: "Каковы отдаленные результаты решения данной задачи?"

Задайте ряд вопросов перед выполнением дела. Если я выполню эту задачу, что произойдет через день? Неделю? Месяц? Год? Решив эту задачу, какие выгоды получу через день? Неделю? Месяц? Год? Если откажусь ее выполнить, что потеряю через день? Неделю? Месяц? Год?

К примеру, вы выбираете между двумя контрактами. Один — на 1000$, второй — на 5000$. Ваш выбор? Наверное, 5000. Добавим дополнительную информацию касаемо контрактов. Первый — это ежемесячно 1000$, а второй — разово. Еще усложним выбор. В первом случае вам требуется выполнить работ на 10 часов, чтобы отработать условия контракта. Во втором —100 часов. Каково теперь ваше решение? Наверняка изменилось. Вы отдаете предпочтение первому. При таком многофакторном выборе правило Парето уже не спасает. Здесь самое время рассмотреть матрицу сравнений.

Матрица Сравнений

Проиллюстрируем механизм матрицы сравнений на примере выбора ноутбука.
Мы решили купить ноутбук. Выбор происходит между двумя моделями. Они представлены в таблице.

Модель	Цена $	Вес, кг	Время работы от аккумулятора, ч	Размер диагонали, дюймов
Compaq E500	600	3	1,5	15
Fujitsu Siemens P-7010	1600	1,3	6,5	10,5

Чтобы определить, какому отдать предпочтение, мы выделяем ключевые характеристики каждого ноутбука (условно — критерии сравнения). Цена, вес, время работы, диагональ становятся качественными характеристиками. Каждую модель оценим по всем критериям и внесем эти данные в графы. Заполняем таблицу. Цифровую оценку каждого качественного критерия модели обозначим как количественные характеристики. Получается, у нас 4 шкалы оценки двух ноутбуков. По каждому из них проведем тендер и посмотрим на результаты.

Модель	Цена $	Вес, кг	Время работы от аккумулятора, ч	Размер диагонали, дюймов
Compaq E500	600	3	1,5	15
Fujitsu Siemens P-7010	1600	1,3	6,5	10,5
Победа по критерию	1	2	2	1

По цене и диагонали выигрывает Compaq E500, а по весу и времени работы — Fujitsu Siemens P-7010. Ситуация 50 на 50. Что делать? Возможны несколько путей. Во-первых, добавить дополнительных характеристик — расширить диапазон критериев выбора. Во-вторых, выделить ключевые характеристики среди уже имеющихся. Выделить важное можно, только исходя из цели — "зачем нам ноутбук?"

В случае "ноутбук для командировок" ключевыми критериями из представленных становятся вес и время работы.
В случае "рабочая лошадка для дома" ключевые — цена и размер диагонали.

В нашей таблице мы убрали критерии скорость работы, память и т. д., поскольку они либо примерно равны, либо незначимы для нас. К примеру, цвет лэптопа одному безразличен, а другому — критичен. Это отбрасывание критерия на уровне вкуса. Также при реальном сравнении отбросить качественную характеристику разумно после ее оценки. И если результаты у обоих ноутбуков равны, поступаем, как в уравнении с равными членами, — убираем их.

Подведем итоги в виде краткого алгоритма составления матрицы сравнений. 1. Определяем цель сравнения. 2. Выбираем два и более реальных объекта сравнения. 3. Набрасываем качественные критерии, 5-7 шт. 4. Вносим исходные данные (заполняем таблицу количественными значениями). 5. Проводим поединки по каждому из критериев, определяем, кто выиграл. 6. Исходя из цели, выделяем ключевые критерии. 7. На основе ключевых критериев принимаем решение.

 

Матрица Эйзенхауэра. Антиавральные решения

 

ДЕЛА	СРОЧНЫЕ	НЕСРОЧНЫЕ
ВАЖНЫЕ	Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи А	Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов В
НЕВАЖНЫЕ	Прерывания, перерывы Некоторые телефонные звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность С	Рутинная работа Некоторые письма Некоторые телефонные звонки "Пожиратели" времени Развлечения D

Два параметра, которые описывают любую задачу:

Насколько дело важное — обозначим как "ВАЖНОСТЬ"
Насколько дело срочное — обозначим как "СРОЧНОСТЬ"

"ВАЖНОСТЬ" — критерий как в принципе Парето.
"СРОЧНОСТЬ" — насколько задача близка к опасной зоне, "линии смерти" — deadline.

Если все дела поделить по двум критериям, то получатся четыре квадрата. Условно обозначим квадрат "важно-срочно" как "А". Дела, не терпящие отлагательств. Их нужно делать немедленно. Этот квадрат — как пожар, требующий вашего сиюминутного вмешательства. Если задачу нужно сделать сегодня и она, по Парето, попадает в 20% ключевых дел, то это и есть задача категории "А". Представьте, что завтра у вас будет 2, 5, 10 дел, которые нужно сделать именно завтра и которые достаточно важные. Как назвать такой день? Цейтнот. Аврал. Правда в том, что 80% авралов человек планирует себе самостоятельно. Сознательно или бессознательно, мы не учитываем факторы и переменные, которые и приводят к тому, что мы работаем ежедневно в ситуациях аврала. Логичный вопрос: как этого избежать? Откуда берутся эти "А"-вралы?

80% горящих дел приходят потому, что мы не уделяем внимания квадрату "В" — важным, но не срочным делам. Именно отсюда растут корни кочевников. Как только вы обошли своим вниманием этот квадрат, он тут же о себе напоминает, совершая кочевнические набеги — и вот вам форс-мажоры. Работайте с ними. Тушите пожары.

Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь "накатанные рельсы" — типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей — это подготовиться к ним. Ниже собран опыт российских руководителей и консультантов, которые испытывали те или иные трудности с "ворами времени", — ситуации, которые поедают наше время, не принося никакой пользы. Данный раздел можно использовать как стимульный материал для выработки своих рецептов "антиавральных решений".

Ниже собраны наиболее частые "воры времени", неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как "линии обороны от С", что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.

Телефонные звонки. Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к "входящему". Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.

Личные звонки	Профессиональные звонки
	от руководства	от коллег	от клиентов
1. Попросить говорить короче 2. Опросить перезвонить в другое время 3. Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна 4. Установить автоответчик 5. "Послать на 3 буквы": Напиши все по SMS. "А если есть что по делу — пришли SMS!"	1. "Извините, я сейчас разговариваю с клиентом" 2. "Я говорю по межгороду" 3. Упреждать, звонить перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнять "что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине? Без отвлечений?" 4. Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)!* 5. В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить**	1. Отложить 2. Взять трубку, поняв, что это задача "С", переключить на автоответчик 3. Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время 4. Выделять зоны для общения *** 5. Потребовать структурировано изложить суть	I. Высказать просьбу перезвонить: "вызывают к начальству на ковер..." 2. Структурировано выслушать, быстро отвечать 3. "Я понял задачу, перезвоню в такое-то время..." 4. Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу
* Технически реализуемо. Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки ** Чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-Oтветов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасываете звонок — и автоматически направляется SMS звонившему *** Когда лучше вам звонить, например, два окна: утром и вечером

Внезапно приходит человек (посетитель). Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно. К данным "похитителям времени" можно применить следующие ветви решений.

a. Вести разговор, стоя, чтобы быстрее завершить общение
b. Сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновск в компании "Дворцовый ряд" сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал "отвлекать нельзя!" После завершения работы флажок убирается с "сигнального места" — значит, можно подходить задавать вопросы и т.д.
c. Плотно подойти к гостю, вызывать дискомфорт, уменьшить психологическую дистанцию
d. Вызывать неприятные звуки, к примеру, пенопласт по стеклу
e. Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через минуту звонит телефон, и вам срочно нужно выйти!
f. Создать гостевую комнату, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой
g. На входе заполняется список вопросов. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение
h. Переориентация его активности в ваше русло, на ваши цели
i. Перенаправить на другого человека: "дежурный менеджер", "дежурный по пространству"
j. На визитке указывать время работы офиса: с... по... Тем самым ограничить посетителей в неудобное вам время
к. График приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться)
l. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, "путешествие на обед"
m. Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные)

Внутрифирменные "тормозные колодки". В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии "стратегических летучек" и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном, рваном графике продуктивность вашей работы снижается, и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально их предупреждать, но если они уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.

1. Вам назначили "внезапное совещание"
a. Участвовать в совещании по телефону b. Проводить совещание стоя. К примеру, в компании ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти, в более комфортные условия c. Разработать список совещаний, которые летучками не решаются. В итоге реестр совещаний, напротив каждого из которых — список решаемых вопросов d. Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10-15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели e. Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании "РРЕ Group" на стенах висят постеры: "10 правил совещаний". Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов f. В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, "внезапные совещания" исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним g. Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право "отклонить приглашение на совещание" h. Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов i. Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием
2. Внеплановое распоряжение начальства ("начальская дурь", помехи со стороны руководства)	3. Сбои техники.Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены "подружиться" с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны в этой части.
a. Организовать референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна b. Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые "дергания" персонала c. Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач, это в случае, если он "вменяемый" d. Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: что и как давалось с его стороны. Указать, какая часть из них "В", а какая — "А" e. Получать у руководителя "интервал ответственности". Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач — вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем в пятницу, то интервал ответственности — неделя.	a. Составить график контроля техники (регулярный техосмотр). Таким образом, вы будете в курсе "вероятности возникновения проблем" b. Инструкции по исправлению проблем c. Договоренность с копи-центром на предмет аренды или приоритетной печати d. Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру e. Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, цифровой фотоаппарат). Если сломался копир, то можно снять копию через факс, сканер и принтер f. Сфотографировать и выслать печатные материалы g. Провести учебные тревоги, отработка экстренных ситуаций h. Создавать когнитивные карты. Описание инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить, напечатать и т. д. i. Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала "Не доходит почта" иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru уметь быстро найти и переслать требуемое письмо настроить почтового клиента на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail

Личные и мировые проблемы. В этом разделе собраны персональные причины "неожиданных" срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные катаклизмы. На сегодня это самый слабо разработанный сегмент предотвращения потерь времени.

Пробки

a. Хорошее решение — параллельная деятельность:

Сделать серию коротких звонков
Используя фри-хендс, провести ряд длинных звонков
Прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных языков и т. д.
Прослушать аудиокниги

b. Вам требуется знать транспортный трафик. В какое время бывают пробки, варианты объезда. Планировать поездки в "беспробочное время"

с. Попробуйте устраивать совещание в машине: "я вас подвезу"

d. Если живешь рядом с коллегой по работе, то можно договориться ездить по очереди то на его, то на своей машине, тогда "свободный" водитель сможет разобрать по пути, например, рабочие бумаги

 

Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание)

a. Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель)

b. Предусмотреть возможность "виртуальной работы, домашний офис"

c. Заключить "договор с организмом"

d. Воспользоваться тонизаторами (чай из кокки)

e. Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, заниматься физической активностью

f. Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел)

Природные катастрофы (свет отключили и т. д.)

a. Разработать алгоритм работы в случае, если нет: света, связи или иные катаклизмы

b. Иметь в офисе запас бумажных материалов на случай отказа света либо компьютерной техники

c. Продумать энергонезависимые аппараты. К примеру, принтер на батареях

В квадрате "В" три важнейшие группы дел:

• здоровье;
• обучение;
• регулярные задачи.

Подробнее о каждой из них.

Здоровье. Сегодня или завтра съесть витаминку — не срочно. Сегодня или завтра сделать пробежку, зарядку — не срочно. Профилактика никуда не горит. Можно отложить и на завтра. Но если так поступать ежедневно, то в итоге мы получаем болезнь, знак того, что пора уделить организму внимание. Один мой знакомый, руководитель крупной московской компании, потерял контракт на 450 тыс. долларов из-за того, что в день сделки у него разболелся зуб. Челюсть просто раскалывалась, и ему пришлось полдня пролежать в кресле стоматолога. Кто знает, что такое зубная боль, его понимает. Однако самое интересное он рассказал спустя несколько недель.

— У меня за неделю до даты контракта начал побаливать нижний коренной зуб. Да все времени не было. То одно, то другое. Постоянно в делах. Боялся упустить важное.
Как оказалось, упустил куда большее — потерял 450 тыс. долларов. Теперь действительно понимаю, что здоровье не может быть на втором месте. Здоровье — это первостепенный приоритет успешного руководителя.
Некоторым нужно на личном опыте понять цену здоровья. Как говорится, пока не заболеешь — не сможешь оценить состояние стопроцентного здоровья. Чтобы научиться ценить что-то, нужно попробовать обойтись некоторое время без этого.

Обучение. Как и в случае со здоровьем, обучение — важное, но не срочное дело. С возрастом понимаешь, что в детстве не дали тех навыков, которые сейчас ох как нужны. В университете учили-учили километры знаний, из которых дай бог только 5-10% реально пригодились к 30 годам жизни. Вот снова аврал — срочно осваиваем новый программный продукт, латаем дыры студенчества в плане общих практик и т. д. Задача успешного управленца — поставить на регулярную основу получение новых знаний и навыков. Следует взять за ориентир такие цифры: минимум раз в полгода проходить курсы повышения квалификации. И суть здесь не в дипломах и возможности списать это на затраты. Важно, чтобы это были реальные, практичные знания. Применить которые можно уже на следующий день после пройденного обучения. И самое главное, как уже было сказано выше, — пользу в работе приносят только те знания, которые доведены до уровня Навыка и Привычки. Поэтому, как только вы получили новую порцию знаний — практикуйте их, чтобы быстрее перекачать на верхние этажи подсознания.

Регулярные задачи. Резервное копирование данных, наведение порядка на рабочем столе и т. д. Все, что требуется делать ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Каждый период времени определенные дела требуют вашего внимания. Если вы своевременно их выполняете, то вы на 80% снижаете авральность своей работы. Как вам такой масштаб? Вы бы хотели на 80% сократить свои рабочие пожары? Тогда приступайте к зачистке квадрата "В". Они ждут вашего внимания. Ждут молча. Они не кричат как "А". Но если вы про них забыли, они придут как авралы. И тогда будет поздно бить себя в лоб, и кусать локти, говоря "кто же знал". Теперь вы знаете. Поэтому если ваша работа по-прежнему продолжает быть авральной, вы делаете это уже осознанно. Вопрос один: зачем вам это?

Третий квадрат обозначим как "С" — это задачи срочные, но не важные. Пустышки. Вы отдали им свое время, а взамен ничего. Как лотерейный билет без выигрыша. В чем опасность таких дел? Жизнь, к счастью, конечна, а "С" делают ее пустой. Нам следует заранее определиться, кто такие эти "воры времени", как они к нам подходят. На что они нас ловят, ведь мы каждый день отдаем частичку своей жизни таким паразитам, как ожидания, очереди, пробки, пустые звонки, бесплодный поиск в Интернете, "мертвые" клиенты.

Квадрат "D" — неважные и несрочные дела. Иногда их зовут мусорной корзиной. Если дело не важно и не срочно — забудьте про него! Но они зачастую бывают приятны, легки в исполнении. Как игра в бисер, пересчет четок. Поэтому люди ими занимаются. Кстати, если вы поставили себе четкие цели, то оборона от "С" и "D" выстраивается автоматически. Мозг изначально блокирует "воров" времени при наличии четкой, амбициозной цели. Соответственно постановка цели работает и на приоритеты, оборону вашего рабочего графика и личной жизни.

Общие выводы по матрице Эйзенхауэра 1. Дела А можно сократить на 80% за счет ежедневного выделения внимания квадрату "В". 2. "С" — воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени от таких дел. 3. Постановка целей помогает нам выстроить работу по приоритетам. 4. Планировать можно только задачи "В". "А" приходят сами, вы не знаете, сколько завтра будет форс-мажоров. "С", если есть защита, вам не помешают. 5. Если из 20 рабочих дней 4 дня вы задерживаетесь на работе на час-два, это нормально. 20% авралов — это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете — это показатель того, что пора взяться за квадрат "В". 1. Напишите список авральных ситуаций, которые у вас возникли за последние 3 месяца. 2. Оцените каждую из них. Кто это? Истинный "А" — форс-мажор, который вы никак не могли учесть, или мимикрировавший "В" — то, что вы не знали месяц назад, но теперь понимаете, что такие ситуации могут быть регулярно, и поэтому вы уже принимаете меры, как этой напасти избежать. 3. Подсчитайте процент "А" и "В", который у вас получился. Соотношение 20: 80?

Круг влияния по Стивену Р.Кови

 Далее нам придется разобраться с уровнем вашей проактивности. Прекрасный способ определения проактивности человека (его способности действовать, а не быть предметом воздействия) — это посмотреть, чему он посвящает большую часть времени и энергии.

Каждого из нас волнует или заботит широкий спектр вопросов и явлений: наше здоровье, наши дети, наши проблемы на работе, проблемы долга нашего государства, угроза ядерной войны. Все эти вещи мы можем отделить от того, что не оказывает на нас особого эмоционального или интеллектуального влияния, поместив их в Круг забот. Если мы присмотримся к нашему Кругу забот, то увидим, что некоторые из входящих в него вещей мы контролировать не можем, в то время как другие подвластны нашему влиянию. Эту последнюю группу забот мы можем объединить, поместив их в меньший по размеру Круг влияния. Определяя, на каком из этих двух кругов мы фокусируем большую часть нашего времени и энергии, мы можем судить о степени нашей проактивности.

 

Проактивные люди фокусируют свои усилия на Круге Влияния. Они направляют свою энергию на то, что подвластно их влиянию. Природа их энергии позитивна, она расширяет, увеличивает Круг Влияния. Реактивные люди, напротив, растрачивают свои усилия в Круге Забот. Они фокусируют внимание на слабостях других людей, на проблемах внешней среды и обстоятельствах, на которые они влиять не в силах. Это проявляется в постоянных жалобах и обвинениях, в реактивной речи (Я ничего не могу поделать, Такой я есть, Он так меня раздражает, Если бы только и т. д.) и в ощущении себя жертвой. Вырабатываемая при этом негативная энергия в сочетании с пренебрежением теми сферами, в которых эти люди способны что-то сделать, заставляет их Круг Влияния сжиматься.

Фокусируясь на Круге забот, мы позволяем тому, что находится внутри него, управлять нами. Мы не проявляем проактивную инициативу, которая необходима для позитивных изменений.

Бывают обстоятельства, когда в силу служебного положения, материального благосостояния, общественного статуса или связей человека его Круг Влияния оказывается шире, чем Круг забот. Эта модель представляет собой еще один реактивный эгоистический стиль жизни, сфокусированный на Круге забот, и является следствием развития у человека эмоциональной близорукости. У проактивных людей Круг Забот не бывает меньше Круга влияния. Эти люди ответственны за эффективное использование своего влияния и направляют его на те вещи из Круга Забот, которые для них являются приоритетными.

Вдохновляет нас осознание того, что, выбирая свою реакцию на обстоятельства, мы серьезно влияем на сами обстоятельства. Так, изменяя часть химической формулы, мы полностью меняем ее результат.

Некоторым кажется, что проактивный — это нахальный, агрессивный и бесчувственный человек. Но это вовсе не так. Проактивные люди отнюдь не наглецы. Они умны, руководствуются ценностями, разбираются в реальности и знают, что нужно делать.

Синонимом слову проактивный может служить такая характеристика человека, как конструктивный, т. е. разумный и деятельный одновременно.

Упражнение "Круг Влияния". Возьмите лист бумаги и запишите на нем те области жизни, состояние которых вас интересует или даже заботит. Это может быть все что угодно: от состояния здоровья вашей собаки до освоения космоса. Отметьте красным маркером те элементы списка, которые вам почти абсолютно подвластны, например, отношения с соседом, ситуация на работе и т. д. Отметьте зеленым маркером те элементы, на которые вы влияете в той или иной степени, в зависимости от конкретных обстоятельств, например, состояние учебы сына (дочери), наличие ужина в доме и т. д. Отметьте желтым маркером те элементы, которые не поддаются вашему влиянию, но на которые вы хотели бы влиять, например, место нахождения вашей супруги (супруга), собственное настроение и т. д. Синим маркером отметьте те области, на которые вы, на ваш взгляд, категорически не можете влиять. Возьмите другой лист бумаги. Ответьте на вопрос: "Что я могу сделать для того, чтобы "желтая область" хотя бы частично подпала под мое влияние". Запишите все ответы, какими бы абсурдными они вам ни показались. Иногда достаточно простого букета цветов, чтобы жена завтра вечером была дома не в 20-00, а в 18-30, а в 19 на столе был ужин. Возьмите третий лист бумаги. Ответьте на следующие вопросы: Действительно ли меня волнуют вопросы из "синей области"? Если "да", то какие именно и насколько? Могу ли я, теоретически, хоть как-то на них повлиять? Если "да", то как? Если "нет", то кто может? Как я могу приобрести те качества и характеристики, которыми обладает тот, кто может влиять на перечень вопросов, которые для меня чрезвычайно важны? Сознаю ли я, что все люди наделены практически равными ресурсами для достижения своих целей? Сознаю ли я, что могу сам выбирать те области жизни, на которые буду оказывать влияние, будь то здоровье моей собаки или освоение космоса? Старайтесь делать все, чтобы расширить свой Круг Влияния.

 

Краткие итоги 1. Чтобы достичь своей мечты надо научиться ставить правильные цели и ставить цели правильно. Для этого используйте правило SMART. · Возьмите лист бумаги и напишите себе цели. По одной личной и профессиональной на ближайший месяц и год. · Сверьте написанное с четырьмя обязательными критериями цели. Уточните их, если что упустили. · В идеале дайте их на оценку другому человеку, которому можно доверить знание ваших целей. Зачастую мы снисходительно к себе относимся и, возможно, поставили себе "зачет" там, где еще нужно поработать. 2. Избегайте конфликтов целей: · Напишите две цели, которые у вас конфликтуют за ваш временной ресурс. · Используя полученные знания, напишите по 4 конкретных варианта решения этого конфликта. · Оцените, какой из написанных вами вариантов наиболее приемлем, и воспользуйтесь им. · На этом можно с уверенностью завершить раздел целей. · Все необходимое мы рассмотрели. Следующий раздел — приоритеты, или как выделить важное. 3. Выделяйте важное. Грамотно устанавливайте приоритеты. Применяйте Матрицу сравнений, Правило Парето и Матрицу Эйзенхауэра. 4. Выявите своих "воров времени". Избегайте "неожиданных" срывов рабочего графика. · Выберите и выпишите 1-2 пункта по каждому из воров времени, которые приемлемы для вас. · В ближайшие 1-2 месяца практикуйте их и оцените полученные результаты. 5. Будьте проактивны, и тогда Вы не станете жертвой обстоятельств. В этом Вам поможет Круг Влияния С.Кови.

Поручения

Общепринятые понятия о рисках и проблемах, связанных с поручениями Зачем поручать? – преимущества поручений Процесс передачи поручений Как обеспечить успешное выполнение задания Как исправлять ошибки Диагностика контроля поручений

Слово "поручение" часто толкуется неверно и используется в неправильном контексте. Если в отдел поступает какая-то работа, и вы ее просто выкладываете на видное место, то это НЕ поручение, а распределение. Поручение — это сознательный выбор члена группы, которого вы наделяете полномочиями выполнить часть работы, которую в принципе должны выполнять вы сами; это часть описания вашей работы, за выполнение которой платят вам.

Каждая работа состоит из трех уровней:

Ответственность	Полномочия	Отчетность
Это "исполнительная" часть работы. Если вы ответственны за написание доклада, то вы именно тот человек, который фактически это делает.	Это та часть работы, в которой "принимается решение". Если у вас есть полномочия и ответственность, то вы решаете, как делать работу. Поэтому, в примере с докладом, — вам решать, как вы его представите, каким языком напишете, какой будет формат и т.д.	Часть работы, условно называемая "кто толкает телегу". Если отчитываться вам, тогда, независимо от конкретного исполнителя, вся ответственность за возможную неудачу ляжет на вас.

Успех поручения означает совмещение ответственности с полномочиями. Поручение дано неправильно, если вы поставили перед кем-то задачу, не дав полномочий на принятие решений о том, как ее выполнять.
Отчетность всегда лежит на вас как на руководителе. Если вы поручаете работу члену своей группы, а он ошибается, то эта ошибка записывается на ваш счет.

Общепринятые понятия о рисках и проблемах, связанных с поручениями

• Быстрее сделать самому.
• Ни у кого нет соответствующих навыков и способностей.
• Другие могут сделать не так, как надо.
• Другие могут сделать лучше.
• Нет времени на инструктаж.
• У других людей и так полно дел.
• Люди могут подумать, что вы их перегружаете.
• Это можно сделать самому в нерабочее время.
• Недостаток контроля.

Все эти риски и проблемы связаны с областью эмоций. Но умение давать поручения — качество очень важное, и оно фактически является частью работы менеджера. Большинство менеджерских курсов предусматривают в своих программах занятия по умению давать поручения, и организации, как правило, требуют того от менеджеров.

Зачем поручать? – Преимущества поручений

• Поручения позволяют вам сосредоточиться на тех аспектах работы, которые требуют вашего личного опыта, знаний и квалификации.
• Большая часть работы любого менеджера должна быть направлена на планирование будущего, а не на организацию настоящего.
• Менеджеры должны заботиться о том, чтобы работу делали другие, а не они сами.
• Поручения — хороший способ мотивации.
• Поручения — способ обучения людей.
• Для организации гораздо рентабельнее и дешевле, если менеджер будет поручать работу человеку с более низкой зарплатой.
• Это перспективный путь карьерного роста вашего персонала.

Процесс передачи поручений

Для того чтобы свести к минимуму риск и при этом добиться максимальной выгоды от передачи поручений, существует набор действий, которые необходимо выполнять.

ДО

Просмотрите свои основные позиции достижения цели и другие задания.

Руководствуясь следующими вопросами, выберите несколько заданий, которые вы могли бы поручить:

— Стоит ли выполнять это задание мне?
— Почему это делаю я?
— Стоит ли мне продолжать это делать и почему?
— Кто еще может выполнить эту работу?
— Кого я должен проинструктировать о том, как выполнять эту работу?
— Каковы будут последствия поручения именно этого задания?

Оцените желание человека выполнять порученное ему задание.

Оцените его или ее способности.

Помните о том, что далеко не всякую работу можно поручить другому человеку. В большинстве случаев необходим предварительный инструктаж. Подготовьте план инструктажа.

ВО ВРЕМЯ

Обсудите объем и суть работы с человеком, которому вы ее поручаете.

Проинструктируйте его или ее по всем аспектам.

Обозначьте границы его или ее полномочий. Одновременно с предоставлением человеку свободы принимать решения, связанные с выполнением работы, вы должны обозначить границы этой свободы.

Дайте человеку понять, что вы ему доверяете.

Согласуйте временные рамки.

Предупредите всех заинтересованных лиц о том, что вы поручили выполнение данного задания другому человеку.

Контролируйте процесс выполнения задания и оказывайте ему поддержку.

Регулярно поощряйте прогресс.

Хвалите человека при всяком удобном случае.

ПОСЛЕ

Оцените успех поручения.

Определите, нужен ли дальнейший инструктаж.

Обеспечьте обратную связь.

Постоянно поручайте такие задания в дальнейшем.

Как обеспечить успешное выполнение задания

Когда человек впервые берется за какое-то задание, он неизбежно будет делать ошибки — необязательно потому, что задание трудное, а потому, что оно новое.
Ошибки — явление вполне нормальное и важное, потому что на них люди учатся.
На простой модели можно показать, что происходит, когда человек обучается выполнению новой работы.

А — точка, в которой человек принимается за работу. Если все идет хорошо и без ошибок, то он достаточно быстро достигает точки В.

 

Если же на ранней стадии человек допускает ошибки и его при этом никто не контролирует, то скорее всего он окажется в точке С — работа будет сделана плохо. В этой точке вам придется не только исправить ошибку или же переделать всю работу, но и сказать человеку о том, что у него ничего не получилось. Если избежать этого не удастся, то у него "опустятся руки" и в другой раз он вряд ли возьмется за порученное задание. Это похоже на авиалайнер, который взлетает в Лондоне и берет курс на Сидней.

Если штурман не будет постоянно корректировать курс, то из-за отклонения даже на полградуса лайнер может прилететь совершенно в другое место.

Выполняя работу впервые, люди действуют примерно так: точки, помеченные "х", - ваш контроль, который возвращает человека на нужный курс. Если контроль осуществляется регулярно, то рано или поздно человек все-таки придет в точку В, несмотря на то, что по ходу дела допускал ошибки. Следить за продвижением к намеченной цели — ваша обязанность.

Как исправлять ошибки

Наверняка у вас бывали случаи, когда вы делали какой-то отчет, сдавали его шефу, а первое, что он замечал, была орфографическая ошибка. А потом еще и грамматические! И бывает, что не прозвучит ни слова о достоинствах отчета.

Следить за ошибками в порученном задании — конечно же, ваша работа. Но перед тем как на них указывать, посмотрите, что сделано правильно, и отметьте это. Такой подход называется позитивной прослойкой. Люди "тушуются", если вы сразу начинаете с ударов по уязвимым местам, и то, что далее может быть одобрено, невольно будет рассматриваться ими сквозь призму ощущений, возникших после ваших указаний на какие-то ошибки.

Краткие итоги 1. Поручение — это сознательный выбор члена группы, которого вы наделяете полномочиями выполнить часть работы, которую в принципе должны выполнять вы сами; это часть описания вашей работы, за выполнение которой платят вам. 2. Для того чтобы свести к минимуму риск и при этом добиться максимальной выгоды от передачи поручений, существует набор действий, которые необходимо выполнять: Поручая задание и возлагая ответственность, предоставляйте полномочия. Уделяйте время тщательной подготовке людей. Прежде чем указать на ошибку, отметьте то, что сделано правильно. Похвалите за успешное выполнение. Поручайте работу.

Рабочее место

Энергия рабочего стола Как победить хаос Как навести порядок на длительное время Как обнаружить скрытые хранилища для вещей Как разоблачить врагов здоровья в офисе

Ваше рабочее место, как место, где вы проводите большую часть своей жизни, должно быть организовано самым эффективным, самым тщательным образом. В действительности, это часто самая неряшливая, самая заброшенная зона. Порядок на рабочем месте — это не вопрос эстетики, а самая необходимая составляющая вашего успеха и залог правильного использования времени.

Энергия рабочего стола

"Центром" вашей трудовой деятельности — по крайней мере, для очень многих профессий — является письменный стол. За столом вы проводите большую часть рабочего дня, и это не считая встреч, совещаний или переговоров с другими фирмами. Письменный стол — это ваши личные владения, и за них ответственны только вы сами — следовательно, как за порядок, так и за беспорядок. В этой главе мы расскажем вам, как из заваленного бумагами и канцтоварами предмета меблировки сделать друга, готового прийти на помощь.

Избавьтесь от хаоса!Вы находите, что живописный хаос на вашем столе является выражением вашей художественной натуры? Если вам не по душе прибранный письменный стол, который в ваших глазах является символом консерватизма и педантичности, то перенесите хаос на столик рядом или позади вас, разукрасьте стены в стиле "панк-рок" или "поп" — но пощадите сам стол. Ведь если на столе находится слишком много предметов, это мешает вам сконцентрироваться. Поэтому ограничьте количество предметов: поставьте не больше двух фотографий в простых рамках, не больше двух стаканчиков с карандашами и так далее.

Особую проблему создают подарки: коллеги или клиенты дарят вам, скажем, плюшевую мышку, статуэтку или какого-нибудь монстра, которого вы с большой неохотой ставите на ваш (только что прибранный) стол. Если вам не хочется обидеть дарителя, то придите в восхищение ("О, это идеальный подарок для моего маленького племянника!"). После такой фразы человек уже не ожидает, что увидит свой подарок в вашем офисе. Другой способ: пусть презент целый месяц лежит на видном месте, а затем бесследно исчезнет.

Поставьте или повесьте на рабочем месте часы — но так, чтобы они не находились прямо перед глазами, иначе вы будете работать, считая минуты и секунды. Часы должны быть расположены таким образом, чтобы вы могли взглянуть на них, повернув голову примерно на 90°. Больше подойдут часы со стрелками, так как такой тип часов находится в соответствии с правым, отвечающим за творчество полушарием головного мозга. Кроме того, полезно иметь часы с дистанционным управлением, чтобы не сомневаться в их точности.

Вам не следует обременять ваше подсознание различными ухищрениями, например, переводить стрелки часов на 10 минут вперед, чтобы у вас в запасе всегда оставалось лишнее время. Умнее будет, если вы поставите свои (или еще одни) часы прямо перед глазами посетителей, тогда они лучше поймут ваши мягкие намеки ("А сейчас мне нужно работать").

Простая идея второго стола. Многие должности предполагают самые различные виды деятельности. С одной стороны, это планирование рабочих процессов, контроль сроков выполнения работ, общение, выписка счетов или бухгалтерские расчеты. Эти задачи сравнимы с огромным полем, по которому трактор или комбайн могут беспрепятственно тащить свои бороны.

С другой стороны, нужно готовить доклады и отчеты, выводить продукцию на новый уровень, вдохновлять персонал для работы, поддерживать связи и внедрять инновации. Картина, которая ассоциируется со всем этим, — цветущий сад, где можно открыть много нового и чьи укромные тенистые уголки так и влекут вас к себе. Письменный стол большинства работающих людей являет собой ту же дилемму: пашня с цветущими островками. При работе на нем постоянно приходится вырабатывать компромиссы. Поэтому лучше разделить эти две области.

Допустим, у столяра в его мастерской на столе лежат отдельные бумаги: наброски чертежей, адреса клиентов, каталоги поставщиков и прочее. Основную часть своей работы он выполняет у верстака и других станков. Столяр очень бы огорчился, если бы все эти бумаги вдруг оказались на верстаке, ведь тогда бы ему было негде работать. Однако большинство служащих поступают именно так — они путают функции рабочего места и непосредственно рабочего стола.

Если вы выполняете свою основную работу у стола или за компьютером, то вы должны относиться к ним, как столяр к своему верстаку, где выполняется текущая работа. А рядом вы должны поставить еще один стол, где будут дожидаться своего часа новые задания.

Рабочий стол как метафора жизни. Письменный стол можно поэтично назвать метафорой жизни, так как вы можете выполнять всю работу на нем как бы в трехмерном измерении. Примеры:

• то, что важно, лежит перед вами;
• слева находится то, что должно быть сделано во вторую очередь, а то, что уже сделано, перекладывается направо;
• по краям стола лежат бумаги, которые вам нравятся, которые, образно говоря, вдыхают жизнь в вашу работу, например, красивые каталоги с вашим хобби;
• на периферии стола, посередине, вы складываете объемные папки с делами, требующими много времени, — так сказать, горы, которым предстоит расти.

При этом письменный стол не является заменой систем быстрого упорядочивания (как, например, подвесная система карточек на "прищепках", позволяющая вам избежать нагромождения дел и бумажного хаоса). Он служит связующим звеном между вашим рабочим местом и тем, что на отдельных предприятиях принято называть подготовкой к рабочему процессу.

Ваш второй стол не должен быть большим. Смотря по обстоятельствам, можно также поставить нужные вам вещи на две-три полки. При особой тесноте можно использовать для этой цели подвесные настенные корзинки. Функции "стола жизни" распределяются двояким образом:

• технически: "стол жизни" помогает вам сохранять ваше рабочее место свободным и иметь перед собой один-единственный текущий проект — вспомните наш старый, часто повторявшийся Совет "как проще".
• психологически: "стол жизни" дает вам в прямом смысле возможность окинуть взглядом вашу работу. Из массы незаметных ранее деталей возникает вполне определенная картина.

Стол, даже если он перегружен, имеет свои ограничения. Скажите себе: "Если я уберу стол, я выполню свою обязанность". Вы знаете, что нужно сделать, что более важно, а что — менее, и самое главное — знаете, что уже сделано. Пересматривая отдельные бумаги (некоторые имеют отношение к еще не законченным делам), вы получаете возможность по-новому расставить приоритеты в работе — хотя бы для проверки.

Как победить хаос

Вы не убираете свой письменный стол, ведь у вас так много дел! Но дел будет еще больше, так как из-за беспорядка работа пойдет медленнее и труднее. Как вырваться из этого заколдованного круга? Ниже мы дадим несколько рекомендаций для особо сложных случаев. Эти советы годятся как для решения проблемы под названием "хаос на рабочем столе", так и для наведения порядка в комнате или других захламленных местах.

Многие люди останавливаются на пути к порядку потому, что их представление о рабочем столе слишком идеализировано, а значит, преувеличено и представление о времени, которое может занять уборка. А ведь профессионалы приводят в порядок офисное помещение, не убиравшееся в течение двух лет, за один, максимум за два дня! Потому что, в конце концов, задача не в том, чтобы в кабинете "все блестело", а чтобы рабочее место было функциональным. А украсить и усовершенствовать его вы спокойно сможете и потом.

Наметьте себе "У-день". Итак, разбейте порочный круг! Дайте себе команду: "Стоп, машина!" Найдите в своем ежедневнике один свободный день и пометьте его буквой "У" (уборка), так, как если бы это была важная встреча или неотложный визит к врачу, отнимающий целый день. Начинайте ваш "уборочный день" с утра, причем как можно раньше: быстро позавтракайте, не расслабляйтесь за чтением газет, не делайте звонков, не просматривайте обычную и электронную почту — никаких отвлекающих моментов, прямо к делу! Исключите все, что может вам помешать, и включите автоответчик. Сегодня — тот самый, единственный день. Не расстраивайтесь, что дела сегодня останутся не сделаны. Думайте только о том, как замечательно будет смотреться ваше рабочее место завтра!

Разделите то, что не подходит друг к другу. Если ваши письменный стол и полки завалены бумажками, дисками, книгами и коробочками, то вашим первым шагом будет рассортировать их. Разместите предметы по "классам": CD и CD-ROM — в стол, книги — вертикально на полку, журналы — в стопку, коробки с дискетами и другие громоздкие вещи — лучше всего в какой-нибудь ящик, который будет храниться вне офиса. Ощущение хаоса резко уменьшится, вам откроется путь к настоящему порядку.

Используйте метод перемены места. Начать уборку письменного стола зачастую потому так трудно, что в поле вашего зрения попадают и другие захламленные места ("А ведь полка выглядит еще хуже, чем стол"). Идея "как проще" в этом случае такова: перейдите на другое место! Возьмите большую коробку и сложите туда все, что находится на письменном столе, оставьте только настольную лампу, телефон и компьютер. Уйдите в другую комнату и поставьте ящик, например, у застеленной кровати или, если вы в офисе, у стола в конференц-зале. И уже там, так сказать, в нейтральной обстановке, сортируйте вещи. Вы заметите, что там это будет удаваться легче, так как вы сможете лучше от всего абстрагироваться.

Вот то, что вам понадобится для наведения порядка: 1 кг невозмутимости, 5 стаканов выдержки, 3 полных столовых ложки честности, 500 г усердия, одна щепотка юмора, CD-плеер с вашей любимой музыкой, пачка больших конвертов, пустые папки-скоросшиватели с достаточным количеством "кармашков", подставки различного типа (для папок, журналов, карандашей и прочее), несмываемый маркер, точилка для карандашей, пылесос, ведро с водой, щетка и губка, полотенце, огромное ведро для мусора, еще более внушительный контейнер для ненужных бумаг, а также 5 больших коробок с надписями: "Грязная посуда", "Переработанные бумажные отходы", "Обратно в нужную комнату", "Обратно отправителю" и "Пустые папки, коробки, скоросшиватели".

Одним из психологических препятствий для наведения порядка является "копание" в собственном прошлом: вы отыскиваете неулаженные дела и позабытые обязательства. Уясните для себя, что вы и окружающий вас мир прошли за это время определенное развитие и прошлое уже не так важно, как вам кажется. Мы советуем следовать одному основному правилу: избавляйтесь от того, что было актуальным больше чем полгода назад, исключение составляют только важные, касающиеся делопроизводства бумаги (квитанции, счета, расписки). Но поверьте — в целом, дела полугодичной давности, которые "нужно уладить", не стоят крупицы вашего внимания.

Храните только самое нужное. При уборке читайте в журналах, самое большее, содержание — чтение как таковое запрещается! Храните журналы не целиком, а только самые нужные вырезки, собирая их в подвесной картотеке или в "кармашках" папок.

Отвлекают внимание также многочисленные визитные карточки. Большинство можно выкинуть, оставьте только самые необходимые. Их лучше всего наклеить на специальные карточки фирмы Rolodex и рассортировать по адресам в перекидной картотеке. Можно также купить небольшой ящичек для карточек с алфавитной разметкой. Производите сортировку таким образом, чтобы в случае необходимости вы легко нашли не только адрес вашего делового партнера, но и сведения о нем, его сайт в Интернете, электронный адрес и номер телефона.

То, что при уборке попало в ящики с надписью "Обратно в нужную комнату" и "Уладить немедленно!", вы можете, не особенно напрягаясь, разобрать в ближайшие три дня. Избавьтесь от идеи-фикс, что давно откладывавшаяся работа должна быть доведена до конца с особым тщанием — ведь именно эта идея и породила хаос в вашем офисе! Перестройтесь на новый лад: "Убрал, и готово!"

Как навести порядок на длительное время

Часто воля к уборке и устранению царящего в офисе беспорядка у нас присутствует, а вот вера в то, что результат будет длительным, — нет. Существует прочная, блокирующая наши действия установка, что после уборочного дня "везде будет такой же хаос, как и прежде". Но тот, кто так думает, никогда не пойдет в жизни правильным путем. Поэтому мы приводим здесь несколько полезных советов, с помощью которых вы сможете надолго навести порядок в офисе. Переверните ваш письменный стол на бок! Превратите лежащие горизонтально кипы бумаг в вертикально стоящее содержимое подвесных папок. Отправьте каждую бумагу с поверхности стола либо в подвесную картотеку, либо в папку, либо в корзину для бумаг.

Избегайте создавать папку "Срочно!" Опыт показывает, что никто, как правило, в такую папку никогда не заглядывает. При наличии срочных дел годится только одна надпись: "Уладить!" И только если по каким-то уважительным причинам это не получается, вы делаете пометку в ежедневнике и кладете относящиеся к делу бумаги в соответствующую папку.

Теперь на вашем письменном столе больше не громоздятся стопки бумаг по делам, которые должны быть "немедленно улажены", и не нарушают ваш радостный рабочий настрой.

Вам следует ликвидировать в офисе все места, куда вас инстинктивно тянет что-нибудь положить. Склонные к собирательству натуры знают, что имеется в виду: верхние панели принтера или сканера, места под креслом, за дверью, у шкафа, столик для гостей, маленькие подставки — все это рано или поздно будет "совсем ненадолго" завалено стопками документов первостепенной важности. Наведение порядка само по себе здесь мало поможет, поскольку эти места вскоре снова превратятся в вечные хранилища бумаг. Поэтому защищайте подобные, находящиеся "в опасности" места, ставя на них цветы или другие предметы, которые способствуют эстетике помещения и хорошему настроению.

А там, где это невозможно (орхидея на сканере выглядит уж чересчур претенциозно), примените тактику "позитивного отвлечения": щедро пополняйте стойки, пустые папки, ящики стола и другие места, предназначенные для бумаг. Перехитрите сами себя, зная свои слабые стороны: люди, которые охотно собирают журнальные статьи, рекламные проспекты и другие (возможно, потребовавшиеся им лишь однажды) бумаги, так же охотно расставляют их по порядку — если, конечно, для этого есть привлекательное место. Но ни в коем случае не оставляйте контейнеры для хранения неподписанными! Подписывайте каждую папку, стойку или ящик, как только в них что-то появится! Кроме того, не следует наполнять контейнеры до отказа, надо всегда держать наготове один запасной. Ведь если папка окажется переполненной, вы засунете бумагу куда-нибудь "на время", и прежний бедлам вернется к вам снова!

Высшая школа по выкидыванию хлама. Во многих офисах, на фабриках и других рабочих местах по-прежнему редко выбрасываются ненужные вещи — и не только потому, что там работают прирожденные Плюшкины. Опередите время — сделайте привычку выбрасывать вашим хобби! Пусть это станет вашим нерушимым правилом — покупая новую вещь, сразу же прикидывайте, что сделаете с одной из старых (подарите, продадите, выбросите), ведь только так вы сможете обеспечить порядок надолго. То же самое относится к книгам и журналам.

Основополагающий принцип "в случае сомнений выбросить" может показаться суровым людям, которые в сомнительных случаях, наоборот, все оставляли (так их воспитали). Кроме того, такое поведение можно осудить как чересчур легкомысленное для времен, когда цены растут и материальное положение нестабильно (то есть вроде бы и не стоит ничего выкидывать). Но именно в такое время вы нуждаетесь в гибкости и мобильности, а уж им-то ничто не служит большей помехой, чем заваленные хламом полки и помещения.

По всей вероятности, 80% от общего количества бумаг, лежащих в разных стопках, окажутся "сомнительными", так что вы сможете легко от них избавиться. Смотрите на это так: если вдруг вы выбросите что-нибудь действительно важное и придется кропотливо восстанавливать это — знайте, что вы, наконец, достигли вершин умения выбрасывать!

Развенчайте мифы. Каждый, кто много копит, имеет в запасе пару душещипательных историй о том, как он с помощью заботливо сберегаемых вещей оказал другому неоценимую услугу.

Подходите к таким сведениям критически: а какова реальная выгода? Соответствует ли она в пропорциональном отношении гигантским размерам вашего бумагохранилища? И не вызывает ли шока столь ревностное накопительство, скажем, у ваших коллег по работе?

Многие "коллекционеры" опасаются, что если они выбросят что-то, то впоследствии обязательно пожалеют об этом. Это означает, что даже строя планы на будущее, они ориентируются на прошлое (в настоящий момент они уже думают о том, чтобы оглянуться назад). Таким образом, выбрасывать — это правильная ориентировка во времени:

устремляйте свои мысли в будущее! Мыслите по-новому и считайте, что, выбрасывая, вы освобождаетесь от цепей прошлого. Если вы что-то уже выкинули, то в сожалениях (то есть устремленных в прошлое мыслях) больше нет никакой необходимости!

Проделайте тест "Google". Мы предлагаем вам еще один впечатляющий метод, который поможет вам распрощаться с бумажными "архивами" (кавычки здесь указывают на то, что, как правило, собрания старых статей и исписанных бумаг далеко не так красиво упорядочены, как настоящие архивы). Проверьте в качестве тренировки, что можно найти в Интернете на тему какой-нибудь из ваших вырезанных статей. Введите в строке поиска соответствующее понятие (например, www.google.ru). Проявив терпение и усердие, — редко удается с первого раза "поймать" ключевое слово для поиска — вы, в большинстве случаев, убеждаетесь, что в режиме online находится огромное количество информации по нужной вам теме. Чаще всего эта информация даже более актуальна и имеет значительное преимущество перед той, которая содержится в печатной статье. Результаты поиска информации online можно (используя функции "Копировать" и "Вставить") внести в ваши доклады или другие тексты.

Храните только самое необходимое. В делопроизводстве, особенно связанном со страхованием и управлением, одно-единственное дело часто порождает целые кипы бумаг. Здесь вам придется установить строгие правила — хранить в папке только первую и последнюю бумаги. В области страхования это могут быть первичный полис или последний акт вместе с записью фактического адреса и имени контактного лица. Остальные папки вы, следуя этому правилу, можете тоже существенно разгрузить.

Согласно закону, вы, открыв собственное дело, обязаны хранить все документы, имеющие отношение к налогообложению, в течение 10 и более лет. Но это не означает, что все 50 папок должны находиться в офисе постоянно под рукой. Случаи, когда финансовые органы запрашивают у вас распечатку какой-нибудь бумаги, настолько редки, что старые дела спокойно можно хранить в каком-нибудь ящике в подвале. Каждый год берите по ящику и выкидывайте — в начале 2009 года с радостью избавьтесь от ящика с надписью "1999". А служащие могут пойти и дальше — по истечении срока платежного извещения какого-нибудь налогового органа уничтожить все связанные с этим документы. Теперь дело за вами!

Как обнаружить скрытые хранилища для вещей

"Мой офис просто слишком маленький!" — такие сетования вам не раз приходилось слышать, а то и высказывать самим. Иногда приходится совершать настоящие чудеса, чтобы изыскать новые, годные для хранения чего-либо места. Вот несколько советов, как лучше это сделать.

Некоторые фирмы предлагают раздвижные конструкции, с помощью которых вы сможете на стене площадью 3 кв. м установить систему навесных деревянных полок общей площадью 5 кв. м (а на стене площадью 4 кв. м — систему площадью 6 кв. м. и так далее). Полки размещаются друг за другом в два ряда, причем первый ряд несколько выступает над вторым.

Книги во втором ряду. Такая расстановка разумна, но она является своего рода нирваной для рукописных и печатных документов — о том, что вы однажды задвинули во второй ряд, вы начисто забываете.

Если вы редко пользуетесь теми или иными "трудами", то некоторые тома вы можете разместить позади других. И если в один прекрасный день вам не удастся отыскать том Р-Я, то вы непременно вспомните, что он находится во втором ряду.

Дверцы шкафа как доска объявлений. Используйте широкие дверцы шкафов для вывешивания на них листков с часто используемой информацией. Особенно подходят для этой цели металлические дверцы, на которых легко закреплять бумаги с помощью магнитов. Используя этот метод, следите за тем, чтобы вовремя удалять устаревшую информацию.

Дверцы шкафа изнутри. В офисных и кухонных шкафах на внутренней стороне, как правило, остается достаточно места для того, чтобы подвесить туда коробочки или ящички. В них вы сможете легко разместить маленькие вещицы. Внутренние стороны Ей дверец могут также использоваться как "скрытая доска объявлений". Усвоив эту привычку, вы хорошо будете знать, за какой дверцей скрываются, скажем, план метро или карта страны.

Карта на потолке. Расписание движения транспорта вы можете разместить и иным способом — как, скажем, это заведено в немецком метрополитене, где карты движения поездов нарисованы на потолке вагонов. А небольшие повороты головы во время сидячей работы будут весьма полезной гимнастикой. Если специфика вашей работы предполагает частое использование, скажем, какого-нибудь просмотрового плана или карты мира — то устремляйте ваши взоры ввысь. Специальные клейкие ленты помогают прочно и без повреждений закреплять на потолке даже большие карты.
Под полками. Большинство книжных стеллажей устроено таким образом, что между ними и полом имеется зазор высотой около 6 см. Удалив защитную дощечку, вы сможете без труда хранить там подручный материал вроде копировальной бумаги или бумаги для факса.
Помещение перед офисом. Покажите свою щедрость и передайте редко используемые папки с делами, журналы и тому подобное во всеобщее пользование, сложив их на узкий столик или полку перед входом в ваш кабинет. Таким образом, место в кабинете освободится, а заодно вы окажете любезность коллегам.

Как разоблачить врагов здоровья в офисе

Каждый пятый работник офиса страдает от окружающих его условий. Хроническая усталость, головные боли, затрудненное дыхание и раздражение слизистой оболочки глаз — вот наиболее распространенные признаки "офисной болезни". У вас тоже есть подобные симптомы? Тогда следует поискать виновников и обезвредить их.

Температура в офисе. Перед началом работы положите на свой стол термометр. Если температура будет ниже +19°С или выше +23°С, то значит, рано или поздно это отрицательно скажется на вашем здоровье. Проверьте, открываются ли окна, регулируется ли отопление. Добейтесь того, чтобы температура в офисе была +20... +22°С.

Принтеры. Лазерные принтеры, несмотря на то что они тихо работают и обеспечивают отличное качество печати, часто выделяют озон (что можно понять по стойкому сладковатому запаху), а это ведет к головным болям. Позаботьтесь о том, чтобы ваш лазерный принтер стоял подальше от людей либо вблизи открытой форточки. Струйные принтеры хотя и не испускают особого излучения, но своим жужжанием могут сильно действовать на нервы. Отсюда вывод на тему принтеров: чем дальше они от вас стоят, тем лучше. Рассматривайте необходимость пройтись к принтеру и обратно как фитнес-тренировку.

Положение монитора. Для здоровья лучше всего, если монитор повернут к окну боковой частью. Если окно окажется у вас за спиной, то отражение на экране постоянно будет мешать вам. А если вы переводите глаза с окна перед вами на монитор, контраст вызовет глазные или головные боли. Вы должны периодически отводить глаза от экрана, чтобы давать им отдых. Даже неумелая машинистка, которая постоянно смотрит на клавиатуру, не так вредит своему здоровью, как человек, беспрерывно глядящий в компьютер.

Кабели. Хитросплетения кабельных проводов за или под вашим рабочим столом не только непривлекательно смотрятся, но могут также создавать вредные для человека электромагнитные поля. Распутайте (при выключенной оргтехнике) все провода и, аккуратно расправив их, скрепите параллельно друг с другом с помощью купленных в специальном магазине зажимов. Слишком длинные провода смотайте. Таким образом вам удастся снизить действие электронных полей до минимума.

Поверхность письменного стола. Сияющие белизной или лаково-черные, то есть чрезмерно броские, крышки стола оказывают на человека нервирующее воздействие, даже если он не осознает этого. Если это относится и к вашему рабочему столу, то смягчите эффект, положив на стол бледную, матово-серую бумагу.

Ни в коем случае не берите белую бумагу: помимо того, что она имеет неподходящий цвет, вы не сможете удержаться от того, чтобы что-нибудь на ней не записывать, и все эти записи постоянно будут маячить у вас перед глазами.

Краткие итоги: 1. Порядок на рабочем месте — это не вопрос эстетики, а самая необходимая составляющая вашего успеха и залог правильного использования времени. 2. Избавьтесь от хаоса на рабочем столе. 3. Если вы выполняете свою основную работу у стола или за компьютером, то вы должны относиться к ним, как столяр к своему верстаку, где выполняется текущая работа. А рядом вы должны поставить еще один стол, где будут дожидаться своего часа новые задания. 4. Наведите порядок в кабинете на длительное время. 5. Разоблачите врагов здоровья в офисе и начните с ними борьбу.

Борьба со стрессом

Что такое стресс? Симптомы стресса Как определить вероятные стрессоры Ощущение стресса и его причины Программа "день"

Эффективность нашего управления своим временем и рабочей нагрузкой в большой степени зависит от глубины стресса, в условиях которого мы находимся. Недостаток или избыток стресса накладывает заметный отпечаток на нашу способность осуществлять эффективный контроль за своей работой.

Как отмечалось в статье "Стресс на работе" (журнал "Mind Survey"), пятая часть руководителей опрошенных компаний считают, что до 50% дней, проведенных людьми "на бюллетене", можно записать на счет болезней, связанных с перегрузками; было также подсчитано, что из-за стрессов в Великобритании попросту пропадают 100 миллионов рабочих дней. Это сильно бьет по продуктивности любой организации. Результатом становится усиленное давление на людей, которые "не болеют" — они переживают стресс, им нужно проводить больше времени вне работы и т.д. Если стресс не регулировать, то он станет порочным кругом низкой производительности и подавленного морального состояния.

К этой проблеме нельзя относиться легкомысленно, но и не стоит принимать ее слишком близко к сердцу, потому что, как описывается в этой главе, стресс — дело очень индивидуальное, и справиться с бедами, которые он за собой влечет, может только сам человек. Однако организации могут применять определенные системы и механизмы, которые окажут в этом помощь работникам.

Что такое стресс?

Слово "стресс" — общий термин, обозначающий оказываемое на нас давление, как изнутри, так и извне. Сам по себе стресс не всегда плох. Так повелось, что его стали связывать с чем-то негативным, хотя, в принципе, он необходим для поддержания нашей жизнедеятельности.

Как правило, стресс происходит тогда, когда нарушается баланс между поддерживающими и сдерживающими факторами, что заставляет нас усомниться в своей способности соответствовать предъявляемым требованиям.

Когда мы переживаем оптимальный уровень стресса, наша работоспособность повышается. Мы позитивно настроены, спокойны, исполнены жаждой творчества, контролируем свои действия и эффективны в целом. Если мы испытываем недостаток или избыток стресса, то, как следствие, страдают наша работоспособность, поведение и настроение. На разных людей стресс оказывает разное воздействие, и что отрицательно сказывается на одном человеке, необязательно будет действовать так же на другого.

Симптомы стресса

На разных людях стресс проявляется по-разному. Обычно он заявляет о себе тремя разновидностями симптомов: физическими, эмоциональными и поведенческими.

ФИЗИЧЕСКИЕ	ЭМОЦИОНАЛЬНЫЕ	ПОВЕДЕНЧЕСКИЕ
головная боль плохое состояние кожи расстройства желудка повышенное кровяное давление плохое состояние волос подверженность заболеваниям, например простудам и гриппу перенасыщение легких кислородом проблемы с сердцем бессонница повышенная утомляемость.	раздражительность готовность заплакать в любую минуту чувство озабоченности/беспокойства паранойя гнев и разочарование чувство собственного бессилия и потеря контроля.	"рычание" на людей общее вялое состояние повышенная активность неспособность сосредоточиться общая неорганизованность постоянное перекладывание вещей с места на место.

Это лишь примеры симптомов, имеющих отношение к стрессу. Для каждого человека они индивидуальны. Суть в том, чтобы на ранней стадии появления симптомов стресса распознать их тип и начать с ними бороться.

Необходимо отметить, что симптомы избытка и недостатка стресса могут быть очень похожими. Если все получается очень легко — существует множество помощников и ничто особо не мешает (т.е. работа, которую мы выполняем, слишком легка и нет простора для совершенствования), — тогда не исключено, что вскоре мы начнем переживать симптомы, похожие на те, что бывают при перенапряжении. В любом случае важно, чтобы сам человек их понял.

Животные в зоопарках переживают недостаток стресса, потому что для прокорма им не нужно охотиться или работать — все эти заботы лежат на служащих зоопарка. По этой причине звери иногда становятся сонными или агрессивными, поскольку все дается им легко, и ничто не мешает.

Как определить вероятные стрессоры

Распознав симптомы стресса, вам понадобится определить факторы, которые делают его выше или ниже вашего оптимального уровня.

К примеру, вы — очень пунктуальный человек и вам претит опаздывать на собрания или видеть, как опаздывают другие. Другим же может не быть никакого дела до пунктуальности, и они от этого не страдают. В этом случае одним из ключевых для вас положений должно стать следующее: вы не должны думать, что вещи, действительно важные для вас (те, что могут довести вас до стресса), столь же важны для других людей. На них может отрицательно действовать что-то другое. Вам нужно определиться со своим "стрессовым" списком.

Сделав это, вам будет легче оценивать периоды своей жизни, когда вы можете подвергнуться стрессу, и, соответственно, по возможности предотвращать такие моменты.
Если вы чувствуете, что перенапрягаетесь, то это может стать порочным кругом. Вы чувствуете стресс, и ваша работоспособность падает, что выражается в большем количестве ошибок с вашей стороны, в том, что на выполнение каких-то дел требуется больше времени, — и все это накладывается на стресс.

Задайте себе следующие вопросы:

• Доволен ли я в целом своей работой?
• Имею ли я в своем распоряжении инструменты (материалы/оборудование), чтобы достойно выполнять свою работу?
• Хорошие ли у меня рабочие отношения со своим менеджером, группой и коллегами, и чувствую ли я поддержку с их стороны?
• Соответствует ли то, что меня окружает на работе, тому, что я должен делать?
• Не трачу ли я слишком много времени на работу, на работу дома или на мысли о ней?
• Достаточно ли у меня времени на отдых?
• Достаточно ли времени я трачу на самого себя?
• Все ли у меня нормально в финансовом плане?
• Есть ли у меня друзья и семья, которые меня поддерживают?
• Много ли времени я трачу на поездки?
• Нравится ли мне мой дом и все, что в нем есть?
• Достаточно ли у меня работы? Слишком мало? Слишком много?

Прочтите приведенные ниже утверждения и отметьте те, которые соответствуют вашим ощущениям
в состоянии стресса

1. Я легко раздражаюсь
2. Я с трудом могу сосредоточиться
3. Просыпаясь утром, я чувствую себя разбитым
4. Мне трудно принимать даже простейшие решения
5. Качество моего сна ухудшилось. Мне трудно заснуть и/или я просыпаюсь среди ночи и чувствую беспокойство
6. Я часто раздражаюсь
7. Я чувствую мощные негативные эмоции
8. Мое общее состояние ухудшилось
9. Кажется, что в жизни ни на что нет никаких надежд. Все кажется бессмысленным, и я "на нуле"
10. Изменился мой пищевой рацион. Я потерял аппетит или же ем больше, чтобы успокоиться
11. Я с трудом воспринимаю новую информацию
12. Я страдаю от частых головных болей
13. Я с трудом что-то вспоминаю, когда от меня этого требуют
14. Я стал употреблять алкоголь больше обычного
15. Я переживаю частые смены настроения
16. Я пропустил пару важных встреч или опоздал на них
17. Я чувствую сильное напряжение и не могу расслабиться
18. Я не могу выйти на свой уровень творчества
19. У меня периодически болит спина
20. Я чувствую, что я неадекватен и не способен справиться с делами
21. Я брал отгулы
22. Я страдаю несварением желудка
23. Мне кажется, что я не могу сосредоточиться на конкретной проблеме. Мои мысли "бродят"
24. От всякой мелочи я впадаю в панику
25. Я стал курить больше обычного
26. Мне часто хочется "по-маленькому"
27. Обсуждая что-то с другими людьми, я часто повторяюсь
28. Я стал водить машину более нервно, и уровень моей самооценки снизился
29. Мне кажется, что я все время о чем-то беспокоюсь
30. Я становлюсь очень вялым и не чувствую интереса к работе и/или к жизни

Подсчитав количество отмеченных пунктов этого списка, вы поймете, когда находитесь в состоянии стресса, и сможете предпринять действия, направленные на борьбу с ним.

Ощущение стресса и его причины

Существуют пять основных признаков стресса:

• Наше восприятие предъявленного нам требования.
• Факт дисбаланса между поддерживающими и сдерживающими факторами.
• Какая-то часть составной картинки нашей жизни отсутствует, либо эта часть не соответствует своему обычному месту.
• Нас просят сделать что-то, что противоречит нашему чувству "себя" (т.е. нечто, связанное с этическими или ценностными представлениями).
• Когда мы переживаем период каких-то кардинальных изменений (если позитивных, — то "пожалуйста", негативных - "лучше не надо").

Способность восприятия. Мир существует только в нашем восприятии. Например, мы принимаем как факт то, что трава зеленая, потому что мы ее такой видим. Но у многих животных глаза устроены монохромно, и они видят траву как какую-то коричнево-серую массу, — для них она не зеленая. Точно так же: нам кто-то не нравится, однако есть люди, которые запросто с ними общаются. Есть какая-то работа, которую мы делаем хорошо, а есть такая, которую делать невозможно; в школе были предметы, по которым мы вполне успевали, но были и такие, которые мы терпеть не могли, а другим они нравились.

Важно понять, что мир таков, каким мы его видим, потому что это помогает осознать, что чувство перенапряженности порой не является фактом, а всего лишь нашим восприятием окружающего мира, основанным на ощущениях, испытываемых нами в той или иной ситуации.

Понимание того, что мы смотрим на мир "сквозь себя", помогает понять, что, достаточно изменить свое представление о ситуации, в которой мы оказались, как уровень возможного стресса снизится сам собой.

Один из общепризнанных аспектов человеческого поведения называется овфулайзингом (от английского слова "awfulize" — ужасать, потрясать (негативно), сильно преувеличивать). Овфулайзинг — ожидание наихудшего от ситуации, которой, возможно, еще и не нет. Худшее происходит редко. Предчувствуя какие-то проблемы, мы должны учиться быть реалистами. Задайте себе вопрос: "Что может быть самое худшее?", и исходите из этого. Это напрямую связано со здравым смыслом.

Например, вы катастрофически опоздали на работу — но вас же не уволят за то, что вы проспали! Не делайте из этого вселенской проблемы. Реально смотрите на ситуацию. На работе мало что связано с вопросами жизни и смерти.

Жизнь каждого человека немного похожа на составную картинку. Каждая ее часть имеет определенное значение, и к каждой — особое отношение. Нужно соблюдать пропорцию и размер каждой части. Тогда, если какая-то часть "не подойдет", то все другие помогут найти нужный вариант.

Программа "День"

Как подготовиться к следующему дню? Как встретить новый день утром, чтобы настроить себя наилучшим образом на все предстоящие дела? Как распределять занятия и подбадривать себя в течение дня?

Как анализировать свои мысли и поступки, извлекая из них ценный опыт и выводы? Как закончить день на благо следующему за ним и во имя достижения жизненных целей? Ответы на эти вопросы определяют нашу жизнь: ее течение — день за днем, а ее глубинное значение — вчера, сегодня и завтра.

Ваша дневная программа представляет собой не что иное, как набор задач или, максимум, процедур по обеспечению того или иного процесса, входящего в то или иное направление жизни. Иначе говоря, программа День состоит из элементов реализации планов. Данный аспект организации времени наиболее полно описан в книге Ю. Васильченко "Механизмы времени".

Реализация планов — это действия по достижению поставленных целей и выполнению ролевых функций в соответствии с планом. Основным временным элементом человеческой жизни является день. Достижение любой цели возможно только тогда, когда каждый день совершаются определенные действия по ее реализации. Поэтому основное внимание должно быть уделено составлению программы одного дня.

Сутки существуют сами по себе, и их деление на часы условно. Время каждого человека распределено в сутках неравномерно. Одни люди ежедневно работают по пять часов, и получают при этом ощутимые результаты. Другие даже за восемнадцать часов не успевают сделать ничего, что приблизило бы их к намеченной цели. Поэтому в план на день необходимо включать все существенное, что в совокупности даст определенный результат. В программе дня должны также содержаться элементы, связывающие настоящий день со следующим.

Важным условием эффективности программы День является сочетание в ней текущих дел и элементов, способствующих достижению долгосрочных целей. Следует также учитывать стандартные затрат времени (сон, еда, перемещения и т. д.). Планированию должны подлежать абсолютно все действия и виды деятельности. Каждый час, каждая минута в течение дня могут быть заняты определенной работой.

Наличие пробелов и белых пятен в программе День — верный признак того, что это время, скорее всего, будет безвозвратно потеряно.

Распределять работу в течение дня помогает принцип Эйзенхауэра. Он говорят о том, что первоочередное внимание нужно уделять выполнению важных, но несрочных дел, оставляя определенное время для дел важных и срочных; менее важные дела необходимо делегировать другим.

При составлении ежедневных планов нужно также учитывать свой естественный дневной ритм работы. Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках этого ритма. Одни люди могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются в соответственно более раннем окончании работы. Это, жаворонки. В противоположность им совы по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам, до глубокой ночи.

Наряду с данными графика дневной продуктивности при составлении распорядка дня и планировании решения предстоящих задач полезно учитывать также свое биоритмическое состояние.

Учение о биоритме исходит из того, что физические, психические и интеллектуальные способности каждого человека подвержены циклическим колебаниям, поддающимся предварительному расчету. Биоритм выявляет подъемы и спады жизненных сил в течение продолжительного периода. Так, среднестатистические данные свидетельствуют о том, что цикл физического биоритма составляет 23 дня, психического — 28 дней, а интеллектуального — 33 дня. Физический ритм оказывает влияние на физическую силу и силу воли, психический обусловливает динамику чувств, настроений, творческих сил, а интеллектуальный влияет на умственные способности.

Используя биоритмы при планировании деятельности, можно предвидеть, какую работу человек способен в данный момент выполнить наиболее эффективно, и тем самым повысить качество использования собственного времени. Но сам по себе биоритм не может служить отправной точкой при составлении распорядка дня, поскольку он оказывает лишь незначительное влияние на дневной ритм работы.

Программа День существенным образом отличается от других видов планов. Она уже не включает в себя цели и задачи, а состоит из действий и практических шагов по их реализации. Это могут быть телефонные переговоры, личные встречи, работа с документами, совещания, размышления, принятие решений и передвижения. Конкретные действия могут быть с высокой точностью спрогнозированы по затратам времени. Если, например, вы запланировали на день десять телефонных звонков и, зная из опыта, примете столько же входных звонков, можно с высокой точностью определить необходимое для этого время. То же самое касается встреч. Совещания, как правило, бывают традиционными и срочными. Традиционные совещания также можно увязать с определенным временем. Аналогичным образом можно поступать и в отношении других действий в течение дня.

Грамотно составленная программа дня является предпосылкой для эффективной работы. Но максимальный успех может быть достигнут только при ее рациональной организации.

Прежде чем приступать к составлению программы дня, полезно определить свой рабочий стиль. Это поможет вам выявить слабые места в организации всего дела и даст возможность повысить эффективность дневного планирования.

Поскольку "труднее всего начать", "главное сделать первый шаг", надо "встать с той ноги" — уделим особое внимание утру — как основному заряду следующих 16 часов жизни. "Лиха беда — начало!"

Утренний старт также важен для эффективности дня, как и предварительное осмысленное планирование. Позволим себе дать вам несколько советов на этот счет. Некоторые из них позаимствованы из статьи Ольги Стрелковой "Утренний старт", расположенной на сайте www.improvement.ru.

Помните и учитывайте длительность утренней раскачки (пользуйтесь разработанными стандартами). Тщательно руководите утренними процессами (процедурами, задачами).

Грамотно организовывайте утренний настрой.

Найдите для себя оптимальное время пробуждения, не залеживайтесь в постели. Вставайте "с будильником".

Найдите для себя оптимальный будильник. Если вы ненавидите звук своего будильника, обеспечьте свое пробуждение одной из самых любимых мелодий — такой, какую вы не сможете ненавидеть, как бы рано она ни звучала.

Найдите тот вид деятельности, который эффективно пробуждает. Например, вы любите слушать утренние новости, или просматривать электронную почту, или просто вам приятно выпить стакан сока или воды.

Вдохновите себя визуализацией желаний. Представьте в момент звучания будильника все самое лучшее, что может произойти сегодня с вами!

Обязательно составьте заранее дневной план. Утро должно начинаться вчерашним вечером. Правда, если вам доставляет большое удовольствие планирование, то можно оставить процедуру записи дневной программы на утро, обязательно продумав ее предварительно. Это хорошо годится для тех, у кого утренняя мыслительная активность гораздо сильнее вечерней. Однако заметим, что эффективнее считается планировать день заранее. Утром можно просто пересмотреть план, подкорректировать его при необходимости или желании.

И начало, и завершение дня — это особые ритуалы, которые определяют и то, как проходит ваш день, и то, как ваше подсознание обработает дневную информацию ночью.

Чтобы этот настрой был наиболее позитивным, попробуйте использовать следующие техники.

УТРО

В начале каждого дня находите время, чтобы настроиться на себя. Спросите себя:

• Как я себя сегодня чувствую? (Применяйте свою сенсорную восприимчивость к тому, чтобы изо дня в день отслеживать свое состояние и замечать легкие изменения в физиологическом и психологическом состоянии, происходящие в течение дня).
• Что важно для меня сегодня?
• Что я могу сегодня сделать для себя?
• Что мне нужно сегодня сделать для себя?
• Каковы свидетельства того, что я сегодня его достиг(ла)? (Ответ на этот вопрос покажет, что ваши цели сегодня отвечают одному из критериев хорошей формы: он сообщит вам, что вы должны видеть, слышать и чувствовать, чтобы знать, что вы чего-то достигли. Когда мы таким образом строим сенсорный портрет достижения, мы гарантируем для себя, что узнаем о своем достижении, когда оно произойдет. А это служит основой самоуважения.)

В течение дня помните свои ответы на приведенные выше вопросы и делайте что-то в соответствии с ними. Если вы встречаете в этом трудности, поинтересуйтесь всерьез: что вам мешает?

Когда у вас получится что-либо сколь угодно мелкое, уделите минуту на то, чтобы оценить свое свершение.

ДЕНЬ

• В начале каждого дня уделяйте время тому, чтобы составить план подтверждения своего самоуважения на день. Мысленно просмотрите предстоящие события. Какие убеждения, позиции, физиологические состояния, действия, одежда помогут вам остаться верным себе и укрепить свое чувство собственного достоинства? Ожидаете ли вы каких-либо ловушек? Как вы справитесь с ними, сохранив свое самоуважение? Какого рода внутренний диалог поможет вам? Каких внутренних наставников, знакомых вам людей вы хотели бы взять с собой в этот день?
• В конце каждого дня задавайте себе вопросы:
• Что мне больше всего понравилось в себе сегодня?
  Сколько состояний я сменил(а) сегодня? Какие из них были наиболее ресурсными, усиливающими ощущение моего собственного Я? Как они возникли? Как в будущем я мог(ла) бы инициировать эти состояния?
• Какие состояния были менее ресурсными для меня? Что их спровоцировало? Как мне не попасть в них снова?
• Назовите ваш излюбленный недостаток. Оглянувшись на прошедший день или неделю, выберите какой-нибудь недостаток или ограничение — что-то, что внезапно проявилось и принесло ущерб вашему самоуважению. Спросите себя, что подумал бы об этом недостатке по-настоящему хороший друг? Если исходить из того, что все ваши действия имеют смысл, — что этот недостаток пытался сделать для вас, будь то сегодня или когда вы впервые начали вести себя или думать таким образом? Даже если сейчас вы хотите изменить это свое поведение, поблагодарите свой недостаток за его хорошие намерения. Как вы можете следовать тем же намерениям способом, который вам позволит больше себе нравиться?
• В конце недели или дня выберите пять наиболее самоуважительных моментов. Мысленно воспроизведите их. Каким образом вы сможете взять их с собой в завтрашний день или в следующую неделю?

ВЕЧЕР

Вспомните сегодняшний день.

• Насладитесь чем-то, что сегодня было хорошо. Отдать должное моментам успеха — это один из способов улучшить свое самочувствие. А также отметить паттерны чувств, мыслей и поведения, которые сопутствовали этим моментам. Таким образом вы сможете извлечь из них позитивный урок и использовать его впоследствии.
• Вновь вспомните все. Когда вы повторяете что-то, это крепче укореняется в голове.
• Похвалите себя. Похвала — это одновременно пища и вознаграждение. Даже если рядом никого нет, даже если никто, кроме вас, не знает о вашем успехе, вы, тем не менее, можете позаботиться о себе и вознаградить себя. Всякий раз, как вы это делаете, вы повышаете свою самооценку.
• Подбадривайте, поддерживайте себя. Поддержка дает вам ресурсы для совладания с возможными будущими проблемами и трудностями. Подумайте, что бы вы сказали кому-нибудь другому, и затем скажите это себе.
• Если что-то обернулось не так, как вы хотели или надеялись, утешьте себя. Рану нужно залечить, прежде чем снова подвергнуть нагрузке то же место. К эмоциональным ранам это относится в той же мере, что и к физическим. Когда вы даете себе время, чтобы утешить и успокоить себя, вы как бы следуете за собой прежде, чем затем вновь попытаетесь себя вести.
• Вспомните что-то из прошлого, что получилось хорошо, например, какой-то рабочий проект. Это делается не для того, чтобы уйти от неприятностей, имеющих место "здесь и сейчас". Это важный способ предотвратить негативные генерализации ("У меня никогда не получится, как надо...", "Я безнадежен(на)..."). Негативные генерализации по поводу себя могут изрядно сбить вас с пути.
• Напомните себе о каком-либо счастливом моменте или хорошем чувстве. Это еще один способ ослабления негативных генерализаций. Это помогает также изменить состояние: представляя себе достаточно живо нечто, вызвавшее приятные чувства, вы неизбежно меняете свое состояние и свою нейрофизиологию.

Краткие итоги: 1. "Стресс" — общий термин, обозначающий оказываемое на нас давление, как изнутри, так и извне. 2. На разных людях стресс проявляется по-разному. Обычно он заявляет о себе тремя разновидностями симптомов: физическими, эмоциональными и поведенческими. 3. Распознав симптомы стресса, вам понадобится определить факторы, которые делают его выше или ниже вашего оптимального уровня – т.н. стрессоры 4. Существуют пять основных признаков стресса: Наше восприятие предъявленного нам требования. Факт дисбаланса между поддерживающими и сдерживающими факторами. Какая-то часть составной картинки нашей жизни отсутствует, либо эта часть не соответствует своему обычному месту. Нас просят сделать что-то, что противоречит нашему чувству "себя" (т.е. нечто, связанное с этическими или ценностными представлениями). Когда мы переживаем период каких-то кардинальных изменений (если позитивных, — то "пожалуйста", негативных - "лучше не надо"). 5. Избежать стресса можно следующими способами: Задайте себе вопрос: "Что самое худшее, что может произойти?" Смотрите на вещи в перспективе. Выдерживайте баланс "дом — работа". Не будьте педантом. Осознайте, что чувство вины — "бесполезная" эмоция. Забудьте о том, что было в прошлом. Сосредоточьтесь на сегодняшнем дне. Определите пять положительных вещей, которые происходят или происходили с вами каждый день. Работа — на работе, дом — дома. Ведите здоровый образ жизни — занимайтесь физическими упражнениями, правильно питайтесь и оставляйте на неделе время, чтобы заняться собой. 6. Используйте Программу "День" для того, чтобы каждый день был счастливым.

Список литературы

1. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 256с.

2. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. - М.: Издательство: Манн, Иванов и Фербер, 2007 г. - 236 стр.

3. Васильченко Ю.Л., Таранченко З.В., Черныш М.Н. Самоучитель по тайм-менеджменту. – СПб: ПИТЕР, 2007. – 256с.

4. Вронский А. И. Как управлять своим временем — Ростов н/Д: Феникс, 2007. — 224 с.

5. Гейссельхарт Роланд, Хофманн-Буркарт Кристиане Прощай, стресс! Лучшие техники релаксации. – М.: Издательство ОМЕГА-Л, 2006. – 118с.

6. Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2. – М.: Издательский дом "ДМК-Пресс", 2007. - 128с.

7. Джеймс Дж. Как находить два лишних часа каждый день. – М.: ООО "Издательство Астрель": ООО "Издательство АСТ", 2004. – 331с.

8. Кей Френсис Сдвиньте с мертвой точки ваш тайм-менеджмент/ Пер. с англ. М., Hippo, 2004. - 216 с.

9. Кноблаух Йорг. Управление временем. – М.: Омега-Л, 2006. – 144с.

10. Кови Стивен Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. – 275с.

11. Кюстенмахер М. Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня, М.: Издательство: Диля, 2006. – 128с.

12. Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и жизнью. – М.: ООО "Издательство "Добрая книга", 2006. – 256с.

13. Новак Б.В. Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно. – СПб:Питре, 2007. – 128с.

14. Олкок Дебра. Управление временем и рабочей нагрузкой. – М.: Финпресс, 1998. – 96с.

15. Потапов С.В. Как управлять временем. – М.: Эксмо, 2006. – 160 с.

 

 

---

Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 934; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!