Первичных оправдательных документов.



К документам предъявляются следующие требования:

· точность и полнота отражения фактов хозяйственной деятельности;

· своевременность составления и ясность содержания;

· соблюдение установленных форм и реквизитов документов.

Порядок документирования хозяйственных операций определен Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11 1996 г. №129-ФЗ и «Положением по ведению бухгалтерского учета ибухгалтерской отчетности в РФ», утвержденным приказом

Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н. Любой документ должен содержать ряд показателей (реквизитов). Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные:

· наименование документа (формы), код формы;

· дата составления;

· наименование организации, от имени которой составлен

· документ;

· содержание хозяйственной операции;

· количественная и стоимостная оценкафакта хозяйственной

· деятельности;

 

Первичный учетный документ– это оформленное в установленном порядке и имеющее юридическую силу письменное свидетельство о совершенном факте

хозяйственной деятельности, составленное в момент его совершения наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной деятельности и

правильность его оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Записи в первичных документах производятся чернилами, шариковыми ручками.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций, назначением документов, технологией обработки учетной информации. Это:

· номер документа;

· расчетные счета организации;

· основание для совершения хозяйственной операции.

Рассмотрим классификацию документов.

· По месту расположения реквизитов в документе форма документа может быть зональной, анкетной, табельной.

· По характеру операций формы документов бывают: Типовые (для однородных операций – кассовые ордера) и специализированные.

Чтобы исключить возможность повторного использования документов, ряд документов подлежит погашению штампом «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписи.

· По назначению: распорядительные (приказы, доверенности, накладные на выполненные работы, чекна получение наличных, платежное поручение), оправдательные или

исполнительные (накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер), бухгалтерского

оформления (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, амортизации, расчеты отклонений от нормативной себестоимости) и

комбинированные (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость).

· По степени обобщения: документы первичного и вторичного оформления.

· Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент совершения факта хозяйственной деятельности: о поступлении или отпуске материалов

(приемные акты, требования, ЛЗК), об отгрузке продукции (накладные, счета-фактуры), о начислении зарплаты (табель учета рабочего времени).

· Вторичные документы составляются на основе первичных документов и предназначены для равномерного накопления и обобщения учетной информации: материальный отчет складского имущества, накопительные ведомости, книги учета,

авансовый отчет.

· По содержанию хозяйственных операций:

Материальные (акты приема-передачи), денежные (чеки, выписки из банка, кассовые ордера, квитанции, займы, марки, облигации, сберегательные сертификаты), расчетные (платежные поручения, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости,

авансовые отчеты).

· По способу охвата хозяйственной деятельности:

Разовые (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования) и накопительные (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта на месяц).

· По месту составления:

Внутренние (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости, товарные отчеты, авансовые отчеты, путевые листы) и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщика товары, доверенности, платежные поручения, судебные и исполнительные документы).

· По способу заполнения: ручным способом и при помощи вычислительной техники.

· По количеству учетных позиций: однострочные (наряд на выполнение одной работы) и многострочные (счет, товарно-транспортная накладная).

· По характеру фактов хозяйственной деятельности: кассовые, банковские, материальные и расчетные.

· По авторскому составлению:служебные и личные.

· По степени типизации: стандартные и нестандартные.

· По сроку исполнения: срочные и несрочные.

· По подлинности составления: подлинные и копии (дубликаты).

Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют и принимают к учету. Затем документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Документооборот- путь прохождения документа с моментаего составления до сдачи в архив.

Документооборотрегламентируется графиком. Составление графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д.

Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Таких этапов в документооборотеможно выделить пять:

· составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

· передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;

· проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера;

· сдача документов в архив на хранение после составления по

· ним учетных регистров, форм отчетности.

Обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего, документы группируют понеобходимым для бухгалтерского учета однородным

признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам

записывают в учетные регистры.

Сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при компьютерной обработке - отметку исполнителя о вводе

информации в компьютер. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом «Получено» или

«Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Один из путей совершенствования документооборота- сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов за счёт применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унифицированных документов.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 35 «О первичных учетных документах» наГосударственный комитет Российской Федерации по статистикевозложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

Унификация документовпредставляет собойустановление единой формы первичных документов дляотражения в них однородных хозяйственных операций.

Федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом Российской Федерации предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях.

Совершенствованию документации способствует стандартизация.

Стандартизацияоблегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому освоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Стандартизация- установление одинаковых форм и размеров документов одного названия.

Совершенствовать документооборотможно за счет его рационализации путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

График документооборота и обработки учетной информации являются составными частями плана организации бухгалтерского учета. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации в графике документооборота.График документооборота определяет объем, последовательность выполняемых учетных работ, сроки выполнения, конкретных исполнителей и позволяет устранить возможность дублирования, определить точки пересечения взаимоконтролируемых показателей, равномерно распределять занятость бухгалтеров в учебном процессе.

Однако не все явления, происходящие в процессе хозяйственной деятельности, могут быть зафиксированы в документах. Так, естественная убыль, неточность при приеме или отпуске средств, ошибки в учете, прямые хищения приводят к отклонениям действительного количества соответствующих ценностей от зафиксированного в документах и отраженного в учете. Оформить такие явления можно не тогда, когда они

происходят, а лишь при обнаружении. Выявить незафиксированные в документах явления помогает инвентаризация – проверка соответствия фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Ее данные служат для приведения показателей учета в соответствие с действительностью, отражая те объекты и явления, которые по каким-либо причинам своевременно не были охвачены учетом.


Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 548; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!