Общие правила составления и оформления управленческих документов
ЛЕКЦИЯ 7
Раздел 3. Документационное обеспечение процесса разработки и принятия управленческих решений
Управленческая документация. Виды документов и их классификация
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:
1) документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия;
2) документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются:
• по наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;
• по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
|
|
|
• по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• но виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации – письменные, графические, фото-, кинодокументы и т.д.
Подлинник (оригинал) – это единственный экземпляр официального документа, составленный на бланке согласно ГОСТу и имеющий удостоверяющие реквизиты.
Копия – это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Копии делятся на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа, при оформлении которой обязательно нужно указать, из какого документа она сделана. Отпуск – копия документа, отосланного в другую организацию (организации). Копии различаются в зависимости от того, каким образом они удостоверены. Нотариальные соответствия подлиннику подтверждаются официальным должностным лицом – нотариусом. Соответствие подлиннику официально заверенных копий подтверждается другими должностными лицами и сопровождается печатью и подписью. Простая копия заверяется без соблюдения необходимых формальностей, а незаверенные копии не имеют подтверждения.
|
|
|
Организационно-правовые документы (ОПД)
Главное назначение ОПД – документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений организаций и предприятий.
Подготовка ОПД осуществляется в следующем порядке: проектирование, разработка, уточнение, согласование. Введение ОПД в действие осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем. ОПД относится к документам бессрочного действия и сохраняет свою юридическую силу до момента отмены.
Общие требования к оформлению ОПД остаются едиными для всех документов данной группы, к которым относят:
• устав организации.
• положение о структурном подразделении.
• штатное расписание.
• правила внутреннего трудового распорядка.
|
|
|
• инструкции по отдельным видам деятельности.
• должностные инструкции.
Устав организации – это основной ОПД, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включающие порядок ее образования и реорганизации. Устав содержит следующие основные разделы:
1) общие положения – содержат полное и сокращенное наименование организации, статус, предмет и цели организации, нормативы документов, регламентирующих деятельность организации, юридический адрес организации, наличие товарного знака;
2) сведения об уставном капитале организации – содержат сведения о соучредителях организации, размерах их вкладов и условиях изменения уставного капитала;
3) организационно-правовые основы деятельности организации – определяют цель и вид деятельности организации, механизм взаимоотношения организации с партнерами, права участников организации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности;
4) управление организацией – регламентирует структуру и основные задачи управления организацией (состав органов управления, полномочия органов управления);
5) правила ведения учета и отчетности в организации – это установленный порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок предоставления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в налоговую инспекцию, порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации;
|
|
|
6) порядок использования прибыли и других накоплений организации;
7) порядок прекращения деятельности организации;
8) основные вопросы деятельности организации – оговаривают порядок разрешения споров организации с юридическими и физическими лицами.
Положение о структурном подразделении – это ОПД, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования. Содержит следующие основные разделы:
1) общие положения – содержат сведения об официальном и условном наименовании предприятия, статусе подразделения, направлении деятельности, нормативы документов, регламентирующих деятельность подразделения;
2) предназначение, задачи и функции подразделения – оговариваются основные задачи и важнейшие функции подразделения, роль и место данного подразделения в деятельности организации;
3) структура, состав, оснащение подразделения – сведения о структуре подразделения, его численном составе и технико-технологическом оснащении;
4) организация управления и обеспечение подразделения – сведения о руководящем составе, а также полномочиях руководящего состава;
5) организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами – содержит последовательное описание взаимодействия с другими подразделениями по вопросам получения или передачи информации, продукции;
6) полномочия основных категорий работников подразделения – включают сведения о правах руководителя;
7) ответственность основных категорий работников подразделений – устанавливает персональную ответственность работников подразделения за различные виды нарушений;
8) особые вопросы деятельности подразделения – оговаривается порядок разрешения спорных ситуаций.
Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников. Штатное расписание содержит:
1) полное официальное наименование организации;
2) наименование вида документа;
3) номер и дату написания документа;
4) место составления;
5) заголовок к тексту документа;
6) подпись разработчика;
7) гриф утверждения с утверждающей подписью.
Правила внутреннего распорядка – ОПД, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Документ жестко структурирован и включает в себя следующие разделы:
1) общие положения – цели организации;
2) порядок приема и увольнения персонала – определяет: процедуру приема персонала на работу и увольнения, порядок перемещения сотрудников на другие должности, порядок расторжения трудового договора;
3) общие обязанности сотрудников – содержат перечень основных обязанностей сотрудников организации;
4) общие обязанности администрации – содержат перечень основных обязанностей администрации организации;
5) рабочее время и порядок его использования – показывает распределение времени для исполнения трудовых обязанностей;
6) ответственность сотрудников за нарушения (содержит информацию об ответственности сотрудников за правонарушения) и устанавливает порядок поощрения отличившихся сотрудников;
7) заключительные положения – устанавливают порядок пересмотра положений и правил.
Инструкция по отдельным видам деятельности – ОПД, устанавливающий для сотрудника конкретные трудовые обязанности. Типовая должностная инструкция должна содержать:
1) общие положения – определяют область компетенции, подчиненность;
2) обязанности сотрудника – подробное описание повседневных обязанностей сотрудника;
3) квалификационные требования к сотруднику – сведения о квалификационных требованиях, предъявляемых к сотруднику;
4) заключительные положения – сведения об ответственности сотрудника, сведения об особых обязанностях, основные нормативные документы.
Организационно-распорядительная документация (ОРД)
Нормативно-правовые акты издаются в виде:
• постановлений;
• приказов;
• распоряжений;
• решений;
• указаний.
Постановление – это правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.
Приказ – это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы подразделяются на ежегодные, повседневные, чрезвычайные, специальные. Ежегодные приказы служат для общей регламентации работы организации в течение года. Повседневные приказы издаются для регламентации повседневной деятельности организации по наиболее общим вопросам. Чрезвычайные приказы издаются для регламентации деятельности организации в какой-либо чрезвычайный период. Специальные приказы издаются для регламентации деятельности организации по тем или иным направлениям.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления (совета директоров АО, ученого совета и т.п.).
Указание – организационно-правовая форма управленческого решения, которое оформляется в виде распорядительного документа по вопросам методологического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т.п. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоличия в пределах их компетенции.
Информационно-справочная документация
К информационно-справочным документам относятся: письма, телеграммы, телефонограммы, факсы и другие сообщения. Основные правила подачи текста в таких документах неизменны: напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа; документ не должен содержать ошибок; стиль делового письма должен быть простым и понятным; текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении; для подписи используется ручка синего цвета.
Деловое письмо
Общая структура делового письма должна содержать: заголовок, дату написания, наименование и адрес получателя, вступительное обращение, указание на общее содержание письма, основной текст, заключительную форму вежливости, подпись отправителя, ссылку на приложения, приложения, сведения об исполнителе. Общее содержание делового письма включает вводную часть, в которой определяется проблема, констатирующую часть, в которой детализируется характеристика состояния дел, дается краткая оценка сделанного на текущий момент, заключительную часть, в которой помещаются выводы и предложения по разрешению существующей ситуации.
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения.
Текст – основной реквизит письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, или около 17 см.
Типовые тексты и тексты-трафареты используются при составлении официальных писем с однотипной информацией и дают большую экономию времени, упрощая процесс составления и печатания письма.
Типовой текст – это стереотипный текст, на основе которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот.
Трафаретизания – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, например – бланки справок, командировочные и т.д.
Служебные записки
К основной информационно-аналитической документации относятся также служебные записки. Служебная записка – это самостоятельный документ. Служебные записки делятся:
• на докладные;
• аналитические;
• обзорные;
• информационно-статистические;
• записки о состоянии дел за период времени.
Типовая служебная записка состоит из заголовка, сведений об адресате, разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения. Заголовок включает в себя название документа с указанием его типа. Название дается заглавными буквами посередине верхней строки листа, ниже логотипа.
Сведения об адресате содержат должность и ФИО адресата. Размещаются эти сведения через интервал ниже названия в левой части листа. Сведения о разработчике записки также содержат его должность, ФИО.
Дата написания указывается ниже сведений о разработчике в левой части листа. Наименование темы указывается ниже даты написания документа в левой части листа.
Текст служебной записки размещается по всей ширине листа через интервал ниже наименования темы. Подпись включает в себя личную подпись (сигнатуру) и расшифровку подписи, которая размещается через интервал ниже основного текста.
Планирующая документация
Основополагающими планирующими документами для организации являются программы и планы. Программы – это документ стратегического планирования, определяющий общий характер развития организации, основные направления ее развития, перечень наименований и сроков выполнения важнейших мероприятий.
Программа развития организации имеет комплексное содержание и рассчитана на срок реализации от одного года. К основным реквизитам программы относятся:
• гриф ограничения доступа к документу;
• гриф утверждения;
• печать;
• название вида документа;
• заголовок текста;
• текст;
• дата составления документа;
• место составления документа;
• отметка о наличии приложений;
• подпись.
План – документ среднесрочного и краткосрочного планирования, определяющий полную последовательность выполнения одного из направлений программы в виде развернутого перечня наименований мероприятий и сроков их выполнения.
К числу обязательных реквизитов плана относятся:
• гриф ограничения доступа к документу;
• гриф утверждения;
• название вида документа;
• заголовок текста;
• текст;
• отметка о наличии приложений;
• подпись.
Основным содержанием плана (текстом) является перечень наименований мероприятий и сроков их выполнения.
Отчетная документация
К отчетной документации относятся следующие документы:
1) отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности организации за некоторый стандартный период времени и представляемый в организацию административного управления по установленной форме и в предписанные свыше сроки;
2) сводка – документ, отражающий статистические данные о деятельности организации;
3) акт – итоговый документ, предназначенный для подтверждения и придания юридической силы полученным результатам в процессе проверки.
ЛЕКЦИЯ 8
Общие правила составления и оформления управленческих документов
Общие требования к бланкам документов
В документации различают постоянную и переменную информацию. Переменная информация специфична и подлежит изменению. Постоянная информация присутствует в документах определенной группы и повторяется на каждом бланке. В целях сокращения времени необходимо наносить постоянную информацию на стандартный лист типографским способом.
Культура оформления официальных документов начинается с бланка организации. Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон, идентифицирующий автора официального документа. Бланк – лист бумаги с постоянной информацией, нанесенной типографским способом. Все виды бланков должны отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливают на листах бумаги стандартных размеров: А4 (210-297 мм), А5 (135-210 мм), А3 (297-420 мм), А6 (105-135 мм). Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации, отмечаются специальными символами или особой разметкой. Разметка осуществляется двумя способами:
• центрованный способ – симметрично осевой вертикали с выравниванием строк по правой границе;
• флаговый способ – от левой границы размещения реквизитов без выравнивания строк.
Бланки должны иметь поля. Поле – это свободное от текста пространство по краям листа размером не менее:
• с левого края и нижнего и верхнего краев – 20 мм;
• с правого края – 10 мм.
В настоящее время в организациях используются следующие виды бланков:
• общие бланки;
• бланки писем;
• бланки конкретного вида документов.
Общий бланк включает в себя: изображение государственного герба или эмблемы организации, наименование организации.
Бланк письма включает в себя реквизиты общего бланка, код организации, справочные данные об организации. На бланк письма наносятся ограничительные отметки для верхних границ зон расположения:
• даты документа, регистрационного номера документа;
• указания на место составления документа;
• сведений об адресате;
• указания на гриф утверждения документа;
• текста резолюции;
• текста заголовка;
• отметки о контроле;
• основного текста документа.
Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты общего бланка и код формы документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной плотности.
Бланки документов допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.
Возможно оформление бланка с угловым или продольным исполнением. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
• общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме письма;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем.
Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Учет бланков может осуществляться в специальном журнале, форма которого разрабатывается самостоятельно организациями.
Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по предложениям подразделений распоряжением руководителя организации. Уничтожение бланков должно производиться по акту.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в организации, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительными документами руководителя организации.
Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.
За утерю, нарушение порядка хранения и использования бланков и другие упущения в работе с документами применяются меры дисциплинарного воздействия. К ним относятся замечание, выговор, строгий выговор, увольнение и другие взыскания, предусмотренные уставами о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка.
Требования к оформлению реквизитов управленческих документов
В настоящее время оформление и составление документов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.) (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477, в ред. Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751) (далее – Правила). Следует подчеркнуть, что в отличие от Правил требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер.
Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.
Реквизит документа – элемент оформления документа. Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу или юридическую значимость.
В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.
Заголовочная часть документа включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).
Содержательная часть документа является основной его частью, раскрывающей его суть и назначение.
В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также технологические отметки, проставляемые на различных этапах обработки документа.
Документ состоит из набора реквизитов, оформленных по определенным правилам и расположенных в строго определенном месте.
Перечень реквизитов, включающий индивидуальный набор реквизитов, присущих конкретному индивидуальному документу, носит название индивидуального формуляра документа.
Реквизиты документов классифицируются на постоянные и переменные. Постоянными называют совокупность реквизитов, характеризующую типовой формуляр документа и присутствующую во всех видах документа одного типа. Переменными считают совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающих особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.
При подготовке и оформлении документов УСОРД используют следующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30-2003):
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10– наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27– отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Расположение реквизитов на документе образуют формуляр документа.
На рисунке 1 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. Границы, которые на этой схеме отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз.
Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30-2003 и в Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Такие реквизиты, как «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код формы документа», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» в Правилах отсутствуют, поскольку не используются при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти.
Реквизит «Резолюция» заменен на реквизит «Указания по исполнению документа», так как в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются не только в виде резолюции, но и в виде поручений.
Реквизит «Заголовок к тексту» получил в Правилах название «Наименование документа».
Правилами введен такой реквизит как «Должность лица, подписавшего документ». Он указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.
Реквизит «Отметка о конфиденциальности» проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.
Рисунок 1 – Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 164; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!