Датування управлінських документів
1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів).
Дату оформляють відповідно до ДСТУ 4163-2003 цифровим або словесно-цифровим способом.
2. Усі реквізити на документі, пов’язані з його проходженням і виконанням, датуються і підписуються. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його візує, погоджує або затверджує. Дата зазначається нижче підпису ліворуч.
3. Під час реєстрації документа його дата проставляється працівником служби діловодства в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку.
У документах, складених не на бланку (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дата проставляється автором документа нижче підпису.
4. На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
Погодження управлінських документів
1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
2. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
|
|
|
3. Внутрішнє погодження оформляють шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003 і включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування. У разі потреби може бути зазначена посада особи, яка візує документ.
4. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих документів візуються на першому примірнику.
У деяких випадках допускається поаркушне візування документів. Види документів, що потребують поаркушного візування, зазначаються в інструкції з діловодства установи.
5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка.
Про наявність зауважень обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.
6. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ в установі, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
7. Внутрішнє погодження проекту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності: працівником, який підготував документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності), посадовими особами, які зазначені в проекті документа як виконавці, фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проект документа стосується фінансових питань), керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи), заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа.
|
|
|
8. Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції з діловодства установи.
9. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
10. Якщо у процесі візування до проекту документа внесено суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню і повторному візуванню.
11. Зовнішнє погодження проектів документів може бути оформлено аркушем погодження, грифом погодження, довідкою про погодження, листом погодження або представленням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.
12. Гриф погодження оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003.
13. Аркуш погодження складається у разі, якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:
|
|
|
Аркуш погодження додається.
14. Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа
| Назва посади | Підпис | Ініціали (ініціал імені), прізвище |
| Дата |
Підпис посадової особи скріплюється печаткою установи (за наявності).
15. Кожна з установ, якій надіслано проект документа на погодження, може надавати окремий аркуш погодження, або аркуш погодження передається заінтересованим установам у послідовності, визначеній установою - автором проекту документа.
Аркуш або аркуші погодження зберігаються разом з документом, який було погоджено.
16. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
з установами однакового рівня та іншими установами;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;
з установами вищого рівня.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 338; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!