Пример решения основных задач делопроизводства средствами Евфрат

Лабораторна робота №

Тема: Архівування документів

Мета: вміти архівувати документи

КОРОТКІ ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Архіви призначені для компактного групування документів системи Євфрат і економії місця на жорсткому диску при зберіганні документів. Архіви є двох типів: із стисненням і без стиснення. Архів без стиснення просто об’єднує в одному каталозі всі файли, які помістили а архів документів. Це зручно, якщо файли відносяться до однієї теми, і розкидані по різних дисках і каталогах, але їх хотілося зберігати разом. Архіви із стисненням запаковують файли документів в архівний файл формату ZIP і економлять при цьому необхідний для їх збереження дисковий простір. Об’єктами системи Євфрат, до яких застосовується архівування є документи і папки/каталоги. При поміщенні в архів документа разом з ним архівуються файли, які належать до цього документа. При поміщенні в архів папки, архівуються всі документи і файли, які знаходяться в цій папці. При архіву ванні вихідні документи і папки по бажанню користувача можуть бути залишені в оригінальному вигляді на своїх вихідних місцях (в цьому випадку архів містить дублікати вихідних документів, і затрати на їх зберігання подвоюються), або знищенні (тоді архіви є єдиним місцем зберігання документів).

Выберите пункты меню Сервис, Мастер архивирования... или нажмите кнопку . Мастер архивирования запускает процедуру архивирования документов, в течение которой пользователю предстоит отвечать на вопросы и делать выбор желаемого варианта в последовательно открывающихся диалоговых окнах. Целью этой процедуры является облегчение работы с архивами, поскольку на каждом шаге дается подробное разъяснение смысла и вариантов выбора дальнейших действий.

Процедура архивирования осуществляется с помощью мастера в несколько этапов.

1). Выбор носителя для архива: жесткий диск, CD-ROM (т.е. система умеет работать с дисководом, осуществляющим запись на компакт-диски (CD-R)).

2). Выбор типа архива и способа архивирования. Архив может быть файловым или сжатым. Первый представляет собой директорию, в которой будут храниться помещаемые в архив файлы. Сжатие файлов при этом не применяется.

Сжатый архив представляет собой файл в формате Zip, в который помещаются со сжатием архивируемые файлы.

3). Выбор между новым или существующим архивом, в который будут помещаться документы.

Если нужно создать новый архив, то следует нажать переключатель «Создать новый архив», а если для добавления документов будет использоваться ранее созданный архив, то выбирается переключатель «Работа с уже существующим архивом».

4). Выбор пути до архива, его имени и комментария. Нажав кнопку «Задайте путь до архива», выберите директорию для файлового архива, или Zip-файла для сжатого архива. Если это новый, ранее не существовавший Zip-файл, то он будет создан.

В поле ввода «Имя архива» задайте имя архива. Это то имя, под которым архив будет зарегистрирован в системе Евфрат.

В поле ввода «Комментарий к архиву» можно вписать любой текст – обычно описание назначения и содержимого архива. Комментарий впоследствии можно прочесть в окне свойств архива.

5). Настройка архивации позволяет выбрать способ обращения с архивируемыми документами.

Чек-бокс «Удалять файлы, входящие в документ» дает возможность избавиться от оригиналов файлов документов, помещенных в архив. Если этот чек-бокс отмечен, то оригиналы будут уничтожены, и останутся только их копии в архиве. Если же нет, то будут сохраняться и оригиналы, и их архивные копии.

Чек-бокс «Удалять оригиналы архивируемых объектов» позволяет аналогичным образом поступить с самими архивируемыми объектами – документами и папками. Если он отмечен, то эти объекты будут удалены из системы Евфрат, и вместо них создадутся архивные документы и папки, а если нет, то в системе будут существовать и те, и другие (это никаким образом не сказывается на доступе к содержимому документов).

Рис. 3.17. Работа с архивами Евфрат

Чек-бокс «Для архивируемых объектов задать пароль» позволяет ограничить доступ к архивным документам. Если он отмечен, и в поле ввода «Пароль» задан пароль, то при любой попытке обращения к документу (просмотр, экспорт, распечатка, уничтожение) пользователь должен будет ввести правильный пароль, иначе в действии будет отказано. Изменить этот пароль впоследствии сможет только пользователь, знающий старый пароль.

6). Проверка настроек архивации подытоживает результат выбора в предыдущих окнах. В этом окне невозможно изменить настройки, здесь они показываются только для справки. Чтобы изменить их, следует с помощью кнопки Назад вернуться в то окно, где был сделан неудачный выбор.

7). Просмотр сведений о диске, на котором находится или будет создан архив: имя диска и метку тома, его полную емкость, размер свободного и занятого дискового пространства.

После задания всех настроек и нажатия кнопки «ОК» появляется окно работы с архивами (рис. 3.17). Это же окно возникает при выборе пунктов меню Сервис, Архивирование... В этом окне можно выбрать существующий или создать новый архив, и выбрать документы и папки для добавления в архив. Процедура добавления документов в архив очень похожа на добавление новых документов в систему Евфрат.

Пример решения основных задач делопроизводства средствами Евфрат

Рассмотрим организацию цикла работ с документами на конкретном примере.

1. Запустите Евфрат. В появившемся диалоговом окне задайте имя пользователя. Поле «Пароль» оставьте пустым. В группе «Режим работы» выберите переключатель «Личный». Нажав на кнопку «Выбор базы» выберите директорию, в которой будет расположена личная база данных, и задайте имя базы. Нажмите кнопку «ОК».

2. На экране появилось рабочее окно Евфрат, аналогичное изображенному на рис. 3.2. Если база данных только что создана рабочий стол будет содержать только картотеку «Контроль исполнения». Необходимо заполнить базу данных информацией о документах, то есть осуществить внесение документов в систему.

Сделаем некоторые приготовления. Выберите пункты меню Файл, Новая папка... . Создайте папку «Документы». Выберите пункты меню Опции, Настройка..., в появившемся окне выберите вкладку «Индексация». Отключите опцию «Использовать полные пути к директориям как имена папок».

В меню папки «Документы» выберите пункты Файл, Новый документ... . На экране появится окно внесения новых документов (см. рис. 3.7). Данную процедуру можно повторять сколько угодно раз, из любой папки Евфрат. Документы будут помещаться в то место, откуда было вызвано соответствующее диалоговое окно. В данном случае – на рабочий стол. Интерфейс окна похож на интерфейс Проводника Windows. Перед непосредственным внесением документов и их регистрацией в базе данных системы необходимо составить предварительный список документов, который формируется в левой части окна, по трем категориям. Исходя из структуры этой части документы могут быть внесены тремя способами: отдельно, потоком и в виде папок-образов. Рассмотрим все варианты.

На верхней панели инструментов окна внесения выберите из списка расширений пункт «Все файлы». В окне документов (левая часть окна внесения) установите курсор на категорию «Единичные документы». Затем, осуществляя навигацию по жестким дискам компьютера, поместите несколько файлов в предварительный список единичных документов. Для этого нужно осуществлять следующие действия:

- выбрать мышью файл, который будет документом Евфрат;

- нажать кнопку .

Можно вносить сразу группу документов, выделив их. Приемы выделения те же, что и в проводнике Windows.

Сделайте какой-либо документ состоящим из нескольких частей. Для этого в окне документов установите курсор на документ повторите вышеописанную процедуру. Такая совокупность файлов рассматривается системой как один документ и может содержать файлы любого типа. Она реализует аналогию «дела». Дело является традиционным объектом делопроизводства и представляет собой подборку материалов по какому-либо вопросу.

Переименуйте документ в предварительном списке. Для этого щелкните по нему правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите пункт Редактировать имя.

Зададим потоковый ввод документов. Эта возможность позволяет вносить в систему целые папки со всеми содержащимися в них файлами. Установите курсор на категорию «Потоковый ввод». Выберите папку на жестком диске. Можно выделить несколько папок подряд или выборочно. Нажмите кнопку . Если при этом была нажата кнопка , то в предварительный список попадут и поддиректории выбранных папок со всеми файлами.

Установим слежение за некоторыми папками жесткого диска, выбрав категорию «Папки-образы». Помещение папок в эту категорию осуществляется выше рассмотренным способом. Только предварительно необходимо будет установить некоторые параметры в диалоговом окне «Свойства», которое содержит три вкладки: «Общие» – задается путь к папке и способы индексации документов в ней, «Аннотация», «Шаблоны» – задается список расширений файлов, которые будут внесены; здесь можно установить опцию «Все файлы».

Все необходимые параметры заданы. Убедитесь, что нажата кнопка – «Индексировать по всем словам». К проиндексированным документам можно применять операцию контекстного поиска.

Внесение осуществляется по нажатию кнопки .

Некоторое время система будет занята индексированием документов.

3. Рассмотрим создание картотек.

Выберите пункты меню Вид, Картотеки... . Создадим картотеку «Приказы», но сначала необходимо разработать перечень ее реквизитов. В появившемся диалоговом окне «Картотеки» (см. рис. 3.10) нажмите кнопку «Реквизиты». В следующем окне можно создавать реквизиты (см. рис. 3.8).

Создадим следующие реквизиты приказа: наименование министерства, наименование организации, наименование подразделения, дата приказа, номер приказа, место издания, должность руководителя, ФИО руководителя, ФИО и должности ознакомленных, дата подписания.

В диалоговом окне создания реквизитов нажмите на кнопку «Новый». Введите имя реквизита – «Наименование министерства», в группе «Общие» выберите тип реквизита – текст, установите переключатель в положение «Однозначный», нажмите «ОК». Повторите процедуру для следующих двух реквизитов. Для реквизита «Наименование подразделения» в группе «Индексация» установите опцию «Фиксированный словарь». Для ввода словаря значений реквизита нажмите на кнопку «Словарь». В соответствующем диалоговом окне введите несколько наименований подразделений.

Для реквизита «дата приказа» установите тип «дата».

Для реквизита «номер приказа» установите тип «Целое число».

Некоторые изменения необходимо сделать при вводе реквизита «ФИО и должности ознакомленных». Это будет множественный реквизит. Установите опцию «Многозначный». В группе «Индексация» оставьте включенным только опцию «по словам внутри поля».

По завершении создания реквизитов для картотеки нажмите кнопку «Закрыть».

В диалоговом окне «Картотеки» нажмите на кнопку «Новая». В появившемся диалоговом окне (см. рис. 3.9) введите название картотеки – «Приказы». В списке реквизитов картотеки (слева) представлены реквизиты самой первой картотеки (если, конечно, они существуют), их нужно убрать. Нажмите на кнопку «Убрать все». Из списка всех реквизитов (справа) выберите указанные выше, выделив соответствующий реквизит и нажав на кнопку «Добавить». Пользуясь стандартными приемами выделения, можно выделять группы реквизитов.

По окончании нажмите кнопку «ОК», затем «Закрыть». Новая картотека появится на рабочем столе.

4. Теперь необходимо учесть новые документы в созданной картотеке – заполнить значения ее реквизитов и проиндексировать их.

Выберите папку «Документы» и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее на картотеку «Приказы». В появившемся диалоговом окне (см. рис. 3.11) введите значения реквизитов. В заголовке окна отображается название текущего документа.

Вызов поля ввода для любого реквизита осуществляется двойным щелчком мыши по нему или нажатием кнопки – «Новый». Поясним значения некоторых кнопок.

– переход к следующему документу в очереди;

– переход к произвольному документу в очереди;

– прерывание процесса индексации.

Значения реквизита «Наименование подразделения» вводятся из заданного Вами словаря.

Реквизит «Наименование министерства» можно оставить пустым.

Реквизит «ФИО и должности ознакомленных» является многозначным, то есть допускает насколько значений.

Щелкнув правой кнопкой мыши по реквизиту можно посмотреть его свойства, выбрав опцию Свойства контекстного меню.

Для нашего примера некоторые реквизиты не изменяют своего значения от одного индексируемого документа к другому. Эти реквизиты следует отметить как постоянные. Щелкните правой кнопкой мыши по реквизиту «Должность руководителя». В появившемся меню выберите опцию Оставлять значение, соответствующее значение будет автоматически проставляться в следующих документах. Повторите процедуру для реквизитов «Наименование подразделения», «Наименование организации», «ФИО руководителя», «Место издания».

Следует отметить возможность присвоения значения реквизиту путем перетаскивания выделенного фрагмента из окна просмотра документа.

Заполните реквизиты остальных документов очереди. После обработки последнего документа нажмите на кнопку . После индексации нажмите на кнопку .

5. Приказы необходимо поставить на контроль. Откройте картотеку «Приказы». В ней находятся псевдонимы документов, то есть ссылки на них. Чтобы узнать расположение соответствующего документа щелкните правой кнопкой мыши по псевдониму и выберите опцию «Оригинал». Произойдет переход к папке «Документы». Захватите мышью документ и «бросьте» его на картотеку «Контроль исполнения». Введите значения реквизитов «Дата исполнения» – сегодняшнее число, «Имя исполнителя» –свое пользовательское имя. Проиндексируйте документ. Обратите внимание, что в папке пиктограмма документа приняла вид .

Выберите пункты меню Сервис, Контроль исполнения. В появившемся диалоговом, в группе «Показать документы» установите опцию «Которые должны быть обработаны сегодня» – так устанавливается формат отображения документов в картотеке «Контроль исполнения». Проследите, чтобы в поле «Имя исполнителя» стояло ваше имя, Задайте значение поля «Напоминать каждые» равным 1 минута – для эксперимента.

6. Рассмотрим возможности поиска документов. Выберите пункты меню Поиск, Расширенный поиск... . В появившемся диалоговом окне введите имя запроса в поле «Запрос» (см. рис. 3.13).

Сделайте запрос по реквизитам приказов (например как показано на рис. 3.18).

Рис. 3.18. Пример запроса

Для добавления реквизита в запрос необходимо его выделить и нажать кнопку добавить (или дважды щелкнуть на нем мышью). Обратите внимание, что при выборе реквизита, в области «Словарь» отображаются все значения реквизита, содержащиеся в документах системы. Поэтому в поле запроса, соответствующее конкретному реквизиту можно вводить значения из словаря, двойным щелчком мыши. В связи с этим удобно осуществлять поиск по реквизиту «Все слова», то есть по тексту документов. В этом случае, в поле «Словарь» показываются слова, содержащиеся в индексной базе Евфрат.

В окне поиска установите опции «Сохранить запрос» и «Нормализовать запрос». Нажмите на кнопку «Поиск».

После осуществления поиска появится окно результатов. В заголовке окна приведено логическое выражение – запрос. Окно состоит из двух частей, в которых отображаются список найденных документов и текст текущего документа. Осуществите контекстный поиск в тексте текущего документа, нажав на кнопку .

Осуществите новый поиск, на этот раз по реквизиту «Все слова». Обратите внимание на удобное свойство Евфрат – в окне просмотра текста документа найденные слова подсвечиваются.

Для осуществления простого поиска можно использовать возможность простого запроса. Выберите опции меню Поиск, Простой запрос. В появившемся диалоговом окне задайте параметры поиска. Нажмите кнопку «Искать».

7. Рассмотрим взаимодействие Евфрат с другими приложениями.

Выберите пункты меню Файл, Мастер создания документа. В диалоговом окне мастера (см. рис. 3.6) нажмите кнопку , запустится MS Word. Создайте в Word новый файл и сохраните его в Евфрат, нажав на кнопку на панели «Евфрат», находящейся среди панелей инструментов Word.

Перейдите в Word и создайте новый документ. Сохраните его в Евфрат.

Откройте один из приказов, находясь в Word, с помощью кнопки . Просмотрите свойства этого документа.

Осуществите поиск в Евфрат, находясь в Word.

Рассмотрим экспорт документов в приложения. Выберите пункты меню Опции, Настройка..., в появившемся окне выберите вкладку «Программы для экспорта файлов» (см. рис. 3.16). Нужно задать ассоциации «файл-приложение». Нажмите кнопку «По умолчанию». Перечень ассоциаций берется из системного реестра Windows.

Задайте обработку какого-либо расширения. Для этого нажмите на кнопку «Новый...», в поле ввода введите расширение (например TIF), нажмите на кнопку «Обзор» и выберите приложение для обработки расширения (например MS Word).

Экспортируйте один из приказов. Для этого щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Экспорт контекстного меню.

Рассмотрим взаимодействие Евфрат с программой электронной почты. Щелкните правой кнопкой мыши на документе, выберите пункт меню Отправить. Запустится программа-клиент электронной почты, например MS Outlook Express. К сообщению будет автоматически присоединен выбранный документ. Остается только задать атрибуты сообщения – адрес отправителя, тему и т.д. и оправить его.

8. Неиспользуемые документы подлежат архивированию. Заархивируйте папку «Документы». Выберите пункты меню Сервис, Мастер архивирования. Как известно процесс архивирования с помощью мастера состоит из нескольких этапов. Каждый из этапов предполагает выполнение некоторых действий в соответствующем диалоговом окне. В первом появившемся окне нажмите кнопку «Далее». В окне «... Тип архива» выберите опцию «ZIP-архив». В окне «Действия» выберите «Создать новый архив». В следующем окне задайте путь до архива, нажав на соответствующую кнопку. В окне выбора пути, в поле имя файла введите «Документы». Указав путь и имя файла, введите имя архива и комментарий, нажмите кнопку «Далее». В окне «... Настройки архивации» выберите опции «Удалять оригиналы архивируемых документов» и «Пароль», задайте пароль. Установите, также, опцию «Добавить». После всех настроек появляется окно работы с архивами (см. рис. 3.17), аналогичное окну внесения документов. Выделите папку «Документы» и нажмите кнопку . Затем нажмите кнопку – архивация успешно завершена.

Варианты заданий

Вариант 1

1. Выбор базы. Запустите Евфрат. В поле «Имя пользователя» введите свою фамилию. Выберите базу «Бухгалтерия» в списке баз. Поле ввода пароля оставьте пустым.

2. Внесение документов. Создайте папку «Распоряжения», запретите программе использовать полные пути к директориям как имена папок. Вызовите в созданной папке окно внесения документов. Осуществляя навигацию по жесткому диску, сформируйте предварительный список единичных документов, состоящий только из документов MS Word.

В предварительном списке сформируйте документ, состоящий из нескольких частей. Общее количество документов в списке - не более 5.

Установите слежение за какой-либо папкой прямо в окне внесения документов в систему (т.е. создайте папку-образ).

Отсканируйте несколько страниц текста. Поварьируйте при этом параметры настройки сканера. Осуществите распознавание текста. Поместите в предварительный список получившиеся документы.

Внесите в предварительный список несколько документов из Internet.

Убедитесь, что вносимые документы будут проиндексированы и внесите их в систему.

3. Создание картотек. Создайте следующие реквизиты для будущей картотеки «Распоряжения»:

1) наименование организации - автора документа (тип «текст», однозначный, с фиксированным словарем; в словарь внесите несколько названий организаций);

2) дата (тип «дата»);

3) номер (тип «целое число»);

4) подпись (тип «текст», однозначный)

5) гриф согласования (т.е. список лиц, с которыми согласовано распоряжение) - тип «текст», многозначный.

Создайте картотеку «Распоряжения». Картотека должна содержать рассмотренные выше реквизиты.

4. Учет документов в картотеках. Проиндексируйте документы, находящиеся в папке «Распоряжения» по реквизитам созданной картотеки.

5. Контроль исполнения документов. Проиндексируйте эти же документы в картотеке «Контроль исполнения». Дата исполнения - текущая дата. Установите параметры запроса контроля исполнения таким образом, чтобы по нему показывались документы, которые необходимо обработать на текущую дату. Период напоминания сделайте равным 1 мин.

6. Поиск документов по реквизитам. Создайте запрос, состоящий из нескольких созданных вами реквизитов, используя логические операторы «И», «ИЛИ», «НЕ».

Поиск по тексту документа. При формулировке запроса используйте те же логические операторы.

7. Взаимодействие с другими приложениями. Создайте в Word новый файл и сохраните его в Евфрат. Откройте документ Евфрат, находясь в Word. Осуществите поиск в Евфрат, находясь в Word.

Настройте список программ для экспорта документов. Отредактируйте ассоциацию «файл-приложение», например сделайте так, чтобы файлы с расширением bmp обрабатывались в Internet Explorer).

Экспортируйте документ из папки «Распоряжения».

Попробуйте отправить документ по электронной почте.

8. Архивирование документов. Создайте файловый архив документов в папке «Распоряжения». Удалите из созданного архива один или несколько документов и добавьте новые.

Вариант 2.

1. Выбор базы. Запустите Евфрат. В поле «Имя пользователя» введите свою фамилию. Выберите базу «Отдел кадров» в списке баз. Поле ввода пароля оставьте пустым.

2. Внесение документов. Создайте папку «Письма», запретите программе использовать полные пути к директориям как имена папок. Вызовите в созданной папке окно внесения документов. В окне файловой структуры выберите папку для потокового вводадокументов. Папка должна содержать несколько (до 5) документов разных форматов (например, doc, gif, htm, xls; можно предварительно создать такую папку в файловой системе).

Внесите в предварительный список несколько документов из Internet.

Убедитесь, что вносимые документы будут проиндексированы и внесите их в систему.

3. Создание картотек. Создайте следующие реквизиты для будущей картотеки «Письма»:

1) наименование организации - автора документа (тип «текст», однозначный);

2) адресат (адрес получателя) – тип текст, многозначный;

3) дата (тип «дата»);

4) номер (тип «целое число»);

5) приложения (тип «текст», однозначный)

6) ФИО исполнителя (тип текст, однозначный);

7) гриф ограничения доступа (тип «текст», однозначный, с фиксированным словарем, содержащим значения «совершенно секретно», «секретно», «конфиденциально», «несекретно»).

Создайте картотеку «Письма». Картотека должна содержать рассмотренные выше реквизиты.

4. Учет документов в картотеках. Проиндексируйте документы, находящиеся в папке «Письма» по реквизитам созданной картотеки.

5. Контроль исполнения документов. Проиндексируйте эти же документы в картотеке «Контроль исполнения». Дата исполнения - текущая дата. Установите параметры запроса контроля исполнения таким образом, чтобы по нему показывались документы, которые необходимо обработать в указанный вами срок. Период напоминания сделайте равным 1 мин.

Поиск по тексту документа. При формулировке запроса используйте те же логические операторы.

Экспортируйте документ из папки «Письма».

Попробуйте отправить документ по электронной почте.

8. Архивирование документов. Создайте zip-архив документов в папке «Письма». Удалите из созданного архива один или несколько документов и добавьте новые.

Вариант 3.

1. Выбор базы. Запустите Евфрат. В поле «Имя пользователя» введите свою фамилию. Выберите базу «Секретариат» в списке баз. Поле ввода пароля оставьте пустым.

2. Внесение документов. Создайте папку «Протоколы», запретите программе использовать полные пути к директориям как имена папок. Вызовите в созданной папке окно внесения документов. Осуществляя навигацию по жесткому диску, сформируйте предварительный список единичных документов, состоящий из документов разных форматов (например, doc, gif, htm, xls).

Внесите в предварительный список несколько документов из Internet.

Убедитесь, что вносимые документы будут проиндексированы и внесите их в систему.

3. Создание картотек. Создайте следующие реквизиты для будущей картотеки «Протоколы»:

2) дата заседания (тип «дата»);

4) номер (тип «целое число»);

5) место составления - город (тип «текст», однозначный)

6) гриф согласования (т.е. список лиц, с которыми согласовано распоряжение) - тип «текст», многозначный.

Создайте картотеку «Протоколы». Картотека должна содержать рассмотренные выше реквизиты.

4. Учет документов в картотеках. Проиндексируйте документы, находящиеся в папке «Протоколы» по реквизитам созданной картотеки.

Поиск по тексту документа. При формулировке запроса используйте те же логические операторы.

Настройте список программ для экспорта документов. Отредактируйте ассоциацию «файл-приложение», например сделайте так, чтобы файлы с расширением txt обрабатывались в MS Word).

Экспортируйте документ из папки «Протоколы».

Попробуйте отправить документ по электронной почте.

8. Архивирование документов. Создайте zip-архив документов в папке «Протоколы». Удалите из созданного архива один или несколько документов и добавьте новые.

Вариант 4

1. Выбор базы. Запустите Евфрат. В поле «Имя пользователя» введите свою фамилию. Создайте свою базу в выбранной вами папке. Поле ввода пароля оставьте пустым.

2. Внесение документов. Создайте папку «Указания», запретите программе использовать полные пути к директориям как имена папок. Вызовите в созданной папке окно внесения документов. Осуществляя навигацию по жесткому диску, сформируйте предварительный список единичных документов, состоящий из документов разных форматов (например, doc, gif, htm, xls).

Внесите в предварительный список несколько документов из Internet.

Убедитесь, что вносимые документы будут проиндексированы и внесите их в систему.

3. Создание картотек. Создайте следующие реквизиты для будущей картотеки «Указания»:

2) дата заседания (тип «дата»);

4) номер (тип «целое число»);

5) место составления - город (тип «текст», однозначный)

6) гриф согласования (т.е. список лиц, с которыми согласовано распоряжение) - тип «текст», многозначный.

Создайте картотеку «Указания». Картотека должна содержать рассмотренные выше реквизиты.

4. Учет документов в картотеках. Проиндексируйте документы, находящиеся в папке «Указания» по реквизитам созданной картотеки.

5. Контроль исполнения документов. Проиндексируйте эти же документы в картотеке «Контроль исполнения». Дата исполнения - текущая дата. Установите параметры запроса контроля исполнения таким образом, чтобы по нему показывались документы, исполенные в указанный вами срок.

Поиск по тексту документа. При формулировке запроса используйте те же логические операторы.

Настройте список программ для экспорта документов. Отредактируйте ассоциацию «файл-приложение», например сделайте так, чтобы файлы с расширением htm обрабатывались в MS Word).

Экспортируйте документ из папки «Указания».

Попробуйте отправить документ по электронной почте.

Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 50; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!