Write a bad news letter and a good news letter following a block style
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ І СПОРТУ УКРАЇНИ
СХІДНОУКРАЇНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ім. В. ДАЛЯ
Вітренко І.П.
ЕЛЕКТРОННИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ПОСІБНИК
ДІЛОВА АНГЛІЙСЬКА МОВА
ЛУГАНСЬК 2011
УДК 625.282-8436(08)
Рекомендовано Вченою радою
Східноукраїнського національного університету
імені Володимира Даля
Відповідальний редактор:
Міквабія Е.Г., кандидат педагогічних наук, доцент кафедри англійської мови СНУ ім.В.Даля
Рецензенти:
Крамаренко М.Л., кандидат філологічних наук, доцент Сідноукраїнського національного університету імені В. Даля
Вітренко І.П.
Ділова англійська мова: Електронний навчальний посібник –
Луганськ, вид-во СНУ ім. В.Даля, 2011.-71 с., бібліогр. 4 назв.
Електронний навчальний посібник розроблено на принципах сучасної методики та передових методів викладання фахової мови і складено згідно з умовами програми, яка передбачає навчання студентів іноземної мови як щодо знання лексики, так і розвитку комунікативних навичок. Мета посібника – навчити студентів особливостей ділової англійської мови, дати їм можливість опанувати фахову лексику, котра допоможе майбутнім фахівцям спілкуватися письмово та усно. Сприятиме їм у цьому низка лексичних вправ.
Рекомендовано для студентів третього курсу віх спеціальностей.
|
|
|
Електронний посібник розрахований на поглиблене вивчення англійської мови професійного спрямування і призначений для студентів всіх спеціальностей вищіх навчальних закладів, вивчаючих курс Ділова англійська мова.
Метою посібника є:
ü формування вмінь та навичок професійного спілкування;
ü формування навичок ділового листування;
ü опанування загальних принципів складання паперів, пов’язаних з працевлаштуванням;
ü опанування загальних принципів підготовки наукових паперів, доповідей, анотування;
ü формування навичок ведення наукових дискусій.
Посібник розроблений на основі сучасних принципів комунікативних потреб майбутніх фахівців.
Лексичні вправи передбачають активізацію у свідомості студентів термінологічних слів та словосполучень.
Посібник побудований таким чином, що його структура забезпечує формування у студентів об’ємного тематичного словника, а також активне засвоєння професійної лексики.
UNIT 1
WRITTEN BUSINESS COMMUNICATION
1. Read the text:
In spite of the great advances made in the field of communication the letter remains one of the most effective ways of conveying information from one person to another.
The critical importance of the letter is its impact on the receiver. We are dealing with customers or members of the public without whose support the business would fail and our jobs disappear. Of course this is true of all our contacts with the public but the letter is difficult to retract or to deny, and these features mean that we need to be particularly careful and precise when we compose letters.
|
|
|
The most important quality to cultivate for writing letters is empathy. Empathy requires you to ‘stand in the shoes’ of the recipient. How would you react to this letter if it was addressed to you? The other guidelines which you will need to bear in mind are:
1. Reply to letters as promptly as possible. Time is sometimes of the essence.
2. Keep the language as simple as possible particularly when you are writing to a non-expert. At the same time do not go too far in that direction so that the recipient feels he or she is being treated as an idiot.
3. Avoid irrelevancy and triviality.
4. Use only as many words as you really need.
5. Check the letter carefully before it is signed and leaves the office.
6. Avoid making promises you cannot keep.
7. Avoid attacking other people or firms particularly by name. Your letter must be produced in court when you are charged with damaging a person’s reputation.
8. Be careful you are not committing your organization to an unwanted course of action.
9. Deal with all the points raised in an incoming letter.
Notes to the text:
to convey - передавать - відбивати
to retract - отменять - скасовувати, відміняти
empathy - сопереживание - співчуття
recipient - получатель - адресат, одержувач
2.Answer the questions. Give your reasons :
ü What makes letters one of the most effective ways of conveying information ?
ü Can we avoid writing letters? Why?
ü What is meant by ‘empathy’?
ü What must one bear in mind while writing a letter?
ü Which of these guidelines is the most important one? Why?
3. Read the text:
Decide what your purpose for writing is, and write to achieve that purpose. Do you want to provide information? What information do you want to provide? Do you want to persuade? What do you want the reader to do? Is your major purpose to get your reader to act?
|
|
|
Good news and routine messages call for direct - deductive plan for structuring ideas. This is the method where the sender starts with the main idea and follows with the details and explanations. The sender closes the letter with a positive, forward-looking statement.
Communicating bad news requires writers to take different approach to planning and writing their message.
In some situations, the writer simply has to convey some kind of bad news to the reader. In others, the writer can also offer the reader various alternatives to what he or she originally wanted.
Bad news messages call for an indirect - inductive ideas. This structure allows a writer both to convey the message and to maintain goodwill with the reader. If writers first clearly explain the reasons for the bad news, readers will more likely understand and accept these messages with less negative emotion. This plan allows for that result:
- Begin with a neutral statement.
- Offer the explanation – the facts behind the bad news.
- Present the bad news.
- Present alternatives, if possible.
- Close with a positive, off-the-bad-news ending.
Notes to the text:
to persuade - убеждать - переконувати
deductive - дедуктивный - дедуктивний
inductive - индуктивный - індуктивний
forward-looking - дальновидный - передбачливий
goodwill - расположение - прихільність
off-the-bad-news - не относящийся - не стосуватися
4. Analyze the letters. Improve the style:
Example 1:
Dear Dr. Zenner :
I was pleased to have your letter of November 14, in which you invited me to talk to your students on Career Day.
In reply, I wish to state that I have been in the insurance business for 25 years. I have a talk that I could give on “Insuring Your Career by Insuring Your Friends,” and I could supplement it with an eight-minute film on insurance careers.
|
|
|
I consider it an honor and a pleasure to accept your invitation. I shall look forward to seeing you promptly at nine o’clock on Tuesday morning.
Very sincerely yours,
Harvey Goldstein
Insurance Representative
Example 2
Dear Mr Brown:
We are sorry to have to tell you that we cannot use your offer of 3 March. We do not plan any seminars in Insurance at present. But as soon as we resume our seminars we shall send you a notification.
Sincerely,
Rose White
Training Programs Secretary
5.Study the following:
Layout of a Letter
Business letters today usually use one of the three letter styles: block style (every letter feature begins at the left margin), modified style (the return address, the date, the complimentary close, signature, and typed name and title begin at the horizontal centre of the page), or simplified style (salutation and complimentary close are omitted, the subject line serves as a title to the letter).
A neatly arranged letter will certainly make better impression on the reader.
The layout of business and private letters are more or less common in all countries and include the ten elements in the following order:
1. Return address
2. Date
3. Inside address
4. Salutation
5. Subject line
6. Letter body
7. Complimentary close
8. Signature
9. Typed name and title
10. Reference information ( initials of the person who composed the letter and preparer’s initials: PSA/tid; enclosure; names of persons whom you sent a copy of the letter; postscripts).
Write a bad news letter and a good news letter following a block style.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 820; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!