Число реквизитов, характеризующих документы, определяется

Раздел 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов

Часть 1.1. Состав и правила оформления реквизитов документов

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА

Реквизит документа – элемент оформления документа.¹

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Кроме этого данный ГОСТ

· устанавливает требования к оформлению реквизитов,

· закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

 

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации".¹

Рис. 1. Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте ²

Рис. 2. Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте ³

 

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.⁴

Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов:

многоцветный вариант на геральдическом щите,

одноцветный вариант на геральдическом щите

одноцветный без геральдического щита.⁵

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: ⁶

· федеральных конституционных законов и федеральных законов;

· указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

· постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

· постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

· постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

· решений Конституционного Суда Российской Федерации;

· решений Верховного Суда Российской Федерации;

· Президента Российской Федерации;

· Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

· Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

· Правительства Российской Федерации;

· Конституционного Суда Российской Федерации;

· Верховного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:⁷

· Администрации Президента Российской Федерации;

· полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

· федеральных органов исполнительной власти;

· Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

· Следственного комитета Российской Федерации;

· Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

· Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

· Счетной палаты Российской Федерации;

· Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

· Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:⁸

· Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

· органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

· органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

· федеральных судов;

· органов прокуратуры Российской Федерации;

· следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации;

· органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

· дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.⁹

Реквизит "Герб Российской Федерации" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.¹⁰

Схема расположения реквизита "Герб Российской Федерации" приведена на рисунках 3 и 4.

Рис. 3.
Расположение реквизита "Герб Российской Федерации" на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;

20 - текст документа

Рис. 4.
Расположение реквизита "Герб Российской Федерации" на формате А4 продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;

20 - текст документа

 

02 - герб субъекта Российской Федерации;

Герб субъекта Российской Федерации(реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.¹

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Например:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

в многоцветном варианте:

· законов города Москвы;

· постановлений Московской городской Думы;

· указов и распоряжений Мэра Москвы;

· постановлений и распоряжений Правительства Москвы;

· решений Уставного суда города Москвы;

· Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы.

в одноцветном варианте:

· правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;

· Московской городской избирательной комиссии;

· Контрольно-счетной палаты Москвы;

· Уполномоченного по правам человека в городе Москве;

· мировых судей города Москвы;

· иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

 

После одностороннего провозглашения независимой Республики Крым и её присоединения к России герб АР Крым продолжал использоваться в качестве символа новообразованной республики без официального подтверждения. 5 июня 2014 года Государственный Совет Республики Крым принял закон, подтвердивший символы АРК, в их числе и герб, в качестве символов Республики Крым в составе Российской Федерации^[6]. Этим же актом парламент республики отменил акты АР Крым о символике автономии^[6].

9-я сессия Верховного Совета Республики Крым 24 сентября 1992 года утвердила герб Законом Республики Крым N 148-I «О Государственном гербе Республики Крым»

Герб представляет собой в червлёном варяжском щите обращённого влево серебряного грифона, держащего в правой лапе раскрытую серебряную раковину с голубой жемчужиной. Щит увенчан восходящим солнцем и окружён двумя белыми колоннами, соединёнными сине-бело-красной лентой с девизом: «Процветание в единстве»[3].

 

Изображение Государственного герба Республики Крым помещается:

а) на зданиях:

— Верховного Совета Крыма и его Президиума;

— правительства Крыма;

— министерств Респу6ликии Крым, других подведомственных Верховному Совету Крыма, Правительству Крыма государственных органов;

— Конституционного Суда Крыма, Верховного Суда Крыма, Арбитражного Суда Крыма, других судов Республики Крым;

— Прокуратуры Крыма и подведомственных ей прокуратур Республики;

— канцелярии Уполномоченного Верховного Совета Крыма по правам человека (Народного Правозащитника);

— органов местного самоуправления;

— представительств Республики Крым;

 

б) в залах, где проводятся заседания Верховного Совета Крыма и его Президиума, заседания Правительства Крыма, органов местного самоуправления, в залах заседаний Конституционного Суда Крыма, Верховного Суда Крыма, Арбитражного Суда Крыма, других судов Республики Крым, а также в помещениях торжественной регистрации рождений и браков;

 

в) на печатях и бланках документов Верховного Совета Крыма и его Президиума, Правительства Крыма, министерств и других, подведомственных Верховному Совету Крыма и Правительству Крыма органов, Конституционного Суда, Верховного Суда, Арбитражного Суда и других судов Республики Крым, Прокуратуры Крыма и подведомственных ей прокуратур Республики, Уполномоченного Верховного Совета Крыма по правам человека (Народного Правозащитника), органов местного самоуправления и местной администрации, государственных нотариальных контор, представительств Республики Крым;

 

г) на официальных изданиях Верховного Совета Крыма, Президиума Верховного Совета Крыма, Правительства Крыма. Законодательством Республики Крым могут предусматриваться и иные случаи обязательного воспроизведения изображения Государственного герба Республики Крым.

 

Грифон используется в эмблематике Северного Причерноморья с древних времён — в частности, он был эмблемой древних греческих городов-колоний Херсонеса и Пантикапея. Червлёный цвет щита напоминает о героической и драматичной судьбе жителей полуострова, а форма щита («варяжская») символизирует древний путь «из варяг в греки». Жемчужина подчёркивает уникальность Крыма. Колонны напоминают о древних цивилизациях на его территории. Солнце символизирует возрождение и расцвет[4].

 

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования. ²

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. ³

Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа. ⁴

 

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания)(реквизит 03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). ¹

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. ²

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. ³

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. ⁴

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. ⁵

Порядок регистрации товарного знака изложен в части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.

При этом не допускается государственная регистрация в качестве товарных знаков обозначений, которые относятся к объектам, не подлежащим правовой охране или сходны с ними по степени смешения. ⁶

В соответствии со статьей 1231.1 части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации не предоставляется правовая охрана в качестве промышленного образца или средства индивидуализации объектам, включающим, воспроизводящим или имитирующим официальные символы, наименования и отличительные знаки либо их узнаваемые части:

· государственные символы и знаки (флаги, гербы, ордена, денежные знаки и тому подобное);

· сокращенные или полные наименования международных и межправительственных организаций, их флаги, гербы, другие символы и знаки;

· официальные контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия.

Указанные официальные символы, наименования и отличительные знаки, их узнаваемые части или имитации могут быть включены в промышленный образец или средство индивидуализации в качестве неохраняемого элемента, если на это имеется согласие соответствующего компетентного государственного органа, органа международной или межправительственной организации.

Реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа. ⁷

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания)" на бланке письма

Реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" располагают над серединой реквизита "Наименование организации". Допускается реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" располагать на уровне реквизита "Наименование организации". ⁸

 

04 - код организации;

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.

В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации.

Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Внесенной в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) записи о создании юридического лица либо первой внесенной в ЕГРЮЛ записи о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., присваивается основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который указывается во всех последующих записях, вносимых в ЕГРЮЛ в отношении юридического лица, а также в документах, подтверждающих факт внесения записей в ЕГРЮЛ в отношении юридического лица.

На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации.

07 - код формы документа;

Код формы документа(реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

· блока идентификации;

· блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число. ⁷

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.

08 - наименование организации;

Наименование организации(реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. ¹

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организацииприводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. ²

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке приказа организации

 

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.³

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.⁴

Рис. 3.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма организации

 

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.⁵

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа.

Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.⁶

При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

· бланк организации;

· бланк структурного подразделения;

· бланк должностного лица.

Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.

Примеры оформления реквизита "Наименование организации" на бланках структурного подразделения и должностного лица приводятся в следующих пунктах: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида.

 

Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке можно также посмотреть в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

 

В пределах границ зоны расположения реквизит "Наименование организации" размещают одним из способов:

· центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);

· флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).⁷

09 - справочные данные об организации;

Справочные данные об организации(реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.¹ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений.

При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта.

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· почтовый индекс.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации"

 

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использованиепродольного бланка. ²

Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации"

 

Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем.

На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают. ³

 

Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации" на бланке можно также посмотреть в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.2, Б.3, Б.4).

В пределах границ зоны расположения реквизит "Справочные данные об организации" размещают одним из способов:

· центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);

· флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита). ⁴

10 - наименование вида документа;

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма).

В письме наименование вида не указывается.

Наименование вида документа ПИШЕТСЯ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.

Пример оформления реквизита "Вид документа" на бланке приказа

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Вид документа" на бланке приказа

Пример оформления реквизита "Наименование вида документа" на бланке также можно посмотреть в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-20030 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.5).

Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле форм документов.

11 - дата документа;

Дата документа– реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. ¹

 

Т.о. датой документа(реквизит 11) является:

· дата подписания документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.);

· дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);

· дата события, зафиксированного в документе (протокол).

 

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). ²

 

Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. ³

 

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.⁴

Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.⁵

Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.⁶

Рис. 1.
Пример оформления отметки для реквизита "Дата документа" на бланке письма

12 - регистрационный номер документа;

Регистрационный номер документа(или регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. ¹

Регистрационный номер документа(реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.²

При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.³

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки. ⁴

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа(реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.¹

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.²

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. ³

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита,⁴ оформленные следующим образом:

На № ___________ от _________.

14 - место составления или издания документа;

Место составления или издания документа(реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.¹

В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать – Москва.²

В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".³

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Место составления или издания документа"
на бланке приказа

 

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.⁴

Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение "г." (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Балаково, пос. Дальнее и т.д.⁵

Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.⁶

15 - адресат;

Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.¹

В качестве адресата(реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.²

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.³

Например:

Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например:

ЗАО "Термика" Управление производства и внедрения информационных систем

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.⁴

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.⁵

Например:

Администрации районов Московской области

 

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.⁶ Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например:

Генеральному директору ЗАО "Термика" А.Г. Цицину

или

ЗАО "Термика" Генеральному директору А.Г. Цицину

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Адресат" на письме

 

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.⁷

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.⁸ Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.⁹

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.¹⁰

Например:

ЗАО "Термика" ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.¹¹

Например:

Образцову О.П. Волгоградский пр., д. 5, кв. 12, Москва, 109316

Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса.¹²

 

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" должен оформляться в соответствии с пунктом 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· название страны (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс.

Например:

ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

или

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

 

Строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.

Например:

ЗАО "ТЕРМИКА" ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

 

Для реквизита "Адресат" на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.¹³

16 - гриф утверждения документа;

Гриф утверждения– реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.¹

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.²

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.³

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.⁴

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. ⁵

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись Е.Н. Ярославцева 15.04.2009	Технический директор ЗАО "Термика" Личная подпись К.В. Воробьев 15.04.2009

 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.⁶

Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5

 

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.⁷

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
• инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
• номенклатура дел организации;
• нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
• перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
• планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
• положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
• программы (проведения работ, командировок и т.д.);
• расценки на производство работ;
• регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
• структура и штатная численность;
• тарифные ставки;
• формы унифицированных документов;
• штатное расписание.⁸

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.⁹

Примечание:в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).

17 - резолюция;

Резолюция– реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.¹

Резолюция(реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.²

Например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009 Личная подпись Дата

 

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. ³

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.⁴

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Резолюция"

 

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.⁵ Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Несмотря на то что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунках 2 и 3.

18 - заголовок к тексту;

Заголовок к тексту(реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.¹

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,

например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.²

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.³

Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.⁴

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.⁵

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.⁶

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".⁷

Рис. 1.
Пример оформления заголовка письма

Схема расположения реквизита "Заголовок к тексту" приведена на рисунках 2 и 3.

19 - отметка о контроле;

Отметка о контроле –реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле(реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".¹

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Отметка о контроле"

20 - текст документа;

Текст документа– основная содержательная часть документа.¹

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.²

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.³

 

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

1. нейтральный тон изложения;

2. точность и ясность изложения;

^3. лаконичность и краткость текста. ⁴

 

Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов. ⁵

 

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.⁶

 

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.⁷

 

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. ⁸

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.⁹

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.¹⁰

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.¹¹

 

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).¹²

 

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,¹³ при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

 

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. ¹⁴

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.¹⁵

Рис. 1.
Пример оформления ссылки на документ-основание
и нумерации пунктов

 

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").¹⁶

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").¹⁷

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").¹⁸

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").¹⁹

 

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").²⁰

 

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", ВНИИДАД считает возможным").²¹

 

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.²²

 

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.²³

 

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.²⁴

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.²⁵

21 - отметка о наличии приложения;

Отметка о наличии приложения– реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).¹

Отметку о наличии приложения(реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:²

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.³

Например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Отметка о наличии приложения" в письме

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.⁴

Например:

Приложение:

Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде "Кодекс-Сервер" для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

 

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:⁵

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:⁶

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.⁷

 

Например:

Приложение № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.⁸

 

Например:

Приложение к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25

 

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.⁹

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25

 

Реквизит "Отметка о наличии приложения" оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.¹⁰

Схема расположения реквизита "Отметка о наличии приложения" приведена на рисунке 2.

Рис. 2.
Расположение реквизита"Отметка о наличии приложения"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа

22 - подпись;

Подпись– реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.¹

В состав реквизита "Подпись"(реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). ²

Например:

Генеральный директор ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

или на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Подпись" в письме

 

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.³

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:⁴

И.о. генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

или:

Исполняющий обязанности генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. ⁵

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. ⁶

Например:

Генеральный директор ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. ⁷

Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Подпись" на бланке должностного лица

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.⁸

Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.⁹

Например:

Технический директор	Коммерческий директор
Личная подпись К.В. Воробьев	Личная подпись Е.Н. Ярославцева

 

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено:

· учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации);

· нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации;

· распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации;

^· доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.¹⁰

 

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями,

документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями,

документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.¹¹

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.¹²

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.¹³

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Схема расположения реквизита "Подпись" приведена на рисунке 3.

23 - гриф согласования документа;

Гриф согласования- реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.¹

Гриф согласования(реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.²

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор
ЗАО "Термика"
Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:³

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО "Термика"
от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол общего собрания
акционеров ЗАО "Термика"

от 06.04.2009 № 10

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Гриф согласования документа"

24 - визы согласования документа;

Виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.¹

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования(реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.²

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:³

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.⁴

 

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.⁵

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.⁶

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.⁷ Лист согласования может иметь различную форму.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.⁸

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.⁹

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.¹⁰

25 - оттиск печати;

Печать -устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.¹

Оттиск -изображение клише печати на бумаге.²

Оттиск печати(реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.³

Документы заверяют печатью организации.⁴

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. ⁵

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Оттиск печати"

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации– печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.⁶

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.⁷

 

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

 

Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Рис. 2.
Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации⁸

 

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).
2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).
3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).
4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.
5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.
6. Командировочные удостоверения.
7. Нормы расхода материалов.
8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
10. Письма гарантийные.
11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.
13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).
15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).
16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.
18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.
19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.) ⁹.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей.

 

Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

 

Инструкция может иметь следующие разделы:

• перечень печатей, используемых в организации;
• места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
• порядок пользования печатями.¹⁰

 

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

26 - отметка о заверении копии;

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись"проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.²

Например:

Верно

Инспектор службы кадров Левченко Т.С. Левченко

06.04.2009

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.³

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).⁴

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).⁵

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).⁶

27 - отметка об исполнителе;

Отметка об исполнителе– реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе(реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.¹

Например:

В.А. Жуков

924 45 67

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Отметка об исполнителе"

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело– реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.¹

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело(реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.²

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.³

Например:

Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

Рис. 1.
Пример оформления реквизита
"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

Отметка о поступлении документа - реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.¹

Отметка о поступлении документа в организацию(реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).²

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.³

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию"

30 - идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа(реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.¹

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Идентификатор электронной копии документа"

Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:

· Государственный герб Российской Федерации;

· наименование федерального органа исполнительной власти;

· должность лица - автора документа;

· подпись должностного лица;

· вид документа;

· место составления (издания) документа;

· справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

· адресат;

· дата документа;

· регистрационный номер документа;

· наименование либо аннотация документа;

· текст документа;

· ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

· отметка о наличии приложений;

· гриф согласования;

· гриф утверждения;

· виза;

· оттиск печати;

· отметка о заверении копии;

· отметка об исполнителе;

· указания по исполнению документа;

· отметка о контроле документа;

· отметка об исполнении документа;

· отметка о конфиденциальности;

· отметка о поступлении документа.

 

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все.

 

Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется

· целями создания документа,

· его назначением,

· требованиями к содержанию и форме данного документа,

· способом документирования.

 

Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

---

Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 1260; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

1234Следующая ⇒

---

Мы поможем в написании ваших работ!