Особенности стилистики деловых документов
В любом документе важно соблюдать правила грамматики, которая не только является элементом культуры, но и важнейшим условием эффективного воздействия на адресата. Ошибки в тексте, опечатки, описки – все это снижает общий культурный уровень текста, отрицательно влияет на качество восприятия содержащейся в тексте информации.
Большое значение имеет также стилистика речи делового документа. В официальных документах применяется официально-деловой стиль. Официально-деловой стиль – это функциональная разновидность языка, применяемая в сфере официально-деловых отношений и управления.[3]
Основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю
Рассмотрим основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю деловых документов:
1. Стандартизация изложения, основанная на использовании большого количества терминов, оборотов, языковых формул, которая охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, способствует их пониманию и оптимизации документооборота в целом.
2. Нейтральный тон изложения - норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральный тон исключает возможность употребления эмоционально окрашенных языковых средств, личностных и субъективных суждений и оценок.
|
|
|
Эмоции в деловых документах допускаются ограниченно (приглашения, корпоративные поздравления и др.). Цель большинства документов – убедить адресата, заинтересовать его действовать в нужном направлении, достигаемая не языковыми формами, а содержанием.
3. Ясность, точность, определенность, однозначность и единообразие формулировок. Достигаются, в основном, за счет правильности композиционной структуры текста, логичности, продуманности и четкости формулировок, отсутствия образных выражений.
4. Лаконичность и разумная краткость в изложении текста, связанная с требованием уменьшением объема текста. Исключает речевую избыточность, неоправданные повторы, излишние подробности. При этом, содержание должно быть убедительным и аргументированным. Точные даты, бесспорные факты и выводы – обязательное условие официально-делового стиля.
5. Использование языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, применяемых в неизменном виде. Кроме выражения типового содержания они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не может обладать достаточной юридической силой. Примеры часто используемых языковых формул:
- Сообщаем, что в период с… по …;
- Сообщаем, что по состоянию на …;
- Направляем Вам согласованный …;
- Просим Вас рассмотреть вопрос о …;
- Проверкой установлено, что …;
- В связи с отсутствием финансовой помощи…;
- В связи со сложной экономической ситуацией …;
- В соответствии с Вашим письмом …;
- В порядке проведения совместной работы …;
- В соответствии с протоколом …;
- В подтверждение договоренности …;
- Гарантируем возврат кредита в сумме …;
- Оплату гарантируем …;
- Контроль за выполнением возлагается на …;
- Направляем на рассмотрение и утверждение…[3]
6. Использование профессиональной и специальной лексики. Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов:
|
|
|
- Термин – слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности называется терминологией. Термины, используемые в управленческой документации, должны соответствовать действующим терминологическим словарям и ГОСТам.
Важно, чтобы употребляемые термины были понятны адресату. В случае сомнения возможно: дать официальное определение термина или расшифровать его значение словами нейтральной лексики, заменить термин на общепринятое выражение. - Профессионализм – неофициальный заменитель термина. Профессионализмы возникают в случае, когда специальная область деятельности не имеет собственной терминологии. Подобные словообразования могут применяться только в устной речи, их использование в деловых документах не желательно.
- Жаргонно-профессиональные слова - вид профессионального просторечья и их использование в любых официальных случаях не допустимо.
7. Применение лексических и графических сокращений. Различают два основных вида сокращения слов:
|
|
|
- Лексические сокращения (аббревиатуры) – сокращения, образованные из первых букв слов (слов, входящих в словосочетание) и произносимые при чтении в сокращенной, а не полной форме. Например: СНГ, ООО, МЧС, ГОСТ, ГУМ, главбух, пединститут, спецназ и др.
- Если при чтении сокращение произносится в полной форме (например: т.е. - «то есть», а не «те»), то это графическое сокращение, образованное усечением слов и обозначенное точками, косой чертой, дефисом. Например: млн., млрд., км., кв. м., п/п, ю.-в. и др.
В деловых документах допускается использование только официально принятых сокращений, обозначений и терминов, которые закреплены в ГОСТах и «Словаре сокращений русского языка» (под ред. Д.М. Алексеева). Примеры часто встречающихся общепринятых сокращений представлены в таблице 1.
|
|
|
| Таблица 1 - Общепринятые сокращения, используемые в текстах деловых документов | |||
| Сокращение | Слово (словосочетание) | Сокращение | Слово (словосочетание) |
| см. | смотри | гр., гр-н, гр-не | гражданин, граждане |
| ср. | сравни | г-ну, г-же | господину, госпоже (рекомендуется не сокращать) |
| экз. | экземпляр | деп. | депутат |
| стр. | страница | гос. | государственный |
| ежедн. | ежедневневно | гос-во | государство |
| и др. | и другие | бул. | бульвар |
| и т.д. | и так далее | м/р | микрорайон |
| долл. | доллар | обл. | область |
| р., руб. | рубль | г. | город |
| тыс. руб. | тысяч рублей | пер. | переулок |
| в., вв. | век, века | пр. | проспект |
| г., гг. | год, годы | ул. | улица |
| ж.-д. | железнодорожный | пл. | площадь |
| изд-во | издательство | пос. | поселок |
8. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже, например:
- Предлагаемые Вами варианты решений вопроса о реконструкции систем отопления жилых домов и административных зданий...
- Полностью разделяем необходимость обсуждения конкретных вопросов дальнейшего сотрудничества.
- Согласно штатному расписанию…
9. Употребление словосочетаний с отглагольными существительными со значением действия, например:
- о предоставлении отпуска…;
- выдвижение кандидатов…;
- …установлением долгосрочных отношений.
10. Простота изложения заключается в преимущественном употреблении простых коротких предложений. Следует избегать большого количества причастных и деепричастных оборотов, отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 419; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!