Функциональные обязанности работника
Деловая игра «Формирование документооборота организации»
Что наша жизнь? Игра!
Во всем мире давно признано, что наиболее эффективными являются активные формы обучения. Важное место среди них занимают деловые игры, обеспечивающие активное участие слушателей в освоении практических дисциплин. Предлагаемая деловая игра строится на базе знаний участников в области формирования документооборота организации, компьютерного практикума и менеджмента.
Цель деловой игры «Формирование документооборота организации» - привитие практических навыков в составлении основных видов документов (организационных, распорядительных, информационно-справочных) и формирование документооборота организации.
Условия игры.
В игре предложено 5 вариантов организаций, которые осуществляют финансово-хозяйственную деятельность на местном рынке. На основании организационных структур и миссии составляются Устав организации, ее штатное расписание, формируется документооборот. Предложенные организационные структуры могут быть изменены по желанию участников.
Участники игры к каждому заданию изучают литературу, обсуждают задание в группах, выносят предложения по выполнению задания.
|
|
|
По окончании игры каждый участник должен предоставить пакет документов. Документы должны быть зарегистрированы в журналах и подшиты в папки в соответствии с назначением документов. Документы предоставляются в распечатанном виде.
Исходные данные
Вариант 1. ООО «Мир компьютеров». Сеть магазинов.
Миссия компании: реализация компьютерной и цифровой техники оптом и в розницу юридическим и физическим лицам.
Организационная структура:
| А д м и н и с т р а ц и я |
________________________________________________________
| Бухгал- терия | Юридический отдел | Маркетинговый отдел | Отдел по продаже и сбыту | Отдел кадров |
Вариант 2. ООО «Филипс». Образовательный центр.
Миссия компании: предоставление юридическим и физическим лицам образовательных услуг (компьютерные курсы).
Организационная структура:
| А д м и н и с т р а ц и я |
________________________________________________________
| Бухгал- терия | Юридический отдел | Маркетинговый отдел | Учебный отдел | Отдел кадров |
|
|
|
Вариант 3. ООО «Экзотический рай». Турагентство.
Миссия компании: предоставление юридическим и физическим лицам туристических услуг на территории РФ, а также ближнего и дальнего зарубежья.
Организационная структура:
| А д м и н и с т р а ц и я |
________________________________________________________
| Бухгал- терия | Юридический отдел | Маркетинговый отдел | Отдел по работе с дальним зарубежьем | Отдел по работе с ближним зарубежьем |
Вариант 4. ООО «Глобус». Кадровое агентство.
Миссия компании: предоставление юридическим и физическим лицам услуг по поиску сотрудников и устройству на работу.
Организационная структура:
| А д м и н и с т р а ц и я |
________________________________________________________
| Бухгал- терия | Юридический отдел | Маркетин- говый отдел | Отдел по работе с физическими лицами | Отдел по работе с юридическими лицами |
Вариант 5. ООО «Шипы и розы». Рекламное агентство.
Миссия компании: предоставление юридическим и физическим лицам рекламных услуг (в печатных изданиях, на радио и телевидении, в сети Интернет, на растяжках на улицах города).
|
|
|
Организационная структура:
| А д м и н и с т р а ц и я |
________________________________________________________
| Бухгал- терия | Юридический отдел | Веб-студия | Отдел по работе с клиентами и партнерами | Отдел дизайна и верстки |
Практические задания.
Задание 1.Формирование устава организации
В соответствии с миссией составить устав организации. При составлении воспользоваться данными приложения 1.
Задание 2. Формирование штатного расписания организации.
В соответствии с организационной структурой и уставом организации составить штатное расписание сотрудников. При выполнении задания воспользоваться данными приложения 2.
Задание 3.Составление должностных инструкций сотрудников организации.
Составить должностную инструкцию Сотрудника. При выполнении задания воспользоваться данными приложения 3.
Задание 4.Формирование личного дела Сотрудника и оформление трудовой книжки.
Сформировать личное дело Сотрудника. Оно должно содержать:
|
|
|
- внутреннюю опись документов дела;
- личный листок по учету кадров (ф.Т-1);
- анкету;
- автобиографию;
- копии документов об образовании;
- копию страхового пенсионного удостоверения;
- копию идентификационного номера налогоплательщика (ИНН);
- копию документа, удостоверяющего личность сотрудника (паспорт);
- характеристики или рекомендательные письма;
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор (см. приложение 4);
- приказ о приеме на работу, выписку из приказа о приеме на работу.
Оформить титульный лист трудовой книжки Сотрудника и сделать соответствующую запись о приеме на работу.
Задание 5.Оформление отпусков сотрудников.
Составить график отпусков сотрудников организации согласно штатному расписанию и оформить комплекс документов по предоставлению отпуска Сотруднику.
Задание 6.Составление трудовых договоров возмездного оказания услуг.
Составить договор возмездного оказания услуг согласно вариантам. При выполнении задания воспользоваться данными приложения 5.
Вариант 1 ООО «Мир компьютеров». Сеть магазинов
Предмет договора: проведение тренинга продаж для сотрудников магазина специалистом по прямым продажам.
Вариант 2 ООО «Филипс». Образовательный центр
Предмет договора: проведение тестирования слушателей курсов (ин.яз.английский).
Вариант 3. ООО «Экзотический рай». Турагентство
Предмет договора: консультационные услуги юриста по составлению договоров с клиентами.
Вариант 4. ООО «Глобус». Кадровое агентство.
Предмет договора: проведение работ по наладке компьютерной техники.
Вариант 5. ООО «Шипы и розы». Рекламное агентство
Предмет договора: привлечение дизайнера в связи с выполнением срочного заказа.
Задание 7.Оформление командировки Сотрудника
Составить комплекс документов о служебной командировке Сотрудника на одну неделю согласно предложенным вариантам.
Вариант 1 ООО «Мир компьютеров». Сеть магазинов
Прохождение стажировки в ООО «Твой мир», г. Москва
Вариант 2 ООО «Филипс». Образовательный центр
Участие в образовательной ярмарке, организованной ООО «Лотос», г. Рязань
Вариант 3. ООО «Экзотический рай». Турагентство
Участие в семинаре, организованном ООО «Дельфин и русалка», г. Рязань
Вариант 4. ООО «Глобус». Кадровое агентство.
Участие в ярмарке вакансий, организованной ООО «Маяк», г. Рязань
Вариант 5. ООО «Шипы и розы». Рекламное агентство
Прохождение стажировки в ООО «Омега», г. Рязань
Задание 8.Оформление перевода в другой отдел
Оформить перевод Сотрудника из одного отдела в другой, для чего необходимо составить заявление, дополнительное соглашение (изменение) к договору и приказ о переводе.
Задание 9.Создание договора поставки (оказания услуг)
Составить договор поставок (оказания услуг) согласно вариантам. Договор должен быть согласован с заинтересованными службами организации.
Вариант 1 ООО «Мир компьютеров». Сеть магазинов
Стороны, заключающие договор ООО «Мир компьютеров» и ООО «Экзотический рай».
Предмет договора: покупка турпутевок по безналичному расчету сотрудникам организации.
Вариант 2 ООО «Филипс». Образовательный центр
Стороны, заключающие договор ООО «Филипс» и ООО «Мир компьютеров».
Предмет договора: покупка компьютерной техники в размере 20 комплектов.
Вариант 3. ООО «Экзотический рай». Турагентство
Стороны, заключающие договор: ООО «Экзотический рай» и ООО «Шипы и розы».
Предмет договора: разработка макета рекламного объявления и размещение его в печатных изданиях города.
Вариант 4. ООО «Глобус». Кадровое агентство
Стороны, заключающие договор: ООО «Глобус» и ООО «Филипс»
Предмет договора: сотрудничество с образовательным центром в части обучения соискателей рабочих мест на компьютерных курсах.
Вариант 5. ООО «Шипы и розы». Рекламное агентство
Стороны, заключающие договор: ООО «Шипы и розы» и ООО «Глобус».
Предмет договора: размещение рекламных объявлений о вакантных рабочих местах.
Задание 10.Формирование приказов и актов сверки
Составить приказы Директора, регламентирующие выполнение договоров, с назначением ответственных лиц и сумм, выделяемых на осуществление договора (при необходимости). Составить акты сверки выполненных работ (оказанных услуг).
Задание 11.Формирование справки о состоянии рынка товаров (услуг)
Подготовить справку о состоянии рынка товаров (услуг) в зависимости от того, какие товары (услуги) реализует организация. Для этого изучить предложения различных фирм по какому-нибудь рекламному изданию. Оформить содержательную часть справки в виде таблицы, а которой будут представлены название фирмы и цены на один и тот же товар. После таблицы сделайте выводы.
Задание 12.Составление докладной записки
Составьте докладную записку директору предприятия с предложениями по улучшению условий труда.
Задание 13.Составление письма-претензии на некачественный товар (оказанные услуги).
Подготовьте текст и форму трафарета письма-претензии на некачественный товар (оказанную услугу) в соответствии с вариантами. При подготовке трафарета постарайтесь, чтобы он касался только общей формы претензии, а не частностей. При выполнении задания воспользоваться данными приложения 6.
Задание 14.Переписка между руководителями организаций.
Составьте два документа, отражающие переписку согласно предложенным вариантам. При выполнении задания воспользоваться данными приложения 7, а так же следующими правилами:
- письма должны содержать языковые формулы и общепринятые «канцеляризмы»;
- необходимо избегать эмоциональных оборотов и оценок, излагать вопрос строго по существу;
- следует помнить, что длинный документ с обилием подробностей, как правило, не дочитывается до конца.
Вариант 1 ООО «Мир компьютеров». Сеть магазинов
Заведующая детским домом просит директора ООО «Мир компьютеров» оказать благотворительную помощь в виде поставки на безвозмездной основе 10 комплектов компьютерной техники (системный блок, монитор). Ответ директора содержит обещание рассмотрения возможности оказания благотворительной помощи.
Вариант 2 ООО «Филипс». Образовательный центр
Заведующая детским домом просит директора ООО «Филипс» оказать благотворительную помощь в виде проведения ряда компьютерных занятий для воспитанников детского дома. Ответ директора содержит обещание рассмотреть возможность проведения курса «Секретарское дело».
Вариант 3. ООО «Экзотический рай». Турагентство
Заведующая детским домом просит директора ООО «Экзотический рай» оказать благотворительную помощь в виде предоставления путевок в дни новогодних каникул воспитанникам детского дома на безвозмездной основе.
Ответ директора содержит отказ в возможности оказания подобной помощи в дни новогодних каникул с возможным предоставлением путевок в другое время года.
Вариант 4. ООО «Глобус». Кадровое агентство
Директор профессионального колледжа предлагает директору ООО «Глобус» совместное сотрудничество в части проведения ярмарок вакансий для учащихся колледжа. Ответ директора содержит согласие рассмотреть сроки проведения ярмарок.
Вариант 5. ООО «Шипы и розы». Рекламное агентство
Заведующая детским домом просит директора ООО «Шипы и розы» оказать благотворительную помощь в части перечисления денежных средств на ремонт кровли. Ответ директора содержит обещание помощи в ремонте кровли.
Задание 15.Письмо-жалоба.
Измените следующий текст, придав ему официально-деловой стиль. При выполнении задания воспользоваться данными приложения 7.
Я, Соколова Татьяна Ивановна, являюсь дитем блокады. Сколько раз я обращалась в милицию и к разным начальникам из-за своих соседей, а им дела нет до простой труженицы. Другие живут в отдельных квартирах, а я сорок лет работала, а живу в коммуналке. Соседи мои молодые, крутят музыку до 11 ночи, плиту не моют, приходят и стучат дверью, когда захотят. Пенсию мне наделили всего 650 рублей. Как на них прожить, а ведь еще хочется внукам подарочки купить.
Прошу разобраться, виновных наказать и дать мне помощь в виде денег.
12 февраля .Соколова Т.И.
Задание 16.Оформление увольнения
Оформить увольнение сотрудника с занесением соответствующей записи в трудовую книжку.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Примерный образец штатного расписания
Утверждаю
Наименование должности
Подпись, расшифровка подписи
Штат в количестве_____ страниц
С месячным фондом заработной платы_____ рублей
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
на «__» _______200_г.
| Наименование служб и должностей | Количество Штатных единиц | Должностной Оклад (руб.) | Месячный Фонд Заработной Платы (руб.) |
| Администрация | |||
| Директор | |||
| Зам. директора | |||
| Секретарь | |||
| Итого: | |||
| Бухгалтерия | |||
| Гл. бухгалтер | |||
| Бухгалтер | |||
| Итого: | |||
| Коммерческие Службы | |||
| Коммерческий директор | |||
| Менеджер | |||
| Экономист | |||
| Итого: | |||
| Хозяйственные службы | |||
| Хозяйственный директор | |||
| Техник | |||
| Уборщица | |||
| Итого: | |||
| ВСЕГО |
Руководители структурных Должность, подписи,
подразделений расшифровка подписей
Главный бухгалтер Должность, подписи, расшифровка подписей
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Образец типовой должностной инструкции сотрудника
Утверждаю
Должность
_______________И.О.Ф.
(подпись)
«___» __________200__г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Полное наименование должности и подразделения
Фамилия, имя, отчество
Общие положения
В этом разделе указываются:
1.1. Категория должности (по квалификационному справочнику: руководитель, специалисты, другие служащие (технические исполнители).
1.2.Классификационные требования (на основании разделов «Требования к квалификации» квалификационного справочника).
1.3.Порядок назначения на должность и освобождения от должности (как правило, назначение на должность и освобождения от должности осуществляется приказом директора), указывается также порядок представления к назначению на должность и освобождения от должности (по представлению какого лица производится назначение, с кем согласовывается).
1.4. Перечень основополагающих организационно-правовых документов, которыми должен руководствоваться работник. В этот перечень включаются: Устав, Положение о структурном подразделении, в состав которого входит должностное лицо, настоящая должностная инструкция, другие документы.
1.5. Перечень нормативных документов, которые должен знать работник разрабатывается на основе раздела «Должен знать» Квалификационного справочника).
1.6. Подчинение работника. Называется вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник. Здесь может быть подробно расписано, чьи указания работник выполняет безусловно (то есть своего непосредственного руководителя), а также чьи указания он выполняет дополнительно (при определенных условиях).
1.7. Подчиненность работнику (Перечисляются подчиненные. Это может быть структурное подразделение, группа лиц, объединения для решения определенных задач, или отдельные лица. Для руководителей это положение формулируется как руководство работниками.)
1.8. Порядок замещения работника в случае его временного отсутствия. (Этот пункт разрабатывается согласно порядку назначения на должность и освобождения от должностей работников предприятия. Наличие этого пункта необходимо не только работнику, которого будут замещать, но и замещающему для определения своих прав и обязанностей.)
Функциональные обязанности работника
В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.
В качестве основы для разработки данного раздела берутся квалификационные характеристики, а именно из раздела «Должностные обязанности». Их положения увязываются с основными задачами и функциями структурного подразделения, в состав которого входит работник. При этом важно разграничить работу между сотрудниками подразделения, особенно тщательно это должно быть сделано по должностям, близким по содержанию труда. В разделе следует дать полный перечень всех работ, которые необходимо выполнять при замещении данной должности в конкретных организационно-технических условиях.
При составлении данного раздела необходимо также использовать утвержденные положения о структурных подразделениях, с тем, чтобы все функции, возложенные на то или иное подразделение, были реализованы через должностные обязанности работников.
Права
В этом разделе закрепляются полномочия, которые предоставляются работнику для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.
При разработке данного раздела необходимо сформулировать основанные на должностных обязанностях полномочия, такие как право принимать решения и давать указания по конкретным вопросам, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени структурного подразделения или трудового коллектива, получать необходимую информацию, осуществлять контроль и т.д.
4. Персональная ответственность.
Этот раздел регламентирует персональную ответственность работника за свою деятельность, правильное и своевременное использование предоставленных ему прав на порученном ему участке работы, что основано на праве и обязанности принимать решения.
В самостоятельном разделе должны быть определены основные взаимосвязи исполнителя с работниками своего и других подразделений, а также с внешними организациями, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. В нем также указывается информация, которая используется при выполнении должностных обязанностей, от кого и в какие сроки она поступает, какую информацию, когда и кому необходимо передать, какие документы и с кем готовит совместно.
С должностной инструкцией ознакомлен
Дата, подпись.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 785; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!