Язык документа. Служебная документация и деловая переписка

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4

Документы – тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, - занимают значительное место в жизни современного человека. Документы – это тексты, потребность в которых мы ощущаем ежедневно: они регулируют нашу социальную жизнь. Мы должны уметь не только правильно их истолковывать, но и правильно составлять: нет такого человека, которому ни разу не приходилось писать просьбы, заявления, жалобы, доверенности и под. Значимость роли документа подтверждается и тем, что официальные бумаги подвергаются стандартизации: требования по оформлению документов утверждаются законодательно, через ГОСТ (Государственный стандарт[2]).

Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждой из них находится свой способ описания, свой жанр. Тексты определенного жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром: так, в Заявлении о приеме на работу, он обязательно должен написать прошу принять меня с _____ числа на должность ____, а не «придумывать» свои, отличные от стандартных фразы. Таким образом, тексты канцелярско-делового стиля регламентированы в еще большей степени, чем тексты юридического и дипломатического подстилей: каждый вновь составляемый текст дублирует текст «старый», образцовый, меняются лишь имена «актеров», играющих роли заказчика, исполнителя, доверенного лица и под. в «пьесах», называемых заявление, уведомление, контракт и под.

Существует два типа документов:

1) документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных, относят к служебной документации;

2) документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанные деловой и коммерческой деятельностью, называют официально-деловой перепиской.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временн о му (сроки исполнения):

- личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление и т.п.);

- распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение и т.п.);

- административно-организационные (договор, контракт, отчет, устав и т.п.);

- информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка и т.п.).

Жанры официально-деловой переписки определяются, прежде всего, целями, преследуемыми их составителями: письмо-приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нем участие, письмо-подтверждение указывает на согласие адресанта (отправителя) с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берет на себя адресант перед адресатом и т.д.

Жанры канцелярско-делового подстиля многообразны и многочисленны, их изучение составляет предмет особой профессиональной отрасли знания – делопроизводства, которому обучаются в специальных учебных заведениях. Однако любой из нас, сталкиваясь с документами в повседневной жизни (например, личными документами), понимает, что овладеть начальными навыками делового письма необходимо. К составлению деловых бумаг предъявляются общие требования, основными из которых являются следующие:

1. Документ пишется в соответствии с формуляром – жанровой моделью текста с неизменной композицией, включающей в себя в качестве составных элементов тематические блоки – реквизиты. Так, Заявление о приеме на работу в качестве реквизитов включает в себя:

а) указание адресата документа (наименование руководителя и предприятия),

б) указание адресанта,

в) название жанра документа, отражающее основную цель его составления (заявление),

г) основное содержание просьбы (прошу принять меня…),

д) указание даты составления документа,

е) сигнатуру (рукописная подпись):

___________________________ (наименование руководителя) ___________________________ (наименование предприятия или учреждения) От ________________________ (фамилия, имя, отчество) адрес: ____________________ ___________________________ заявление. Прошу принять меня с "__"_________ 20__ г. на работу в (лабораторию, цех, отдел) ______________________________ на должность (или по профессии) _________________________________________________________. "___"____________ 20__ г. ________________

(подпись)

Формуляр документа может обладать разной степенью строгости: в максимальной степени подвергнуты стандартизации служебные документы, изданные типографским способом – на бланках. В таких документах важным оказывается расположение реквизитов по отношению друг к другу, графическое оформление текста. Так, в Заявлении о приеме на работу адресат и адресант упоминаются в правом верхнем углу листа, название жанра – посередине, основное содержание по ширине листа, дата – справа внизу, а сигнатура – справа, на той же строке, что и дата. При этом между реквизитами оставляются пустые строки, название жанра пишется со строчной буквы, под датой и сигнатурой оставляется свободное пространство для резолюции (также резолюции выносятся и в левом правом углу).

2. В документах используются клише – языковые формулы, которые не порождаются («придумываются»), а воспроизводятся (существуют в «готовом» виде). Обращение к тому или иному клише зависит от цели, которую преследует составитель документа. Так, в жанрах личных документов используются такие устойчивые речевые обороты, как прошу Вашего разрешения на...; я, нижеподписавшийся …; справка дана … в том, что … действительно …; позвольте пригласить Вас …; я …, проживающий по адресу …, доверяю … и многие другие.

3. Крайне важным для документов является правильное употребление глаголов, называющих действия составителя документа или его адресата. Именно они раскрывают основное назначение текста и указывают на уровень социальных отношений между адресантом и адресатом. Таковы, например, глаголы просить и требовать, каждый из которых побуждает адресата к совершению определенного действия и говорит о том, кто в отношениях «адресант-адресат» является лицом подчиненным и руководящим.

Наиболее часто в документах употребляются глаголы благодарить, выражать признательность, гарантировать, доверять, заверять, заявлять, извещать, напоминать, направлять, настаивать, объявлять, обязаться, переводить (на счет), подтверждать, постановлять, предлагать, предлагать, признать, приказывать, прилагать, приносить извинения, просить, рекомендовать, сообщать, считать (чем-то), уведомлять. Как правило, эти глаголы используются в формах первого лица множественного или единственного числа в конструкциях без подлежащего (прошу, а не *я прошу; обязуемся, а не *мы обязуемся), а также третьего лица единственного лица в тех случаях, когда подлежащее называет адресант документа. Следует обратить внимание на то, что автор документа и адресат могут получать именования, соответствующие их роли в описываемой ситуации (заказчик, исполнитель, проситель, автор и под.), с помощью специальной языковой формулы типа _______, именуемый в дальнейшем заказчик.

4. Автор документа должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. В деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические отношения. К этим средствам относятся, прежде всего, сложные союзы, такие, как ввиду, по причине, в целях, в подтверждении, в соответствии с, согласно, на основании, в связи с, во избежание и другие. Сложности в употреблении этих союзов связаны с тем, что зачастую авторы деловых писем неточно понимают значение союза или не знают, с каким падежом существительного он должен употребляться. Например, в словосочетаниях * по причине закона и * согласно закона в первом случае выбран неверный союз (по причине используется со словами, указывающими на негативную причину чего-либо), а во втором – неправильный падеж существительного (предлог согласно требует использования дательного, а не родительного падежа – согласно закону).

5. Автор документа должен следовать общепринятым нормам делового этикета, состоящим в обязательном употреблении ряда языковых средств (А) и неупотреблении других (Б).

А. Следует использовать этикетные формулы приветствия-обращения (Уважаемый..., Глубокоуважаемый…) и прощания (С уважением…), клише, указывающие на уважительное отношение адресанта к адресату (Мы рады пригласить Вас…, Благодарим Вас за…, Заранее благодарю за…, Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы…, Убедительно просим Вас…, К сожалению…). Одним из таких средств является употребление заглавных букв в местоимениях второго лица (Вы, Ваш): оно свойственно именно деловому письму, в обычной же письменной речи является ошибочным, противоречащим нормам русской орфографии.

Б. Следует избегать фамильярного обращения к адресату (* Дорогой…, употребление ты вместо Вы), навязывания своей точки зрения (* Прошу решить вопрос положительно), указания сроков ответа в ультимативной форме (* Прошу ответить мне незамедлительно вместо Прошу сообщить о своем решении до такого-то числа), отказа на просьбу адресата без указания причин.

6. Существует ряд ошибок, являющихся типичными для деловой речи. К ним относятся:

- немотивированное употребление заимствованных слов (* апеллировать вместо обращаться, * пролонгировать вместо продлить);

- употребление архаизмов (* в настоящем письме вместо в этом письме, * каковой вместо который, *сего года вместо этого года);

- тавтологическое (повторное) употребление (* Следует учесть следующие факторы.., * Значение этого нововведения означает …);

- неразличение паронимов – слов, имеющих сходное звучание, но различающихся оттенками значений (* командировочный вместо командированный при указании на человека, * познакомить с продукцией вместо ознакомить с продукцией, * закончил ВУЗ вместо окончил ВУЗ);

- неправильное использование предлогов, связанное: а) с незнанием значения, выражаемого предлогом (благодаря указывает на причину, приведшую к положительному результату, поэтому сочетание * благодаря неправомочным действиям ДЭЗ ошибочно), б) с ошибочным выбором падежа существительного (предлог благодаря сочетается с дательным падежом, поэтому словосочетание * благодаря удачной работы построено неправильно), в) с неправильным написанием (* в следствии вместо вследствие, * втечении вместо в течение)

неправильно	правильно
для выражения значения причины
не употребляется с существительными, называющими действия и требующими использования предлога из-за (* по нерасторопности, по невнимательности*)	по чему? (по вине, по небрежности)
благодаря чего? не употребляется при описании причины, приведшей к отрицательным последствиям (* благодаря ошибке, благодаря болезни*)	благодаря чему? (благодаря решительным действиям)
* в следствие, * в следствии	вследствие чего? (вследствие болезни)
* в виду	ввиду чего? (ввиду отсутствия)
	в силу чего? (в силу решения комиссии)
не употребляется при описании причины, приведшей к отрицательным последствиям (* по причине повышения зарплаты)	по причине чего? (по причине халатности)
	в связи с чем? (в связи с переходом на другую работу)
для указания на мотивы создания документа
сообразно чего?	сообразно чему? (сообразно имеющимся знаниям)
в соответствии чему? в соответветствие, всоответствии	в соответствии с чем? (в соответствии с занимаемой должностью)
согласно чего?	согласно чему? (согласно постановлению)
вопреки чего?	вопреки чему? (вопреки заявлению)
для указания цели написания документа
	во избежание чего? (во избежание разночтений)
не путать со словосочетанием для исполнения, не являющимся предлогом	во исполнение чего? (во исполнение решения)
невозможно изменение единственного	в целях чего? (в целях улучшения)
числа на множественное, и наоборот	с целью чего? (с целью налаживания)
для выражения значения времени
* в течении, * втечение	в течение чего? (в течение всего срока действия)
выражает то же значение, что и в течение	в продолжение чего? (в продолжение месяца)
	впредь до чего? (впредь до особого распоряжения)
	по мере чего? (по мере поступления запросов)
для обозначения тематики документа
не употребляется с существительными, обозначающими тему сообщения (* отчет по работе, * доклад по итогам вместо отчет о работе, доклад об итогах)	по чему? (меры по улучшению)
не употребляется с существительными, называющими мероприятия, посвященные чему-л. (* совещание об улучшении работы вместо совещание, посвященное улучшению работы)	о (об) чем? (справка о проживании)
* вотношении, * в отношение	в отношении кого? чего? (в отношении мер, предпринимаемых…)
	касательно чего? (касательно договора)
по значению эквивалентно в отношении кого? чего?	в отношении к кому? чему? (меры, предпринимаемые в отношении к Иванову И.И.)

Одной из главных ошибок при составлении документа является привнесение в него элементов других стилей: в деловом тексте предпочтительно использовать предлог по причине, а не потому что, словосочетание задать вопрос, а не спросить и под. Но при этом необходимо помнить, что использование средств официально-делового стиля в ситуациях повседневного общения или общения в официальной обстановке, но не на темы, описываемые документами, недопустимо. Немотивированное обращение к средствам официально-делового стиля носит название канцелярита (этот термин принадлежит К.И. Чуковский) и является свидетельством неразвитости языковой личности, неумения говорящего менять свою речь в зависимости от задач общения.

[1] Лексическую основу текстов официально-деловых составляет нейтральная, употребимая в любом стиле лексика. Однако следует заметить, что выбор лексики всегда определяется тематикой текста, так что и в использовании нейтральной лексики автор текста законодательного не свободен. Так, он может употребить слова человек, гражданин, река, вода, но вряд ли обратится к словам кресло, лысина, страус.

[2] Стандарт (от англ. standard — норма, образец, мерило), в широком смысле слова — образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними др. объектов; нормативно-технический документ по стандартизации, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным органом. С. может быть разработан на материально-технические предметы (продукцию, эталоны, образцы веществ), нормы, правила, требования организационно-методического и общетехнического характера. С. распространяется на все сферы человеческой деятельности: науку, технику, промышленное и с.-х. производство, строительство, здравоохранение, транспорт и т.д. (БСЭ, М., 1976, т. XXIV, ч. 1, стр. 411)

Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 21; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 1 2 34

Мы поможем в написании ваших работ!