Особливості конфіденційного діловодства

Вступ

Актуальність теми даної роботи зумовлена, перш за все тим, що на сучасному етапі робота з документами, які містять гриф обмеження доступу відіграє значну роль у діяльності управлінських органів будь-якого підприємства.

Метою роботи є висвітлення та загальнотеоретичне обґрунтування особливостей організації роботи з документами, що містять гриф обмеження доступу.

Відповідно до поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання:

· охарактеризувати гриф обмеження доступу;

· дати аналіз особливостям правового захисту документів що містять комерційну таємницю;

· охарактеризувати особливості конфіденційного діловодства;

Об’єктом даного дослідження є комплекс конфіденційних документів.

Предметом дослідження є технологія конфіденційного діловодства.

Структура роботи. Структура даного дослідження обумовлена метою та поставленими завданнями. Робота складається із вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел та додатків.

Гриф обмеження доступу поширюється на документи, які містять у собі відомості, що складають комерційну і службову таємницю. Комерційна таємниця прямо пов'язана з комерційною діяльністю, є необхідною умовою її існування. Таким чином, комерційна і службова таємниця є свого роду збірним поняттям, що включає різні носії з відповідною інформацією, і захист цих видів таємниці в підсумку зводиться до захисту її носіїв.

Організація і технологія конфіденційного діловодства не регламентовані державними нормативними актами. Їх повинен визначати власник конфіденційних документів, з огляду на специфіку діяльності підприємства. Однак при цьому йому необхідно керуватися визначеними нормами і правилами роботи з конфіденційними документами, що забезпечують потрібний рівень функціонування підприємства, збереженість документів і конфіденційність інформації, що міститься в них, висвітлити загальнотеоретичні аспекти конфіденційного діловодства за рівнем доступності документи поділяються на дві категорії: загальнодоступні і з обмеженим доступом.

Загальнодоступними є відкриті документи.

До документів з обмеженим доступом відносяться документи, робота з якими може проводитися за спеціальним дозволом уповноважених на те осіб. Документування відкритої інформації й організація роботи з відкритими документами входять у сферу дії відкритого діловодства. Документи з обмеженим доступом відносяться до сфери діяльності не одного, а декількох типів діловодства, в залежності від того, до якого виду таємниці відноситься інформація, що міститься в документах.

Нормативними документами встановлено 6 видів таємниці:

· державна,

· комерційна,

· службова,

· особиста,

· сімейна,

· професійна.

Документи, які містять гриф обмеження доступу, відносяться до сфери секретного діловодства. Документи, що містять особисту і різні підвиди професійної таємниці, є предметом відповідних типів спеціального діловодства.

1. Поняття про гриф обмеження доступу,
розташування та призначення

Гриф обмеження доступу до документа або гриф конфіденційності представляє собою службову відмітку (реквізит), яка проставляється на носії інформації.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

Інформація і документи, віднесені до підприємницької таємниці, мають декілька рівнів грифів обмеження доступу, відповідних різним степеням конфіденційності інформації:

· перший, самий низький і масовий рівень — грифи "Комерційна таємниця", "Конфіденційно", "Конфіденційна інформація";

· другий рівень — "Комерційна таємниця", "Суворо конфіденційно", "Суворо конфіденційна інформація", "Конфіденційно — Особливий контроль".

В практичній діяльності може використовуватися також однорівнева система грифування (грифів тільки першого рівня) або інколи — трьох рівнева, при якій вводиться вищий по значенню гриф -"Комерційна таємниця особливої важливості". Під означенням грифу завжди вказується номер примірника документа, термін дії грифу або інші умови його зняття, а також уточнюванні відмітки типу — "Особисто", "Тільки адресату" та ін.

Документи і інформація, віднесені до професійної таємниці (наприклад, лікарської таємниці, таємниці страхування), як правило, грифу обмеження доступу не мають, тому що в повному об'ємі є конфіденційними.

В даному випадку конфіденційні масиви документів в цілому, наприклад історії хвороби, масиви облікових персональних даних та ін. На цінних, але не конфіденційних документах може проставлятися гриф (напис, штамп), що передбачає особливу увагу до зберігання такого документу. Наприклад: "Власна інформація фірми", "Інформація особливої увага", "Копії не знімати", "Зберігати в сейфі" і т.д. Можуть використовуватися додаткові кольорові ідентифікатори цінних і конфіденційних документів та справ для їх швидкого візуального виділення і контролю використання в процесі роботи.

Гриф конфіденційності присвоюється документу: виконавцем на стадії підготовки проекту документу; керівником структурного підрозділу або керівником фірми на стадії узгодження або підписання документу; адресатом (утримувачем) документу на стадії його первинної обробки в службі конфіденційної документації. Зміна грифу конфіденційності документу проводиться при зміні ступеню конфіденційності відомостей, що містяться в ньому. Підставою для зміни чи зняття грифу конфіденційності є:

· відповідне коректування переліку конфіденційних відомостей або конфіденційних документів фірми;

· закінчення встановленого терміну дії грифу;

· наявність події, при якій гриф повинен бути змінений або знятий (наприклад, закінчення дії контракту, вимога замовника продукції, опублікування опису виробу в пресі, патентування винаходу і т.д.).

Після зняття грифу документ передається до служби відкритої документації фірми. Про зміни або зняття грифу робиться відмітка на самому документі, яка засвідчується підписом керівника, який підписав або затвердив цей документ.

Про внесення в документ такої відмітки повідомляється зацікавленим особам та підприємствам. З метою своєчасної зміни або зняття грифу конфіденційності з документів рекомендується регулярно переглядати облікові (інвентарні) картотеки (журнали, списки) конфіденційних документів та виявляти ті документи, які можуть бути видалені з банку документів, що контролюються та захищаються.

Отже, будь-яка підприємницька діяльність завжди пов'язана із створенням, використання та зберіганням значних об'ємів інформації та документів, що представляють певну цінність для фірми які належать обов'язковому захисту від різного виду погроз. З цією метою на носії інформації позначається гриф обмеження доступу, який відносить цей носій до категорії захищених конфіденційних документів і ініціює включення по відношенню до нього системи захисних мір. Але встановлення складу конфіденційних документів, що видаються, спрямовано не тільки на запобігання необґрунтованого їхнього видання, але і на виключення надлишкової конфіденційної інформації в них, визначення кількості їхніх примірників, адресатів, яким вони повинні направлятися, тому що не викликане дійсною необхідністю розсилання конфіденційних документів також призводить до витоку інформації. На стадії визначення складу документів, що видаються зважується питання і про додання їм необхідної юридичної чинності шляхом встановлення посадових осіб, які повинні візувати, підписувати і затверджувати той чи інший документ. В остаточному підсумку регламентація складу конфіденційних документів, що видається. Склад документованої конфіденційної інформації залежить від компетенції і функцій підприємства, характеру його діяльності, взаємозв'язків з іншими підприємствами, порядку вирішення питань.

2. Захист документації з грифом обмеження доступу

Право на комерційну таємницю означає для власника такої інформації право її засекречування від широкої публіки та право вимагати від інших осіб утримання від використання незаконних методів для одержання цієї інформації. Якщо інформація, що становить комерційну таємницю, отримана іншою особою на законних підставах, хоча б і без дозволу власника прав на неї, така особа не може вважатися порушником, позаяк власник не забезпечив захист такої інформації, в силу чого вона стала легкодоступною, але аж ніяк не таємною.

До неправомірного збирання, розкриття та використання комерційної таємниці належать:

· неправомірне збирання комерційної таємниці;

· розголошення комерційної таємниці;

· схилення до розголошення комерційної таємниці;

· неправомірне використання комерційної таємниці.

Неправомірним збиранням комерційної таємниці вважається добування протиправним способом відомостей, що відповідно до законодавства України становлять комерційну таємницю, якщо це завдало чи могло завдати шкоди суб'єкту господарювання (підприємцю).

Розголошенням комерційної таємниці є ознайомлення іншої особи без згоди особи, уповноваженої на те, з відомостями, що відповідно до чинного законодавства України становлять комерційну таємницю, особою, якій ці відомості були довірені у встановленому порядку або стали відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків, якщо це завдало чи могло завдати шкоди суб'єкту господарювання (підприємцю).

Схилянням до розголошення комерційної таємниці є спонукання особи, якій були довірені у встановленому порядку або стали відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків відомості, що відповідно до законодавства України становлять комерційну таємницю, до розкриття цих відомостей, якщо це завдало чи могло завдати шкоди суб'єкту господарювання (підприємцю).

Неправомірним використанням комерційної таємниці є впровадження у виробництво або врахування під час планування чи здійснення підприємницької діяльності без дозволу уповноваженої на те особи неправомірно здобутих відомостей, що становлять відповідно до законодавства України комерційну таємницю.

Вчинення дій, що підпадають під визначення "недобросовісна конкуренція", тягне накладання Антимонопольним комітетом України штрафів, передбачених Законом України "Про захист від недобросовісної конкуренції" (ст.ст. 21-26), а також адміністративну, цивільну та кримінальну відповідальність у випадках, передбачених законодавством.

Які ж потрібно вживати заходи для захисту комерційної таємниці?

Юридичні заходи включають в себе документальне оформлення переліку відомостей, які є комерційною таємницею, і складання супутніх документів (наприклад, положення про комерційну таємницю, яке регламентує порядок доступу до секретної інформації, а також запровадження системи, за якої кожний працівник під розписку ознайомлюватиметься з цим положенням і відповідальністю за його порушення).

Адміністративні заходи передбачають створення системи користування конфіденційною інформацією. При цих заходах необхідно визначити, які посадові особи і до якої інформації отримують право безперешкодного доступу. Не може бути встановлена комерційна таємниця для керівника підприємства або для контролюючих його діяльність органів підприємства. А у разі якщо працівнику необхідна така інформація для службових потреб, слід визначити порядок

Робота з документами, що містить комерційну таємницю 19

доступу до такої інформації цих працівників. До адміністративних заходів можна також віднести запатентування нових винаходів та реєстрації прав на комерційне найменування і торговельну марку.

До соціально-психологічних заходів належать бесіди та проведення занять з працівниками з приводу впровадження новітніх технологій, їхніх пропозицій та повторне попередження їх про відповідальність за розголошення таких відомостей. А також створення позитивного робочого клімату в колективі, аби уникнути невдоволених своїм становищем, які неодмінно можуть продати інформацію, або «пожалітися» про становище своєї фірми.

До загальних заходів захисту інформації в засобах і мережах їх передачі і обробки переважно передбачають використання апаратних, програмних та криптографічних засобів захисту. В свою чергу, апаратні засоби захисту застосовуються для вирішення таких завдань:

· перешкоджання візуальному спостереженню і дистанційному підслуховуванню;

· нейтралізація паразитних електромагнітних випромінювань і наводок;

· виявлення технічних засобів підслуховування і магнітного запису, несанкціоновано встановлених або які пронесено до установ підприємства, банку;

· захист інформації, що передається засобами зв’язку і знаходяться в системах автоматизованої обробки даних.

За своїм призначенням апаратні засоби захисту поділяються на засоби виявлення і засоби захисту від несанкціонованого доступу. Слід зазначити, що універсального засобу, який би дозволяв виконувати всі функції, не існує, тому для виконання кожної функції відповідно до виду засобів несанкціонованого доступу існують свої засоби пошуку та захисту. За таких умов заходи щодо протидії незаконному вилученню інформації за допомогою цих засобів досить трудомісткі та дорогі і вимагають спеціальної підготовки фахівців.

Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні таких заходів:

· забезпечення обліку та схоронності документів, які містять комерційну таємницю;

· використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;

· обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

· встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;

· розробка інструкцій щодо дотримання режиму конфіденційності та виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;

· здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційних таємниць.

З метою обмеження доступу до інформації, що містить комерційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення „ Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства", з зазначенням заходів щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правил роботи з документами, що мають гриф „ комерційна таємниця". Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього.

ОСОБЛИВОСТІ КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДІЛОВОДСТВА

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має свої особливості. Так, наказом керівника призначається посадова особа, яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеженого доступу. Нею може бути і секретар, для якого робота з документами належить до основних службових обов’язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності, на відміну від грифа таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.

Якщо інформація, яка становить КТ, міститься в документах, котрі належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з ним.

На документі з грифом “КТ” зазначається кількість примірників документа і місцезнаходження кожного з них.

Наприклад:

Складений у двох примірниках:

Прим. № 1 - на адресу прим.

№ 2 - до справи 01. 08.

На звороті або в резолюції документа з грифом “КТ” керівник пише прізвища тих посадових осіб, яким дозволено користуватися цим документом.

Наприклад:

Дозволяю:

- Краюшкіну В. О.

- Ананьеву Д. М.

Підпис керівника___

Дата

Друкування документів з грифом "КТ" здійснюється централізовано, у спеціально відведеному для цього приміщенні або на робочому місці, куди заборонено вхід стороннім. Віддруковані і підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: чернетка (і варіанти) знищено. Підпис. Дата.

Віддруковані й підписані документи передають для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки й варіанти документів знищуються цією особою із засвідченням факту знищення записом на копії вихідного документа [4, 66-68].

Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструють окремо від інших документів у «Журналі реєстрації документів із грифом „Комерційна таємниця"».

Усі документи, що надходять із грифом “КТ”, одержує відповідальна особа (секретар), яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів бракує, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).

Документи з грифом "КТ" формуються в окрему справу. На обкладинці справи у правому куті ставиться гриф "КТ". На внутрішній стороні обкладинки справ пишеться список працівників, які мають право користуватися цією справою. Всі аркуші справи нумеруються простим олівцем у правому верхньому куті. Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується відповідальним за зберігання документів з грифом "КТ". Інші працівники підприємства не повинні мати права доступу до цього сейфу.

Обіг (видача і повернення) документів з грифом "КТ" відображається в "Журналі обліку видачі документів з грифом "КТ". Видані для роботи конфіденційні документи повертаються секретарю того ж дня. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з грифом "КТ" можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання роботи з ним. Усі документи з конфіденційною інформацією повинні реєструватися окремо від решти документів у "Журналі реєстрації документів з грифом "КТ". При значному обсязі документів можуть заводитися журнали окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства з грифом "КТ". Всі аркуші журналів при цьому нумеруються, прошиваються і опечатуються.

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають і приймають під розписку.

Забороняється:

· вилучати зі справи чи переносити в іншу справу документи, що мають гриф обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у «Журналі реєстрації документів із грифом обмеження доступу»;

· виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника;

· розмножувати без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники відразу знищують).

Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.

По закінченні календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка зобов'язана:

· перевірити наявність усіх документів з грифом "КТ";

· відібрати документи з грифом "КТ" для архівного зберігання;

· відібрати документи з грифом "КТ" для знищення.

У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами з грифом обмеження доступу, проводять перевірку документів, що числяться за цим працівником, і передають їх новопризначеному працівникові. Акт здавання- приймання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства, організації). На особу, яку на підприємстві було допущено до КТ і яка звільнилася з роботи, зобов'язання про нерозголошення конфіденційної інформації поширюється ще протягом двох років після звільнення, якщо інший термін не був обумовлений трудовим контрактом.

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеження доступу. В приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.

Документи з грифом "КТ" приймаються і відсилаються спеціально виділеною посадового особою або секретарем, якщо йому надається таке право. При надходженні обов'язково перевіряються кількість аркушів і примірників основного документа і додатків до нього. У випадку відсутності чи неповної комплектності в конвертах документів з грифом "КТ" складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові.

Передача документів і справ іншим співробітникам підприємства, які мають доступ до цих документів, здійснюється лише через секретаря з обов'язковим записом у журналі.

Документ з грифом "КТ" забороняється виносити із офісу. Тільки у виняткових випадках керівник або його заступник можуть дати на це дозвіл окремому співробітникові для погодження, підпису і т.ін. за умов вжиття необхідних заходів збереження документа.

Для збереження доступу до інформації КТ керівник видає спеціальний наказ про введення "Переліку відомостей, що містять КТ підприємства", заходів з охорони цих відомостей, встановлення кола осіб, які мають доступ до такої інформації, правил роботи з документами, позначеними грифом "КТ". Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатками до нього. Інколи порядок забезпечення КТ обумовлюється в трудовому контракті з працівником.

У випадку необхідності такий список може бути продовжений і також завірений підписом керівника з проставленням нової дати. Якщо відомості із "Переліку..." переносяться в документи, то документи стають конфіденційними, і від того, як буде організована робота з ними, багато в чому залежить успішна робота підприємства.

Ведення діловодства, що забезпечує облік і збереження документів КТ, передбачає виконання ряду рекомендацій. Наказом керівництва також може бути обумовлена конфіденційність відомостей, права підприємства щодо них, порядок їх використання тощо. Наприклад, якщо комерційна таємниця є результатом спільної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифу "КТ" і посилань на конфіденційність у тексті, вважається, що автор і особи, які підписали або затвердили цей документ, передбачили всі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом. На документі з грифом "КТ" ("Конфіденційно") вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного.

Висновок

На сучасному етапі робота з документами, які становлять комерційну таємницю відіграє значну роль у діяльності управлінських органів будь-якого підприємства. Конфіденційне діловодство поширюється на документи, які містять у собі відомості, що складають комерційну і службову таємницю. Комерційна таємниця прямо пов'язана з комерційною діяльністю, є необхідною умовою її існування.

Таким чином, комерційна і службова таємниця є свого роду збірним поняттям, що включає різні носії з відповідною інформацією, і захист цих видів таємниці в підсумку зводиться до захисту її носіїв.

Типи матеріальних об'єктів як носіїв інформації різні. Ними можуть бути магнітні й оптичні диски, фото-, кіно-, відео- і аудіоплівки, різні види промислової продукції, технологічні процеси й ін. Але найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Інформація в них фіксується рукописним, машинописним, електронним, типографським способами у формі тексту, креслення, схеми, рисунка, формули, графіка, карти і т. п. У цих носіях інформація відображається у вигляді символів і образів.

Документи, що містять інформацію, яка складає комерційну і службову таємницю, прийнято називати конфіденційними, а процеси їхнього виготовлення й організацію роботи з ними - конфіденційним діловодством.

Розвиток ринкових економічних відносин в Україні поряд із позитивними здобутками супроводжується і певними негативними явищами. Особливу занепокоєність викликає збільшення кількості злочинів у сфері господарської діяльності, оскільки вони не лише гальмують позитивні тенденції, а й завдають істотної шкоди державі, суб'єктам відносин у сфері господарювання та окремим громадянам.

Велику небезпеку представляє собою поява нових форм злочинної діяльності, які раніше не були відомі. З ними поки що досить складно вести ефективну боротьбу як з точки зору кримінального переслідування, так і застосування організаційно-управлінських і кримінологічних заходів з метою їх попередження. До таких злочинних посягань слід віднести незаконне збирання, використання та розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю.

Дата добавления: 2015-12-20; просмотров: 20; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

12 3 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!