Библиографическая ссылка

Введение

Рассуждая на заданную тему, нельзя не вспомнить 2 цитаты: одну - философа древности Гая Саллюстия Криспа: "При согласии незначительные дела вырастают, при несогласии - величайшие гибнут" и вторую - легендарного С.П. Королёва, поднявшего Россию в космос: "Кто хочет работать - ищут "средства", кто не хочет - "причины"". Общепринятыми формами деловой коммуникации в труде менеджеров, юристов, релайтеров являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской коммуникации вследствие эволюции в сфере информатики, порождают необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.

В традиционных жанрах деловой коммуникации (публичные речи, интервью, комментарий, консультация) в новых условиях реализуются коммуникативные стратегии фирм или деловых партнеров, которые требуют не только умения самопрезентации, но и умения пропаганды философии компании, организационных ценностей, корпоративной культуры, а также знаний потребительского рынка, финансового рынка, контактных аудиторий, структур власти и т. п. Многоцелевой характер этих жанров требует своих коммуникативных стратегий, технологий, процедур и операций.

Специфическими жанрами деловой коммуникации можно считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими таких форм делового общения, как совещания, собрания и конференции, а могут иметь и самостоятельное значение.

Деловая беседа

Деловая беседа представляет собой акт прямой взаимной коммуникации в официально-деловой сфере, осуществляемый посредством слов и невербальных средств (мимики, жестов, манеры поведения). Деловая беседа имеет следующие характерные особенности:

дифференцированный подход к предмету обсуждения с учетом коммуникативной цели и партнеров и в интересах понятного и убедительного изложения мнения;
быстрота реагирования на высказывание партнеров, способствующая достижению поставленной цели;
критическая оценка мнений, предложений, а также возражений партнеров;
аналитический подход к учету и оценке субъективных и объективных факторов проблемы в комплексе;
ощущение собственной значимости и повышение компетентности партнеров в результате критического разбора других точек зрения по данной проблеме;
ощущение сопричастности и ответственности в решении затронутой в беседе проблемы.

Югославский специалист в области деловой коммуникации П. Мицич считает, что правильное проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 2—20%.

Он дает такие рекомендации по ведению деловых бесед:

заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки;
применять положение психологии о периодическом воздействии на собеседника, а именно: неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными, начало и конец беседы — положительные фразы;
постоянно помнить о движущих мотивах собеседника: его ожидании, преимуществах, которых он добивается посредством этой беседы, его позиции, его желании самоутвердиться, его чувстве справедливости, его самолюбии;
избегать присутствия незаинтересованных лиц;
никогда, ни в какой ситуации не быть невежливым и безвкусным;
облегчать собеседнику положительный ответ; (137:)
избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет»;
давать фундаментальные объяснения своей позиции в каждом случае, когда собеседник с ней не соглашается;
никогда не относиться к другим пренебрежительно;
избегать пустой риторики;
отказываться от ведения шаблонных бесед;
избегать удаления от предмета беседы и попутных отступлений;
выражаться убедительно и в оптимистической манере.

Каждая из этих рекомендаций имеет свои особенности в осуществлении. Например, при составлении плана беседы целесообразно продумать следующие вопросы:

повод беседы, ее тема и основная цель;
конкретные задачи, относящиеся к предмету обсуждения;
профессиональный уровень и психологические особенности собеседника;
что нужно предпринять, чтобы добиться цели?
с какими аргументами, возражениями, противоположными интересами придется, возможно, столкнуться?
как одолеть противостояние?
какие преимущества (или, наоборот, негативные моменты) это принесет?
различные варианты решения проблемы в зависимости от ожидаемой реакции собеседника (согласие, отрицание, предубеждение и т.д.).

Поскольку одним из основных условий диалогического общения, как уже отмечалось, является некоторый разрыв в знаниях и связанное с ним требование информативности, следует продумать, как эти понятия будут реализовываться. В частности, существуют специальные коммуникативные приемы, способствующие восприятию информации*, как, например:

· постановка вопросов об условиях, причинах возникновения проблем, возможных последствиях и выводах в интересах стимулирования мышления партнеров;

· дословное или смысловое повторение важных аспектов излагаемого материала;

· подведение общих или отдельных итогов в результате коллективного обсуждения соответствующей проблемы;

· предвосхищение возможных возражений и их аргументированный анализ;

· оглашение названия темы при ее смене или изменении аспекта рассмотрения проблемы;

· использование разбивки (во-первых, во-вторых, в-третьих...) при перечислении ряда связанных с проблемой факторов.

Есть также факторы, мешающие нормальному ходу диалога, например: бестактное обрывание на полуслове; неоправданное лишение кого-то возможности высказать свое мнение; игнорирование или высмеивание аргументов партнера; подтасовка фактов, необоснованные подозрения, голословные утверждения и т.д.

К основным функциям любой деловой беседы можно отнести следующие: начало инновационных мероприятий и процессов; контроль и координирование уже начатых мероприятий, акций; обмен информацией; взаимное общение работников одной организации, межличностные и деловые контакты; поддержание деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиски, выдвижение и оперативная разработка новых идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и место проведения беседы; определить ее стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать его высказывания; подчеркивать разницу между собой и партнером; резко убыстрять темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнер возбужден; не желать понять психическое состояние партнера в момент собеседования.

Правильное проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

Деловое совещание

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:

· тема совещания;

· цель совещания;

· перечень обсуждаемых вопросов;

· время начала и окончания совещания;

· место, где оно будет проходить;

· фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;

· время, отведенное на каждый вопрос;

· место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.

Руководителю делового совещания важно:

1. начать его вовремя;

2. сообщить о регламенте;

3. согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

4. назначить ответственного за регламент и протокол;

5. предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;

6. если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;

7. жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;

8. регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;

9. соблюдать корректность дискуссии;

10. использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

11. подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

12. завершить точно в назначенное время.

Библиографическая ссылка

1. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. М.: Флинта, Наука, 1997.

2. Снелл Ф. Искусство делового общения. М., 1990.

3. Мицич П. Как проводить деловые беседы. М.: Экономика, 1987.

4. Эрнст Отто. Практические рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров. М.: Экономика, 1988.

5. Манки Г. Организация и проведение технических совещаний. М., 1974.

6. Одинцов В.В. Структура публичной речи. М.: Знание, 1976.

Автономная некоммерческая образовательная организация

высшего профессионального образования

«Одинцовский гуманитарный институт»

Факультет управления

Кафедра Государственного и Муниципального управления

Доклад

По дисциплине: Культура речи и делового общения

На тему: Деловая беседа и деловое совещание как виды речевой коммуникаци

Студентка _1_ курса;

Группы Г(Б)12

Белашова Алёна Игоревна

Преподаватель: Ефремова Анна Борисовна

Одинцово

Г.

Оглавление

Введение. 1

Деловая беседа. 1

Рекомендации по ведению деловых бесед: 2

Специальные коммуникативные приемы.. 2

Деловое совещание. 3

Руководителю делового совещания важно: 4

Библиографическая ссылка. 6

Дата добавления: 2015-12-18; просмотров: 19; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!