Ознакомление с системой документационного обеспечения и составом управленческих документов на гостиничном предприятии
Документирование управленческой деятельности охватывает всепроцессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой дляосуществления управленческих действий информации на различныхносителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках сиспользованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитныеленты, карты, диски, кристаллы и др.) Состав управленческих документовСостав управленческих документов определяется компетенциейи функциями организаций, порядком решения вопросов объектов,характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется втабеле документов. Единство правил документирования управленческих действийна всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ,унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзныхклассификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ). УСД - комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единымправилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую дляуправления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как в условиях применениясредств вычислительной техники, так и при традиционных методахобработки информации. Общесоюзные классификаторы представляют собой систематизированныеперечни наименований и кодов объектов классификации иклассификационных группировок, разработанных и утвержденных вустановленном порядке, обязательных для применения при обеспеченииавтоматизации процессов обработки информации. Порядок утверждения, внедрения, ведения и регистрации УСДобщесоюзного назначения, унифицированных форм документов Управленческие документы по наименованию, форме и составуреквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям(уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащимправила документирования. В соответствии с действующим законодательством икомпетенцией органы управления издают следующие распорядительныедокументы:и дают поручения; приказы, инструкции, указания; Государственные комитеты и комиссии: постановления, приказы, инструкции, указания; решения, распоряжения (исполкомы); приказы, инструкции, указания (управления и отделы); Администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций: приказы, инструкции, указания; Кооперативные организации - решения. Общественные организации - постановления, распоряжения. Решения, постановления и приказы издаются во всех случаях, когданеобходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основнымвопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются понормативным вопросам и для организации исполнения постановлений,решений и приказов. Совместные распорядительные документы организаций,издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.),издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.). Совместные распорядительные документы актов, полномочных издаватьразличные по форме документы, издаются в форме "совместного решения",которое имеет правовую силу распорядительного документа каждойорганизации, принимавшей этот документ. Доведение до сведения подведомственных организаций,структурных подразделений документов вышестоящих органов илидокументов других организаций осуществляется в форме, установленнойавтором документа. Если способ не указан, организация этот вопросрешает самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться доисполнителей в форме установленной положением об этих органах. Распорядительный документ может быть отменен (изменен)распорядительным документом самой организации или вышестоящей.Действие распорядительного документа может быть приостановленосоответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций,должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий кпроекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается всопроводительном письме. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемых назаседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях,фиксируется в протокол. Протоколы оформляются на основании записи хода заседания,стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию(текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений илирешений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммырасшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе спротоколом. В особых случаях выступивший должен завизироватьстенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается намагнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правиламиработы государственных архивов с кинофотодокументами. В пределах своей компетенции организации всех уровнейуправления могут направлять письма при осуществлении оперативныхсвязей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами,подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.Письма, как правило, должны составляться в том случае, когданевозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией:устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструкции идр. При необходимости срочной передачи информации составляютсятелеграммы и телефонограммы. Организации на основе положений о них и других актов,определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ,отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др.,перечень которых содержится в Общесоюзном классификатореуправленческой документации (ОКУД) и отраслевых табелях применяемыхдокументов. Проект управленческого документа должен быть согласован сисполнителем (авторами текста), руководителями заинтересованныхподразделений или организаций. Внутреннее согласие проекта документа должно проводиться вследующей очередности: с отраслевыми, функциональными,территориальными, совещательными органами, и, при необходимости,общественными организациями; работниками, ответственными за разрешениефункциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); сфинансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); сюридической службой; службой документационного обеспечения; сзаместителем председателя коллегиального органа или с заместителемруководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проектедокумента. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должноосуществляться в следующей очередности: с подчиненными, и неподчиненными организациями, когда последниевыступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствиеиздания правового акта, или когда содержание документа затрагивает ихнепосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями,занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношениесодержание документа; с общественными организациями - в случаях необходимости илипредусмотренных документами этих органов; с органами, осуществляющими государственный надведомственныйконтроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарныйи т.д.); с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции - вслучаях, когда законодательством предусматривается возможностьсовершения управленческой действий, только с разрешения этих органов. Управленческий документ подписывается или утверждаетсяруководителем организации или замещающим его должностным лицом всоответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (уставили положение об организации, структурном подразделении, должностнаяинструкция, приказ о распределении обязанностей и др.). Две или более подписи проставляются в том случае, если засодержание документа ответственны несколько должностных лиц, документыденежного, материального и кредитного характера, служащие основаниемдля приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, атакже изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другимиорганизациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер(бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписываютруководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все членыкомиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываютсяпредседателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителями коллегиального органа вединоначальном порядке, имеют одну подпись. Право подписи распорядительных документов в форме указаний илираспоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главномуинженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и до.)подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Протокол подписывает председательствующий на заседанииколлегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) исекретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документыинформационного, справочного или аналитического характера могут бытьподписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят запределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией. Документы - приложения могут быть трех видов: - утверждаемые или вводимые в действие соответствующимраспорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющиесамостоятельное значение); - поясняющие или дополняющие содержание другого документа; - направляемые с письмом в другие организации. На приложениях к распорядительным документам и приложениях,дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правомверхнем углу печатают При наличии нескольких приложений они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов наприложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименованияраспорядительного документа, его даты и номера Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложенийдолжен соответствовать требованиям унифицированной системыдокументации, к которой относится документ-приложение. В целях сокращения количества применяемых форм документовминистерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов,необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций.В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемыесредствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственнымиза его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службойдокументационного обеспечения. Составление документов, не указанных втабеле, запрещается. Унификация и стандартизация управленческих документов Унификация документов заключается в установленииединообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующихосуществление однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация документов - форма юридического закрепленияпроведенной унификации и уровня ее обязательности. Установленыследующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ); отраслевые стандарты (ОСТ); республиканские стандарты (РСТ) Унификация документов проводятся в целях сокращения количестваприменяемых документов, типизации их форм, повышения качества,снижения трудоемкости их обработки, достижения информационнойсовместимости различных систем документации по одноименным и смежнымфункциям управления, более эффективного использования вычислительнойтехники*. В работе по унификации используются действующиенормативно-методические материалы (приложение 2-3). Работы по унификации включают: разработку УСД, которая осуществляется министерствами иведомствами, ответственными за соответствующие системы документации(приложение 1); внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканскихи отраслевых УСД; внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информациии их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов,отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также ихгосударственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономическойинформации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией истандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляетголовная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Оформление управленческих документов.Правила оформления обязательных реквизитов документа. При оформлении документов необходимо соблюдать правила,обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественноеих исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощьюсредств вычислительной техники; качество документов как историческихисточников. Документ должен, как правило, оформляться на бланке,соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательныхреквизитов и стабильный порядок их расположения. В процессе подготовкиоформления документов состав обязательных реквизитов может бытьдополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа,его обработка и т.д. Расположение реквизитов на бланках документов должносоответствовать ГОСТ 638-90 для организационно-распорядительнойдокументацииОбязательными реквизитами документов всех системявляются: наименование организации - автора документа; код организации- автора документа; название вида документа* или унифицированной формыдокумента (включая заголовок); заголовок к тексту; код формыдокумента; дата документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка обисполнении документа и направление его в дело. Название документа может не указываться на письмах. Наименование организации - автора документа и ее кодуказывается в соответствии с положением (уставом) об организации исоответствующим Общесоюзным классификатором предприятий и организаций.Название документа должно соответствовать компетенцииорганизации, содержанию документируемого управленческого действия, атакже табелю документов, применяемых в данной организации. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Ондолжен быть максимально кратким и емким, точно передавать смыслтекста. Например: О выполнении темы 1.3.83; О направлении на учебу т.Иванова А.Н. Заголовок должен грамматически согласовываться с названиемдокумента. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка(чего?) учета движения основных средств. Допускается не указыватьзаголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документана основании унифицированной формы постоянная часть заголовка,входящая в название формы, дополняется переменной информацией,конкретизирующей его содержание. Заголовки к текстам машинограмм следует формулировать по тем жеправилам. Название и код унифицированной формы документа должныбыть, как правило, напечатаны на бланке при его изготовлении исоответствовать наименованию и коду, содержащимся в классификаторахуправленческой документации - общесоюзном, республиканском,отраслевом.Даты подписания, утверждения, согласования, а такжесодержащиеся в тексте оформляют цифровым способом. Элементы датыприводятся в одной строке в следующей последовательности: число,месяц, год. Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затеммесяц и число месяца. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера,допускается словесно-цифровой способ оформления дат. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит изпорядкового номера в пределах регистрируемого массива документов,который, исходя из задач поиска, может быть дополнен индексом пономенклатуре дел, индексом применяемого классификатора(корреспондентов, вопросов деятельности, и др.). На документах, составленных совместно несколькими организациями,регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядкеуказания авторов на документа (слева направо). Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс идату, указанные на документе, на который дается ответ.Внутреннее согласование проекта документа оформляетсявизой, которая включает в себя личную подпись визирующего и датувизирования. При необходимости может быть указана должностьвизирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются наотдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся ворганизации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты,письма и др.); проекты приказов, решений, постановлений и т.п.визируются на 1-м экземпляре. В состав реквизита "подпись" входит: наименованиедолжности лица, подписывающего документ (полное, если документоформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В документах, подготовленных комиссией, указывают не должностилиц, составивших его, а распределения обязанностей в составе комиссии При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должност При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагаются на одном уровне Все экземпляры этих документов, остающихся в делах организаций, втом числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностныхлиц и визы их согласования. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проектедокумента отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющегообязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываетсяфактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия Отметка от исполнении документа и направлении его в дело должнавключать следующие данные: краткие сведения об исполнении, еслиотсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, приналичии такого документа, ссылка на его дату и номер; слова "В дело",номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подписьисполнителя или руководителя структурного подразделения, в которомисполнен документ. Правила оформления дополнительных реквизитов документа.Дополнительными реквизитами документа являются:наименование структурного подразделения - автора документа; или республики; эмблема организации или предприятия; изображениянаград; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфныйадрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета вбанке; место составления или издания; фамилия исполнителя и номер еготелефона (для писем обязательно): отметка об исполнении документа инаправлении его в дело; отметка о поступлении; ссылка на индекс и датувходящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель идр.Наименование структурного подразделения указывается всоответствии с утвержденной структурой, положением об этомподразделении или другим нормативным актом, на основании которогосоздается и функционирует данное подразделение. Указание по исполнению документа фиксируется в формерезолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения, срокисполнения. Резолюция подписывается и датируется. Особым способом введения документа в действие,санкционирующим распространение его на определенный круг организаций,должностных лиц и граждан, является утверждение документа. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящимруководителем, в компетенцию которых входят решение вопросов,изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится посредством грифа утвержденияили издания соответствующего распорядительного документа*. Оба способаутверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительныйдокумент необходимо составлять в тех случаях, когда требуютсядополнительные предписания и разъяснения; если документ издаетсяотдельно от утвержденного распорядительного документа, на немпредставляется гриф утверждения.В отдельных случаях, предусмотренных законодательством,утверждение может производиться и другими документамиПравил внутреннего трудового распорядка осуществляется голосованиембольшинства членов трудового коллектива и оформляется протоколом.
Ознакомление в распорядительной документацией гостиничного предприятия. Приобретение опыта составления информационных документов: актов, докладных и служебных записок, справок, служебных писем
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.
В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:
· Докладная записка;
· Служебная записка;
· Объяснительная записка;
· Предложение;
· Представление;
· Заявление;
· Протокол;
· Акт;
· Справка;
· Заключение;
· Отзыв;
· Перечень;
· Список;
· Переписка.
В составе информационно-справочной документации выделяют:
1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
Докладная записка
Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.
Реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (если в организации ведется регистрация внутренних документов), адресат, заголовок к тексту (если текст документа имеет более 4–5 строк), текст, подпись, визы.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения, в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.
Дата добавления: 2015-12-17; просмотров: 17; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!