Регистрация входящих документов
3.3.1. Регистрация документов, поступивших в Правительство области и его структурные подразделения, осуществляется в АСЭД Специалистами в соответствующих структурных подразделениях Правительства области, определенных пунктами 8.2.3, 8.2.4 подраздела 8.2 раздела VIII Регламента Правительства области.
3.3.2. Поступившие документы регистрируются в день их поступления, созданные - в день подписания или утверждения Губернатором области, первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора области, руководителем структурного подразделения Правительства области, за исключением обращений и запросов, которые регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Правительство области.
Документы, поступившие в Правительство области после 16 часов, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением документов, требующих срочного исполнения.
Телеграммы и документы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и документы, требующие срочного исполнения, регистрируются в АСЭД незамедлительно после их поступления.
3.3.3. В нижнем правом углу первого листа документа проставляется
регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и
регистрационного номера, за исключением обращения и запроса, регистрационный штамп на которых ставится в правом верхнем углу первой страницы или на месте, свободном от текста, а также на всех сопроводительных документах, прилагаемых к обращению и запросу.
|
|
|
В регистрационном штампе на обращении и запросе указывается дата регистрации обращения и запроса и регистрационный номер.
Обращению и запросу, приложенным к ним сопроводительным письмам, присваивается регистрационный номер соответствующего обращения, запроса.
Обращения, переданные на личном приеме, подлежат передаче в Управление по работе с обращениями граждан и организаций для регистрации. На них ставится регистрационный штамп «принято на личном приеме».
3.3.4. Зарегистрированный в отделе документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области или в Управлении по работе с обращениями граждан и организаций документ, который направляется на рассмотрение в структурные подразделения Правительства области, в структурных подразделениях Правительства области, повторно не регистрируется.
3.3.5. В документы, поступившие в Правительство области и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить правки и пометки, искажающие смысл и содержание документа.
3.3.6. Документы на иностранных языках, поступившие в Правительство области в адрес Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Правительства области (далее – Документы, поступившие на иностранном языке), в день поступления регистрируются в отделе документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области в журнале учета документов, поступивших на иностранном языке, и направляются в Управление делами Губернатора области Правительства области (далее – Управление делами Губернатора области) для перевода текста документа на русский язык.
|
|
|
Специалисты Управления делами Губернатора области определяют необходимость перевода Документов, поступивших на иностранном языке, на русский язык и в случае наличия такой необходимости в срок не более пяти рабочих дней со дня поступления документа в Управление делами Губернатора области осуществляют его перевод на русский язык. Перевод оформляется отдельным документом в свободной форме с указанием специалиста, выполнившего перевод, и его контактной информации.
После осуществления перевода на русский язык Документ, поступивший на иностранном языке, с приложенным к нему переводом направляется в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области для направления на рассмотрение в порядке, определенном подразделом 3.4 настоящего раздела Инструкции.
|
|
|
Подлинники Документов, поступивших на иностранном языке, подшиваются в дела в отделе документооборота согласно утвержденной номенклатуре дел Правительства области и хранятся в соответствии с разделом VI настоящей Инструкции.
В случае отсутствия необходимости перевода Документов, поступивших на иностранном языке, на русский язык документ в течение трех рабочих дней со дня поступления документа в Управление делами Губернатора области возвращается в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области с пометкой об отсутствии необходимости направления документа на рассмотрение.
3.3.7. Телеграммы и документы с грифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» регистрируются в АСЭД и доставляются адресатам немедленно.
3.3.8. Документы, ошибочно направленные специалистами отдела
документооборота управления документационного обеспечения Департамента
управления делами Правительства области или Управления по работе с обращениями граждан и организаций в адрес Губернатора области, первых
заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области,
незамедлительно возвращаются Специалистами в адрес отдела
документооборота управления документационного обеспечения Департамента
управления делами Правительства области или Управления по работе с обращениями граждан и организаций соответственно.
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 21; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!