III Ведение делового совещания
Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.
Психологи предлагают перед открытием совещания приготовить 2-3 комплимента участникам. При этом они ссылаются на так называемый «закон края»: начало делового разговора создает фон для основной части, или установку, а концовка разговора оставляет в памяти отношение к этому разговору. Удачно и такое начало, когда секретарь напоминает присутствующим, какие решения были приняты на предыдущем совещании, какие их них еще не выполнены, хотя сроки истекли, и кто персонально за это отвечает. Такое начало сразу настраивает присутствующих на деловой лад и дисциплинирует.
Ведущему совещание следует владеть техникой вступительного слова, которое занимает обычно 3-4 минуты. За это время ведущий должен сообщить:
- приветствие;
- обоснования необходимости проведения совещания;
- повестку дня;
- постановку общей задачи для всего штаба;
- основные направления деятельности по подготовке планируемого мероприятия;
- порядок ведения и оформления протокола;
- переход к основной части совещания – обсуждению.
Затем следует решить, в какой последовательности будут обсуждаться вопросы повестки дня. Обычно считают, что они должны быть рассмотрены по степени своей важности и сложности. Этот подход считается наиболее целесообразным, однако психологи утверждают, что:
|
|
|
- первым следует обсуждать вопрос интересный и недискуссионный. На него, как правило, уходит немного времени, но при этом у участников совещания возникает благоприятный психологический настрой: успешно покончив с одним вопросом, они готовы так же быстро и эффективно решить остальные;
- обсуждение каждого вопроса должно завершаться подведением промежуточных итогов;
- необходимо дать возможность высказаться всем желающим;
- нельзя допускать возникновения ссоры;
- необходимо прорабатывать альтернативные решения каждой проблемы;
- важно поощрять конструктивность и творческий подход участников, но оценивать актуальность и реалистичность вносимых предложений;
- в ходе совещания руководитель должен оставаться на нейтральных позициях, поддерживая разговор, не упускать инициативу и при необходимости стимулировать активность участников;
- необходимо использовать разнообразные формы речи для управления ходом обсуждения, в том числе и различные виды вопросов участникам совещания.
Совещание можно закончить подведением итогов. Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия.
|
|
|
Ведущему совещание при подведении итогов обсуждения того или иного вопроса, обобщая важнейшие положения, целесообразно выяснить у присутствующих, все ли его правильно поняли. Завершать совещание следует в точно назначенное время. Таким образом, можно обеспечить себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня; никто не будет затягивать свое выступление и занимать время следующего участника.
Хотя для любого руководителя главное в деловом совещании — его итог, качественность, эффективность принятого решения, тем не менее, очень важны и чисто психологические последствия подобного мероприятия. Люди должны уйти с совещания, не испытывая раздражения, не ощущая антипатии к кому-то из коллег, чье мнение получило признание большинства, и не испытывая чувства дискомфорта, если, скажем, какая-то их идея таким признанием не пользуется.
На заключительном этапе совещания важно не забыть зафиксировать, кто и что будет выполнять. И, кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководство вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.
Заключительное слово руководителя совещания должно включить:
- подведение итогов работы относительно повестки дня;
- оценку работы всех участников в целом и во время совещания;
- благодарность за проведенную работу;
- воодушевляющее высказывание по поводу реализации планов;
- информацию о сроках проведения и повестке следующего совещания;
- слова прощания.
-
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 13; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!