Управління потоком відвідувачів, особливості прийому з особистих питань, техніка контактів з підлеглими.

Потоки відвідувачів

1. З власної ініціативи керівництва;

2. З ініціативи відвідувачів.

Рис. 2.10. Техніка прийому відвідувачів

Рис. 2.11. Засоби попередження прийому незаявлених відвідувачів

Принципи взаємодії керівника з підлеглими в процесі ділової бесіди

1. Функції, обов’язки, права і відповідальність працівника точно і однозначно визначено і зафіксовано у відповідних документах

2. Дотримання субординації. Передавання розпоряджень без відома керівника не допускається.

3. Ефективне розпорядництва. Визначення завдань, виконавців, строків, форм звітності, результатів, відповідальних

4. Цілі організації вище за цілі підрозділу і особисті прагнення працівника

Типи підлеглих за характером сприйняття вказівок

Активні –

Пасивні –

Раціоналізація ведення телефонних розмов.

Рис. 2.12. Модель раціонального ведення телефонних розмов

Основи взаємодії керівника і секретаря-референта.

Типи секретарської діяльності.

1. Здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функції секретаря керівника.

2. Виконання функцій тільки секретаря керівника.

Завдання секретаря керівника

1. Всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника від використання нетворчих, рутинних операцій.

2. Поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, що сприяли б високопродуктивній і ефективній праці керівника.

3. Підвищення професійно-ділової кваліфікації і авторитету керівника і очолюваних ним організацій.

Рис. 2.13. Функції секретаря керівника

Вимоги при виборі працівника на посаду секретаря

1. Наявність професійних умінь і навичок –

2. Досвід організації роботи –

3. Бажання працювати і відповідні здібності. Почуття відповідальності. Надійність –

4. Самостійність, ініціатива –

5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність –

6. Комунікабельність –

7. Уміння поводити себе з людьми –

Напрями діяльності секретаря щодо сприяння діловим контактам керівника

1. Ведення обліку організації і осіб, з якими керівник підтримує активні відносини

2. Збір та оновлення інформації про деякі організації і осіб

3. Оформлення і представлення керівнику тексти вітальних адрес, телеграм і листів

4. Інформування керівника про зміни в діяльності організації і статусі окремих осіб.

2.4. Технологія проведення нарад та зборів.

Нарада - форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.

Засідання – форма організаційної роботи постійно діючого орану (комітету, колегії, ради, комісії, групи).

Збори – спільна присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).

Рис. 2.14.. Характеристика ділових нарад

Продуктивність наради = інформація «на виході» наради / інформація на її «вході»

Кошторис наради = витрати на підготовку + заробіток учасників + втрати на відрядження + накладні витрати + втрачений час.

План проведення нарад та засідань

на_________(період) у_________

Таблиця 2.1 .

№	Дата проведення	Тема та порядок денний	Місце проведення	Час початку	Час закінчення	Склад учасників	Відповідальний за підготовку	Доповідач	Примітки
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10