Коммерческое предложение (оферта)
Лекция Типы деловых писем. Коммерческие письма.
Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.
Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т. е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.
Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).
|
|
|
Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами и тоже относятся к документам.
Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исключают параллельного устного сообщения на ту же тему, т. е. при устном сообщении о важном для деловых отношений событии часто остается необходимость письменного извещения (о согласии принять условия сделки, например).
По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа:
· инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)
· письмо-просьба
· письмо-приглашение
и не требующие обязательного ответа:
· письмо-подтверждение
· письмо-извещение
· письмо-напоминание
· письмо-предупреждение
· письмо-декларация (заявление)
· письмо-распоряжение
· письмо-отказ
· сопроводительное письмо
· гарантийное письмо
· информационное письмо
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные — в один адрес.
|
|
|
По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.).
Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:
— на причину обращения:
По причине задержки оплаты...
В связи с неполучением счета-фактуры...
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
Ввиду задержки получения груза...
Вследствие изменения цен на энергоносители...
Учитывая, что производственные показатели снизились…
|
|
|
Учитывая социальную значимость объекта...
При данных обстоятельствах...
— на ссылки:
Ссылаясь на Ваше письмо от...
В соответствии с достигнутой договоренностью...
Ссылаясь на Ваш запрос от...
Ссылаясь на устную договоренность...
В соответствии с нашей договоренностью...
На основании распоряжения о...
Согласно постановлению правительства...
Согласно протоколу о взаимных поставках...
Согласно спецификации...
— на цель:
В целях скорейшего решения вопроса...
В целях выполнения распоряжения... Для согласования спорных вопросов...
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...
В целях безопасности прохождения груза...
В ответ на Ваш запрос…
Во избежание конфликтных ситуаций...
С целью ознакомления с... высылаем Вам...
К ним же относятся этикетные фразы: Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество. Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса)... Примите наши поздравления...
Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:
|
|
|
Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы...
Просим рассмотреть наше предложение...
Просим подтвердить получение груза...
Предлагаем в счет взаимных поставок на... год...
На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем...
Направляем вам протокол согласований...
Подтверждаем получение партии ТЕП...
Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование.
«Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом»,— пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов. (Веселов П. В. Деловое письмо в промышленности.— М., 1990)
Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе (Колтунова М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю.— М., 1998). Однако процесс составления регламентированных писем нельзя все же считать только механическим соединением стандартных конструкций. Стандартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистической подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.
Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие.
С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы (от слова to perform — действовать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.
К таким речевым актам относятся:
1) этикетные ритуалы, благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т. п.;
2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т. п.;
3) подтверждения: подтверждаем,
4) заявления: заявляем, объявляем,
5) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой,
6) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся,
7) напоминания: напоминаем,
8) предложения: предлагаем.
Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т. п.
Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции.
Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия — с другой.
Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т. е. большей свободой в реализации замысла.
Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств.
Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.
Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.
Типы деловых писем
Письмо-напоминание
Письма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.
Помета «вторично», помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.
Ходатайство содержит просьбу в оказании содействия при решении сложных или спорных вопросов.
Письмо-просьба
Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы — самый распространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.
Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб — однотипных речевых актов. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:
Прошу...
Одновременно прошу... А также прошу...
Просим... Также просим... А также просим.
Нередко просьбе предшествует мотивация.
Информационное письмо
К информационным письмам относятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления. Информация в том или ином объеме обычно входит в любое почтовое отправление, однако только информирование адресата является целью данного вида корреспонденции.
Объем информационного письма может варьироваться от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения до сообщения, занимающего несколько страниц. К информационным письмам относят и рекламно-информационные письма.
Письмо-приглашение
Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию. При необходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Система факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения корреспонденции.
Благодарственное письмо
Благодарственные письма все активнее входят в практику делового общения. Широкое использование этого жанра в западноевропейском менеджменте определяется не только стандартом поведения менеджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.
Гарантийное письмо-запрос
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условии осуществления сделки. Гарантироваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющих.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей, например, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов, грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.
Коммерческие письма представляют собой коммерческие документы, которые составляются при выполнении и заключении коммерческой сделки.
Письмо-запрос — это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
Коммерческое предложение (оферта)
Предложение (оферта) — это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
Предложение о заключении сделки может быть направлено в ответ на запрос покупателя на основе твердой договоренности или в порядке инициативы.
В предложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению.
Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, оно считается твердым. Если срок действенности предложения отсутствует или оно рассылается в несколько адресов, оно считается свободным.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 17; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!