Рішення експертних комісій та норми архівного законодавства складають організаційно-правову основу формування НАФ.
Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання та до знищення надається експертно-перевірним комісіям. Рішення експертної комісії щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з нього може бути представлене на перегляд експертно-перевірною комісією, а у випадку відмови або незгоди – Центральною експертно-перевірною комісією. Її рішення щодо цього питання може бути оскаржене лише в судовому порядку.
Підготовка до експертизи цінності документів розпочинається з вивчення історії (для особи – життєвого та творчого шляху) фондоутворювача та фонду, його місця і ролі у суспільстві, а також складу і змісту документів.
Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; визначення можливості приймання на державне зберігання документів НАФ; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ.
Експертиза цінності документів конкретних фондоутворювачів з метою віднесення до НАФ здійснюється експертно-перевірними комісіями державних архівів одночасно із встановленням конкретного кола джерел формування НАФ та висновків співробітників державного архіву за результатами попереднього експертного огляду документів у приватних архівних зібраннях за місцем їх зберігання. Основним критерієм на цьому етапі є критерій походження.
|
|
|
Експертиза цінності фондів, їх частин та окремих документів з метою внесення до НАФ, визначення цінності фондів і документів, а також виділення до знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню, здійснюється у діловодстві установ, в архіві (архівному підрозділі) установи, безпосередньо за місцем зберігання приватного архівного зібрання; в державних архівах. Основним критерієм на цьому етапі є зміст та зовнішні особливості документів.
Проведення експертизи у діловодстві установ спирається на результати детального вивчення напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації.
В архіві (архівному підрозділі) установи експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічного опрацювання документів даної організації. Її метою є виявлення дублетної документації.
В державних архівах експертиза цінності здійснюється під час первинного розбирання документів особового походження та документів громадських, релігійних організацій, політичних партій і рухів; наукового описування документів у процесі їх упорядкування та перероблення недосконало укладених архівних описів; як вид самостійної роботи (цільова експертиза). Цільова експертиза здійснюється за наявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню і проводиться комплексно з метою ліквідації дублетності, а також відновлення втраченої документації з рахунок фондів, що не входять до даної системи установ і організацій.
|
|
|
Під час проведення експертизи визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків та затвердженої номенклатури справ на поточний рік.
Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ на документи постійного, тривалого зберігання і з особового складу оформлюють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають описи документів постійного зберігання, описи документів, що не підлягають зберіганню; акти про повернення документів власнику, акти про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження і затвердження в установленому порядку.
|
|
|
Після розгляду акта на засіданні експертно-перевірної комісії та затвердження його керівництвом, погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією документи передають до знищення. Не підлягають виділенню до знищення унікальні документи та документи Національного архівного фонду, утворені до 1946 р. включно.
ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ: ПОНЯТТЯ, СТАТУС І СТРУКТУРА
Однією з вузлових проблем архівної справи є організація роботи державних архівів. Вона включає наукові засади усіх сфер діяльності: управлінської, організаційної, фінансової, господарської.
Фундамент системи архівних установ України складають державні архіви, які збирають, ідентифікують, описують, класифікують і зберігають документи, здійснюють реставрацію їх і організовують користування ними.
Державний архів – це створена державою установа, призначена для формування Національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Фонди державного архіву складають інформаційну систему – організаційно упорядковану сукупність архівних документів, довідкового апарату, баз і банків даних. Відтак як інформаційна служба і суб’єкт інформаційних відносин державний архів бере участь у здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої є одержання, зберігання, використання та поширення архівної інформації.
|
|
|
Пріоритетними завданнями державних архівів є:
· реалізація державної політики в галузі архівної справи;
· координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства;
· забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування;
· використання документної інформації та науково-методична робота в галузі архівознавства та документознавства;
· забезпечення фізичної та фізико-хімічної збереженості документів, створюють і вдосконалюють довідковий апарат;
· забезпечення умов для користування документами, задоволення інформаційних потреб юридичних та фізичних осіб;
· здійснення самостійного використання архівної інформації в державних та суспільних інтересах.
Правовою базою діяльності державних архіві є Закон України „Про національний архівний фонд та архівні установи”, „Основи законодавства України про культуру”, закони „Про інформацію”, „Про державну таємницю”, „Про авторське право та суміжні права”, „Про бібліотеки і бібліотечну справу”, „Про охорону та використання пам’яток історії та культури”.
Діяльність державних архівних установ регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Держкомархіву, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, виданими в межах їхньої компетенції і відповідно до законодавства.
Державні архіви зберігають документи Національного архівного фонду постійно. Частина місцевих державних архівних установ в залежності від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання. У державних архівах можуть зберігатися також документи Національного архівного фонду, що не належать державі. Тоді архів за дорученням їх власників здійснює певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами.
Основними нормативними документами з організації роботи архіву є положення про архів та його структурні підрозділи, структура й штатний розпис, кошториси доходів і видатків, посадові інструкції працівників.
У положенні зафіксовані й права архіву:
· державний архів одержує від підрозділів державних органів влади та органів місцевого самоврядування, установ та організацій інформацію про зберігання і впорядкування документів.
· державний архів надає підприємствам, установам та організаціям обов’язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів і ведення діловодства.
· державний архів має право порушувати у встановленому порядку питання про призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду.
· державний архів може обмежити доступ до документів та встановлює особливі умови використання інформації, що міститься в них.
Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними працівниками архіву з допомогою організаційно-розпорядчих, економічних, соціальних і виховних методів. Директора центрального державного архіву призначає і звільняє Держкомархів, директорів державних архіві областей – голови облдержадміністрацій за погодженням з Держкомархівом, галузевих державних архівів – керівники міністерств і відомств. Директор персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань. Він затверджує виробничі плани і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов’язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву.
З метою погодженого вирішення питань компетенції державного архіву, в ньому може утворюватися колегія у складі директора, його заступників та інших працівників архіву. В державному архіві діють також науково-методичні ради та експертно-перевірні комісії.
Державні архіви є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків, гербову печатку. Вони утримуються за рахунок коштів Державного архіву України. Гранична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій.
Важливим для діяльності архіву документом, що визначає склад функціональних структурних підрозділів, є структура. Організаційно-виробнича структура державних архівів зумовлена основними напрямами і завданнями їхньої діяльності, умовами і особливостях їхньої роботи. Наприклад, у центральних державних архівах та архівах областей функціонують такі відділи: забезпечення збереженості та обліку фондів, довідкового апарату, використання архівної інформації. Усередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори, групи) для вужчої спеціалізації праці – група наукового описування, група зберігання друкованих видань, сектор користування документами, сектор планування та організаційно-методичної роботи та ін. В окремих архівах створюються відділи, що відповідають специфіці їх діяльності. Так, у Центральному державному архіві громадських об’єднань України діє відділ науково-технічного опрацювання документів у міністерствах і відомствах, у центральних державних історичних архівах України у Києві та Львові – відділи давніх актів, у Центральному державному архіві-музеї літератури і мистецтв України – видавничий відділ та відділ зберігання архівних, музейних і бібліотечних фондів. В архівах можуть створюватися і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування документів поточного діловодства в організаціях-фондоутворювачах, що фінансуються за їхніх рахунок. Завдання, функції, права й організацію діяльності підрозділів архіву визначають положення про структурні підрозділи архіву, розробляються на основі положення про архів.
Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодженою з органами МВС України Інструкцією про охоронний режим архіву.
Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису – документу, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їх заробітної плати відповідно до умов оплати праці. Працівники архівної установи поділяються: керівний склад – директор, заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер; спеціалісти – головний, провідний. 1 та 2-ї категорій, старший науковий співробітник, науковий та молодший науковий співробітники, старший охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор 1 та 2-ї категорій; службовці – старший майстер, старший касир, старший інспектор, завідуючий канцелярією, оператор, техніки різних спеціальностей, секретар-друкарка, діловод та інші; обслуговуючий персонал – кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та інші.
Для нормального функціонування архівних установ постійного зберігання документів потрібні такі служби та приміщення: архівосховище, читальний зал, науково-довідкова бібліотека; лабораторія фото - і мікро копіювання; методичний кабінет, реставраційно-палітурна майстерня (дільниця), ремонтно-технічна майстерня, приміщення для довідкового апарату, робочі кабінети співробітників, виставковий зал, допоміжні приміщення (їдальня, гардероб тощо).
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 22; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!