Документы: входящие, исходящие, внутренние.
Управление персоналом и организация делопроизводства (Дубинина Надежда Николаевна).
Основные понятия делопроизводства.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документирование – это процесс создания и оформления документа.
Документационное обеспечение управления (ДОУ). Состоит из решения следующих задач: документирование (составление и оформление документов) и организация работы с документами (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения). В результате документирования создается документ (или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать).
Реквизит документа – это обязательный элемент, присущий определенному виду документа (дата, вида, подпись, печать и другие). Организация работы с документами предполагает создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.
Документооборот – это процесс прохождения документа по инстанциям (с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки).
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы – целые структурные подразделения (канцелярии, секретари, экспедиции).
Основные направления совершенствования делопроизводства является унификация и стандартизация документа.
Унификация предполагает сокращение неоправданного многообразия документа, приведения их к единообразным формам, единообразию языковых конструкций и операций по составлению и т.д.
Стандартизация заключается в возведению нового, обязательного для применения, оптимальных правил, требований, выработанных в результате проведенной унификации документов.
УСД (унифицированная система документа) – представляет собой систему документации, созданную на основе единых правил, требований, и содержащую информацию для управления в определенной сфере деятельности.
Наиболее широко используемой группой документа является организационно – распорядительные документы (ОРД).
Нормативно – методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними (Комитет по архивам, Белорусский НИИ документоведения и архивного дела).
Нормативным документам, регулирующим вопросы делопроизводства, относятся: законы РБ, указы и распоряжения, государственные и отраслевые стандарты, общегосударственные классификаторы, государственные и отраслевые институты, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.
Все документы можно классифицировать:
· По наименованию (приказы, протоколы, договоры).
· По способу фиксации информации (рукописные, звуковые, фотографированные, видео).
· По форме изложения.
· По степени сложности.
· По гласности.
· По месту составления.
· По срокам исполнения.
· По происхождению. По виду оформления.
· По срокам хранения.
Основные документы управления:
· Организационные.
· Распорядительные.
· Информационно – справочные.
· Документы по личному составу.
· Плановые документы.
· Нормативные документы вышестоящих органов.
Виды реквизитов – каждый вид нормативного акта имеет свой набор документа. Реквизиты: графические (герб, эмблема, печать) и текстовые (простые и сложные).
Максимальный набор реквизитов используется в документах управления согласно стандарту СТБ 6.38 – 2004. Однако в конкретных документах применяется не весь набор, а гораздо меньшее число реквизитов.
Требования к бланкам и тексту документа.
Бланк – стандартный лист бумаги светлых тонов, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной.
Бланки изготавливают типографическим способом.
Бланки имеют установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для бланков используются 2 формата бумаги: А4, А5, А3. Каждый лист документа, который оформлен на бланке, должен иметь поля: левое – 30 мм., правое – 10 мм., верхнее и нижнее – 20 мм.
Существуют:
· Общий бланк (используется для всех видов документов, кроме письма).
· Бланк письма.
· Бланк конкретного вида документа (рекомендованы в организации, когда этих бланков за год издается около 200).
Стандартно рекомендуются 2 варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный.
Продольное расположение реквизитов – в заголовочной части документа вдоль верхней части листа. Используется для общих бланков.
Угловое расположение предполагает расположение реквизитов в верхней части листа, что особенно удобно для писем.
В международной переписке на бланке письма с угловым расположением реквизитов слева на русском и белорусском языках, а справа на иностранном. При изготовлении документа на 2 и более страниц используется нумерация страниц вверху страницы. 1 пункт – 0,35 мм. Допускается шрифт 14 (Times New Roman). Длина строки – 64 знака, а максимальное количество строк для формата А4 – 41. Многостр. Реквизитов через один интервал, а максимальная длина строки – 28 знаков.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.
Документирование - это совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Реквизит – это элемент документа (дата, №, подпись, текст и т.д.), расположенный в строго определенном месте согласно формуляру для каждого типа документа.
Формуляр – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов.
Размеры полей документа:
Верхнее – не менее 20 мм;
Левое – не менее 20 мм;
Правое - не менее 20 мм;
Нижнее - не менее 20 мм;
Документы оформляются на бланках стандартных размеров:
-формат А4 (297x210 мм);
-формат А5 (148 x210 мм);
Таблица 1. Классификация реквизитов.
| Тип реквизита | Наименование реквизита |
| Обязательные | Наименование организации, дата, регистрационный номер, текст, подпись. |
| Постоянные | а) не меняются вообще: наименование вида документа; б) не меняются длительное время: наименование организации, справочные данные организации. |
| Меняющиеся | Дата, текст, заголовок к тексту. |
Регистрация документа – это запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт его создания, отправления или получения.
В процессе регистрации можно выделить три цели:
· учёт документов;
· контроль за их исполнением;
· справочная работа по документам;
Таблица 2. Условные части любого документа.
| Часть любого документа | Характеристика части, главное назначение | Номера реквизитов, ГОСТ 6.30 - 2003 |
| Заголовочная | Сведения об организации и первичные сведения о самом документе. | 01-17 |
| Содержательная | Главная часть, раскрывающая смысл и назначение. | 18-21 |
| Оформляющая | а) Совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность в нём сведений. б)Вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документами. | 22-25 26-30 |
Документы: входящие, исходящие, внутренние.
Организация работы с входящими документами.
Потом входящих документов состоит:
- документы вышестоящих организаций;
- документы от подведомственных организаций;
- документы от несоподчиненных организаций;
- жалобы и заявления граждан;
Этапы движения документов:
· прием входящих документов;
· первоначальная (экспедиционная) обработка;
· предварительное рассмотрение и распределение;
· регистрация;
· рассмотрение документов руководством;
· направление документов исполнителям;
· исполнение резолюций;
· отправка ответных документов.
Организация работы с исходящими документами.
К числу исходящих документов относят:
- ответные письма;
- инициативные письма;
Этапы движения документов:
· составление проекта документа и его распечатка;
· согласование проекта;
· оформление подписания;
· регистрация;
· отправка;
· подшивка копии документа в дело.
Документы должны быть отправлены в день подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Организация работы с внутренними документами.
К числу внутренних документов относят: приказы и т.п.
Этапы движения документов:
· составление проекта;
· согласование;
· подписание;
· регистрация;
· разложение и доставка копий;
· контроль исполнения;
· подшивка копий документов в дело.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 69; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!