Информационно-справочные документы.
Документационное обеспечение управления (Ращупкина Марина Александровна).
Информация – совокупность сведений, показатель данных необходимых для описания объекта процесса. Для притяжения различных решений необходимо владеть информацией.
Документ – материальный объект с информацией, закрепленным созданным человеческим способом, для её передачи во времени, в пространстве.
Документирование – процесс создания и оформления документов.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность аппарата управления, охватывающие вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления или управления функцией.
Основные функции управления:
1) Организация.
2) Планирования.
3) Контроль.
4) Учёт.
Документы относят к единой управленческой функции, образующий систему документации.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных: по признакам происхождения, назначения, вида деятельности, имеющим единые требования и их оформления.
В любой организации используются деятельности, нотариально отражают распорядительную деятельность, функционируют принятие решения.
Совокупность таких документов образуют систему организацон. распор. документов (ОРД).
В их состав входит:
1. Организационные документы (устав, учредительный договор, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по определенным направлениям деятельности, должностные инструкции работников, положение о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале).
|
|
|
2. Распорядительные документы (распоряжения, приказы, указания, инструкции).
3. Информационно – справочные документы (справки, письма, объяснительные, акты, заявления, протокол, акты, докладная записка и т.д.)
Оформление организационно – распорядительных документов.
1. Организационные документы:
1.1 Структура и штатная численность аппарата управления. Содержит: наименование структурного подразделения, количество штатных единиц по назначению должности.
1.2 Штатное расписание. Содержит: должностной и численный состав организации с указ. Оформляется: 1.1.
1.3 Положение.
Документ определяет правовой статут структурного подразделения, его подчисленность порядок назначения, обязанности.
Структура текста:
1. Общие положения – определяет правовой статус структурного подразделения, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалифицированные требования.
|
|
|
2. Основные задачи – излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.
3. Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.
4. Функции — основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.
5. Контроль, проверка и ревизия деятельности оговаривается, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проводятся проверка и ревизия финансово-хозяйственной деятельности и каков порядок их проведения.
6. Реорганизация и ликвидация указывается, кто в соответствии с действующим законодательством имеет право принять решение о реорганизации или ликвидации организации и в каком порядке это осуществляется.
2. Распорядительные документы.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.1 Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
|
|
|
Виды распорядительных документов:
Приказ–правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.
Различают приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.
Приказы по организационным вопросам издают в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов); при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (советов, правлений, комиссий и др.).
Приказ по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности предприятия, его материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
|
|
|
Приказы по личному составу (кадровые) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, командирование, вынесение взысканий и поощрения. Более подробная информация представлена в разделе.
Распоряжение - один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости проведения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми работниками определенных действий в оговоренный срок.
Этот вид документа используется руководителями всех государственных органов власти и административного управления, а также руководителями организаций, учреждений, предприятий и фирм. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Решение– распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т. д. (см. рис. 6).
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем – слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие– исполнитель – срок исполнения.
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания.
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиниального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и тд., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Информационно-справочные документы.
К информационно-справочным документам относят письма, докладные и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
Справка–документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.
Справки бывают:
– справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
– справки личного характера,как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и т. д. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже).
Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор–составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части:
· изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
· выводы, предложения организации или должностного лица.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором– составителем.
Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.
Акт– информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.(см. рис).
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 26; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!