Вихідні повідомлення комплексу задач “ Автоматизація обліку наявності та руху грошових коштів у касах підприємства”

Тема 9. Автоматизація обліку касових операцій.

1. Характеристика задач з обліку касових та банківських операцій.

2. Вхідні та вихідні повідомлення з обліку операцій по касі та банку.

3 Математичний алгоритм вирішення задач з обліку операцій по касі та банку.

1. Характеристика задач з обліку касових операцій.

Задача “Автоматизація обліку наявності та руху грошових коштів у касах підприємства” є інструментом працівника розрахунково-фінансової групи бухгалтерії підприємства. У її функції входить:

- виписка касових ордерів

- реєстрація касових документів

- формування й висновок спеціальних аналітичних звітів.

При автоматизованому вирішені задачі бухгалтер, реєструючи первинні документи каси, але одночасно з формуванням первинного документа бухгалтерські проводки не формуються. Це пов’язано з тим , що з робіхності в часі при виписуванні документів і ведачею або отримання готовкових коштів. Таким чином в базу даних записуються і зберігаються образи первинних докумнтів, а проводки, що отримані по цим документам можуть формуватися і записуватися у окремому режимі роботи програми, а програма при записі первинної документів задає питання „Ципотрібно формувати бухгалтерські проводки”. А користу вач може вибрити чи варіант - формувати проводки, чи записати лише документ.

Модуль “Каса” виконує обліку всіх господарських операцій з готівковими коштами, включаючи розрахунки з персоналом з оплати праці і по іншим виплатам, а також розрахунки з підзвітними особами.

Передбачено три режими роботи: документи, операції, звіти по касі.

Одночасно можна вести декілька кас, у тім числі і валютну. У тих випадках, коли на підприємстві ведеться декілька кас, для кожної з них відкривається свій власний субрахунок. Кожна каса реєструється у спеціальному режимі роботи програмно системи, при реєстрації по кожній касі вказується прізвище касира. Реєстри касових документів ведуться в розрізі виділених субрахунків рахунка "Каса".

При роботі з касовими операціями виділяють три основні режими режими роботи: документи, операції, звіти по касі та додаткові . При роботі з касовими документами виконуються наступні функції

Виписка прибуткових ордерів

Виписка видаткових ордерів

В першому та другому режимах бухгалтер підготовлює та виводить на друк основні касові документи: прибуткові й видаткові касові ордери.

Виконання операцій по касі – це програмна реєстрація касових документів та формування проводок по ним.

Після запису проводок по касі, бухгалтер може в спеціальних режимах роботи сформувати вихідні документи .Додатковий режим роботи – це ведення довідників та спеціальне налагодження системи.

До довідникової інформації відносяться : Довідник рахунків, кореспонденція рахунків, Класифікатор об’єктів аналітичного обліку; Довідник типового змісту проводок або типові підстави касових ордерів.

Під час підготовки програм до експлуатації виконуються наступні налагодження системи

· визнаються субрахунки по рахунку “Каса”,

· визначаються об’єкти аналітичного обліку ,

· уводиться вхідне сальдо по рахунку “Каса” на початок звітного місяця;

· сформується набір типових господарських операцій для автоматичного формування проводок по касовим документам.

Зв’язок з іншими задачами. Комплекс задач по касі має інформаційні зв’язки з комплексами задач «Облік наявності та руху особового складу підприємства» ( у програмних продуктах такий модуль має частіше за все назву “Кадри”, «Облік заробітної плати» та «Банківські операції», а також з модулем в якому відбувається рознесення касових операцій (це модуль який частіш за все має назву “Господарські операції” або модуль головного бухгалтера” Крім того по касовим операціям формуються проводки, які використовуються для формування різноманітних звітів пов’язаних з задачами “Облік розрахунків з постачальниками” та “Облік розрахунків з одержувачами”.

2. Вхідні та вихідні повідомлення з обліку операцій по касі.

До вхідних повідомлень комплексу задач відносяться первинні документи, масиви нормативно-довідкової та оперативної інформації.

Вхідні документи комплексу задач “Автоматизація обліку наявності та руху грошових коштів у касах підприємства”

· Касові ордери. При формуванні касових ордерів (прибуткових та видаткових) указують : номер документа; дату виписки документа (зауважимо, що дата в документ автоматично підставляється поточна, а бухгалтер може коригувати дату); дата оплати по документу ( по замовчуванню співпадає з датою виписки) ; номер та тип документа-основи, (До списку для вибору документів-основ для прибуткових касових ордерів по замовчуванню відносяться основи на продаж, а для вибуткових касових ордерів – основи на закупівлю), назва організації або прізвище підзвітної особи, сума платежу, підстава для прийому (видачі) грошей.

Може бути передбачене автоматичне заповнення наступних реквізитів та полів

· Поле додаток – якщо підзвітна особа вибирається зі списку, то, то в це поле сюди автоматично заносяться паспортні дані працюючого;

· Назва організації – може вибиратися зі списку організацій-контрагентів;

· основа для прийому грошей у касу (основа для видачі грошей з каси) – вибирається з каталогу або вводиться з клавіатури;

операція – вибирається з довідника типових операцій, що пов’язаний з даним типом документа. Проводки по документу можуть формуватися або одночасно з оформленням документу або в окремому режимі.

Крім касових ордерів в задачі може здійснюватися обробка документів “Платіжні відомості» по ЗП або іншим виплатам. (Зауважимо, дані для виводу на екран цих відомостей формуються при вирішені задачі «Облік заробітної плати»).

По платіжній відомості формуються видаткові касових ордерів або відомостей депонування.

Необхідно відмітити, що кількість видаткових касових ордерів, що формуються по платіжній відомості може бути різна.

Так може буди сформовано

· один ордер на кожну позицію платіжної відомості;

· один ордер на одну відомість;

· один ордер на всі платіжні відомості

Проводки по документу можуть формуватися або одночасно з оформленням документу або в окремому режимі. Такий режим частіше за все називається реєстрація документів. Касовий документ реєструється в системі й одночасно відбувається його контировка, а отримані на цій основі проводки надходять у книгу обліку господарських операцій (журнал операцій) для подальшої обробки.

При автоматизованому вирішені задачі “Облік наявності та руху коштів по касі” ведуться масиви нормативно-довідкової інформації . До них відносять:

1. Типові підстави ордерів

2. Довідник типових операцій.

3. Довідник підзвітних осіб

4. Довідник контрагентів

Відмітимо, що третій та четвертий довідник – це класифікатор об’єктів аналітичного обліку.

Розглянемо призначення деяких довідників.

Довідник “Типові підстави ордерів.”

При виписці касових ордерів чи при їхній реєстрації заповнюється поле

"Підстава". Частий зміст цього реквізиту повторюється. Тому виникає необхідність створити довідник стандартних основ ордерів і при

уведенні відповідного документа використовувати дані з цього

довідника.

В довіднику містяться наступні поля “Вид обороту” , “Підстава касового ордера”

Приклади змісту записів у довіднику:

1. “Вид обороту” - Дебетовий, “Підстава касового ордера” - “Отримано з банку в касу по чеку N “;

2. “Вид обороту” - Кредитовий, “Підстава касового ордера” - Видана заробітна плата.

Довідник типових операцій.

При реєстрації касових документів генеруються відповідні

цим документам проводки. При всій розмаїтості документів і

господарських подій у бухгалтерському відношенні вони однотипні і

породжують однакові проводки. Саме тому можна виділити ряд

повторюваних, типових операцій і підготувати для них шаблони

проводок, що будуть формуватися при введенні документа. Саме для

цих цілей і служить даний довідник.

Кожна типова операція складається з двох частин: опису самої

операції і набору шаблонів проводок. Опис операції складається з коду

операції, по якому вона ідентифікується в програмі, і опису

змісту операції.

Наприклад,

ДОВІДНИК КОДІВ ОПЕРАЦІЙ ОПЕРАЦІЇ ПО ДЕБЕТУ РАХУНКА

Код	Найменування операції
01	Продаж за готівку c виділенням ПДВ
02	Надійшли гроші за реалізований товар

По кожній операції формуються шаблони проводок.

Одна операція може породжувати одну чи декілько проводок. Кожен шаблон складається з опису рахунків, що дебетуються і кредитуються., шифрів аналітичного обліку й алгоритму розрахунку сумипроводки.

Для всіх бухгалтерських операцій, що відносяться до обробки касових документів, основним є один рахунок (субрахунок) і цей рахунок фіксується в програмі, його пов’язують із дебетом або кредитом рахунку в залежності від виду касового ордера (прибутковий або видатковий). Це дає можливість описувати в проводках тільки кореспондуючі рахунки, а основний рахунок буде підставлений автоматично на місце незаповненого в шаблоні номера рахунка.

Зауважимо, що у шаблонах уводяться не суми проводок, а алгоритми розрахунку. Користувач має змогу сам описати алгоритм розрахунку суми проводки

Довідник підзвітних осіб. До складу цього довідника входять: табельні номери працюючих ,коди та назви підрозділів,паспортні дані та інші.

Вихідні повідомлення комплексу задач “ Автоматизація обліку наявності та руху грошових коштів у касах підприємства”

У рамках підсистеми можуть бути отримані як загальносистемні звіти про стан рахунків, так і спеціальні звіти. До таких звітів відносяться:

· “Касова книга” Касова книга може виводитися у формі звіту касира або вкладного листа касової книги, видаватися по конкретному рахунку (субрахунку) обліку касових операцій, формуватися по одній касі в чи по декільком касам, в національній валюті або валюті декількох найменувань. Касова книга друкується за одну дату чи за деякий період. По інструкції вкладні аркуші касової книги нумеруються.

· “Валютна касова книга”;

· “Реєстри касових ордерів” .Формуються реєстри видаткових і прибуткових касових ордерів за певний інтервал часу.

· Оборотна відомість. Це групувальна відомість по здійсненим операціям у розрізі підрозділів і кореспондуючих рахунків.

· Оборотно-сальдова відомість. Формують відомість для перегляду сальдо за день, місяць або вказаний, користувачем період.

· Аналітичні відомості

До спеціальних звітів відносяться “Касова книга”, “ Відомість руху валюти”.

3 Математичний алгоритм вирішення задач з обліку операцій по касі та банку.

Розрахунки , що пов’язані з операціями по касі:

1) Розрахунок суми по прибутковим касовим ордерам, у розрізі кас підприємства, кореспондуючих рахунків, видів аналітичного обліку та призначень платежу за день.

, де

SN_krapn- сума по n- му прибутковому касовому ордерам, по k- тій касі підприємства, по r-му кореспондуючому рахунку, по a-му виду аналітичного обліку та p–му призначені платежу.

N – кількість документів по вказаній касі, які відносяться до вказаних кореспондуючих рахунків, видів аналітичного обліку та призначень платежу

2) Розрахунок суми по видатковим касовим ордерам, у розрізі кас підприємства, кореспондуючих рахунків, видів аналітичного обліку та призначень платежу за день.

SV_krapn- сума по n- му прибутковому касовому ордерам, по k- тій касі підприємства, по r-му кореспондуючому рахунку, по a-му виду аналітичного обліку та p–му призначені платежу.

3) Розрахунок загальної суми прибутку по касі

4) Розрахунок загальної суми видатку по касі

5) Розрахунок залишку грошей у касі на кінець дня.

Аналогічно розраховуються суми прибуткування та видатку, а також залишку грошей у касі за місяць та за період.

6) Сума проводки по документу може дорівнювати сумі прибуткування

S1 = SV_krapn

або може складатися з двох сум

1) суми податку S1 =SV_krapn* P, де Р – відсоток податку

2) суми на основний кореспондуючий рахунок S2 = SV_krapn– S1.

Розрахунки по операціям з розрахунковим рахунком виконуються аналогічні розрахункам із касовим операціям.

Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 39; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!