Адаптация к условиям труда: ознакомление с рабочим местом.
Тема 4. Этак, этикет, трудоустройство
Лекция 16. Профессиональный отбор и трудоустройство секретаря
Современные способы трудоустройства
За последние годы спрос на секретарей не снижается, поскольку практически ни одно предприятие не обходится без должности секретаря или работника, выполняющего его обязанности. Каждый секретарь мечтает найти хорошее место работы, чтобы устраивала оплата труда, нрав руководителя, атмосфера в коллективе, продолжительность рабочего дня, местоположение работы (недалеко от дома).
Самый простой способ трудоустройства – поиск работы через знакомых.
Преимуществом этого способа является то, что претендента представляет человек, хорошо знающий его личные достоинства и уровень квалификации.
Попросите родственников, знакомых узнать в организациях, где они работают, особенно если это организации, где вам хотелось бы работать, нет ли или не ожидаются ли в ближайшее время вакансии по вашей специальности.
В поисках работы часто пользуются информацией о вакансиях, предлагаемых газетами и кадровыми агентствами.
В период поиска работы надо постоянно просматривать периодические издания, в которых организации публикуют свои вакансии.
Кадровые (рекрутинговые) агентства, занимаются подбором персонала по заказам различных компаний и организаций. Опыт их работы показывает большую перспективность этого направления. Рекрутинговые агентства лучше всего оценят ваши знания и способности, так как не только посмотрят ваши документы, но и проведут собеседование, тестирование. Именно такие фирмы смогут подобрать для вас наилучшее место работы, соответствующее вашим возможностям.
|
|
|
Следует учитывать, что стандартная практика работы рекрутинговых агентств - оплата услуг фирмами - работодателями. Как правило, работодатель платит такому агентству вознаграждение за подбор персонала, чаще всего - в размере двухмесячной зарплаты по данной вакансии. Однако есть определенная категория агентств, собирающая деньги с соискателей. Чаще всего такая фирма, взяв с вас деньги, просто помещает вашу карточку в свою картотеку.
Многие фирмы для подбора персонала пользуются каналами Интернета, что позволяет неограниченно расширить диапазон выбора специалистов, отвечающих необходимым требованиям, не только в своей стране, но и за рубежом.
Сегодня Интернет-ресурсы по трудоустройству - полноправные участники рынка труда и ничуть не менее влиятельные, чем "бумажные СМИ".
Распространенным способом трудоустройства стала рассылка резюме по факсу или электронной почте. В этом случае важно правильно и грамотно составить резюме и тщательно продумать список предполагаемых работодателей – адресатов. Для рассылки резюме можно воспользоваться факсимильным аппаратом, электронной почтой или услугами районного отделения связи.
|
|
|
Требования к составлению резюме.
Перед собеседованием, как правило, просят прислать резюме.
Резюме (от французского Resume - краткое изложение) - краткая форма изложения основных личных и профессиональных данных соискателя.
Резюме удобно тем, что оно позволяет в первую очередь подчеркнуть выгодные для вас моменты - знания, интересы, опыт работы и т. д.
Резюме, как правило, отправляется по факсу или по электронной почте с той целью, чтобы работодателям самим выбрать наиболее подходящие кандидатуры и пригласить их на собеседование. Как правило, резюме анализируется в отсутствие претендента на должность и из него должно быть понятно, что вы умеете и чего стоите. Постарайтесь вложить в эту страничку текста всю свою индивидуальность, подчеркнуть положительные стороны своей деятельности. Резюме стараются подготовить заблаговременно и всегда держать под рукой. Скорость предоставления резюме также имеет значение. Этим вы продемонстрируйте свою оперативность.
|
|
|
Подготовьте несколько вариантов резюме. Возможно, вы уже подготовили текст резюме и отправили его в адрес нескольких организаций, а ответа так и не получили. Попробуйте перечитать еще раз. Не пожалейте своего времени и поработайте с резюме перед каждой отправкой новому работодателю. Ведь то, что не имело большого значения в одной фирме, в другой может оказаться определяющим.
Если вы только что окончили учебное заведение и не совмещали учебу с работой, то опыт профессиональной деятельности у вас отсутствует или не очень невелик. Поэтому, учитывая, что резюме пишется в свободной форме, начните его с указания вашей специальности, какое учебное заведение вы окончили, где проходили практику и назовите дисциплины, формирующие специальность и характеризующие вашу квалификацию. Если вы хотите устроиться в представительство иностранной фирмы или в компанию, имеющую тесные международные контакты, в первую очередь следует подчеркнуть знание иностранных языков (еще лучше - свободное владение языком, необходимым данной фирме). Обязательно укажите на степень владения компьютерными технологиями, например, что вы работаете с программным пакетом Microsoft Office, имеете опыт работы с электронной почтой поиска информации в Internet и т. п., охотно осваиваете новые программы. Важно указать и вашу скорость набора текста, если вы владеете навыками машинописи на компьютере. Если вы хотите работать секретарем - референтом, подчеркните, что вы умеете составлять и оформлять любые документы, организовывать работу коллегиальных органов, изучали курс "Организация секретарского обслуживания".
|
|
|
Резюме даст вам большие возможности показать себя с лучшей стороны и привлечь к себе внимание работодателей. Оно должно быть красиво оформлено и безукоризненно в редакционном отношении. Это документ, составленный вами лично, а вы в силу своей специальности должны уметь безупречно составлять любой документ. Резюме посылается в те организации, которые имеют вакантные должности по вашей специальности или набирают резерв.
Жестких требований к форме и содержанию резюме нет, и так чтобы выделиться из однотипных характеристик, желательно проявить оригинальность. Если фирма устанавливает строгую форму резюме, то ее, конечно, следует соблюдать, при этом есть сведения, которые обязательно надо указать.
Общие правила хорошего резюме:
1) целенаправленность - изложение своих главных достоинств и преимуществ перед другими претендентами;
2) лаконичность - краткое изложение главной информации. Резюме должно включать описание тех аспектов вашего опыта, которые значимы для данной вакансии. Оно должно занимать одну страницу, две страницы резюме - самый крайний случай;
3) конкретность - все знания и навыки должны быть количественно и качественно описаны;
4) честность - отсутствие недостоверной информации. Не следует преувеличивать свои способности и достижения. Не давайте ложной информации, некорректных ссылок, названий работы. Это вызовет только отрицательную реакцию работодателя, так как данные выборочно проверяются и неаккуратности выявляются.
5) структурированность и дизайн - логичное и красивое оформление резюме. Работодатель должен быстро и легко находить в тексте интересующую информацию, для этого резюме должно иметь акценты и выделения. При этом лучше избегать рамочек, символов, картинок и фотографий, которые значительно искажаются, проходя через факс, и могут оказать "медвежью" услугу.
Рассмотрим подробнее содержание резюме.
Резюме включает следующие данные: заголовок, цель, образование, личные данные, профессиональные навыки, дополнительные сведения и др.
В заголовке указываются фамилия, имя, отчество претендента.
Цель - точное название должности, на которую вы посылаете резюме.
Каждое резюме индивидуально, оно должно быть составлено на конкретную должность. Если вы можете работать секретарем- референтом, офис - менеджером, бухгалтером и еще кем-то, напишите на каждую должность отдельное резюме.
Личные данные - возраст, контактные телефоны, домашний и электронный адреса, пол, семейное положение. Около номера телефона укажите домашний он, служебный или сотовый и в какое время лучше звонить. Если вам меньше 20 или больше 35-40 лет, то возраст лучше не указывать.
Образование - когда и где учились, полученные специальности, присвоенные квалификации, а также ученые степени, звания, награды и призы (указывается в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы). Обязательно указать дополнительное образование в виде курсов, семинаров, тренингов, связанных с профессией. Укажите точные названия учебных заведений и даты начала и окончания учебы. Не стоит указывать аббревиатуру названия ВУЗа. Укажите курсы повышения квалификации и стажировки, которые непосредственно связаны с профессией. Укажите название сертификатов, подтверждающих ваше дополнительное образование и профессиональную компетентность. выпускники и студенты могут указать тему дипломной работы. Не следует указывать образование, не имеющее непосредственного отношения к требованиям должности. Не надо упоминать среднее специальное образование, если вы впоследствии получили высшее образование того же профиля.
Опыт работы - даты мест работы, названия организаций, занимаемые должности, функциональные обязанности. Это главный пункт в резюме, который работодатель читает особенно внимательно. Поэтому и вам следует уделить этому разделу побольше времени.
Опыт работы укажите за последние 5-10 лет в обратном хронологическом порядке. Начните с последнего места работы. Следует дать не только название организации, но профиль ее работы. Укажите месяц и год начала и окончания работы, занимаемую должность. Название должности можно указать не в строгом соответствии с формулировкой в трудовой книжке, а так, как требует работодатель. Сейчас много разных должностей с одинаковыми функциями и много профессий с одинаковым названием, требования к которым предъявляются разные. При перечислении должностных обязанностей, выберите те, которые в большей степени требуются в данной должности.
Если опыт работы менее одного года, лучше ограничится фразой "есть опыт работы".
Профессиональные навыки - подтверждение уровня своей квалификации путем описания всего, что знаете и умеете делать. Уровень владения компьютером содержит сведения о ваших навыках работы на ПК, а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми вы работали. Знание иностранных языков. Укажите все иностранные языки и степень, в которой вы ими владеете. Придерживайтесь следующих формулировок:
- "в совершенстве" - знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом;
- "свободно" - владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики;
- "хороший" - способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника;
- "разговорный" - общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию;
- "базовый" - знание элементарных основ языка, общение на уровне "Как дела?", "Сегодня хорошая погода", способность понять простой текст.
Владеете оргтехникой (факс, ксерокс и т. д.). Машинопись. Указать скорость ввода слепым десятипальцевым методом. Стенография. Практическая психология, служебный этикет и протокол.
Дополнительная информация - данные о том, что имеет непосредственное отношение к предлагаемой работе, но не было указано ранее: наличие собственного автомобиля и водительских прав, сильные личные качества, занятия спортом и т.д. Опытные кадровые специалисты убеждены, что не стоит указывать хобби, вероисповедание, обстоятельства вашей личной жизни и другие сведения, не имеющие отношения к профессии, потому что это может сыграть отрицательную роль.
Зарплата в резюме обычно не указывается, поскольку она, как правило, зависит от результатов собеседования. Но вы в праве указать минимальный уровень желаемой зарплаты, чтобы вас не беспокоили предложениями более низкой ставки.
Дата составления резюме должна быть свежей. Старая дата выдает давность и безрезультатность ваших поисков работы, что побуждает работодателя к решению: "Никто не взял и ты не бери".
К резюме могут быть приложены рекомендательные письма бывших руководителей. Нужно быть внимательным к гладким положительным формулировкам этих характеристик, так как хитрые предприниматели изобрели тайный код передачи информации и умеют читать между строк.
Рекомендации по прохождению собеседования.
Собеседование с работодателем - это главный этап получения желаемой должности, результаты которого определят ваши обязанности, зарплату и перспективы профессионального роста.
Собеседование является наиболее широко применяемым методом подбора кадров. Цель собеседования - оценка профессионально важных деловых и личностных качеств, знаний и умений, таких как:
- уровень профессионализма, знания и опыт работы;
- степень заинтересованности в данной работе;
- уровень общей активности, целеустремленность и готовность работать с максимальной отдачей;
- способность руководить и готовность подчиняться;
- умение хорошо говорить и слушать;
- личное обаяние, приятные манеры поведения и речи.
Готовясь к собеседованию, уделить необходимо особое внимание своей внешности, манере поведения и речи. Сюда входит: здоровый внешний вид, деловая одежда, обувь, прическа, косметика, стройная осанка и уверенная походка, приветливое и умное выражение лица и глаз, спокойный и доброжелательный тон голоса. Тщательно продумайте костюм. Конечно, следует жестко придерживаться делового стиля. Костюм должен выглядеть качественным, добротным. Помните что костюм - это инвестирование в вашу успешную карьеру. Для вас крайне важно не затеряться среди других кандидатов, поэтому постарайтесь в рамках делового стиля придать своему имиджу индивидуальность. Используйте выразительные аксессуары, например, нарядную шелковую косынку, завязанную оригинальным способом. Обязательно обратите внимание на обувь (она должна быть чисто вычищена) и на сумку. Слишком объемная большая сумка может оставить впечатление неорганизованности, а маленькая - смотрится не по-деловому.
Приходить на собеседование следует за 5 - 10 минут до назначенного времени, чтобы вы могли прийти в себя, привести себя в порядок, осмотреться. При себе следует иметь все необходимые документы, но представлять их нужно только по просьбе проводящего собеседование. Постарайтесь справиться с вполне понятным волнением. Держитесь с чувством собственного достоинства, но доброжелательно, любезно.
Не забывайте о правилах вежливости. Войдя в помещение, не забудьте поздороваться, подождите, пока вам предложат присесть. Постарайтесь сесть удобно, но не разваливайтесь на стуле. Следите за руками. Не впивайтесь в сумку, постарайтесь поставить ее на соседний стул или положите на колени. Руки сложите спокойно, не играйте ручкой или скрепкой и ни в коем случае не хватайте предметы с рабочего стола хозяина кабинета.
Смотрите собеседнику в лицо, не отводите взгляда в сторону. Но и постоянно смотреть глаза в глаза тоже не рекомендуют. На вопросы отвечайте спокойно, продуманно, говорящего не перебивайте. Хорошим психологическим приемом является неявное копирование жестов собеседника. Оно позволяет придать беседе доверительный характер.
Не начинайте разговор сами, дождитесь, пока вам дадут слово. Отвечайте на вопросы кратко, но при этом постарайтесь подтвердить свое соответствие предлагаемой должности. Приведем примерный перечень вопросов, которые задают представители компаний на собеседованиях чаще всего:
Не могли бы вы кратко рассказать о себе?
Какими навыками вы владеете?
Какую работу вы хотели бы получить и почему? Почему вы решили обратиться к нам?
В чем заключается сейчас ваша работа?
В каких вопросах вы чувствуете себя наиболее сильными?
В каких вопросах вы чувствуете себя менее уверенно?
Имеется ли у вас опыт секретарской деятельности?
Как вы планируете свою работу?
Как вы реагируете на ошибки ваших партнеров по совместной деятельности?
Кому вы сейчас подчиняетесь? Что вы можете сказать о своем начальнике, какие у вас сложились отношения?
Какие качества вы хотели бы видеть в вашем будущем руководителе?
За время собеседования вам нужно сообщить о себе максимум информации и произвести благоприятное впечатление. Особенно тщательно готовьтесь к вопросам о профессиональном опыте. Сознательно или неосознанно, но работодатель или его представитель проецирует ваш прежний опыт на новую работу и, исходя из этого, оценивает ваши способности и желание справиться с новой работой.
Ваш успех зависит от того, какие вопросы будете задавать вы сами. Уместным будет вопрос: "Что входит в мои служебные обязанности?", так как в одной фирме на секретаря могут быть возложены обязанности по работе с персоналом, а в другой - только ответы на телефонные звонки. Ваши вопросы должны показать, что вы хорошо разбираетесь в секретарском деле. Не спрашивайте о технической стороне дела. Лучше поинтересоваться по каким причинам эта должность стала вакантной. Если предыдущий секретарь не справился с работой, узнайте, какие у него были претензии. Если хорошо справлялся, выясните, что в его работе было особенно ценным.
Плохую службу вам могут сослужить слова "не знаю", "не умею", "меня не интересует". Вместо фразы "я не знакома с последней версией текстового редактора", можно сказать: "я работала с предыдущей и могу быстро освоить новую". Не задавайте сразу вопрос о зарплате. Лучше, если о ней скажет сам работодатель. Если же вам не говорят об этом, вы можете спросить: "Скажите, пожалуйста, какую зарплату вы планируете платить человеку, работающему на этой должности?".
В том случае, если стороны пришли к взаимному согласию, подписывается трудовой контракт. Хорошо и грамотно составленный контракт должен содержать описание должностных обязанностей или ссылку на должностную инструкцию, сведения о размере заработной платы, ее индексации, премиях, испытательном сроке, который не может превышать трех месяцев, отпуске и т. п.
Прежде чем подписать контракт, следует вдумчиво его прочитать и решить, насколько его условия вам подходят. После подписания обеими сторонами трудового контракта, администрация предприятия не вправе требовать от работника выполнения работы, не оговоренной этим контрактом.
Адаптация к условиям труда: ознакомление с рабочим местом.
После того как секретарь прошел собеседование, тесты, он оказывается в штате организации. Наступает непростой период адаптации в новом коллективе, который должен подтвердить или опровергнуть правильность кадрового отбора.
Сотруднику нужна адекватная оценка труда в форме зарплаты и премий; социальная защищенность (оплачиваемые отпуска, больничные листы и так далее); гарантии роста и развития; оговоренный участок работы с определенными правами и обязанностями; комфортные условия труда; творческое взаимодействие с другими сотрудниками. Фирма ожидает от вновь принятого квалифицированной работы, проявления личностных и деловых качеств, соответствующих целям организации; эффективного взаимодействия с коллективом для решения производственных задач; точного исполнения указаний руководства; соблюдения трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка; принятия ответственности за свои поступки.
Адаптация начинается с общей ориентации, включающей информирование об организации в целом и структурном подразделении, где предстоит работать секретарю.
В результате сотрудник знакомится с историей фирмы, характером деятельности, структурой управления, узнает имена руководителей, правила внутреннего распорядка. Общую ориентацию может проводить кадровая служба с участием непосредственного начальника подразделения, используя как традиционные беседы и демонстрации, так и специальные видеофильмы, брошюры и возможности компьютера. Различают четыре стороны процесса адаптации сотрудника: профессиональную, психофизиологическую, социально-психологическую, организационную.
Профессиональная адаптация заключается в освоении профессиональных навыков, уяснении специфики работы. Каждый новичок проходит стадию ученичества, форма которого зависит от характера организации и предыдущего опыта работы. На производственных предприятиях практикуется наставничество, когда опытный работник передает знания и навыки молодому в процессе делового общения на рабочем месте. Очень распространен инструктаж - наглядная демонстрация приемов и навыков работы. Конечно, если новичок уже имеет опыт работы по данной специальности, то наставничество и инструктаж принимают форму обмена профессиональными знаниями с целью выработать навыки, наиболее приемлемые для достижения целей организации.
Психофизиологическая адаптация - приспособление сотрудника к условиям труда и отдыха. Данная форма адаптации наиболее важна для производственных предприятий и организаций, где используется сложная технология и существует опасность получения производственных травм. Условия труда в офисах и торговых фирмах, как правило, стандартны, но новичку требуется некоторое время, чтобы подстроиться под ритм работы, интенсивность психофизических нагрузок. Каждый старается обустроить рабочее место по-своему. Необходимые инструменты, бумаги раскладывают так, чтобы было удобно с ними работать, на стены прикрепляют постеры и календари, в шкафчики убирают предметы туалета и посуду. Психофизиологическая адаптация проходит быстро и безболезненно и определяется главным образом состоянием здоровья и правильной организацией режима труда и отдыха в соответствии с принятыми санитарно-гигиеническими нормами.
Социально-психологическая адаптация предполагает установление межличностных и деловых отношений с сослуживцами, освоение ценностей и групповых норм поведения. Новичок знакомится с расстановкой сил в подразделении, выясняет значимость того или иного сотрудника, включается в состав формальных и неформальных групп. Социально-психологическая адаптация может оказаться трудной и долговременной. Коллектив встречает новичка настороженно, рассматривает "под микроскопом" каждый его шаг. Поэтому надо запастись терпением (приход нового сотрудника может занимать всеобщее внимание не более нескольких недель), быть по возможности общительным, доброжелательным, демонстрировать готовность выслушивать советы.
Организационная адаптация предполагает ознакомление со структурой организации, определение в ней собственной роли. В последнее время стали говорить не только об адаптации работника, но и о приспособлении работы к человеку. Здесь можно упомянуть создание соответствующего рабочего места, коррекцию графика под индивидуальные особенности личности, индивидуализацию системы поощрений и наказаний. Так, все больше фирм практикуют штрафы за опоздания и курение, предоставляют сотрудникам гибкий график работы, премируют на основе рейтинговой системы.
Дабы сгладить проблемы адаптации, современные компании разрабатывают и применяют методики, направленные на максимально быстрое и эффективное включение нового работника в деловую жизнь фирмы. Создаются структурные подразделения, отвечающие за процессы адаптации, обычно эту функцию выполняют подразделения по обучению персонала. Опытные работники получают доплату за помощь в приобщении новичков к секретам профессионального мастерства. Проходят семинары и тренинги, нацеленные на снятие психологических и организационных преград, мешающих полноценно участвовать в работе коллектива. Новички получают неформальные поручения, вовлекающие их в межличностный контакт.
Контрольные вопросы по теме
1. Перечислите правила составления резюме.
2. Назовите рекомендации по прохождению собеседования.
3. Перечислите современные способы трудоустройства.
4. Охарактеризуйте четыре стороны процесса адаптации сотрудника.
5. Назовите рекомендации по прохождению собеседования.
Задания
№1
Составить резюме в целях поиска работы. Предложить места размещения резюме.
(при составлении резюме обратить особое внимание на личные качества; правильно описать прежние места работы и причины увольнения; в резюме сделать акцент на ваши лучшие качества.)
№2
Подготовить вопросы к собеседованию на вакансию секретаря-референта. Вы претендент на должность секретаря – референта - подготовьтесь к собеседованию (особое внимание уделите на внешнему виду, акцентируйте внимание работодателя на ваших преимуществах).Провести собеседование в парах.
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 31; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!