Особенности сохранения документов Excel 2010 в формате предыдущих версий Excel
Общая информация
Интерфейс Excel 2010 является дальнейшим развитием пользовательского интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007. При создании интерфейса разработчиками была поставлена задача: сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.
В предыдущих выпусках приложений Microsoft Office пользователям предоставлялась система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал хорошо, пока в приложениях было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного больше функций, пользователям становится нелегко работать со старой системой: слишком много программных возможностей, и их трудно найти.
В Office Fluent дизайн пользовательского интерфейса был переработан, чтобы упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области — ради того, чтобы пользователи меньше отвлекались на поиск и могли больше времени и энергии тратить на свою работу.
Лента
Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2010 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1.1).
|
|
|
увеличить изображение
Рис. 1.1. Лента
С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.
Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Excel нельзя.
Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть).
1. Нажмите кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой части линии названий вкладок (рис. 1.2).
увеличить изображение
Рис. 1.2. Сворачивание ленты
2. Лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.3).
увеличить изображение
Рис. 1.3. Окно со свернутой лентой
Ленту можно свернуть и иначе.
1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2 ).
2. В контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.
Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе Excel, щелкнуть вкладку Главнаяи в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.
|
|
|
Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для восстановления ленты дважды щелкните вкладку.
Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1.
Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты вкладки Главная при различной ширине окна.
увеличить изображение
Рис. 1.4. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1024 точки
Рис. 1.5. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек
Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по значку или стрелке кнопки названия группы, например, по значку Стили (рис. 1.6), и будут отображены все элементы группы.
Рис. 1.6. Отображение скрытых элементов ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек
При существенном уменьшении ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок перестают отображаться.
Рис. 1.7. Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна
То же происходит и при существенном уменьшении (менее 250 точек) высоты окна (рис. 1.8).
|
|
|
увеличить изображение
Рис. 1.8. Скрытие ленты и вкладок при уменьшении высоты окна
При увеличении размера окна лента автоматически появляется снова.
В Microsot Excel 2007 содержание ленты для каждой вкладки было постоянно и неизменно. Нельзя было ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. В нынешней версии ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и удалять их, создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках, добавлять и удалять отдельные элементы и др.
1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2).
2. В контекстном меню выберите команду Настройка ленты.
Настройка ленты производится в категории Настройка ленты окна Параметры Excel (рис. 1.9). Для восстановления стандартных настроек ленты нажмите кнопку Сброс и выберите необходимую команду для восстановления только выбранной вкладки ленты или для сброса всех изменений ленты.
увеличить изображение
Рис. 1.9. Настройка ленты
Вкладки
По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.
|
|
|
Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).
Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. ВкладкаВставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее.
Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик.
1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2 ).
2. В контекстном меню выберите команду Настройка ленты.
3. В категории Настройка ленты окна Параметры Excel (см. рис. 1.9 ) установите флажок этой вкладки.
На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML.
Файлы и шаблоны, созданные в версиях Excel до 2003 года, могли содержать пользовательские панели инструментов. Кроме того, при установке на компьютер некоторых программ (например, FineReader) в Excel автоматически добавляются надстройки. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2010 появляется еще одна постоянная вкладка – Надстройки (рис. 1.10).
увеличить изображение
Рис. 1.10. Вкладка Надстройки
Эта вкладка содержит элементы надстроек, а также элементы панелей инструментов, созданных в предыдущих версиях Excel. Каждаяпанель инструментов занимает отдельную строку ленты вкладки. Однако некоторые элементы, имевшиеся на панелях инструментов, вExcel 2010 могут отсутствовать.
Стандартный набор вкладок заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Удаление фона(рис. 1.11).
увеличить изображение
Рис. 1.11. Отображение вкладок в режиме Удаление фона
Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим либо при выделении объекта или установке на негокурсора.
Например, при создании колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис. 1.12).
увеличить изображение
Рис. 1.12. Контекстная вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор
В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами появляются три вкладки:Конструктор, Макет и Формат (рис. 1.13).
увеличить изображение
Рис. 1.13. Контекстные вкладки для работы с таблицами
При снятии выделения или перемещении курсора контекстная вкладка автоматически скрывается.
Не существует способов принудительного отображения контекстных вкладок.
Элементы управления
Элементы управления на лентах вкладок объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования (см. рис. 1.1 ).
Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки сменю, флажки, значки (кнопки) группы.
Кнопки используются для выполнения какого-либо действия. Например, кнопка Полужирный группы Шрифт вкладки Главнаяустанавливает полужирное начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней мышью (рис. 1.14).
увеличить изображение
Рис. 1.14. Использование обычной кнопки
В некоторых случаях нажатие кнопки вызывает диалоговое окно.
Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой или нижней части. При щелчке по стрелке открывается меню или палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например, можно щелкнуть по стрелке кнопки Граница группы Шрифт вкладки Главнаяи выбрать способ, вид и расположение границы (рис. 1.15). Чтобы еще раз назначить такую же границу, не нужно щелкать по стрелке, достаточно щелкнуть по самой кнопке.
увеличить изображение
Рис. 1.15. Использование раскрывающейся кнопки
В списке можно выбрать для применения какого-либо параметра. Для этого надо щелкнуть по нему мышью. Например, в спискеМакеты диаграмм вкладки Конструктор можно выбрать макет диаграммы (рис. 1.16).
увеличить изображение
Рис. 1.16. Использование списка
Для просмотра списка в пределах ленты можно пользоваться кнопками Вперед и Назад. Но обычно список разворачивают, для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры (см. рис. 1.16).
При использовании раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке списка и выбрать требуемый параметр. Например, в раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта (рис. 1.17).
увеличить изображение
Рис. 1.17. Использование раскрывающегося списка
В большинстве случаев можно не открывая списка щелкнуть мышью в поле раскрывающегося списка, ввести значение требуемого параметра с клавиатуры и нажать клавишу Enter.
Счетчики используют для установки числовых значений каких-либо параметров. Для изменения значения пользуются кнопкамисчетчика Больше (Вверх) и Меньше (Вниз) . Например, в счетчике Масштаб группы Вписать вкладки Разметка страницыможно установить величину масштаба печати документа (рис. 1.18).
увеличить изображение
Рис. 1.18. Использование счетчиков
Также значение в поле счетчика можно ввести с клавиатуры и нажать клавишу Enter.
Нажатие некоторых кнопок не приводит к выполнению какого-либо действия, а только отображает меню, в котором следует выбрать нужное действие. Например, щелкнув по кнопке Ориентация в группе Выравнивание вкладки Главная, в появившемся менюможно выбрать направление текста в ячейке (рис. 1.19).
увеличить изображение
Рис. 1.19. Использование кнопки с меню
В некоторых случаях выбор команды меню кнопки вызывает диалоговое окно.
Флажки используются для применения какого-либо параметра. Например, флажки группы Показать вкладки Вид (рис. 1.20) определяют отображение сетки листа, строки формул и заголовков строк и столбцов.
увеличить изображение
Рис. 1.20. Использование флажков
Для установки или снятия флажка достаточно щелкнуть по нему мышью.
Значок (кнопка) группы – маленький квадрат в правом нижнем углу группы элементов во вкладке. Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Формат ячейки (рис. 1.21).
увеличить изображение
Рис. 1.21. Использование значка группы
А значок группы Буфер обмена отображает область задач Буфер обмена (рис. 1.22).
увеличить изображение
Рис. 1.22. Использование значка группы
Не каждая группа имеет значок.
Для каждого элемента управления можно отобразить всплывающую подсказку о назначении этого элемента. Для этого достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши. Примеры всплывающих подсказок приведены на рис. 23 – рис. 25.
увеличить изображение
Рис. 1.23. Всплывающая подсказка для элемента управления
увеличить изображение
Рис. 1.24. Всплывающая подсказка для элемента управления
увеличить изображение
Рис. 1.25. Всплывающая подсказка для элемента управления
В некоторых случаях в подсказке отображается текст Для получения дополнительных сведений нажмите клавишу F1. В этом случае при нажатии клавиши F1 появляется окно справочной системы со справкой, относящейся непосредственно к выбранному элементу.
Вкладка (меню) "Файл"
Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой слева. По своей сути вкладка Файл представляет собой меню (рис. 1.26).
увеличить изображение
Рис. 1.26. Вкладка (меню) Файл раздел Сведения
Меню содержит команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки Excel (Справка, Параметры).
Команды Сохранить как и Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.
Команда Сведения (см. рис. 1.26 ) открывает раздел вкладки для установки защиты документа, проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel, работы с версиями документа, а также просмотра и изменения свойства документа.
Команда Последние открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Excel, в том числе закрытых без сохранения (рис. 1.26).
увеличить изображение
Рис. 1.27. Вкладка (меню) Файл раздел Последние
Команда Создать открывает раздел вкладки с шаблонами для создания новых документов (рис. 1.28).
увеличить изображение
Рис. 1.28. Вкладка (меню) Файл раздел Создать
Команда Печать открывает раздел вкладки для настройки и организации печати документа, а также предварительного просмотра документа (рис. 1.29).
увеличить изображение
Рис. 1.29. Вкладка (меню) Файл раздел Печать
Команда Сохранить и отправить открывает раздел вкладки для отправки документа по электронной почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла документа (рис. 1.30).
увеличить изображение
Рис. 1.30. Вкладка (меню) Файл раздел Доступ
Команда Справка открывает раздел вкладки для просмотра сведений об установленной версии Microsoft Office, проверки наличия обновлений, настройки параметров Excel (рис. 1.31).
увеличить изображение
Рис. 1.31. Вкладка (меню) Файл раздел Справка
Команда Параметры отображает диалоговое окно Параметры Excel для настройки параметров Excel
Кнопка Выход завершает работу с приложением.
Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.
По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить) . Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие.
1. Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа.
2. В меню выберите наименование необходимого элемента (рис. 1.32). Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.
увеличить изображение
Рис. 1.32. Настройка панели быстрого доступа
3. Для добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите команду Другие команды (см. рис. 1.32 ).
4. В разделе Панель быстрого доступа окна Параметры Excel в раскрывающемся списке Выбрать команды из: выберите вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку Добавить (рис. 1.33).
увеличить изображение
Рис. 1.33. Настройка панели быстрого доступа
Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа.
Для удаления элемента из панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить с панели быстрого доступа.
Для восстановления стандартного состава панели быстрого доступа в разделе Панель быстрого доступа окна Параметры Excel(см. рис. 1.33 ) нажмите кнопку Сброс и выберите команду Сброс только панели быстрого доступа.
Мини-панели инструментов
Мини-панели инструментов содержит основные наиболее часто используемые элементы для оформления текста документа, рисунков,диаграмм и других объектов
В отличие от других приложений Office 2010 (Word, PowerPoint и др.) в Excel 2010 мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для отображения панели щелкните правой кнопкой по выделенной области (рис. 1.34).
увеличить изображение
Рис. 1.34. Отображение мини-панели инструментов
Мини-панели для оформления рисунков и других объектов отображается при щелчке по объекту правой кнопкой мыши. Мини-панель инструментов для оформления рисунка, например, содержит счетчики для изменения размера, кнопку для поворота рисунка и обрезки изображения, кнопки для управления расположением рисунка по слоям (рис. 1.35).
увеличить изображение
Рис. 1.35. Мини-панель инструментов для оформления рисунка
Состав элементов мини-панелей инструментов постоянный и неизменный.
Строка формул
В Excel 2010 удобнее, чем в предыдущих версиях организована работа со строкой формул.
Для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки формул. Для этого щелкните покнопке Развернуть строку формул (рис. 1.36).
увеличить изображение
Рис. 1.36. Увеличение высоты строки формул
Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки (рис. 1.37).
увеличить изображение
Рис. 1.37. Просмотр содержимого ячейки в строке формул
Для того, чтобы привести строку формул в исходное состояние щелкните по кнопке Свернуть строку формул (см. рис. 1.37).
Для изменения режима отображения значков несколько раз щелкните по кнопке или щелкните по стрелке кнопки и выберите нужный режим (рис. 2.6).
увеличить изображение
Рис. 2.6. Выбор режима отображения значков папок и файлов
Для практической работы чаще всего используют режимы Мелкие значки и Список, при которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно просмотреть некоторые свойства файлов.
В режиме отображения Таблица, значки папок и файлов можно сортировать, используя кнопки Имя, Дата изменения, Тип, Размер(6 на рис. 2.2 ). При щелчке правой кнопкой мыши по любой из этих кнопок появляется контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки, например, Авторы, Заголовок и др. Помимо сортировки, указанные кнопки можно использовать и как фильтры. Для этого необходимо навести указатель мыши на кнопку, и щелкнуть по появившейся стрелке. Например, можно фильтровать файлыпо дате изменения (рис. 2.7).
увеличить изображение
Создание документов
Новый документ создается автоматически сразу после запуска Excel.
Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы.
1. Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Создать, после чего отобразится раздел Создать.
2. Для создания нового пустого дважды щелкните по значку Новый документ или выделите этот значок и нажмите кнопку Создать(рис. 2.16).
увеличить изображение
Рис. 2.16. Создание нового пустого документа
3. Для создания документа на основе шаблона, установленного на компьютере, щелкните по значку Образцы шаблонов (см.рис. 2.16). Прокручивая список (рис. 2.17) выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и нажмите кнопку Создать. Для возврата в начало раздела Создать нажмите кнопку Домой.
увеличить изображение
Рис. 2.17. Создание документа на основе установленного шаблона
4. При наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft Office. В разделе Шаблоны Office.com (см.рис. 2.16) щелкните по значку нужной группы шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся. Прокручивая список (рис. 2.17), выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и нажмите кнопкуЗагрузить.
увеличить изображение
Рис. 2.18. Создание документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office
5. Для создания документа на основе одного из ранее использованных шаблонов щелкните по значку Последние шаблоны (см.рис. 2.16). Выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и нажмите кнопку Создать илиЗагрузить (рис. 2.19).
увеличить изображение
Рис. 2.19. Создание документа на основе недавно использовавшихся шаблонов
Особенности сохранения документов Excel 2010 в формате предыдущих версий Excel
Многие возможности Excel 2010 не поддерживаются в более ранних версиях.
При сохранении документа, созданного в Excel 2010, в формате Книга Excel 97-2003 в нем будут произведены изменения.
Перед сохранением файла в формате Книга Excel 97-2003 можно проверить, нет ли в текущем документе элементов содержимого или оформления, не поддерживаемых в старых версиях Excel.
1. Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после чего отобразится раздел Сведения.
2. Нажмите кнопку Поиск проблем и в появившемся меню выберите команду Проверка совместимости (рис. 2.23).
увеличить изображение
Рис. 2.23. Проверка совместимости документа с предыдущими версиями Excel
3. В окне результатов проверки совместимости (рис. 2.24) будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите кнопку Продолжить.
увеличить изображение
Рис. 2.24. Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel
Нажав кнопку Выберите отображаемые версии (см.рис. 2. 24) можно выбрать версии Excel, для которых проводится проверка: только Excel 97-2003, только Excel 2010 или для всех предыдущих версий.
Для того чтобы в последующем такая проверка осуществлялась автоматически при сохранении файла установите флажок Проверка совместимости при сохранении документов (см.рис. 2.24). В этом случае при каждой попытке сохранения файла будет появляться аналогичное окно (рис. 2.25).
увеличить изображение
Рис. 2.25. Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel
Необходимо внести изменения в книгу или для сохранения с потерями функциональности нажать кнопку Продолжить (см.рис. 2.25).
Для удобства список несовместимых элементов можно скопировать на отдельный новый лист. Для этого в окне Microsoft Excel - проверка совместимости (см.рис. 2.24 и рис. 2.25) нажмите кнопку Копировать на новый лист. Новый лист будет добавлен в конец книги (рис. 2.26).
увеличить изображение
Рис. 2.26. Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel, выведенная на отдельный лист
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 28; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!