Техники подготовки и начала переговоров.
Лекция № 7.
Тема Техника проведения переговоров.
Часть 1. Техника управления переговорами.
План.
1. Техника управления переговорами.
2. Техники подготовки и начала переговоров.
Техника управления переговорами.
Есть четыре требования, которым должны соответствовать любые техники переговоров:
- Четкое определение сторон переговоров и четкое согласие этих сторон на обсуждение обозначенных вопросов.
- Согласование повестки переговоров, в которой сформулированы цели оппонентов. Следует учесть и скрытые цели, которые стоит прояснить. Если повестку не согласовать, то каждая сторона придет со своей повесткой.
- Участники должны быть согласны, что переговоры являются основным средством, для урегулирования возникших ситуаций. Обе стороны должны относиться серьезно и участвовать добровольно.
- Решения не должны быть в строгих шаблонах, выходом из ситуации могут быть и не стандартные решения.
Если данные условия не соблюдены, то это может стать препятствием, вызвать затруднения и растянуть переговоры. В связи с этим, ещё в самом начале, необходимо расставить все точки над i.
Принципы продуктивной техники переговоров.
Главное правило — слышать говорящего!
И все же, стоит следовать следующим правилам, чтобы любые техники переговоров стали успешными:
- Установите хорошие отношения с представителями оппонента (секретарь, бухгалтер и тд), улыбайтесь и проявляйте чувство юмора, до начала переговоров уточните имена каждого.
- Проработайте внешние факторы, влияющие на переговоры (к примеру конкурентная среда, условия и цены на рынке по вашим услугам).
- Серьезный подход, слушайте внимательно оппонента, дайте ему высказаться. Записывайте то, что обещаете и не обещайте того, что не сможете выполнить.
- Начиная переговоры, сделайте акцент на точках соприкосновения, на общих выгодах. После переходите к обсуждению спорных моментов. Обсуждайте «неудобные» вопросы, не бойтесь дискуссий, не раздражайтесь, будьте спокойны и не суетитесь.
- То, что вы говорите, должно быть в полной мере ясно вашему оппоненту, используйте терминологию и слова, которыми пользуется собеседник. Чаще всего у оппонента есть вышестоящий руководитель или владелец бизнеса, поэтому доводите свои мысли до собеседника так, чтобы он мог легко передать информацию выше и обоснования были убедительны. Продумайте как лучше преподнести свою мысль (с использованием терминов или простыми словами, стоит ли объяснить на примере или на личном опыте и т.д.).
- Применяйте обратную связь – отслеживайте реакцию на ваши слова и происходящее вообще. На задаваемые вопросы отвечайте открыто, выдерживайте в разговоре паузы, чтобы оппонент успевал осознавать вашу мысль.
- Задавайте больше вопросов – это даст вам нужную информацию, позволит выстраивать диалог, а так же позволит уточнить, правильно ли вы понимаете мысли оппонента. Случается, что оппонент сомневается, блефует, скрывает истинные мотивы и возражает. Выслушайте без эмоций, спокойно. Задайте уточняющие вопросы по спорным моментам, тем самым выявляя настоящую мотивацию оппонента.
- Не пытайтесь давить, используя мотивы, которыми руководствуется оппонент. Возражайте аккуратно, используя «Да, но…». Озвучьте, что он приобретает, соглашаясь с вашими идеями. Подкрепите слова цифрами, графиками, таблицами и т.д. Помните о небольших уступках, бонусах, довесках; это поможет принять решение противоположной стороне переговоров.
- Поинтересуйтесь у собеседника по каким вопросам достигнуто решение, а по каким остались сомнения. Необходимо вернуться к обсуждению вопроса, если соглашение не достигнуто (или перенести обсуждение на отдельную встречу, но для итогового соглашения все вопросы должны быть проработаны).
- Подбейте всю необходимую документацию.
- Не опаздывайте.
Управление переговорным процессом предполагает планирование или проектирование его хода. При проработке проекта важных деловых переговоров составляются организационные планы, на реализацию которых уходит несколько дней (обычно 3–4 дня) или недель (3–5 недель и даже больше); кроме того, необходимо детально и как можно более точно спланировать все мероприятия, которые нужно осуществить в рамках плана переговоров.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Такое планирование позволяет жестко контролировать выполнение работ, предусмотренных планом, сравнивать полученные показатели с плановыми, учитывать затраты и другие исходные параметры для определения потребностей и возможностей реализации какого-либо проекта. При этом исходят из проверенной истины: планирование — это осмысленное установление соответствующего порядка работы с учетом сроков, затрат и возможностей в целях выполнения задач.
Планирование переговоров сводится к следующим действиям:
• составление и проверка прогноза переговоров;
• установление основных, перспективных задач переговоров;
• поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);
• анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана переговоров;
|
|
|
• определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач переговоров, их взаимосвязи и очередности;
• разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, планы по отдельным элементам беседы) и своевременное обнаружение и предотвращение появления узких мест в плане переговоров;
• разбивка общих планов на мелкие, детальные планы.
Так вырабатываются конкретные программы работ, которых нужно придерживаться при реализации плана переговоров, но с необходимыми коррективами.
Здесь, конечно, возникает вопрос: зачем вообще что-то планировать в рамках переговоров? Особенно когда они небольшие и все виды работ по их подготовке и проведению нам ясны как белый день. Не будетли это потерей драгоценного времени? Создается впечатление, что чем меньше опыта у деловых людей, тем скорее они отказываются от планирования — незаменимого в подготовке любых переговоров инструмента.
Причина этого — недостаток опыта или легкомыслие, когда при подготовке переговоров видна только незначительная часть дел, которую нужно выполнить для разработки и реализации плана переговоров. А особенно когда переговоры не очень важны. Тогда планирование десятка дел на 2–3 дня кажется непозволительной роскошью. А потом этот десяток дел разрастется до сорока (и это еще не все), а 2–3 дня растянутся на 2–3 недели. И к началу переговоров, таким образом, приходят абсолютно неподготовленными.
Чтобы избежать этого, необходимо выяснить, какие очевидные практические результаты дает планирование переговоров. Оно позволяет выявить конкретные, количественно определенные задачи уже в начале подготовки к переговорам; заменить отдельные элементы будущих переговоров, составить варианты планов, облегчающие принятие решений путем их перевода с интуитивных на реальные рельсы.
Планирование помогает найти и устранить возможные узкие места в переговорах; согласовать все действия и мероприятия по плану переговоров во времени и с профессиональной точки зрения. Планирование позволяет «передавать ответственность» и «делегировать» контроль в рамках проекта переговоров отдельным сотрудникам, что стимулирует творческий подход сотрудников к составлению плана переговоров.
Рассмотрим теперь, какие составляются планы при подготовке к переговорам. План всех видов деятельности по подготовке и проведению переговоров по времени — генеральный план подготовки, на котором основаны все остальные планы. В нем указываются виды деятельности, сроки и исполнители.
Тактический план переговоров представляет собой перечень способов поэтапного достижения целей, осуществление которых ведет к решению основных, стратегических задач переговоров. Это указатели направления к месту назначения.
Оперативный план переговоров — это более низкий уровень разработки тактического плана; в нем определяется программа действий по каждому отдельному пункту переговоров.
План информации и сбора материалов — самое сложное, критическое звено в системе планирования переговоров. Сначала инициатор ищет источники информации, затем изучает виды сведений, поступающих из этих источников. И наконец, он должен координировать действия других служб и исполнителей, которые помогают ему в сборе материалов для переговоров. Службы, отделения и исполнители, как правило, относятся к сбору информации как к второстепенной работе. Поэтому представленная ими информация являет собой сырой, не систематизированный должным образом материал, который к тому же может быть и ошибочным. Все это ведет к частым опозданиям, нарушениям сроков, что сужает временные рамки всей подготовки к переговорам и вынужденно сокращает план подготовки к ним. В этом плане указываются источники информации, собираемые сведения, исполнители и, конечно, сроки.
План систематизации и отбора рабочих материалов определяет структуру организации собранного материала и критерии его отбора. При этом структура и критерии — понятия, естественно, растяжимые.
План изложения по времени определяет рамки рабочего плана переговоров. Основой служит время, оговоренное при назначении встречи; время переговоров, конечно, не в полном объеме теперь распределяется на отдельные фазы и элементы беседы. Этот план пересматривается чаще других; при его составлении необходимо соблюдать чувство меры.
Рабочий план устанавливает структуру переговоров в целом с учетом имеющегося времени. Устанавливаются также принципы и способы разработки самого плана их проведения.
Согласование планов становится особенно важным в случае каких-либо изменений в ходе подготовки к переговорам, если они влияют на другие операции по подготовке.
План использования вспомогательных средств предусматривает включение отдельных технических средств в процесс проведения переговоров.
План приспособления к собеседникам и обстановке учитывает потенциальные требования и намерения наших оппонентов, а также особенности обстановки, в которой будут проходить переговоры. Такой план позволяет привести все это в соответствие с нашими задачами.
И последний план — план тренировки — предусматривает разработку программы репетиций переговоров.
Техники подготовки и начала переговоров.
Маленькие шаги»
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 46; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!