Систематизация, хранение, экспертиза ценности документов и подготовка дел к сдаче в архив МОН ДНР
Документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив МОН ДНР хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений МОН ДНР и сотрудники, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел.
В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в закрывающихся шкафах. Для повышения оперативности поиска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Министерства осуществляется по разрешению руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим Министерствам – по письменному разрешению Министра. На выданное дело составляется карточка – заменитель. В карточке указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.
Проведение экспертизы ценности документов состоит во всестороннем их изучении с целью отнесения в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики или изъятия из него и установления сроков хранения документов, не подлежащих внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики [6].
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МОН ДНР создается Центральная экспертная комиссия Министерства образования и науки Донецкой Народной Республики (далее – ЦЭК МОН ДНР).
Экспертиза ценности документов проводится каждый год в структурных подразделениях МОН ДНР непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, вместе с ЦЭК МОН ДНР под методическим руководством отдела кадрового и документационного обеспечения МОН ДНР и архива МОН ДНР.
Во время проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив МОН ДНР, изъятия для уничтожения документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов постоянного хранения осуществляется на основании типовых и ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, номенклатуры дел МОН ДНР путем пересмотра каждого листа дела. Запрещается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел [6].
По результатам экспертизы ценности документов в МОН ДНР составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики.
Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу через два года после завершения их ведения передаются в архив МОН ДНР в упорядоченном состоянии для дальнейшего хранения и пользования.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут передаваться в архив МОН ДНР по решению руководства.
Передача дел в архив МОН ДНР осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Министром.
Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив МОН ДНР оформляет выдачу дел во временное пользование.
Прием-передача каждого дела осуществляется сотрудником архива МОН ДНР в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего упорядоченные и оформленные дела.
Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив МОН ДНР по описям.
В конце каждого экземпляра описи сотрудник архивного подразделения или лицо, ответственное за работу архива МОН ДНР, расписывается в принятии дел с обязательным указанием количества (цифрами и словами) переданных дел и проставляет дату. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, все остальные остаются в архиве МОН ДНР.
Дела, которые передаются в архив МОН ДНР, должны быть связаны надлежащим образом.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за организацию делопроизводства в подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все документы в дела, оформляет дела и передает их в архив МОН ДНР независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
МОН ДНР обязано обеспечить сохранность архивных документов и передачу документов, входящих в состав Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики, после окончания установленных предельных сроков их хранения в архиве МОН ДНР для постоянного хранения в Государственном архиве Донецкой Народной Республики.
ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ
Дата добавления: 2021-11-30; просмотров: 54; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!