Организуем раздельное хранение документов долгосрочного и краткосрочного хранения
Блок-схемы. Архив и хранение документов
Формируем архивные дела
Определяем документы, подлежащие хранению и срок их хранения
(Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558)
 |
Документы должны храниться более 10 лет?
 | |||
 |
Да Нет
 | |||
| | |||
| | | ||
Удалить из документов Удалить из документов
металлические скрепления (булавки, скрепки) металлические скрепления (булавки, скрепки)
Нумеруем листы архивного дела Оформляем обложку архивного дела
(все листы дела, кроме листа-заверителя (указывается наименование дела и его номер в
и внутренней описи, нумеруются арабскими соответствии с номенклатурой дел)
цифрами валовой нумерацией в правом
верхнем углу листа простым карандашом
или нумератором, листы внутренней описи
документов дела нумеруются отдельно)
| |
Оформляем лист-заверитель
(составляется в деле на отдельном листе архивного
|
|
|
дела по установленной Правилами форме,
в которой указываются цифрами и прописью
количество пронумерованных листов дела,
количество листов внутренней описи,
оговариваются особенности нумерации номеров дела,
подписывается его составителем, все последующие изменения
отмечаются со ссылкой на соответствующий акт)
Оформляем внутреннюю опись архивного дела
(составляется на отдельном листе по установленной
Правилами форме, в которой содержатся
сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,
к внутренней описи составляется итоговая запись,
в которой указываются цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и
количество листов внутренней описи, подписывается
составителем, изменения состава документов дела
отражаются в графе "Примечания" со ссылками
на соответствующие акты)
| |
Оформляем обложку архивного дела
(наименование организации, структурного подразделения,
индекс дела, архивный шифр дела, номер дела по годовому
разделу сводной описи дел, заголовок дела, период документов,
номер тома, количество листов в деле, и сроки хранения дела)
|
|
|
 |
Подшиваем или переплетаем архивное дело
(подшиваются на 4 прокола в твердую обложку
из картона или переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов, дат, виз
и резолюций на них, в конце каждого дела
подшивается лист-заверитель, а в начале дела
при необходимости - внутренняя опись документов дела)
Организуем раздельное хранение документов долгосрочного и краткосрочного хранения
Назначаем лицо, ответственное за архивную работу и организацию делопроизводства приказом по организации или вносим обязанность в должностную инструкцию
Принимаем решение о хранении или уничтожении документов
по результатам экспертизы их ценности экспертной комиссией, которая создается приказом руководителя, в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив, председателем назначается один из руководящих работников, курирующий вопросы делопроизводства и архива
(Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)
|
|
|
| | |||
| | |||
| | |||
Составляем списки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения на основании номенклатуры дел и определяем, какие кадровые документы подлежат длительному хранению
Срок хранения истек?
Да Нет
Организуем уничтожение документов Формируем архивное дело отдельно
(экспертной комиссией составляется акт для документов временного хранения
о выделении документов к уничтожению, и для документов постоянного
дела, подлежащие уничтожению, передаются хранения (одно дело на один
на переработку (утилизацию) в календарный год (кроме личных дел),
специализированную организацию на договорной не более 250 листов, при толщине не
основе либо уничтожаются самой организацией, более 4 см, каждое дело
|
|
|
передача дел оформляется приемо-сдаточной последовательно освещает один
накладной, в которой указываются дата вопрос в хронологическом порядке
передачи, количество сдаваемых дел и или по алфавиту)
вес бумажной макулатуры, затем экспертная
комиссия составляет акт об уничтожении
документов, который утверждается руководителем
организации, акты хранятся в архиве организации
в специально формируемом деле)
Организуем хранение документов
 |
Документы должны храниться более 10 лет?
| | |||
| |
Да Нет
Передаче в архив организации, как правило,
не подлежат (должно быть установлено
локальным нормативным актом), хранятся в
отделе кадров (желательно в отдельном от
текущих документов шкафу) и по истечении
сроков хранения подлежат уничтожению
В организации есть собственный архив
| | |||
| |
Да Нет
В организации имеется специальное
архивное помещение, которым заведует Передаем документы на хранение
архивариус (или иное, ответственное лицо) в государственный архив
Составляем архивные описи на все завершенные
в делопроизводстве дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу,
прошедшие экспертизу ценности (это перечень дел
с самостоятельной порядковой нумерацией,
составленный по установленной Правилами форме
в трех экземплярах)
Представляем архивные описи в архив
через год после завершения в делопроизводстве
- подписывается составителем с указанием должности
- утверждается руководителем структурного подразделения
 |
Передаем дела после завершения в делопроизводстве
в архив организации не позднее чем через 3 года
- прием каждого дела - лицом, ответственным за архив
в присутствии передающего работника
- на обоих экземплярах описи против каждого дела
- отметка о наличии дела, в конце описи - цифрами
и прописью количество фактически принятых
дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел,
подписи ответственного за архив и передавшего дела
Организуем хранение документов
- назначаем ответственного сотрудника
- используем сейфы, металлические запираемые шкафы,
деревянные запираемые шкафы или
специально оборудованные помещения
· ограничиваем доступ к документам
Дата добавления: 2021-11-30; просмотров: 15; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!