Використання технічних засобів управління в роботі менеджера

Nbsp;

Сутність і зміст організації робочого місця менеджера

Робоче місце менеджера — це просторова зона, яка устаткована необхідними матеріальними засобами та технікою і має певну організацію. Це місце, де виконується робота менеджера. Класифікація робочих місць: 1. залежно від категорії працівника: керівник, фахівець; за кількістю працівників: індивідуальні, колективні; 3. за рівнем механізації: ручні, механізовані, автоматизовані; 4. За ступенем спеціалізації: універсальні, спеціальні; 5. За умовами праці: нормальні, монотонні, важкі. Завдання раціональної організації робочих місць менеджерів включає в себе раціональне розміщення необхідного устаткування та інших речей, а також створення комфортних умов праці. Організація робочого місця менеджера — це сукупність заходів щодо устаткування робочого місця засобами і знаряддями праці та їх розміщення у визначеному порядку. Цей процес складається з таких основних етапів: 1) визначення функціонального призначення робочого місця, його організаційних та інформаційних зв’язків, змісту праці; 2) формулювання вимог до працівника, який обійматиме посаду; 3) складання паспорта робочого місця; 4) вибір приміщення та його площі; 5) планування робочого місця; 6) оснащення робочого місця усім необхідним для високопродуктивної праці; 7) створення сприятливих санітарно-гігієнічних та естетичних умов праці. До організації робочих місць висувають естетичні, кваліфікаційні, гігієнічні, інформаційні, ергономічні, технічні, економічні,організаційні вимоги. Естетичні вимоги передбачають такі елементи естетичного оформлення виробничого середовища, від яких значною мірою залежить продуктивність праці людини (зовнішній вигляд приміщення і знарядь праці, їх кольорова гама, наявність квітів в інтер'єрі та ін.). Кваліфікаційні вимоги – це сукупність вимог до рівня освіти й кваліфікації працівника. Гігієнічні вимоги – це освітлення робочих місць, температурний режим, шум та інші фактори, які впливають на здоров'я й працездатність людини. Інформаційні вимоги – це комплекс заходів, які визначають інформаційне забезпечення робочого місця: обсяги й структуру інформації, яка повинна надходити на робоче місце, оброблятися на ньому, створюватися й передаватися на інші робочі місця та ін. Ергономічні вимоги змушують максимально пристосувати середовище до людини, її фізичної, фізіологічної, естетичної природи. Технічні вимоги зобов'язують зручно розташувати меблі та устаткування, повинні бути передбачені проходи до столу та устаткування, а також до іншого робочого місця та ін. За економічними вимогами витрати на утримання робочого місця є мінімальними і водночас достатніми для функціонування. Організаційні вимоги передбачають чітке визначення сфери компетенції працівника на робочому місці, його прав, обов'язків, вертикальних й горизонтальних зв'язків з іншими робочими місцями.

Основні правила раціональної організації робочого місця:

І. «Меблі — візитна картка вашого офісу». Найкраще обладнати офіс меблями недорогими, з ДСП, покритими спеціальним захисним пластиком. Не слід економити на обладнанні тих приміщень, де співробітники працюють з клієнтами підприємства.

2. «Комфорт робочого місця — запорука високої працездатності співробітників».Максимального комфорту і мінімального стомлення можна досягти в тому випадку, коли правильно підібрані за розміром стіл і стілець для співробітника. Нормальна висота робочої поверхні столу залежно від зросту службовця складає 70-75 см, відповідно висота стільця - від 40 до 45 см, найкраще використовувати офісні крісла із сидіннями, що піднімаються.

3. «Порядок — це місце для всього і де все на своєму місці».На робочому столі повинні знаходитись тільки ті предмети та засоби, що часто і постійно використовуються для вирішення завдань управління. Наприкінці робочого дня стіл повинен бути абсолютно чистим в інтересах дотримання службової таємниці. Усі документи повинні бути розташовані так, щоб їх можна було легко знайти. Усі технічні засоби для ручних і механізованих робіт (ручки, скріпки, ножиці та ін.) найкраще зберігати в органайзері. Столи потрібно розташовувати таким чином, щоб денне світло падало ліворуч від робочого столу. Також кожне приміщення повинно мати кондиціонер або вентиляцію. За їх відсутності необхідно провітрювати приміщення кожні 2 години.

4. «Пар кістки ломить!»Оптимальною є температура приміщення 18-22°С.

5. «Гучність музики обернено пропорційна інтелекту».Питання, що стосуються роботи під музику, повинні бути узгоджені в колективі і регламентовані. Гучна музика протягом робочого часу негативно впливає на працівників.

6. «Службовий телефон — річ необхідна для роботи».Адміністрація організації повинна рекомендувати співробітникам нетривалі особисті телефонні переговори, інакше телефон буде закритий для клієнтів і зовнішнього середовища.

Планування робочого місця менеджера (системи планування приміщень).

Робоче місце менеджера — це просторова зона, яка устаткована необхідними матеріальними засобами та технікою і має певну організацію. Це місце, де виконується робота менеджера. Завдання раціональної організації робочих місць менеджерів включає в себе раціональне розміщення необхідного устаткування та інших речей, а також створення комфортних умов праці. Організація робочого місця менеджера — це сукупність заходів щодо устаткування робочого місця засобами і знаряддями праці та їх розміщення у визначеному порядку. Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів. Виділяють наступні системи планування приміщень: кабінетна, зальна, сотова. 1. Кабінетна. Передбачає використання окремих кабінетів на 1-3 осіб. Перевагами системи є створення індивідуальної та творчої атмосфери, необхідної для роботи з документами; створення комфортних умов для малих груп службовців; підвищення власникам кабінету статусу. Недоліки системи: збільшення витрат на експлуатацію приміщень, подовження маршрутів документопотоків, незручність для проведення великих нарад, колективної роботи. 2. Зальна. Структурні підрозділи розміщуються у великих залах будинку з кількістю співробітників понад 100. Ці приміщення обов'язково обладнуються штучним освітленням, кондиціонуванням повітря та звукоізоляцією. Робочі місця відокремлюються один від одного перегородками заввишки 1,5 м. Їх перевагою є зниження витрат на експлуатацію приміщень, зменшення площ на одного працюючого. При такому плануванні полегшується спілкування, знижується потреба в нарадах. Недоліки: неможливість створення творчої атмосфери; шум у залі; слабкіше проявляється статус індивіда. 3. Сотова (коміркова). У великій залі розміщуються співробітники підрозділу, а приміщення для менеджерів відділів і служб формуються за допомогою спеціальних перегородок зі скла заввишки 1,5-2,0 м, - це створює сприятливі умови для співробітників відділу. Також існує концепція комбінованого офісу яка припускає, що кожному співробітнику виділяються постійне (закріплено за ним у вигляді невеликого кабінету і призначене для виконання основних функцій) і тимчасове (у вигляді загального приміщення для допоміжних робіт, нарад і збереження документів).

Зовнішнє та внутрішнє планування.

У процесі зовнішнього планування робочих місць для управлінців слід дотримуватись таких рекомендацій: у першу чергу розміщувати великі структурні підрозділи (адміністрацію, канцелярію, бухгалтерію); підрозділи, які повинні тісно співпрацювати, мають бути розташовані якомога ближче один до одного; відділи кадрів, постачання та збуту, які приймають відвідувачів, слід розміщувати на першому поверсі, поблизу входів, ліфтів; складські і транспортні підрозділи повинні бути ізольовані від прийому відвідувачів; туалети та курильні кімнати повинні бути на кожному поверсі і доступні клієнтам і співробітникам; інформаційні потоки повинні бути короткими; площу приміщень необхідно використовувати раціонально, відстані між меблями і стінами, вікнами, а також проходи між робочими місцями повинні бути зручними для персоналу і для прибирання приміщень.

Внутрішнє планування робочого місця менеджера має забезпечувати: зручність робочої пози; полегшення користування найчастіше уживаними предметами; швидкість пошуку необхідної службової інформації; зручне проведення службових нарад і спілкування з відвідувачами.

Паспорт робочого місця менеджера включає наступні розділи: призначення та загальні характеристики; штатний розпис підприємства; положення про оплату праці; схема монтажу технічних засобів; інструкції з експлуатації; нормативи управлінської праці; планування робочого місця; меблі, устаткування та технічні засоби; функціональні обов'язки; методи і прийоми праці; умови праці; оплата праці; організація обслуговування; регламентуюча документація; завантаження робочого місця (нормування); охорона праці та техніка безпеки. Вихідними даними для розробки паспортів робочих місць є: типові паспорти робочих місць; моделі робочих місць співробітників; інструкції з техніки безпеки; робочий проект офісу; положення про підрозділи; посадові інструкції; контракти співробітників; нормативи площ на одного співробітника.

Методика розробки паспорту робочого місця менеджера включає чотири етапи: 1. Аналіз літератури, типових проектів робочих місць, відвідування передових офісів. 2. Розрахунок потреби в площах, устаткуванні, технічних засобах, розробка технічного завдання на типові робочі місця для підрозділів. 3. Розробка технічного проекту, замовлення меблів і устаткування, проведення ремонту приміщень, монтаж меблів, розробка регламентуючих документів. 4. Впровадження паспорта робочого місця.

Три функціональні зони.

Робоче місце менеджера складається з трьох функціональних зон: робоча зона, зона нарад, зона відпочинку.

При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації: письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна; вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера; бажано, щоб вікно було зліва; письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла; меблі, як правило, за спиною менеджера не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.; якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 10-20 см.

У зоні нарад розміщують стіл для нарад із кріслами і крісло для головуючого. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які беруть участь у нарадах, ця зона може бути організована самостійно або суміщена з робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад розміщують перпендикулярно до письмового столу менеджера. Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожного боку.

Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.

При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на письмовому столі треба враховувати наступне:

не тримати на столі нічого зайвого; усі предмети розміщують так, щоб забезпечити найкращу послідовність переміщення; кожен предмет повинен мати своє постійне місце розміщення; письмовий стіл слід використовувати тільки для поточної роботи; документи для поточної роботи необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук; комп'ютер можна розміщувати як праворуч, так і ліворуч, а клавіатуру, як правило, праворуч або в центрі; засоби зв'язку розташовують зліва від менеджера на робочій поверхні стола чи приставної тумби, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи; канцелярське приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами. Меблі, які використовують для обладнання кабінету менеджера можуть бути різноманітної форми, кольору і розмірів. Важливо, щоб усі елементи інтер’єру відповідали смаку менеджера, характеру його роботи, забезпечували комфортні умови праці. Слід підбирати такі меблі, які б забезпечили правильну робочу позу менеджера, зручність при виконанні робіт. Поверхня меблів повинна бути твердою, гладенькою.

Використання технічних засобів управління в роботі менеджера

Робоче місце менеджера — це просторова зона, яка устаткована необхідними матеріальними засобами та технікою і має певну організацію. Це місце, де виконується робота менеджера. Завдання раціональної організації робочих місць менеджерів включає в себе раціональне розміщення необхідного устаткування та інших речей, а також створення комфортних умов праці. Організація робочого місця менеджера — це сукупність заходів щодо устаткування робочого місця засобами і знаряддями праці та їх розміщення у визначеному порядку. Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер. Усю номенклатуру предметів оснащення робочих місць можна поділити на такі групи: 1)засоби складання документів: друкарські машинки, засоби копіювання, диктофони; 2) засоби оброблення та оформлення документів: різальне, скріплювальне устаткування і матеріали, машини для нанесення захисного покриття; 3) засоби зберігання та групування документів: засоби скріплювання паперів, картотеки, спеціальні шафи та стелажі для зберігання документів, машини для знищення непотрібних документів; 4) засоби виконання обчислювальних операцій: мікрокалькулятори різних видів, ПЕОМ; 5) засоби забезпечення оперативного зв'язку; 6 ) спеціальні службові меблі та устаткування для робочих місць.

Засоби складання і копіювання текстових документів.Найперспективнішим засобом для роботи з текстовими документами є комп'ютер. Він забезпечує запам'ятовування і пошук тексту, можливість перегляду і коригування друкованого документа на екрані.Диктофонами називають прилади для магнітного записування усної мови і її відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон має багато переваг — портативність, швидкий пошук необхідного запису, дистанційне управління. Диктофон застосовується для: 1. підготовки листів, наказів, доповідей, довідок та інших організаційно-розпорядчих документів; при цьому скорочуються витрати праці того, хто диктує, і секретаря; 2.записування вказівок, заміток у процесі оперативної діяльності менеджера; при цьому скорочується час доведення вказівок до виконавців, відпадає потреба рукописного їх фіксування; 3.фіксування з метою запам'ятовування, подальшого передруковування і використання міркувань, пропозицій.

Засоби зберігання і пошуку документів. До них належать обладнання для картотек і засоби для зберігання документів. По мірі комп'ютеризації переважна більшість інформації повинна бути введена в пам'ять персональної ЕОМ. У зв'язку з цим кількість картотек буде скорочуватися.

Засоби обробки документів. Ці засоби призначені, в основному, для виконання технічних операцій з обробки документів. На робочому місці менеджера можуть бути корисними пристрої для скріплення і клеєння.

Засоби адміністративного зв'язку і сигналізації: акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура. За допомогою факс-зв'язку можна передавати будь-яку документальну інформацію. При цьому забезпечується повна автоматизація процесів передавання і приймання.

Засоби відображення аудіовізуальної інформації. У разі потреби кабінет менеджера обладнують проекційною апаратурою, екраном і планувальною дошкою. Планувальні дошки призначені для макетування проектних рішень. Їх також використовують для подання інформації менеджеру, побудови діаграм та ін. За допомогою такої дошки можна показати розташування філіалів і відділів, машин і транспорту тощо.

Робоче місце менеджера повинно бути обладнане необхідними засобами настільної оргтехніки і канцприладдями (калькулятор, канцелярське приладдя, електронні годинники, лотки для документів, діловий блокнот, олівці, ножиці, скріпки тощо). Сучасні настільні калькулятори виконують багато обчислювальних операцій. На базі калькуляторів створено моделі, які запам'ятовують тисячі телефонних номерів, дані про клієнтів, плани, графіки, домовленості про зустрічі і візити. Подібний цифровий щоденник може бути з'єднаний з персональним комп'ютером. Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації праці менеджера в наш час - автоматизоване робоче місце (АРМ). Виділяють три рівні автоматизації управлінської праці: низовий; середній; вищий.

Низовий рівень передбачає автоматизацію окремих робіт (автоматизоване складання документів, їх тиражування тощо). Середній рівень полягає в автоматизованому виконанні комплексів управлінських робіт (автоматизація бухгалтерського обліку, підготовки видів документів). Вищий рівень забезпечує застосування сучасних персональних комп'ютерів.

Персональний комп'ютер дає змогу: успішно вирішувати такі завдання, коли з багатьох варіантів потрібно обрати найбільш оптимальний; здійснювати довгострокове і оперативне планування діяльності підрозділу або своєї роботи; підтримувати зв'язок та проводити наради із суміжними підприємствами і підрозділами; складати звіти про виконану роботу, графіки і різні розклади; здійснювати оцінку роботи працівників; складати, редагувати і передавати документи. Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпечує обмін даними між різними АРМ.

Таким чином, використання персонального комп'ютеру значно підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його працю, допомагає прийняти оптимальні рішення у

проблемних ситуаціях.

Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 1710; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!